办公室工作职责及办事流程.doc

办公室工作职责及办事流程一、办公室职责1、负责公文拟写、转阅、督办和归档，2、负责收集、整理、上报信息，保管文件及有关资料。3、负责协调处理日常事务、上传下达、左右协调、内外联系及公务、会务接待工作。4、组织机关职工政治、业务理论学习。5、负责局机关治安、水电安全管理及车辆管理，负责督促卫生、考勤制度落实工作。6、负责文明创建资料收集整理工作。7、负责印章的使用与管理。8、负责职工食堂管理工作。9、完成局领导交办的其他工作任务。二、办事流程（一）、公文办理流程：1、上级来文后，局办公室收文登记，办公室主任签署意见，送交局主要领导阅示，并有主要领导签署意见，按照签署意见送交分管局领导阅示，并签署意见，再至办公室，由办公室按照签署意见送交各职能部门，并按规定留存、归档。2、分局发文工作流程：呈文科室、处拟稿，主要负责人签字，如联合办理，由主办科室、处拟稿，相关责任人签字，由办公室打印并通知拟稿人校对、取样稿；拟稿科室、处送领导签批，领导签批后，按照领导签批意见，由办公室打印、复核、加盖单位印章并分发或上报，批复或回复呈文单位结果，办公室留存、归档。（二）、印章使用流程凡需使用单位行政公章的，应按照制度填写“公章使用审批表”，由局领导核准签字后，连同经审核的文件文稿等交印章管理人用印；用印完毕，印章管理人留存“公章使用审批表”。如因工作需要，携出办公室使用公章或盖印空白表格的，必须按照用印权限有局领导签字批准。（三）、公务接待流程1、接待范围：省厅、豫东局及其他上级单位公务工作人员，省厅派来的检查指导工作人员，市、县及有关领导。2、接待工作的审批（1）、局领导班子成员因公务需要接待的，经局长批准后由办公室按规定标准安排（来客单位、规格、人数予以登记）。（2）、各科室需要接待的公务人员，有对口科室填写来客接待表（注明来客单位、规格、人数），经主管局领导签字报局长批准后，按规定标准安排。（3）、需要在外地及本地非指定地点接待客人的，必须经局长同意后，方可安排。3、接待工作的具体流程（1）、办公室接到接待通知后，负责协调参加接待的领导及接待人员，原则上实行对口接待，陪客人员由分管领导和对口单位负责人参加。（2）、接待人员不准随意扩大接待范围；不准随意提高接待标准；不准随意增加接待人员；不准借机私客公请；不准借接待之名提取物品和现金。（3）、接待工作应严格按照接待标准和地点进行。（4）、接待结束后，由办公室持有关票据按财务审批程序报销。 （四）会务接待流程1、会议承办 由我局召开的各种会议，会议筹备以对口单位为主，办公室予以协助。2、会议申请程序和标准由我局召开的须财务支出的各种会议，申请召开的科室、处须于预定会期10天前，由相关科室编报会议费支出预算，经主管领导审核，提交局班子会议批准后实施，并送交财务科备查。3、严格控制会议规模，缩短会议时间，压缩参加会议人员，尽量使用本单位会议室，如需另租要讲究实效，力求节约，不得使用高标准会址。4、报销会议费，必须附经批准的会议预算表，由主办单位统一结算报销。（五）政治、业务理论学习流程1、政治、业务理论学习坚持周二集中学习、周四自学制度。2、周二集中学习，学习材料由办公室编制当月学习计划（如需学习的时事根据情况临时改动学习内容），由主管局长审查后实施学习。3、为了较好的提高学习成效，周二集中学习，实行学习签到制度。4、学习后，书写学习心得体会，适时交流心得体会。（六）车辆管理流程1、每月各车辆轮流安排一天维修保养日，平时由驾驶员做好检查、保养、清洗保证车辆状态良好。2、办公室每季度召开一次驾驶员安全例会，总结道路安全行驶情况，道路安全法学习遵守情况。3、车辆加油，由驾驶员填写加油申请单，由办公室主任签字盖章后，找财务人员领取加油卡加油，加油后向财务人员报加油升数并归还加油卡。4、车辆维修，由驾驶员填写车辆维修申请单，经办公室主任审核后，报主管办公室副局长阅批后，由局长批办。大修、报停、报废由局班子会议研究批准。所有维修车辆，由驾驶员维修一次、清理一次，报销时发票必须注明维修项目、附材料明细单，并将拆卸下的旧零件及时上交。5、司机凭派车单出车，没有派车单一律不准出车。若遇特殊情况需要出车的，回单位后应及时说明情况补办派车单，司机出车补助凭派车单报销。（七）水电管理流程1、单位机关水电费凭水电发票由办公室负责缴纳和报销。2、自来水使用本着节约、节水的原则使用，禁止使用自来水浇灌绿化草坪，严禁外单位车辆使用自来水洗车。3、办公用电采取分