新中大账务系统操作指南.doc

目录 1 目目 录录 第第 1 1 章章概述概述 1 1 1功能手册说明 1 1 2系统简介 1 1 3软件的整个操作流程 3 1 4登录系统 4 1 5图标说明 4 第第 2 2 章章初始设置初始设置 6 2 1基本设置 6 2 1 1凭证类型设置 6 2 1 2部门核算方式 7 2 1 3部门设置 7 2 1 4外币设置 9 2 1 5汇率设置 9 2 1 6项目核算方式 9 2 1 7小数位数设置 12 2 2科目及余额设置 12 2 2 1科目代码宽度设置 12 2 2 2科目设置 12 2 2 3科目余额设置 15 2 2 4初始单位往来账 16 2 2 5初始个人往来账 19 2 2 6初始部门账 19 2 3初始完成确认 21 2 3 1验证 21 2 3 2初始完成确认 22 2 4系统服务 22 2 4 1更换操作员 22 2 4 2数据备份 22 2 4 3数据恢复 23 2 4 4当前操作信息 23 2 4 5关于 23 账务处理 2 2 4 6注意事项 23 第第 3 3 章章日常账务日常账务 24 3 1凭证设置 24 3 1 1设置快速凭证 24 3 1 2设置自动转账凭证 25 3 1 3设置原始单据自动转换关系 28 3 2辅助管理 28 3 2 1会计科目更改 28 3 2 2摘要库维护 29 3 2 3结算方式设置 29 3 2 4预算管理 29 3 2 5账套间对账 34 3 2 6满页打印维护 34 3 3基础设置 35 3 3 1凭证处理设置 35 3 3 2凭证打印设置 40 3 3 3账页处理设置 42 3 3 4自定义凭证打印格式 43 3 3 5自定义账本套打格式 45 3 3 6自定义凭证类型设置 46 3 4凭证处理 47 3 4 1记账凭证录入 47 3 4 2收付式凭证录入 52 3 4 3原始单据录入 53 3 4 4银行单据信息批录入 53 3 4 5生成自动转账凭证 54 3 4 6重新排列凭证号 54 3 4 7凭证查询 打印 54 3 4 8凭证修改 删除 56 3 4 9科目汇总表 57 3 4 10出纳签字 57 3 4 11凭证审核 58 3 4 12删除凭证列表 58 3 4 13记账 58 目录 3 3 4 14结账 59 3 5账簿查询打印 60 3 5 1明细账 60 3 5 2日记账 64 3 5 3日报表 65 3 5 4总分类账 65 3 5 5科目余额表 65 3 5 6数量科目收付结存表 66 3 5 7外币科目余额表 66 3 5 8会计科目表 66 3 5 9往来账 66 3 5 10其它分析表 66 3 5 11综合明细账 67 3 5 12三栏账 67 第第 4 4 章章部门核算部门核算 68 4 1部门明细账 68 4 1 1部门明细账 68 4 1 2某科目各部门日报表 70 4 1 3科目部门余额表 71 4 1 4部门总分类账 72 4 1 5部门多栏式明细账 72 4 1 6部门流水账 73 4 2部门汇总表 75 第第 5 5 章章往来账管理往来账管理 76 5 1往来账查询 76 5 1 1单位往来账 76 5 1 2个人往来账 81 5 1 3往来单位通讯录 82 5 1 4往来个人设置 82 5 1 5单位往来核算选项 82 5 2往来账核销 83 5 2 1核销单位往来账 83 5 2 2核销个人往来账 85 账务处理 4 5 3往来账分析 85 5 3 1账龄分析 85 5 3 2应收 应付票据偿付分析 87 5 3 3个人账龄分析 88 5 4出口退税对账管理 88 5 4 1对账科目设置 88 5 4 2科目间对账 89 5 4 3科目内对账 93 第第 6 6 章章项目核算项目核算 95 6 1项目维护 95 6 1 1项目核算方式 95 6 1 2项目类型设置 95 6 1 3核算项目设置 96 6 1 4项目合同维护 98 6 1 5项目竣工设备转固定资产 99 6 1 6项目从外部数据导入 100 6 2项目明细账 101 6 2 1项目三栏式 按项目 102 6 2 2项目三栏式 按科目 102 6 2 3项目多栏式明细账 103 6 2 4项目账调整 105 6 2 5项目往来账 105 6 3项目汇总表 107 6 3 1项目余额表 107 6 3 2各项目 科目统计 108 6 3 3项目收支表 109 6 3 4项目账综合查询 110 6 4项目合同报表 110 6 4 1合同付款明细表 110 6 4 2合同收款明细表 111 6 4 3合同汇总表 111 6 4 4付款预测汇总表 收款预测汇总表 112 6 4 5项目合同卡片 112 第第 7 7 章章出纳和对账出纳和对账 114 目录 5 7 1设置 114 7 1 1指定当前科目 银行 114 7 1 2结算方式设置 114 7 1 3对账方式设置 114 7 2初始化 115 7 2 1确定启用日期 115 7 2 2录入企业未达账 116 7 2 3录入银行未达账 116 7 2 4初始调节表 116 7 2 5初始完成确认 117 7 3银行对账 117 7 3 1录入银行对账单 117 7 3 2修改对账单 118 7 3 3查询已达 未达账 118 7 3 4对账 118 7 3 5银行存款调节表 120 7 3 6已达账处理 120 7 3 7调整下一年度未达账 121 7 4对账数据转入 转出 121 7 4 1数据格式设置 121 7 4 2转入 122 7 4 3转出 123 7 5出纳管理 123 7 5 1支票管理 123 7 5 2内部银行管理 124 7 5 3出纳账登记 125 7 5 4出纳签字审核 126 7 5 5出纳账查询 126 7 5 6出纳日报表 126 7 5 7出纳月报表 126 7 5 8出纳日结 126 7 5 9出纳月结 127 7 5 10出纳反月结 127 第第 8 8 章章系统间转账系统间转账 128 账务处理 6 8 1从其它模块转入凭证 128 8 2从自定义数据源转入凭证 129 8 3凭证传送及接收 133 8 3 1凭证传出 133 8 3 2汇入科目体系定义 133 8 3 3凭证接收 133 第第 9 9 章章系统管理系统管理 135 9 1会计年度管理 135 9 1 1切换至其它会计年度 135 9 1 2生成下一年度账本 135 9 1 3本年是否已审计 136 9 2权限管理 136 9 2 1操作员权限管理 136 9 2 2审核授权控制 138 9 3数据安全维护 138 9 3 1数据库重建索引 139 9 3 2操作日志 139 9 3 3数据修复 139 9 3 4调整科目年初余额 140 9 3 5审计数据生成 141 9 4其它控制 142 9 4 1电算化考试格式转换输出 142 9 4 2月结控制模式设置 142 9 4 3年结科目余额控制 143 9 4 4年结科目余额清零控制 143 9 4 5基础数据传出 143 9 4 6基础数据传入 144 第 1 章 概述 1 第第 1 1 章章 概述概述 1 11 1功能手册说明功能手册说明 本功能手册全面系统地介绍了 账务处理系统 的强大功能及其操作方 法 它适用于新中大银色快车大型版 工作组版 1 21 2系统简介系统简介 账务处理是整个财务管理过程之根本 账务处理系统 模块也是新中大 银色快车的核心部分 它即可以独立运行 也可同新中大其它管理系统协同 运转 本系统与新中大银色快车其它管理系统之间的关系如下图 1 2 1 所示 图 1 2 1 账务处理系统与其它管理系统的关系 上图仅表述 账务处理系统 与其它管理系统之间的接口关系 至于除 账务处理系统 之外的其它管理系统之间的关系在此图中不予反映 通过上图我们可清楚地看出本系统在整套新中大银色快车中的核心地位 它与其它系统间的关系大致可以分为两大类 一方面为采购管理系统 库存管理系统 销售管理系统 固定资产管理 系统 工资管理系统 成本管理系统 资金管理系统提供接口 接收由它们 账务处理系统 固定资产管理系统 工资管理系统 报表处理系统 财务分析系统 经理查询系统 凭证财务数据 账务处理 2 所生成的临时凭证 该功能通过本系统中的 系统间转账 子模块实现 详 细内容可参见 第 8 章系统间转账 另一方面为报表处理系统 合并报表系统 经理查询系统 财务分析系 统和集团分析系统提供财务数据 以便生成相应的财务报表 财务分析表供 相关人员查询 分析 在新中大银色快车软件中 账务处理系统 财政业务处理系统 和 报表处理系统 必须联合使用 作为软件核心部分 账务处理系统 又 是其中的重中之重 它与银色快车软件其它管理系统之间的关系可表示如下 见图 1 2 2 图 1 2 2 账务处理系统在软件中的地位 由于账务处理涉及到的会计业务比较多 本软件为了方便使用 按业务 将总的功能划分为以下几大子模块 1 初始设置 2 日常账务 3 部门核 算 4 往来账管理 5 项目核算 6 出纳及对账 7 系统间转账 8 系 统管理 行业报表 报表处理系统 财务分析 账务处理系统经理查询系统 银行代发工资系统 或工资管理系统 财政业务处理系统固定资产管理系统资金管理系统 第 1 章 概述 3 1 31 3软件的整个操作流程软件的整个操作流程 账务处理系统 的整个工作流程如下图 1 3 1 所示 图 1 3 1 6789 1112131415 10 制单 记账 部门核 算 往来账 管理 项目核 算 出纳管 理 账簿管 理 2021 本月数据备份打印各账簿 16 系统间转账 是本月凭 证是否都已记账完毕 否 17 试算并对账 18 结账 是 账簿是否有误 否 否 19 查明原因并调整 1 安装 账务处理系统 2 增加新账套 在 核算单位管理 进行 3 进入 账务处理系统 是 是否需要部门核算 否 4 设置部门 是 是否需要外币核算 否 5 设置外币汇率 设置凭 证类型 设置会计 科目代码 宽度及会 计科目 录入往来单位 个人和设置项 目核算方式 数据精度 录入往来单 位 个人 部门期初余 额 任务 条 件 循环 账务处理 4 图 1 3 1 中各操作步骤的说明 1 安装 账务处理系统 请参阅 软件安装手册 的 软件安装 2 增加新账套 请参阅 软件安装手册 的 账套管理系统 3 进入 账务处理系统 启动方法可参阅本功能手册中 登录系统 4 从判断 是否需要部门核算 开始到第 9 步录入往来单位 个人 部门期初余额 是对账套的初始设置过程 用户可根据本企业的特点进行相 应的设置 5 第 10 步到第 15 步是您在每个会计期中进行的日常业务 6 第 16 步到第 21 步是您在每个会计期末期需进行的工作 7 图 1 3 1 所示的为第一次使用本系统的用户的操作流程 对于老用 户将老版本升级到本版时 在进入本系统前 首先得将老版本的数据升级到 本系统中 并根据需要对一些基本设置进行适当的调整和设置 1 41 4登录系统登录系统 启动 账务处理系统 有多种方法 1 在安装了本软件之后 它会自动在 Windows 的 开始 菜单中创建 程序组 依次单击 开始 程序 新中大软件 账务处理系统 即可进入 账 务处理系统主窗口 2 如果在安装本软件的过程中 在出现图 1 4 1 所示的提示对话框时 若您按下 下页 键 则您可以在 Windows 桌面上直接启动 账务处理系统 图 1 4 1 3 另一个方式是在 Windows 的窗口或资源管理器中找到本软件所在位 置并双击其中的 zw020 exe 应用程序启动 1 51 5图标说明图标说明 本功能手册基本上做到重点突出 对于用户操作中可能会引起的错误操 第 1 章 概述 5 作或可能遇到的困惑 功能手册中都以 注意 提示 说明 疑难解 答 的方式着重列出 以免用户错误理解 另外 本功能手册中示例丰富 基本上都以列举加图片的方式说明各功能的具体的操作步骤和方法 这是一个 注意 图标 它提醒您注意各种需要特别注意的因素 或一些有趣的事情 这是一个 提示 图标 它向您介绍软件中一些较隐蔽的功能 这是一个 说明 图标 它对可能会引起您误解的问题进行解释 这是一个 疑难解答 图标 它提醒您一些用户在操作过程中可 能带来问题的操作 账务处理 6 第第 2 2 章章 初始设置初始设置 系统初始化将要实现的是对系统日常应用中的一些重要的初始信息进行 设置 只有完成这些信息的设置 系统才能进入正常应用状态 为了适应客 户不断变化的应用要求 在此设置的许多信息在初始化完成后 是仍然可以 修改的 如外币汇率 往来单位 个人等 但另外一部分重要信息将被完全 固化 初始化完成后 将不允许修改 如凭证类型 科目代码宽度 项目核 算方式等 2 12 1基本设置基本设置 单击 基本设置 菜单 系统包括 凭证类型设置 部门核算方式 部 门设置 外币设置 汇率设置 项目核算方式 小数位数设置 7 项子菜单 2 1 12 1 1凭证类型设置凭证类型设置 记账凭证 按其反映的经济业务内容的不同 可分为收款凭证 付款凭 证和转账凭证 收款凭证和付款凭证具体又可分为现金收款凭证 现金付款 凭证 银行收款凭证 银行付款凭证 系统提供五种凭证类型 若用户选择 5 凭证类型自定义 此时 自定 义凭证类型设置 按钮被激活 用户便可按要求设置所需要的类型 具体的 操作步骤如下 单击 自定义凭证类型设置 按钮 进入 自定义凭证类型窗口 窗口中有 增加 修改 删除 打印 等功能键 单击其中的 增加 功能键 弹出窗口见图 2 1 1 第 2 章 初始设置 7 图 2 1 1 自定义凭证类型设定窗口 在此窗口中 需用户输入代码 代码可以是 1 99 中的任一数字或 A z 的英文字母 但不得重复 凭证类型 其它内容用户根据需要选择输入 输 入时需注意的事项可参见图 2 1 1 中 注 后面的内容 单击 确认 按钮 屏幕切换至 自定义凭证类型窗口 中 同 时该窗口中出现新增的凭证类型记录 用同样的方法 用户可一一自定义所 需凭证类型 初始化完成后 凭证类型即被固化 但若用户选择 凭证类型自定义 则在 日常账务 基础设置 自定义凭证类型设置 子菜单中 系统还允许用 户对自定义凭证类型的具体内容进行修改 2 1 22 1 2部门核算方式部门核算方式 工业企业或商业流通行业中的许多企业 单位往往需要通过启用部门核 算这一辅助管理来进行部门绩效考核与评价 进而达到控制费用 为本年度 财务分析和下一年度财务预算的编制提供具有参考价值资料的目的 但有的 企业 单位规模较小 业务又比较简单 没有进行部门核算这一辅助管理的 必要 本软件针对这种情况 将是否需要进行部门核算这一问题设计成选项 的方式 由用户根据所在企业或单位的实际情况进行相应的选择 核算到部门的典型科目如工业企业 521 科目 管理费用 手工做账时 为了区分不同的部门 通常是设立子科目 但是如果 521 科目本身已经有许 多二级科目 或者在部门众多的情况下 将会产生出很多的明细科目 而这 对科目维护和对软件的运行速度都不利 为此 本软件提供并推荐如下做法 部门不作为明细科目 专门一个部门库 在输入部门费用凭证时额外输入每 笔业务所属的部门 这样做不但避免了科目设置凌乱复杂 部门账查询不方 便等现象 而且还非常便于对部门账作统计分析处理 2 1 32 1 3部门设置部门设置 如果在 部门核算方式 子菜单中选择了 核算到部门 选项 则一定 要再做这一步工作 即输入每个需要核算到的部门 具体的操作步骤如下 单击菜单 基本设置 部门设置 弹出窗口如图 2 1 2 账务处理 8 图 2 1 2 核算部门设置窗口 图 2 1 2 中 单击 增加 功能键 在弹出的部门设置窗口中设置 部门的具体内容 本软件允许部门分级 部门分级的规则为 下级部门的代码中必须包括 上级部门的代码 编码方式如下 下级部门代码 上级部门代码 X X 代码 长度最长不得超过 8 位 例如部门编码采用部门分级方式 02 生产车间 0201 一车间 0202 二车间 当选择了 账务模块更改时 同时更改其它模块 选项 即选项框内 打上 则 账务处理系统 中的部门发生变化 系统可以同时改变工资 固定资产等相关联模块中的部门设置 单击 修改 和 删除 功能键 可以对已有的部门进行修改和删除 操作 在进行修改和删除操作时 必须遵循以下原则 A 如本部门有下级部门存在 则不允许删除本部门 如本部门有账存在 则不允许删除本部门 B 如本部门有账存在 则不允许添加本部门的下级部门 设置完所有所需部门 即可单击 退出 功能键 进行其它操作 若用户所在的企业或单位下设有子公司 建议用户将这些子公司设 为 部门 进行核算和管理 第 2 章 初始设置 9 2 1 42 1 4外币设置外币设置 该功能主要用于中外合资企业或涉及外币业务的单位 外币设置的具体 操作步骤如下 1 单击菜单 基本设置 外币设置 弹出外币设置窗口 2 单击 增加一行 功能键 在空白行中依次输入 代码 币名 和 汇率方法 其中 汇率方法 有两种 直接汇率 和 间接汇率 3 单击 确认 功能键存盘 直接汇率 本位币金额 外币金额 可以理解为 一个单位的外币金额 可以折合成的本位币数 如 1 美圆 7 35681 圆人民币 直接汇率就是 7 35681 间接汇率 外币金额 本位币金额 可以理解为 一个单位的本位币金 额可以折合成的外币数 如 1 圆人民币 73 25 日圆 间接汇率就是 73 25 一旦汇率方法设置好后 以后软件对外币的计算将遵循此汇率方法的规 则 2 1 52 1 5汇率设置汇率设置 该部分是设置本账套所使用的外币 即 外币设置 子菜单中所设置的 外币 的汇率 此处设置的汇率在录入需外币核算的凭证时将被系统调用 这样便大大地减少录入汇率的次数和差错率 在具体设置时首先需要选择币种 然后录入日期和各外币相对应的汇率 外币汇率允许定义的小数位数最多为 8 位 由于汇率经常在变动 这就意味着您可能需要经常对其进行更新 考虑 到操作的方便性 系统在日常账务子模块的 辅助管理 中也增设了该功能 2 1 62 1 6项目核算方式项目核算方式 项目核算方式中包括对项目核算方式 年结处理方式 日常处理选择 项目编码方案四方面的设置 具体设置窗口分别如下所示 账务处理 10 图 2 1 3 图 2 1 4 图 2 1 5 第 2 章 初始设置 11 图 2 1 6 如图 2 1 3 所示 项目核算方式有三种 项目中需要进行合同核算 项目中不需要进行合同核算 和 采用项目平行核算方式 它们是一组单 选项 即选中了其中任何一个选项 系统则不能同时满足其他选项的条件 如您一旦选择了 项目中需要进行合同核算 则 项目中不需要进行合同核 算 和 采用项目平行核算方式 的功能在本系统中将被屏蔽 合同是项目下的细分 一旦选定了进行合同核算 以后的凭证处理 记 账 数据恢复都将涉及项目合同的数据处理 系统可支持 项目平行核算 也就是说对同一笔经济业务可以将其归纳 至不同的项目中分别进行核算 譬如某笔银行业务可同时将它归纳至现金流 量项目和其他项目平行归纳 从而有利于管理当局从不同的角度处理与分析 相同的经济业务 如图 2 1 4 所示 年结处理方式也包括两种 1 年结处理时 已终止 的项目也参与数据结转 2 年结处理时 已终止的项目不参与数据结转 若 选择了后者 则在下一年度的数据中将不包含已终止项目的任何信息 如图 2 1 5 所示 对于已终止的项目 有的用户可能还会在凭证录入时 在辅助核算中输入该项目 本系统提供的日常处理选项是对已终止项目的辅 助核算提供设置功能 包括三种情况 1 已终止项目可进入辅助核算 且 不提示 2 已终止项目可进入核算 但要警告提示 3 已终止项目禁止 进入辅助核算 选择 1 表示对于已终止的项目在终止后 录入凭证处再输 入该项目时 不进行任何提示 选择 2 时 当出现上述情况会进行提示 选择 3 对于已终止的项目根本不允许在辅助核算中录入 图 2 1 6 项目编码方案分为自定义编码与项目编码分级设置 选择自定 义编码 用户在对项目进行编码录入时可以安照自己定义的要求进行 而选 择项目编码分级设置后图 2 1 6 中的一级代码宽度到六级代码宽度的窗口都 账务处理 12 呈亮色 你可以按设定的分级要求进行 注意 每级最多设置为 6 位 采用 分级设置 系统将提供分级汇总和筛选的功能 四个窗口中的具体设置操作非常简单 且大部分都只需单击选项框 选 项框内带有了小圆点 则表示选中了该选项 2 1 72 1 7小数位数设置小数位数设置 用户通过该菜单可自由定义数量 单价 外币和本币的数据精度 窗口中各参数的技术指标 数量数据精度 0 6 位 单价数据精度 0 6 位 外币数据精度 0 2 位 本币数据精度 0 2 位 2 22 2科目及余额设置科目及余额设置 这部分是初始设置中最主要的内容 在此需要用户设定所有总科目 明 细科目 然后输入每个明细科目的年初余额 年初到建账日期期间的借贷双 方发生额 数量类科目的年初数及发生数 往来科目中各往来单位 个人的 当前余额 各部门的当前余额等等 2 2 12 2 1科目代码宽度设置科目代码宽度设置 该部分用于设置会计科目体系中最基本的参数 科目总级数以及各级科 目代码的宽度 本软件最多允许有 10 级科目 科目代码总宽度最多不得超过 20 个字节 一般每级科目代码宽度为 2 或 3 也有 4 对于不需要的 X 级科目 将其代 码长度置为 0 或不输即可 因科目代码宽度在初始化完成后是不能再加以修 改的 用户在设置时请务必慎重 2 2 22 2 2科目设置科目设置 这部分是初始设置中的重中之重 在此您需要设定所有的总科目 明细 科目 在 第 1 章概述 中已经特别指出为了充分发挥计算机的管理优势 系统要求的科目结构有别于手工会计科目 主要体现在将采用辅助核算的管 理方法 即不再将往来单位 部门 个人 项目作为明细科目 而是将它们 的上级科目设为辅助核算科目 这样在输入凭证时 当涉及到辅助核算科目 时 只要再额外输入该笔业务的往来单位 部门 个人或项目信息即可 所 以在进行具体设置前 用户应该已整理好了该部分的会计资料 实体单位的科目设置 各实体账套的科目设置要根据各实体单位的具体情况来进行 但为了便 第 2 章 初始设置 13 于各实体单位与统管单位之间的对账 各实体单位可设置一个 102 中心存 款 科目与统管单位中各相关 单位存款 科目建立一一对应关系 单击菜单 科目及余额初始 科目设置 弹出窗口如图 2 2 1 图 2 2 1 会计科目表窗口 在图 2 2 1 中可以增加 删除 修改科目 也可以打印该科目表 如果 是首次使用 您会发现已经有一级科目设置在里面了 这是新财务制度规定 的相应行业的一级科目 由系统默认 但可根据客户自己的实际情况调整修 改这些科目 如修改科目的属性 并可新增二级 三级等科目 刷新 单击该按钮可更新当前界面显示的内容 适用于多台客户机 同时修改同一科目属性的情况 定位 通过该功能键可使用户快速 准确 方便地查找到所需内容 用户只需在定位对话框中输入 科目代码 然后敲回车键即可 成片复制 单击该按钮 通过操作窗口可将某科目下的所有子科目 复制给具有相同子科目的另一科目 这样给用户操作带来了便利 加快了操 作速度 筛选 单击该按钮 通过 内容筛选 窗口 用户可筛选出需要显 示的科目以及明细科目范围 打印 打印 键用于打印屏幕上的科目表 打印内容和屏幕显示 内容基本一致 文件转换输入 输出 包括 1 转换成 TXT 文件输出 2 转换成 DBF 文件输出 3 自 TXT 或 DBF 文件转入三种转换方式 下面以 转换成 TXT 文件输出 为例 介绍 文件转换输入 输出 的具 体操作步骤 单击 文件转换输入 输出 转换成 TXT 文件输出 输入文件名 如 KMB TXT 账务处理 14 单击 确认 按钮 出现提示对话框后 则可在 E NG ZW 目录 下找到文件 KMB TXT 注 假设本套新中大软件安装在用户计算机的 E 盘 上 科目属性说明 科目代码 科目代码必须唯一 并且符合 科目代码宽度设置 子菜 单中定义的科目级数及各级宽度 科目代码中可包括英文字母 但必须以数 字开头 科目名称 可以输入汉字 也可以是英文 数字或其它字符 最多为 40 个字节 折合 20 个汉字 助记码 助记码 主要是为了以后方便凭证的录入而设的 凭证的 录入需要输入科目名称或科目代码 但科目名称 科目代码不管是记忆还是 输入都比较困难 繁琐 而如果我们对某些常用科目设置一个简捷易记的助 记码 以后只需输入助记码 系统便自动识别 将其转换成相应的科目名称 这样就可加快录入速度 但该项可以不输入 科目特征 该项有以下七种选择 每个科目都必须根据自身性质选择 其一 现金 如科目 现金 银行 如科目 银行存款 数量 如科目 原材料 包装物 等 单位往来 如科目 应收账款 应付票据 等 个人往来 如科目 其他应收款 其他应付款 等 数量 单位往来 如科目 材料采购 等 一般 是指除 现金 银行 数量 单位往来 个人往来 数量 单位往来 特征外的其他科目 下级科目的科目特征与其一级科目相同 即只能在一级科目中设置 科目特征 余额方向 是指本科目的余额是在借方还是在贷方 或是可借可贷 两性 软件相应地也有借方 贷方 两性三种选择 一般情况下 资产类科目的余额方向为借方 负债类科目的余额方向为 贷方 如果选择了 两性 那么该科目在以后的账页输出中 余额能自动根 据余额的正 负切换成借或贷 而余额始终显示为正数 部门核算 表示该科目是否参与部门核算 在流通行业中 通常损益 第 2 章 初始设置 15 类科目需要核算到部门 该项选择只有在 部门核算方式 子菜单中已设置 核算到部门后 才会起作用 复币 表示该科目是否采用外币记账 该项选择在 外币设置 中已 经设置了外币后才会起作用 收付方向 该项是针对科目特征为 数量 类的科目的 它有两个选 项 借方为收入方 和 贷方为收入方 数量类科目的特有的项目还有 计量单位 和 规格 输入完毕后 单击 确认 健存盘 如果遇到以下情况软件将阻止存盘 并作出提示 科目代码级数或宽度不对 科目代码级数跳空 如在 102 科目不存在的情况下输入 10201 科目 需要增加的科目代码在科目表中已存在 即重复输入 助记码 以外 其它任一项未输入 下级科目的科目特征与上级科目不一致 存入成功后 新增科目将列入科目列表窗中 并且已自动按科目代码进 行排序 处于表中适当的位置上 在科目列表中可用鼠标拖拉纵向滚动杆使科目列表上下滚动 拖拉 横向滚动杆使列表左右滑动 窗口中有一高亮显示条 表示此行是 当前 行 当前的修改 删除都是对该行科目进行的 可以用鼠标直接点击或上下 移动光标来选择当前科目 删除 删除 键用于删除当前科目 当存在下列情况时 不允许 进行删除操作 当前科目有下级科目的情况下 不能删除本科目 必须从最末级科目 删起 当该科目已经有余额或发生额时 不允许删除 修改 如果要修改某个科目 可以单击所需科目使亮条处于该科目 位置 然后击 修改 键 也可以直接用鼠标双击列表中的所需科目进入修 改窗口 修改窗口和输入窗口一样 操作也基本一致 退出 单击该按钮 屏幕切换至 初始设置主窗口 2 2 32 2 3科目余额设置科目余额设置 会计科目设置好后 需要在此输入各科目的年初余额 年初至建账日期 的借贷累计发生额 例如您的建账日期为 2010 年 03 月 那么您必须准备 账务处理 16 的数据是 各个科目的 2010 年 1 月 1 日余额 1 月 1 日至 2 月底 已结账 的借 贷双方累计发生额 其次 数量类科目还必须输入年初结存数量 年 初到 2 月份的收 发累计数 复币类科目也必须输入外币年初余额 年初至 2 月份的借贷累计数 在初始科目余额窗口中 有些条项的字体颜色呈黑色 表示这类科目不 属末级科目 其数据是由下级科目逐级汇总而成 而不能直接输入 当输入某科目的年初余额后 其左栏 借 贷 栏中自动会根据该科目的 余额方向跳出 借 或 贷 字样 对于两性科目 系统默认的余额方向为 借方 如果是贷方余额 只需输入负数即可 系统会自动反映到贷方 窗口的 当前余额 栏是软件根据输入的年初余额 借方累计 贷方累 计自动计算出来的 若建账日期为本年度 1 月份 初始余额录入界面就只有 年初余额 当前余额 两项 而没有借贷方累计额的录入栏 逐级汇总 末级科目的余额输入完成后 点击 逐级汇总 键系统将 自动逐级向上汇总上级科目的余额 内容切换 对于数量 复币类科目 除了在本窗口录入金额外 还需 点击 内容切换 键切换到数量类科目输入数量的窗口 复币类科目输入外 币的窗口 按同样的方法录入数量类科目的年初结存数量 收累计 发累计 复币类科目的外币年初余额 外币借方累计 外币贷方累计 录入完毕后 点击 逐级汇总 键系统将自动逐级向上汇总非末级科目的数量 外币余额 每次完成数据录入工作后都必须点击 存入 键进行保存 回车键切换 该项系统提供 2 种选择 用户根据操作需要选用 按回车键后 光标跳至右方 按回车键后 光标跳至下一行 2 2 42 2 4初始单位往来账初始单位往来账 在手工做账中 往来单位通常是设置成往来科目的明细科目 而在电子 账簿中 对往来单位改用辅助核算进行管理 即将往来单位明细科目的上级 科目设为辅助核算科目 这样在录入凭证时当涉及到的科目为往来性质时 只要额外再输入该笔业务的往来单位即可 单击 初始单位往来账 子菜单 系统弹出一个菜单框 内容包括 往 来单位通讯录 初始单位往来账 第 2 章 初始设置 17 2 2 4 1往来单位通讯录 往来单位通讯录 用来集中登记往来单位 包括供应商和客户 登记 内容包括往来单位的所属地区 单位名称 地址 开户银行 账号 纳税号 等等 每个单位都有 2 个代码 地区代码和单位代码来表示 代码都为 4 位 采用 2 个代码是为了便于往来单位按地区分类 增加 单击 增加 按钮 弹出 修改 录入往来单位通讯录 窗口 依次录入该往来单位的详细信息 在录入过程中 需注意以下几点 A 其中 地区号码 地区名称 单位号码 和 单位名称 为必 输项 B 地区号码 单位号码 的宽度皆为 4 位 其中 单位号码 由 系统自动填入 C 窗口左下方的 地区列表 按钮 在录入第一个往来单位时不能使 用 但当建立了往来单位后 系统会自动将已有往来单位所属的地区号码记 忆在 地区列表 中 录入完毕 单击 确认 按钮存盘 在往来单位通讯录窗口中各往来单位首先按地区号从小到大进行排 序 同一地区中的单位又按单位号从小到大排序 2 2 4 2初始单位往来账 初始单位往来账 用来初始每个往来科目的明细余额 往来单位余 额 单击菜单 科目及余额初始 初始单位往来账 初始单位往来账 屏 幕首先列出所有单位往来科目供您选择需进行初始的单位往来科目 确定了单位往来科目 即可对该科目的具体往来单位设置余额 具体 操作为 在窗口的下方有一个该科目的余额参考数值 在此输入的所有往来 单位余额总计最后应与之相等 点击 增加 键后 又弹出一菜单框 它包括 只录入余额 录入未核 销的单位往来账 账务处理 18 若选择 只录入余额 弹出窗口如图 2 2 2 图 2 2 2 录入单位往来余额窗口 在该窗口中直接录入某往来单位的余额时 输入地区代码 单位代码 系统会自动跳出相对应的地区名称 单位名称 也可以点击下方的 地区帮 助 单位帮助 通过选择表上的内容来代替输入 如果输入的往来单位在 原单位通讯录中不存在 系统会自动增加进去 若选择 录入未核销的单位往来账 弹出窗口如图 2 2 3 图 2 2 3 初始未核销单位往来明细账窗口 录入某往来单位所有的未核销明细账主要是为日后的账龄分析作准备的 因为光是录入一个余额无法分析该笔余额是如何发生 挂账多久等问题 在 图 2 2 3 中 须用户录入凭证发生的具体日期 凭证号码 摘要 发生额业 务编号等项内容 在大部分情况下我们只需直接录入某往来单位的期初余额即可 对 有账龄分析要求的往来单位 可以录入往来关系比较密切或者挂账时间较久 的往来单位的未核销明细账 第 2 章 初始设置 19 2 2 52 2 5初始个人往来账初始个人往来账 单击 科目及余额初始 下的 初始个人往来账 子菜单 可见它也包 括往来个人名册 个人初始往来账 2 项 2 2 5 1往来个人名册 往来个人名册 用来集中登记往来个人 登记内容包括往来个人代码 姓名和所属部门 栏目说明 代码 代码必须输入 并且必须唯一 代码的宽度为 1 8 位 往来个人 必须输入 并且允许重复 最多允许输入 8 个字节 可折 合成 4 个汉字 若往来个人的姓名超过 4 个汉字 例如少数民族 那该怎么办呢 回答 您可将该 往来个人 设置成 单位往来 进行变通处理 具体操作 为 首先在个人往来科目 如 其他应收款 其他应付款 中增设一 个下级科目 科目的特性为 单位往来 在 往来单位通讯录 中增加一个新地区号 如为 9999 并且将 该地区命名为 往来个人 然后将往来个人的姓名作为 单位 进行录入即 可 所属部门 通过下拉框选择该往来个人所属的部门 2 2 5 2初始个人往来账 个人往来账是指个人与单位之间所发生的业务 如个人向单位暂借差旅 费 单位对个人的违规行为进行罚款等 初始个人往来账是指录入往来个人 在建账日期前就各往来科目的发生额及余额情况 进入 个人初始往来账 后 屏幕首先列出所有个人往来科目 选择其 中一个科目后即可对此科目的具体个人设置余额 由于个人余额设置方法和 操作步骤和单位往来账完全类似 在此不再累述 和单位往来账一样 个人初始往来账窗口 下方也有一个该科目的余额 参考数值 在此输入的所有往来个人余额合计后应与之相等 账务处理 20 2 2 62 2 6初始部门账初始部门账 凡是在科目表中被列为部门核算的科目 一般都需对其进行初始部门账 操作 系统根据部门核算科目同时是否是数量类科目 将初始部门账又分为 初始部门账 初始部门数量账 2 项 对于仅需要进行部门核算的科目 只需在 初始部门账 中录入余额即 可 而对于既需要体现金额又需要体现数量的科目 则不仅要在 初始部门 账 中录入余额 还要在 初始部门数量账 中录入结存数量 2 2 6 1初始部门账 点击菜单 初始部门账 系统首先提供一个部门核算科目选择窗 窗口中列举了所有的部门核算科目 双击所选科目即可进入 初始部门余额 窗口进行具体设置 通常一个科目一张部门余额表 在 初始部门余额 窗口的左下方有 一个参考数据 总科目参考数据 即科目余额表中该科目的当前总余额 在此输入的每个部门的余额合计数应该与之相等 增加 单击 初始部门余额 窗口的 增加 键 屏幕跳出初始部 门账余额录入窗口 请在部门代码栏中直接输入部门代码 也可以使用 代码帮助 系统 就会自动在 部门名称 栏内填入相应的部门名称 然后录入相应的 年初 余额 借方累计额 贷方累计额 系统根据以下公式自动计算出 初始 余额 最后点击 确认 键存盘 初始余额 借方 年初余额 借方 借方累计额 贷方累计额 初始余额 贷方 年初余额 贷方 贷方累计额 借方累计额 其它科目 使用 初始部门余额 窗口中的 其它科目 键可以直 接从本窗口切换到另一科目的 初始部门余额 窗口 录入相应的部门余额 在确保了输入的所有部门的余额合计数与 总科目参考数据 相等后 即可单击 退出 键 进行其它操作 2 2 6 2初始部门数量账 初始部门数量账与初始部门账的整个操作流程完全一致 只是初始部门 数量账中录入的是部门的结存数量 而不是部门余额 初始部门账 部门数量账时所调用的部门必须是已经在 基本设置 部门设置 中定义好的部门 若要增加部门只能返回到 部门设置 子菜单 第 2 章 初始设置 21 中去添加 这与 往来单位 中不同 2 32 3初始完成确认初始完成确认 在做完前面的工作后 可以认为已基本完成初始化工作了 但还需在 初始完成确认 菜单中进行初始工作验证和确认 2 3 12 3 1验证验证 通过此菜单来验证初始工作正确性 共有 4 类检验项目 1 科目设置合法检查 2 科目余额逐级汇总检查 3 核对部门账 往来账余额 4 试算平衡 2 3 1 1科目设置合法检查 科目设置合法性检查 主要用来检查科目的各级代码长度是否正确 是否存在代码跳空现象 2 3 1 2科目余额逐级汇总检查 科目余额逐级汇总检查 将自动对所有科目的余额重新从下级科目往 上级科目汇总一遍 发现错误自动更正 这一步检查通常不会有问题 2 3 1 3核对部门账 往来账余额 核对部门账 往来账余额 即对逐笔输入的部门账 单位往来账 个 人往来账求合计 并将合计数和科目余额表中的当前余额按科目进行核对 发现错误则弹出错误提示对话框 2 3 1 4试算平衡 试算平衡 将从以下 3 个方面进行平衡检查 年初余额的借方合计数 年初余额的贷方合计数 借方发生额累计数 贷方发生额累计数 当前余额的借方合计数 当前余额的贷方合计数 以上检查实际上随时可以使用 不一定要到最后才使用 以上检查也可以连续进行 您只需单击菜单 连续完成上述工作 即可 但当上述检查中有任何一步未通过检查时 下一步则不予进行 操作员应进 账务处理 22 行更正操作 2 3 22 3 2初始完成确认初始完成确认 以上工作都做完后 就可以在此确认完成初始工作了 其自动执行的步 骤为 检验 数据备份 确认完成初始化 具体步骤在进入该菜单所对 应的窗口后 屏幕将会详细显示并附有说明 1 检验 首先 将进行检验工作 实际上是将前面所述的四种检验顺序执行一遍 一旦发现有错则给出错误信息 并跳出本过程不再执行下去 2 数据备份 在 4 项检查都通过以后 系统弹出 数据备份 窗口 数据备份是把所有数据压缩处理后强制备份至软盘或硬盘上 以供初始 完成后可反悔 强烈建议用户执行该步操作 因为初始化的工作是相当繁重 的 若用户选择 不备份 而在后期操作中又发现初始设置有误 那后果将 不堪设想 3 确认完成初始化 当您按下了 是 Y 按钮 则表明系统开始真正的完成初始化操作 2 42 4系统服务系统服务 系统服务 和前面具体的初始工作没有什么执行顺序的关系 它随时 可运行 2 4 12 4 1更换操作员更换操作员 由于使用本软件进行财务管理后 可以非常细化地对各操作员的操作范 围进行分工和严格的权限控制 因此可能需要经常更换软件的操作员 该功 能能够方便地使您在不退出软件的情况下更换当前操作员 2 4 22 4 2数据备份数据备份 数据备份是本软件操作过程中很重要的一个环节 所谓 备份 是指将 当前电子账簿中数据文件全部拷贝复制到其它硬盘或软盘上 这样做的目的 是为了应付当前硬盘损坏而导致电子账簿数据丢失的情况 所以备份工作建 议您要定期做 备份对于一个企业数据的完整和可靠性起到这样不可低估的作用 所以 我们建议您在每个月末结账之前一定备份一次 或者在输入了大批量的数据 第 2 章 初始设置 23 后也要进行一次备份以保证数据的安全性和有效性 只有这样才能确保在出 现意外情况时 将数据损失降低到最小 数据备份 需用户确定目标路径及文件名 也可直接手工输入也可通 过后面的帮助按钮引导 选择填入 当确定的路径已有同类备份数据存在 系统将出现警告提示 用户可选 择是否覆盖原有数据 2 4 32 4 3数据恢复数据恢复 在硬盘数据丢失或损坏的情况下 可将保存在软盘或其他目录下的最新 备份数据再复制回来 这个过程叫做 恢复 注意 1 数据恢复时将备份的数据恢复到当前账套 并完全覆盖当前账套的 数据 因此一定要谨慎进行 2 对于工作组或大型版的用户 在执行数据恢复操作前 必须得确保 其他工作站的用户已退出了本账套或退出了 账务处理系统 2 4 42 4 4当前操作信息当前操作信息 该菜单提供当前操作对象的有关信息 如 账套号 账套单位名称 当前年度 和 当前操作员 这些信息在各子模块主窗口的下方有所体现 2 4 52 4 5关于关于 显示本应用程序 软件 的版本号 版权 有关法律和许可的注意事项 软件开发单位名称等有关信息 2 4 62 4 6注意事项注意事项 在初始设置的整个过程中 还有以下几点需特别指出 希引起用户的注 意 1 由于初始化完成以后不能再进行 科目代码宽度设置 所以建议您 设置科目级数时要考虑其可扩展性 2 在设置会计科目时 应尽可能设置得完善些 因为在完成初始设置 后 已不能作很大的修改了 3 账务处理系统 初始设置完成后仍允许用户进入初始设置模块中 账务处理 24 查看一些以后操作中不允许再改动的初始信息 如凭证类型选择 部门核算 设置 科目余额 发生额 部门初始余额 往来单位余额等等 初始设置中 其它的一些初始信息如往来单位通讯录 外币设置 汇率设置 科目设置 核算部门 个人设置等在以后仍然可以再改动 第 3 章 日常账务 25 第第 3 3 章章 日常账务日常账务 日常账务是账务处理的主要组成部分 账务处理的大部分业务都是在本 子模块中完成的 与 初始设置 一样 进入 日常账务 窗口后 日常账 务也拥有自己的一套菜单系统 由于凭证处理和凭证的各项设置有着密切的关系 所以下面先介绍 凭 证设置 基础设置 和 辅助管理 然后再介绍 凭证处理 和 账簿查 询打印 3 13 1凭证设置凭证设置 3 1 13 1 1设置快速凭证设置快速凭证 在实际的录入凭证过程中 操作员往往要重复录入大量相类似的凭证 这些凭证只是金额不一样 其它内容如科目 摘要都基本一致 为了节省录 入时间 减少重复劳动 可以在此预先设计好作为模板 在录入凭证时随时 调用 然后填入当前发生额即可 若发生额也基本固定 如发工资 可以先 填入 单击菜单 凭证设置 快速凭证 系统首先弹出 快速凭证分录管理 窗口 单击工具栏上的 增加 按钮 进入 定义快速凭证会计分录 窗 口 便可开始定义快速凭证 在定义快速凭证时 需注意以下几点 A 每种快速凭证都有一分录号 它是系统调用快速凭证的依据 B 窗口中 凭证类型 和 科目名称 为必输项 C 定义凭证分录内容时 科目可通过双击 科目名称 栏或单击 科 目帮助 按钮 在随即弹出的 科目选择窗 中选择所需科目 可通过 摘 要复制 按钮 成批复制相同的摘要内容 D 个人帮助 按钮只有涉及到 个人 性质的科目才起作用 单 位帮助 按钮也只有涉及到 单位往来 性质的科目才起作用 本系统新增 了 项目帮助 按项目核算时 快速凭证设置允许按项目设置 E 最后不要忘了单击 确认 按钮存盘 F 快速凭证支持核算项目的设置 账务处理 26 录入凭证时如何调用快速凭证 请单击凭证录入窗口中的按钮 屏幕显示快速凭证分录选择窗 用 鼠标双击其中要调用的快速凭证 即可调出该快速凭证 但不支持对项目的 设置 3 1 23 1 2设置自动转账凭证设置自动转账凭证 每个核算单位在月底都必须制作转账凭证诸如结转管理费用 结转产品 销售成本 提取城建税等等 象这类凭证相对较为 机械 而繁复 每月基 本一