专题4Word表格应用.doc

专题4：Word表格应用目录1.创建表格1方法1：设定插入法1方法2：选择插入法2文法3：手绘法2方法4：复制法3方法5：转换法3【案例】：将文本转换成表格32.属性设置3【案例】：设计每页显示标题行的表格53.框线设置6【案例】：设计带斜线的表格标题行74.添加和删除75.合并和拆分8【案例】：设计双面批量打印的名片9【案例】：设计表格式个人简历116.对齐和调整14【案例】：创建恰好满页的表格147.排序和公式16【案例】：成绩数据表排序和统计168.表格与文本转换17很多专业分析报告，必须引用相当多的真实数据，因为只有数据最能说明问题，定性与定量分析要相互结合才真正具有说服力。数据在文档中的排版，主要是集中在表格中。所以表格是很多文档中不可或缺重要内容，也是Word编辑排版非常重要的对象。1. 创建表格在Word中，要创建一个新的表格，至少有5种方法可供选择。方法1：设定插入法要创建表格，选择“表格”菜单中的“插入”，再选择“表格”。如图1.1，弹出插入表格选项框，设定要创建表格的行列数，点击“确定”即可。图1.1方法2：选择插入法要创建表格，可以直接在“常用工具栏”中的“插入表格”按钮范围内选择。如图1.2，在“常用工具栏”中的“插入表格”快捷键提供的范围内选择要创建表格的行列数即可。图1.2文法3：手绘法要创建表格，还可以利用“常用工具栏”中的“表格和边框”按钮，利用鼠标手动绘制。如图1.3，点击“常用工具栏”中的“表格和边框”按钮，此时鼠标变成“铅笔”形状，用鼠标在文档空白处手动给出表格来即可。图1.3往往手绘表格有不满意的地方，可以用“擦除”工具擦除。如图1.2，在工具栏点击鼠标右键，调出“表格和边框工具栏”，其中就有“擦除”工具的按钮。图1.2“表格工具栏”可以用鼠标拖动到文档中任何位置。方法4：复制法Word中的表格也可以从其他文档复制粘贴而来。Excel文档以及网页文档中的表格都可以直接复制粘贴到Word文档中，只是格式需要进一步的调整。方法5：转换法Word中的表格还可以由文本转换而来。在“表格”菜单中的“转换”中选择“文本转换成表格”。【案例】：将文本转换成表格如图1.4，选中所有文本，需要分为不同列的文本间用逗号（英文状态下的逗号）隔开，选择“表格”菜单的“转换”中选择“文本转换成表格”。如图1.5，在弹出的表格选项框中点击“确定”，即可将文本转换成表格。图1.4图1.5【案例扩展】：文本可以转换成表格，那反过来可行吗。在“表格”菜单的“转换”中，也有“表格转换成文本”的选项。详见本专题后面相关内容介绍。2. 属性设置表格是一个对象，所有的对象都涉及其属性的设置，如前面专题所讲自选图形、艺术字、图片等。选中图1.6中的表格（表格左上角会有“田”字型符号，点击即选中整个表格），在“表格”菜单中选择“表格属性”（或者在右键菜单中），即弹出表格属性选项框。如图2.1，在“表格”项目中，可以设定表格在文档中的对齐方式，一般是居中对齐。这也可以选中表格后直接点击“格式工具栏”中的“居中”按钮实现。在此还可以指定固定的表格宽度。图2.1如图2.2，在“行”项目中，可以设定表格固定的高度。有些时候，为了缩页的需要，要将全文档的行间距设为单倍行距，但如果文档中还有表格的话，表格中的行往往仍然保持原有行距，这就需要在表格的属性设定中，在“行”项目中“指定高度”设为“0厘米”。有些时候，一张表格会延续多页，要使每页顶端都有标题行，以说明该列是什么内容，就需要用到“行”项目中的“在各页顶端以标题行形式重复出现”。步骤是先选中标题行（只选这一行），在右键菜单中选择“表格属性”，在“行”项目中选上“在各页顶端以标题行形式重复出现”复选框前的勾，再预览则会发现每页顶端都出现标题行了。图2.2如图2.3，在“列”项目中，可以设定表格的固定列宽。图2.3如图2.3，在“单元格”项目中，可以设定单元格的宽度（高度在“行”项目中设定），以及单元格中内容的垂直对齐方式。具体关于对齐方式的设置在本专题后面还有进一步介绍。图2.4【案例】：设计每页显示标题行的表格当一张表格延续多页时，如果要使每页顶端都有标题行，以说明该列是什么内容，就要选择到“行”项目中的“在各页顶端以标题行形式重复出现”。如图2.4，要在每页首行显示标题行，则选中表格中的标题行，进入表格属性设置，在弹出的选项框中选择“行”栏目，选择“在各页顶端以标题行形式重复出现”复选框前面的勾，确定即可。如图2.5，每一页的首行均显示了标题行。图2.4图2.53. 框线设置在Word编辑排版中，经常会对表格的框线进行更改和调整。如图3.1，选中表格后在右键菜单中选择“边框和底纹”，在弹出的选项框中，可调自定义表格的边框，如线的粗细、虚实、颜色等，甚至斜线。图3.1【案例】：设计带斜线的表格标题行在统计表中，标题行首列通常要对首行和首列的内容作一概括，需要作一根斜线区别行与列的标题。如图3.2，选中需要加斜线的单元格（鼠标置于单元格左侧，变成向右上方黑色箭头，点击则选中该单元格），在“表格和边框工具栏”上在框线按钮中选择“斜下框线”，即可为该单元格加斜线。图3.2【案例扩展】：也可以调出如图3.1的选项框进行设置。如果要设置两根斜线，仅仅在表格边框中设置就不行了，需要利用“绘图工具栏”再作一条斜线。4. 添加和删除要为表格添加一行，最简单的方法是将鼠标定位于表格最右端，回车，即可添加一行。如图4.1，或者选中一行，在右键菜单中选择“插入行”，就能在当前行上面新加一行。如图4.2，或者选中一列，在右键菜单中选择“插入列”，就能在当前列左边新加一列。图4.1图4.2如图4.3，如果涉及更为具体的要求，可以在“表格”菜单中选择“插入”，Word提供多种插入方式，用户可按自己要求选择。图4.3如图4.4，也可以利用“表格和边框工具栏”上的快捷按钮来完成添加行或列。图4.4如图4.5，要删除行或列，只需要选中该行或列，在右键菜单中选择“删除行”或“删除列”即可。图4.55. 合并和拆分标准的数据表中，行是行，列是列，如同VFP中数据表一样，每列有字段名，每行是一个数据记录。然而在Word中编辑的常用表格，行列往往并不能截然分开，一个列标题也许对应多个列，行标题也有类似情况，这就涉及表格的合并和拆分。如图5.1，选中要合并的多个单元格，在“表格工具栏”上点击“合并单元格”快捷按钮即可。第一列第一、二行的单元格也应该合并，还可以参见图3.2，再加一根斜线。图5.1如图5.2，在表格最后一行，只需要两个单元格，可以左边、右边分别合并到两个单元格，也可以先合并成一个，再点击“表格工具栏”上“拆分单元格”快捷按钮，弹出选项框，选择拆分成两个单元格。图5.2如图5.3，对单个的单元格的宽度调整，可以参见图2.4在表格属性中设置具体的厘米数，也可以选中该单元格，将鼠标置于单元格最左端，当鼠标变形时（“”），用左键拖动到需要位置即可。 图5.3【案例】：设计表格式个人简历个人简历有多种形式，表格式只是其中一种。如图5.8，先输入“个人简历”字样，设置“居中”，“二号”“粗体”字；然后创建一个65的表格，输入各项名称，在右键菜单中选择“正中”的对齐方式；最右侧三个单元格“合并”，输入“照片”字样，中间留一个空格，在右键菜单中设置竖行的“文字方向”。在用刻度尽量出一寸的证件照片规模约“3厘米4厘米”，在下方创建一个同规格的表格，对照“照片”单元格大小，再作适当调整，以便于贴照片（在合并的单元格中设置长宽规格有时并不能即时不明确显示）；“联系地址”右侧的三个单元格也“合并”，便于填写较长地址。如图5.9，“联系地址”下方单元格为“受教育经历”，在右键菜单中设置竖行的“文字方向”，“正中”对齐；其右侧的四个单元格“合并”成三个，分别是“时间”、“地点”和“备注”，每小列宽度需要手动调整，如选中“地点列”，将鼠标置于其左右边界，当鼠标变形（“”）时，点住左键拖动即可。如图5.10，同前类似地插入“社会实践经历”、“技能水平”和“自我描述”等行。因其内容较广泛，不宜用固定的表格，就用“合并”单元格。一份表格式的个人简历即告完成。图5.8图5.9图5.10【案例扩展】：简历中的项目可能者网上各种简历模板。在Word中创建简历，还可以利用其自带的模板。如图5.11，在“文件”菜单中选择“新建”，在屏幕右侧弹出的选项中选择“本机上的模板”，在“其他文档”栏目中选择“简历向导”，按照要求选择类型即可一步步完成简历设计。在此，读者可以参考一下“专业型”、“现代型”和“优雅型”简历的样式。图5.116. 对齐和调整表格的美观程度，很大程度上取决于表格中数据的对齐方式和整个表格的格式调整。如图6.1，将鼠标置于单元格（可以是多个）中，在右键菜单中选择“单元格对齐方式”，Word提供九种对齐方式，用户按需要选择即可。图6.1Word的“表格”菜单中，还提供了五种“自动调整”模式。如图6.2，将鼠标置于表格中，选择“表格”菜单中的“自动调整”，此时有五种选择。如“根据内容调整表格”，则表格紧缩到最紧凑状态；“根据窗口调整表格”，则表格扩展到页边距设置允许的最宽状态；“固定列宽”，则表格各列宽度相对固定，即使用鼠标调整，也只能调整当前列，其他列宽会固定不变；“平均分布各行”，则在表格总高度不变情况下每行的高度都相同；“平均分布各列”也类似。图6.2【案例】：创建恰好满页的表格有时设计的表格只有为数不多的几行，预览时发现整个页面下半部分都是空白，显得很不美观，只有将文本字号扩大才布满大半页，但文本字号过大也不美观。此时，可以利用固定的行高来实现布满整页的目的。如图6.3，设计一份“文明寝室评分表”，创建一个125的表格，“项目”单元格是合并了两个单元格，“基本项目”和“人文项目”也是合并了多个单元格，并在右键菜单中选择“正中”对齐方式；其他具体项目选择“中左”对齐方式；“总分”单元格也是合并了多个单元格；整个表格选择了“根据内容调整表格”，但用鼠标手动调整了部分列，使之显示更美观。此时整个表格只占了约半页纸，各行高度也不同，填写数字也不方便，如何使之恰好布满整页呢？图6.3如图6.4，用鼠标将最后一行底线拖至页面底端，选中所有行，在“表格工具栏”上选择“平均分布各行”按钮，即可达到表格布置整页的效果。图6.4【案例扩展】：有的时候，如果表格中各列文字长短相近，也可以利用“表格工具栏”上的“平均分布各列”按钮来实现布满整页的效果。7. 排序和公式用表格显示数据，主要就是为了方便数据的统计和分析。Word的表格提供了简单的数据分析工具，使用户不需要借助计算器就能统计表格的数据，并作适当分析。【案例】：成绩数据表排序和统计要进行表格数据的排序和统计，最好制成不含合并单元格的数据表。如图7.1，选中要进行计算的单元格，选择“表格”菜单中的“公式”，在弹出的选项框中，选择或者输入对应的公式，如要进行计算的单元格在右侧，则计算平均数用“=average(left)”，计算总数用“=sum(left)”；如要进行计算的单元格在下方，则计算平均数用“=average(above)”，计算总数用“=sum(above)”。图7.1如图7.2，如果要按照平均分为表格排序，则选中整个表格后，选择“表格”菜单中的“排序”，在弹出的选项框中选择“主要关键字”和“类型”，以及排序的“顺序”等选项即可。图7.2【案例扩展】：要汇总表格数据，也可以直接选择“表格工具栏”上的“自动求和”快捷按钮，但这个快捷按钮只能计算求和，而“表格”菜单的“公式”选项框中还可以求“平均数”、“计数”等较复杂的内容。在Word中要进行简单的数值计算，还可以通过插入域来实现。如图7.8，选择“插入”菜单中的“域”，在弹出的选项框中选择“公式”按钮，在弹出的对话框中输入计算公式，可以进行简单的四则混合运算，加减乘除以及括号都可以识别， 甚至乘幂也可以，但其他函数就不能识别了。图7.8要为表格排序，也可以直接选择“表格工具栏”上的“升序排序”或“降序排序”快捷按钮，鼠标置于哪个列标题所在单元格，就以该单元格为“排序关