差旅制度管理.doc

1.0 目的：此政策旨在为公司雇员及来访客户提供差旅方式、标准、审批、订票订房途径、报销等提供指引，加强公司对差旅订票、订房的统一管理。2.0 适用范围:铃木住电钢线制品(广州)有限公司的所有雇员。3.0 政策:3.1差旅方式 以下为公司批准的几种差旅方式：A. 飞机；B. 火车 / 轮船；C. 出租车 / 汽车。3.2差旅标准：3.2.1飞机： 经济舱。除非得到总经理的批准，雇员方可乘商务舱；3.2.2火车 / 轮船：参照以上3.2.1.之标准；3.2.3出租车 / 汽车: 出租车乘坐应在行政部无公司车安排下申请。（备注：平时晚上加班超过9点者可经本部门负责人同意后向行政部申请乘座出租车。原则上应以公交车为主。）3.3 差旅费报销标准:标准一 市外、省内、省外 单位：人民币元职务交通费住宿费膳杂费早中晚总经理按实报销实报实销255555总监级别实报实销255555副部长、部长550254545副科长、科长450154040一般管理员、助理级班长、普通工人350153535250152525标准二北京、上海、深圳、珠海、海南、厦门职务交通费住宿费膳杂费早中晚总经理按实报销实报实销306565总监级别实报实销306565副部长、部长600305555副科长、科长500205050一般管理员、助理级400204545班长、普通工人300203535标准三 港澳及国外地区职务住宿标准差旅补贴(不含交通费)业务招待费出差人员按实报销当天往返：100元/天须注明招待对象及目的工作日：350元/天回厂日：100元/天表中的费用均以取得实际发票金额为准。3.4差旅审批：雇员若因公务需要出差应事先根据铃木住电钢线制品(广州)有限公司费用制度（以下简称费用制度）填写出差借支申请表并取得本部门负责人的批准。部门负责人的出差由总经理批准。3.5公司对订票及订房的统一管理：3.5.1公司采购部根据公司要求，负责选取二至三家供应商作为备选供应商，汇总整理各家资料并初步评估后与财务部、行政部共同选定一家为本公司订票、订房事务的供应商，并签定服务协作合同，定期与签约供应商进行阶段回顾与评估。3.5.2行政部指派专人作为对选定供应商的联系窗口，负责公司内的具体订票订房的操作与管理。3.5.3行政部、采购部和财务部定期(每年一次)对供应商进行评估, 必要时组织供应商投标。3.6雇员订票、订房：3.6.1雇员凭获批准的出差借支申请表向公司行政部指定经办人订票、订房。订机票应尽可能提早预订（原则上应提早5天），以便获得较优惠的机票。同时，尽可能确定回程时间，以便预订回程票 。无法在出差前确定回程时间的雇员在出差途中订回程票的，亦应通过指定的经办人订回程票。3.6.2雇员由于特殊原因需自己订票的，只有在指定的经办人确认同意的情况下才能自己在当地购票。3.6.3因可改签的机票不能得到折扣，若员工因合理原因需改签时间的，应得到部门负责人的批准。部门负责人由总经理批准。3.6.4雇员预订酒店由指定经办人原则上按酒店标准间预订。3.6.5公司雇员在出差途中机票或酒店住宿出现问题时，应首先与指定的经办人联系解决。3.6.6公司雇员在出差归来后应立即将机票交还给指定经办人。3.7差旅费支付方式、报销及统一结算：3.7.1 雇员的机票和酒店住宿费用由公司统一与签约的供应商结算。雇员在酒店住宿期间除住宿费外的其它消费应自己支付, 如属公司报销范围，应向酒店索取发票和消费清单，否则财务将不予报销。3.7.2由公司统一与签约的供应商结算的，行政部被指派的经办人员应每月与供应商对帐，确认当月有发生的订票订房清单和具体消费额 (包括客户消费) ，统一核算清楚后制表并附相关资料予财务部。3.7.3雇员出差回来后应在七天内报销差旅费，年终应在12月31日前递交报销单据。报销差旅费应填写出差报销明细单并附相应的发票单据。经部门负责人审批后方可报财务部报销。3.7.4由公司统一与签约的供应商结算的，行政部被指定的经办人员应根据核查无误的资料及发票单据填写支付审批单，经审批后交财务部请款。3.8接待来访客户3.8.1所有需公司出资接待的来访客户，如需要预定住房和机票的，都必须事先由公司的雇员负责填写申请，经总经理签字审批后，统一交行政部指定经办人员安排预订。3.8.2公司为来访客户订购的机票一般为经济舱票。但经总经理批准的可为商务舱票。3.8.3公司可为来访客户提前预定酒店，并支付合理的住宿费用。在预定住房时，经办人员应尽量预订那些包含了早餐供应的酒店。到访客户在酒店住宿期间除住宿费外的其它消费应另外支付，如属公司报销范围的，公司负责接待的雇员应向酒店索取发票和消费清单，否则财务将不予报销。3.9 因私订票订房：3.9.1公司雇员或客户因私需要预订机票住房时，亦可通过行政部指定的经办人代为安排预订并可与公司享受一样的优惠。3.9.2在预订机票时，机票金额应以现金或支票结清；在预订住房时，如预定的酒店能接收前台现金结帐，应自行在酒店前台用现金结帐；如预定的酒店不能接收前台现金结帐，可预先在财务交清住房费用。4.0差旅费报销规定：4.1 本公司雇员接上级或上司命令因公出差者。4.2 雇员因公出差, 当日可回及当日无法赶回在外住宿为出差。4.3 出差人员应于事后填写出差报销明细单，经部门负责人及总经理审批后到财务部办理报销手续。4.4 出差人员应在差勤内完成任务,未经上司同意不得无故拖延返回出差日期。4.5 差旅费分A:交通费B:住宿费C:膳杂费D:特别费等四种,按职务分别支付。4.6 差旅费报销注意事项:4.6.1 交通费: 4.6.1.1 按标准,取得发票按实报销。(无发票时不能报销) 4.6.1.2 随同客户或上司领导,经领导批准后,才能乘坐同等级的交通工具。 4.6.1.3 已提供交通工具者,不得报销交通费。4.6.2 住宿费: 4.6.2.1 按标准,取得发票按实报销。（无发票时不能报销） 4.6.2.2 住宿费用超出规定标准的，原则上超标部分由本人负担，但与职能级别高于自己的人员共同出差时，超标部分可书面申请经本部门领导及总经理批准同意后可享受当中最高职能级别人员的住宿标准，另有特殊情况超标者可提前申请经本部门领导及总经理批准后可作特殊处理。 4.6.2.3 出差目的地免费提供住宿者,不可报销住宿费。4.6.3 膳杂费: 4.6.3.1以出差往返的实际时间,以真正用餐为标准,分早、中、晚按标准报销。(无发票时不能报销) 4.6.3.2 早餐以7:00以前从公司出发,或6:00以前从家出发为准; 中餐以12:0013:00期间不能回到公司为准; 晚餐以19:00以前不能到家为准。（非正常路程所需时间除外） 4.6.3.3 出差目的地供膳或者有业务招待费发生者不能报销。4.6.4 特别费: 4.6.4.1 包括邮电费,绑带公务时的运输费,按发票实际报销。 4.6.4.2 交际应酬费,应预先报告上司及总经理批准,取得发票报销。4.7 出差期间不得办私事,差旅费的支付,从起程之日起至回程出差之日止。因特殊情况私事滞留经上司批准,但延长的日期,不可报销差旅费。4.8 出差后7天内,应结清本次出差的全部差旅费。4.9职工出差时可按实际需要依照财务制度预借差旅费,出差后依规定期限,详填核销,如逾期不报