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文秘知识基础模拟试题及答案 1 什么是秘书 答 在我国现阶段 通常是指党政机关 部队 社会团体或企业 事业单位领导 的助手 这一职业的工作具有辅助性和服务性 2 秘书部门的职能性和工作特点 答 1 综合性 2 辅助性 3 门面性 4 机要性 3 秘书工作的主要内容 风险题 答 1 处理文电 2 撰拟文稿 3 办理会务 4 调查研究 5 查办 催办 6 根据领导意图协议本单位的有关工作 7 安排礼仪活动 8 处理 来信来访 9 组织机要交通 10 档案的管理 11 其他日常事处及领导临 时交办的任务 4 秘书工作的作用 答 1 枢纽作用 2 助手作用 3 参谋作用 4 协调作用 5 耳目作 用 5 秘书工作的指导思想 答 一是为直接领导服务 二是为与本系统有关的部门及其成员服务 三是为广 大人民群众服务 6 秘书工作的原则 答 1 准确 2 迅速 3 求实 4 保密 7 秘书工作者的政治素质 答 1 具有较高的理论水平 2 具有较强的法律意识和政策观念 3 具有全心全意为人民服务的思想 4 严于律己 遵守纪律 8 秘书工作人员应具备的基础知识 答 1 基础知识 2 社会知识 3 专业知识 4 业务知识 5 辅助知 识 9 秘书人员应具备的能力 答 1 调查研究能力 2 收集资料的能力 3 文字表达能力 4 口头表 达能力 5 组织协调能力 6 办事能力 7 管理事务的能力 8 文字书 写的能力 9 操作现代办公设备的能力 10 信息的作用 答 为领导的科学决策提供依据 为实现科学管理创造条件 是发挥参谋 助手作用的主要内容 11 现代秘书部门信息工作应遵循两条原则 全面服务 实事求是 不夸大缩小 既报喜 又报忧 12 值班记录电话记录应包括五个要素 答 a 来电时间 b 来电单位 姓名及职务 电话号码等 c 来电内容 d 领导批 示和处理意见 e 接电话记录人 13 值班日记四要素 答 值班员 值班时间 记事内容 办理情况 4 打电话的一般程序是什么 答 打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲 特别重要的事情 要写出通话全文 电话接通后 先问明对方是否就是要通知的单位或当事 人 然后先通报自己单位名称 职务 姓名 再问对方姓名 职务 最后再说通 话内容 向下级打的电话比较重要的 需要记录的电话 打完后应要求对 方复述一遍 确保对方记录无误 下级人员在接完上级的重要电话后 亦应主动 复述 要找的人不在时 可要求对方转告或安排回电话 15 回电话接电话的一般程序是什么 答 回答电话要迅速 尽可能在铃响第一遍后就接并立即打招呼 问清对方单位 姓名 职务后 通报自己的单位 职务和姓名 所接电话一般都应有记录 必要时使用录音电话 并时常检查自己对所接 电话的处理情况 来电话者要找的人不在时 问清是否需要代为转告 不清楚的事情不盲目 回答 16 电话记录有哪五个部分 答 一是来电时间 包括年 月 日 时 分 二是来电单位 姓名及电话号码 三是来电内容 四是处理意见和领导批示 五是接电话记录人 17 什么是文书 答 指个人 社会组织 政党集团 国家政权在社会活动中为了一定目的而形成 并使用的特定格式的文字资料 18 什么是文件 答 通常所说的文件 是指机关 团体 部队 企事业单位制发使用的具备一定 格式的公务文书 19 什么是会签 答 两个及两个以上机关联名行文 须经各联名机关的领导同志联名签署 联名 签署文件的过程称作会签 会签本身也是一种会商 但大量的实质性的会商工作 应在会签之前进行 20 什么是传达范围 答 指可以听到宣读文件的人员范围 文件需要传达到哪个范围 一般都是根 据临时情况确定的 文件中应当注示清楚 22 密级一般划分为哪几级 答 一般划分为秘密 机密 绝密三个等级 23 会议报到有哪几种方式 答 与会者本人持会议通知或单位介绍信亲自报到 委托他人代为报到 电话报到 24 内宾接待工作原则是什么 答 1 热情相待 2 按政策办事 3 简朴大方 不搞形式主义 不要铺张浪 费 尽可能少花钱多办事 4 节省时间 努力提高办事效率 25 握手的技巧是什么 答 同性之间特别是男性之间的握手应当有力 以示热情友好 反之 如果有气 无力或者若无其事 就会使对方产生冷漠 疏远的感觉 异性之间 特别是女同 志对男同志的握手 无需用力 只要轻轻地握一下就可以了 与领导同志或者身 份较高的人握手 要视具体情况而论 如果他有意与你握手 就应当主动把手伸 过去 如果他无意握手 就不要勉强 26 为别人作介绍时应注意哪几方面 答 如果双方的地位不同 应当先把地位低的人介绍给地位高的人 如果双方的 身份相同 年龄相近 应当先把男性介绍给女性 把主人介绍给客人 如果双方 的地位相近 年龄有别 应当先把年轻的介绍给年长的 如果一个人会见几个人 应当先把一个人介绍给几个人 在为别人介绍时 秘书工作者应当事先熟悉双方 的情况 以便介绍 27 听讲时应注意的几个问题 答 要专心致志认真听讲 以示注意和尊重对方 而不要东张西望 心不在 焉 以免影响讲话人的情绪 不要随意打断人家的话题 遇到说话噜苏 或 者有意无意纠缠你的人 不要厌烦 更不要露愠色 而应当有礼貌地中断对方的 话题或委婉地回绝他 可以委婉地说 我们是不是长话短说 或者说 对不起 我还有急事 咱们是不是以后再细谈 28 当你有几机说话时 应注意哪几点 要礼貌文明 热情和蔼 给人以亲切感 语速要和缓 语调要适中 给人以 舒畅感 切忌过分急越亢奋 以免使人产生高压感 切忌多说官话 套话 也不要使用生僻古怪的词语 以免令人生厌 此外 不要夸夸其谈 更不能自吹 自擂 吐音要准确 语言要简洁 表达要妥贴 以提高对方的接受效果 29 接电话时的注意事项 答 电话铃响后 应当马上拿起耳机 而不要让人久等 拿起耳机之后 应当立 即说 您好 而不要默不作声让人干等 然后 就可以询问对方姓名 单位 有何事情等 可以说 请问您贵姓 您 是什么单位 有什么事 之类的话 通话完了应当说声 再见 之类的客气话 在接电话时还有几个问题需要注意 如果一个电话未完又来一个 或者两部电话同时响铃 应当视电话的内容 让 紧急的一方先讲同时礼貌地叫另一方稍等片刻 或者让他过一会再打过来 如 果对方喋喋不休 废话连篇 可以说 请问您还有别的事吗 或者 对不起 我还有急事要办 这样对方就会明白你的意思 如果人家打错了电话 不要 训斥别人 而应当耐心地告诉对方 你打错了 或者 我们这里没有您要找的 人 等 假如你的单位不保密 最好把自己的单位和电话号码告诉对方 以便 他纠正 假如是机要部门 就不能把自己的单位和电话号码告诉人家 只要婉言 回绝就可以了 30 打电话时的注意事项 不论对方是何对象 都要礼貌 包括语言文明 态度和蔼 在打通电话之后 如果你想找人 就应当说 喂请找 或 麻烦你找一下 如果你 是和对方联系工作 首先应当 自报家门 告诉对方你是谁 在什么单位工作 然后再进入正题 开始交谈 如果是向对方传达指示或者布置工作而内容又比 较繁多复杂 应当主动提醒对方记录 声音应当不高不低 嘴与话筒应当保持 一定的距离 以免对方听来刺耳 影响接收效果 语言应当简练明了 用最少 的语言 在最短的时间内把事情准确清楚地传达给对方 而不要噜里噜苏 废话 连篇会影响对方把握你要说的中心意思 另外 问候语客套话以及与中心无关的 话应当尽量少讲 一则它会影响工作效率 二则也会给人以婆婆妈妈的感觉 31 协调的内容主要包括哪三方面 答 政策协调 业务协调和事务协调 32 协调的方法有哪些 答 文字协调 情况协调 会议协调 面商协调 33 协调工作的原则 答 服从全局的原则 维护团结的原则 从实际出发的原则 认真负责的原则 34 办公自动化中的保密 答 计算机的保密 需要从以下几个方面加强工作 1 操作人员的要求 2 计 算机的放置 3 计算机在使用中的保密 35 文房四宝主要指的是什么 即纸 墨 笔 砚四种书写文具 答 什么是硬笔书法硬笔书法是指用钢笔 彩色水笔 圆珠笔 铅笔等硬尖书写 工具书写汉字的方法 36 校对的主要方法有哪几种 答 一是对校法 二是折校法 三是 读校法 37 人的能力大致可分为哪两种 答 一是自然的能力 二是人的特有能力 一般说来 科学能力结构的基本要素 有观察能力 记忆能力 思维能力 想象 能力 实际操作能力 管理能力等 38 什么是创造性思维 答 创造性思维主要是指对客观事物之间的联系所进行的新探索 并能创造出新 的思维形态 39 你怎样认识灵感 答 有人认为 灵感是指一切创造性活动过程的某种创造力极为高涨的状态 不 仅有突发性 创造性 而且还以创造者顽强意志 热情以及高效率的劳动为特征 一般地说 当灵感产生时 总是以一系列的逻辑思维为前提的 灵感的产生有随 机性 瞬时性 只有通过艰苦劳动才能获得到 没有对某一个问题长久地思索 灵感是不会突然降临的 一 单选题 1 秘书工作的作用有 5 条 其中 负责承上启下 文件吞吐 信息集散 决策下达 内外联 系 说的是以下哪一条 A 助手作用 B 参谋作用 C 协调作用 D 枢纽作用 E 耳目作用 2 守口如瓶 滴水不漏 提高警惕 严肃纪律 切忌麻痹大意 掉以轻心 体现的是秘 书工作的哪一条原则 A 准确 B 迅速 C 保密 D 求实 3 秘书工作的职业道德第一条是 A 忠诚老实 实事求是 B 克己为公 不谋私利 C 谦虚谨慎 埋头苦干 D 严格遵守纪律 勇于自我批评 4 调查研究的注意事项 其中是重要的一项 即首要的一项是 A 要有正确的态度和方法 B 谦虚谨慎 模范地执行党的方针 政策 C 调查研究要深入 D 坚持实事求是 5 秘书工作利用信息的作用 主要表现在 A 熟悉情况 提高办事效率 B 便于宣传 为搞好秘书工作服务 C 知己知彼 百战不殆 D 为领导的科学决策提供依据 6 文件在传阅过程中 后边阅批人的批示意见 需要向前边已经作过批示的领导同志通报 这个 倒流 传阅的过程称为 A 分传 B 直传 C 横传 D 回传 7 秘书部门在将收文中的办件请有关部门办理后 对承办部门应适时催询 使用事情及时 得到办理 这一个过程叫 A 查办 B 请办 C 催办 D 督办 8 催办文件一般分为电话催办 信函催办和上门催办三种方式 目前最方便的一种催办方 式是 A 电子邮件催办 B 信函快件催办 C 电话催办 D 驱车前往催办 9 两个及两个以上机关联名行文 须经各联名机关的领导同志联名签署 联名签署文件的 过程称作 A 签发 B 送审 C 签名 D 会签 10 有时密级 是重要的国家秘密 即国家秘密的核心部分 一旦泄露 就会使国家遭受特 别严重的损害 我们把这种密级称为 A 神密 B 机密 C 奥密 D 秘密 E 绝密 11 接听电话时 如果一个电话未完又来一个电话 你应选择哪种处理方式 A 把先接的这个电话接完了 再去接听另一个电话 B 接起另一个电话 视电话内容的紧急情况 让紧急的一方先讲 同时礼貌地请另一方稍 等或让他过一会再打过来 或主动给他打过去 C 把后打来的电话拿起 告诉他 她 你正在接电话 叫他 她 选等一会儿 D 12 在接听电话时 如果对方喋喋不休 废话连篇 你怎样处理 A 立即把电话挂断 B 您烦不烦 啰啰嗦嗦 先教训他 再把电话挂断 C 请问您还有别的事吗 或者 对不起 我还有急事要办 再挂断电话 13 如果别人打错电话 你怎样处理 A 训斥他 她 一顿 然后挂断电话 B 您打错了或我们这里没有您要找的人 如果您单位不保密的讲 可告诉对方单位名或 电话 以便对方纠正 C 神经病 你搞清楚了再打好不好 14 硬笔书法 A 是指用钢笔 彩色水笔 圆珠笔 铅笔等硬尖书写工具书写汉字的方法 B 是指用钢笔书写汉字的方法 C 是指用钢笔和圆珠笔书写汉字的方法 15 校对工作 A 是文件印制过程中一道必不可少的工序 B 如果是用电脑打印出来的资料 可校对 也可不校对 C 就是要让打印稿和手写稿一模一样 16 读校法 A 就是自己一边朗读 一边看稿校对 B 是由二人合作 一个朗读原稿 一人看校样 17 静电复印机就是 A 不带高压电的复印机 B 完全使用 110 伏电源的复印机 C 利用静电原理进行复印的机器 18 传真机是 A 现代化通信的一种最重要的手段 B 是流传也久的运用最广泛的通信设备 C 是利用电话线路传输数字信号 使接收者获得文字图像和传真信息副本的通信方式 19 决策 A 就是我们临时作出的决定 B 就是我们经思考后作用的决定 C 是为解决眼前或将来可能发生的问题 选择最佳方案的一种过程 二 多选题 1 秘书部门的职能和工作特点是 A 综合性 B 辅助性 C 门面性 D 机要性 E 独立性 2 秘书工作的主要内容有 11 条 其中前三条是 A 出差到外地进行考查 B 进行档案的管理 C 办理会务 D 撰拟文稿 E 处理电文 3 秘书工作的 三服务 具体主要指哪三服务 A 为所有领导服务 B 为人民政府服务 C 为直接领导服务 D 为与本系统有关的部门及其成员服务 E 为广大人民群众服务 4 秘书工作有四条原则 它们是 A 服务 B 准确 C 迅速 D 求实 E 保密 5 秘书工作者的政治素质 应努力做到以下方面 A 坚决拥护中国共产党的领导 B 具有较高的理论水平 C 具有较强的法律意识和政策观念 D 生活上刻苦 学习上努力 E 具有全心全意为人民服务的思想 F 严于律己 遵守纪律 6 秘书工作者应该具备哪些基础知识 A 环保知识 B 法律知识 C 基础知识 D 社会知识 E 专业知识 F 业务知识 G 辅助知识 7 秘书人员应具备的能力概括地说有 9 条 请你从以下指出其中的三条 A 饮酒陪客的能力 B 娱乐 向导的能力 C 调查研究能力 D 文字表达能力 E 组织协调能力 F 救助他人的能力 8 要进行调查研究 就要准备调查计划 请选出调查计划的四个内容 A 指导思想 B 旅差费及行礼准备 C 调查内容 对象及方法 D 调查时间 路线 E 注意事项 F 带好洗漱工具 9 现代秘书部门信息工作应遵循哪两条原则 A 全面服务 B 实事求是 不夸大缩小 既报喜 又报忧 C 及时准确 内容全面 D 图文并茂 形象生动 10 秘书值班的意义 A 是反映单位面貌的窗口 B 是存放物品 收发信件 分发报刊的服务机构 C 是上传下达 传递信息的枢纽 D 是贯彻和执行领导决策 协调各部门关系的重要环节 E 是单位安全保卫的先锋 11 值班工作电话记录五要素是什么 A 打开记录本和笔 B 记录要字迹清楚 内容完整 C 来电时间 D 来电单位 姓名及职务 电话号码等 E 来电内容 F 领导批示和处理意见 G 接电话记录人 12 签收是文件运转过程中的环节之一 它包含哪两层意思 A 发送 B 保管 C 收到 D 签名 13 时限 是构成公文的项目之一 亦称急缓程序 一般分为 A 十分火急 B 特快专递 C 急 平急 D 加急 E 特急 14 密级 是构成公文的项目之一 指文件 电报 资料的秘密程序的等级 一般分为哪三 级 A 保密 B 泄密 C 秘密 D 机密 E 绝密 15 立卷 就是将处理完毕并具有查考保存价值的零散文件 依其形成过程中的联系 分门 别类地组成案卷 请列举三种立卷的方法 A 按描述的人物立卷 B 按影响的大小立卷 C 按问题立卷 D 按作者立卷 E 按文件名称立卷 16 会议种类繁多 按参加人数的多少划分 可分为哪三类 A 规定性会议 B 小型会议 C 纪念性会议 D 大型会议 E 特大型会议 F 表彰会 17 内宾接待工作的四项原则是 A 热情接待 B 酒肉相款 C 按政策办事 D 安排好娱乐 E 简朴大方 F 节省时间 18 握手是最简单而常用的一种礼节 初次相见 握手作为认识的先导 久别重逢 握手是 问候的开始 但握手也有讲究 请你列三条正确的做法 A 同是男性之间握手 应当有力 表示热情友好 B 同是男性握手 不要用力 以免降低身份 C 男女性之间握手 无需用力 只要轻轻地握一下就可以了 D 与领导或身份较高的人握手 要视具体情况而论 如果他有意与你握手 就应当主动把 手伸过去 E 对女性和领导都要尊重 无论是否愿意 都应该主动把手伸过去与他 她 热烈握手 19 介绍是使彼此不相识的双方认识的一种手段 有自我介绍和别人介绍两种 如为别人作 介绍时 应注意以下几个方面 A 如双方地位不同 应先把地位低的人介绍给地位高的人 B 双方地位不同 应先把地位高的人介绍给地位低的人 以表示尊重 C 如双方身份相同 年龄接近 应先把男性介绍给女性 把主人介绍给客人 D 如双方地位相近 年龄有别 应先把年轻的介绍给年长的 E 如果身份相同 年龄接近 应先把漂亮年轻的女性介绍给男性 20 我们在听讲时 应注意哪几个方面 A 要专心致志认真听讲 以示注意和尊重对方 而不要东张西望 心不在焉 B 不要随意打断别人的话题 C 遇到说话噜苏 较难缠的人 不要厌烦 而应委婉回绝 机智找到中断谈讲的理由 D 不管再噜苏 都应尽量听下去 不管再忙 也要听完 21 如果我们打电话时 请你把正确的做法选出来 A 您是 单位 或家 请您找一下 人 B 给我叫一下 C 您是 单位吗 哦 我单位有很重要的事情通知您们 请记录一下好吗 D 打电话的机会来了 天南地北任我聊 古今中外随这吹 E 声音不高不低 话筒与嘴保持一定距离 F 语言简明 在最短的时间内把事情准确清楚地传达给对方 22 印章的效用有两个 A 权威性或立法件 B 担保作用 C 面子作用 D 凭信作用 23 协调的内容主要包括三方面 A 政策协调 B 口头协调 C 文件协调 D 业务协调 E 事务协调 24 国家秘密具有如下性质和特点 A 安全性 B 具体性 C 时间性 D 可变性 25 秘书工作者应树立四个观念 A 敌性观念 B 反腐蚀观念 C 组织纪律观念 D 国家利益观念 E 胸怀世界观念 26 文房四宝是 A 纸 B 墨 C 桌 D 笔 E 砚 三 判断题 1 在我国现阶段 秘书通常是指党政机关 部队 社会团体或企业 事业单位领导的助手 2 秘书调查人员的素质 不仅要能说会道 会写会算 还要善于喝酒陪客 聊天娱乐 3 秘书人员进行调查研究的方法有 10 种 其中 发函或问卷调查属于 收集书面材料 的方 法 4 秘书工作收集信息的重点有五个方面 但 与党和国家中心工作有密切关系的信息 能反 映国内外形势发展变化的方向性信息 不能收集 5 秘书工作信息处理的主要方法是 分头收集 层层筛选 逐级上报 6 秘书值班的主要任务就是接听电话 收发信件 7 秘书值班人员就是看门人员 因此 对他们的要求不能太高 8 交接班工作较为简单 只需将记录本笔交给接班人即可 9 接听电话人人都会 拿起电话 与对方交流即可 无论有事无事 最好多和别人聊两句 以免失礼 10 回电话 要稳重 铃响过三遍才接听 有问必答 有求必应 11 处理电话内容时的注意事项 一般人不在就算了 不要自作主张 自找麻烦 12 文书 指个人 社会组织 政党集团 国家政权在社会活动中为了一定的目的而形成并 使用的特定格式的文字资料 13 公文 即公务文书或公务文件 它是机关 团体 企事业单位在公务活动中形成和使用 的文书材料 是传达贯彻党和国家的方针 政策 法律 法规 请求和