合同管理规范.doc

金茂基业企业股份有限公司编号 名称 金茂基业企业股份有限公司合同管理规范版本A/0第6页 共11页编制 更改 审核 批准 生效期2001年3月28日1. 目的合同是公司行为的重要表现，是公司对外发生权利义务关系的重要形式，为规范集团各公司的合同管理，减少法律风险，使合同的订立、履行、保管有章可依，制定本规范。2. 范围2.1 本规范除特别指明外，适用于： 2.1.1金茂基业企业股份有限公司及其各控股公司；2.1.2公司作为一方当事人的所有合同和合同管理的各个阶段.3. 职责3.1 总部法律室负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。3.2 各控股公司法律室负责本公司对本规范实施的指导和监督。3.3 集团公司各部门和各控股公司以公司名义对外签订、履行合同的经办人员、审批人员、保管人员和其他责任人员负责具体实施。4. 方法和过程控制4.1. 合同的订立4.1.1 合同的订立应遵循下列原则：4.1.1.1 书面合同原则：劳动合同以及金额在10000元以上且不能即时清结的经济业务应当签订书面合同书。本规范所称合同除特别指明外，均指书面合同书。4.1.1.2 标准文本原则：订立合同应当采用公司统一制订的合同标准文本；尚未制订标准文本的，参照已经制订的最相类似的合同标准文本。下列情形可作为本原则的例外：A政府有关部门要求使用其统一制订的合同文本；B.不宜推行标准文本的业务。4.1.1.3 事前签订原则：对应该签订书面合同书并有款项收付内容的业务需事先签订合同，然后开始履行，不应未签合同即先行履行。特殊情况下，有正当理由的，经总经理签字批准，可以例外，但应尽快按双方商定的条件签订合同、补全手续。4.1.1.4 合同审核原则：合同需经法律室、财务部等有关部门审核，按本制度或根据本制度制定的实施细则或者合同审批表规定的程序报批；不得在合同内容未经审核的情况下即擅自签订或者直接报签。采用合同标准文本或者政府有关部门制定的合同文本且合同当事人对合同条款没有提出增加或者删减的合同可作为本原则的例外。增加补充条款的，视为对合同条款的增加或者删减。4.1.2 合同标准文本4.1.2.1 合同标准文本指公司为重复使用而就某类业务预先拟定的合同文本，包括标准条款和补充条款两部分内容。4.1.2.2 标准条款是合同标准文本的主要条款，系公司根据每种业务的性质和内容事先拟定的条款；补充条款在标准文本中为空白部分，由具体业务的合同双方当事人协商加入。4.1.2.3 合同标准文本（主要是标准条款）由相关业务部门起草，报法律室会同相关部门共同讨论修改，由法律室综合各部门意见确定最终文本报集团领导批准后执行。4.1.2.4 合同标准条款的确定应本着保护公司利益的原则，从本公司角度充分考虑各种风险。4.1.2.5 本规范发布之日起一年内，各公司应结合自己的业务范围，就本公司常用合同制定合同标准文本，对不宜推行标准文本的业务，应制定合同示范文本，并最迟在标准文本或者示范文本实施后10日内将其报集团办公室备案。4.1.2.6 总部法律室可会同相关部门制定合同示范文本，供集团各公司参考使用；条件成熟的，可以制定并下发合同标准文本要求集团各公司统一使用。4.1.2.7 在客观条件发生重大变化、原有标准文本不再适用时，由业务部门及时提出，按照本条规定的程序进行修改。4.1.3 合同内容4.1.3.1 合同内容一般应包括但不限于以下条款：A 当事人的名称或者姓名、住所、电话；B 标的；C 数量；D 质量；E 价款或者报酬；F 履行期限、地点和方式：买卖合同以及其他涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）的合同，应以公司或项目所在地为合同履行地；在公司为付款方时，应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合， 若对方履行义务时间较长，应尽量选择分期付款的方式。H 违约责任：包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等；G 解决争议的方法：一般应选择诉讼方式；公司与对方当事人不在同一城市的，应尽可能选择公司所在地为诉讼管辖地。4.1.3.2 根据合同性质与客观需要，合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款：A 工程合同、买卖合同等，在公司为付款方时，应有保修条款；B 涉及知识产权（包括商业秘密）的合同，应有保密条款和权利归属的条款；C 涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）或成果移交的合同，应有验收条款和风险承担或转移条款。4.1.3.3 合同内容应具体、确定，能明确界定各方当事人的权利、义务；客观情况在签约时确实无法明确规定的，应规定能明确权利、义务的依据。 4.1.4 要约与承诺4.1.4.1 对要约与承诺，除了注意属于合同内容的成分外，还应注意如下内容：承诺期限、承诺方式、要约可否撤销以及受要约人可否变更要约内容等。4.1.4.2 需要撤回、撤销要约或者撤回承诺的，应当及时进行。4.1.4.3 在公司为要约人时：A.受要约人超过承诺期限发出承诺的，若公司能全部接受承诺内容且尽早按承诺内容订立合同对公司有利，则应及时通知受要约人该承诺有效；B.受要约人在承诺期限内发出承诺，但承诺超过承诺期限到达的，若公司不想接受该承诺，应及时通知受要约人因承诺超过期限而不接受该承诺；C.承诺对要约的内容作出变更的，应将反对、接受或变更承诺的意思表示及时通知受要约人。4.1.4.4 双方达成一致意见的，应当及时签订合同书。4.1.5 合同的草拟4.1.5.1 合同由经办人员负责草拟，已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本。4.1.5.2 采用合同标准文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可增加补充条款。4.1.5.3 政府有关部门有强制性规定的，可采用所要求的合同文本；公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。4.1.6 合同的报批4.1.6.1 经办人员按照合同审批表的要求，将草拟好的合同分别报部门经理、法律室等部门审核，各审核部门应在各自的职权范围内对合同提出书面或者口头修改意见，经办人员根据修改意见整理出最终的合同文本，各审核部门根据最终的合同文本在合同审批表上签署是否同意的意见。4.1.6.2 不同性质、类别和内容的合同，审核程序可以有差异（具体的审核程序以合同审批表为准），但所有合同均需有法律人员审核，所有涉及款项收付的合同均需有财务人员审核。各控股公司房地产项目合同经本公司法律人员审核后须再报总部法律室审核。接管金茂基业物业之外的物业签订物业管理委托合同应报总部法律室审核。4.1.6.3 本规范第三条规定的合同审核原则的例外可作为本条报批审核程序的例外，但任何合同均应有部门经理签字同意始能报签。4.1.7 合同的签署4.1.7.1 各审核部门在合同审批表上均签字同意后，经办人员负责办理合同签章手续。合同规定由双方代表签字并盖章生效的，应先由公司代表（法定代表人或者法定代表人委托的代理人）签字，然后报公司合同专用章或者公章管理员盖章，有合同专用章的，应尽量盖合同专用章。4.1.7.2 经办人员持有法定代表人特别授权委托书的，亦应遵守本规范关于合同报批审核的规定，不得随意在合同上签字。4.1.7.3 公司合同专用章应设专人负责保管，除非公司法定代表人或者总经理签字同意，否则不得向任何人出借。4.1.7.4 合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。4.1.7.5 条件允许的，每件合同应保证公司拥有两份原件。4.1.7.6 合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量避免我方先行签字盖章；对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行。4.1.8 法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记 备案的，经办人员应当及时办理有关手续。4.2 合同的履行4.2.1 合同订立之后，经办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪；财务部负责对合同的收、付款内容进行监督；法律室等其他部门应对合同的履行给予必要的协助。4.2.2 经办人员应密切关注合同的履行情况，按照合同规定及时行使我方的权利，全面履行我方的义务，特别是对应收、应付款须及时报批结算，不得擅自延期履行。4.2.3 合同双方互负债务且没有先后履行顺序的，或者应当对方先履行的，在对方履行之前应拒绝其履行要求；在对方履行债务不符合约定时，应拒绝其相应的履行要求。4.2.4 公司应当先履行债务的，若有证据或迹象表明对方当事人有下列情形之一时，经办人员应当及时报告部门经理并知会法律室，以决定是否需要中止履行或者采取其他措施：4.2.4.1 经营状况严重恶化；4.2.4.2 转移财产、抽逃资金，以逃避债务；4.2.4.3 丧失商业信誉；4.2.4.4 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形4.2.4.5 分立、合并或者变更住所没有通知公司，致使履行债务发生困难。4.2.5 合同的变更（包括补充）4.2.5.1 合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者对方提出变更要求的，经办人员应及时向部门经理请示，经公司主管副总经理同意变更的，始得变更，双方应书面对变更内容进行确认，我方由经本公司主管副总经理书面授权的人员签字确认。4.2.5.2 对双方当事人的权利义务进行重大变更的，应当按照合同订立的有关程序办理报批，另行签订合同或补充合同。变更合同标的，或者对数量、质量、价款（报酬）、验收标准、履行期限、履行地点、争议解决等某一项作出重大变更，均属于对权利义务的重大变更。4.2.6 法律、法规规定变更合同应当办理批准、登记等手续的，经办人员应当及时办理有关手续。4.2.7 合同的转让合同订立后，对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的，或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的，由经办人员按照合同订立的有关程序办理报批，另行签订合同或者补充合同。4.2.8 合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的，应报部门经理，由部门经理签字；确需当场或者立即签字的，可由经办部门经理书面授权的人员直接签字。但是，来往函件或者单据涉及合同变更、转让或者终止的，按照本规范关于合同变更、转让或者终止的有关规定进行。4.2.9 违约事项与争议报告：在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部门经理报告并知会法律室，经办部门不能与对方协商解决的，应及时报法律室，由法律室请示主管领导决定依法采取何种措施。4.2.10 合同的解除4.2.10.1合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除合同的，参照合同订立的有关程序办理，双方就合同解除另行签订合同或补充合同。4.2.10.2合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成就，据此要求或通知或以其他方式解除合同的，经办人员应立即报部门经理并知会法律室，以决定解约条件是否成就或解约方式是否有效。4.3 合同的保管4.3.1 合同保管应遵循下列原则4.3.1.1 及时归档原则；4.3.1.2 完整保存原件原则；4.3.1.3 便于查找原则。4.3.2 合同保管的范围：4.3.2.1 合同（包括附件）；4.3.2.2 合同审批表；4.3.2.3 合同订立与履行过程中的所有书面材料。 上述材料（以下统称“合同” ）应妥善完整保存。4.3.3 合同保管部门4.3.3.1 公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。4.3.3.2 各公司总经理办公室统一负责所在公司业务部门以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。4.3.3.3 公司业务部门以本公司名义对外签订合同时应当一式三份（含一式三份）以上，各公司业务部门保留一份合同原件存档，各公司总经理办公室备份一份合同原件，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定，但各公司业务部门和总经理办公室应当各保留一份原件入档）。4.3.3.4 财务部可保存有付款内容的合同影印件，成本管理部可保存与项目投资有关的合同影印件；其它部门因业务需要，可有期限地保存有关合同复印件。4.3.4 合同的归档4.3.4.1 经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件交付总经理办公室合同管理员及时归档；业务部门可留复印件留档，并在发生纠纷需要法律人员协助解决时，按要求将有关材料提交法律室或代理律师。4.3.4.2 与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的，经办人员应保留影印件并按本条第一款的规定处理。4.3.4.3 办公室合同管理员对本公司业务部门报送的和总经理办公室拟归档保存的合同进行分类、编号、登记，在进行形式审查后加盖本公司公章或者合同专用章，保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容：A.合同各方当事人须签字盖章；B.合同规定的附件应齐全；C.属于合同保管范围的其他材料。4.3.4.4 办公室合同管理员负责对归档合同按照合同归档登记表的要求作好登记和归档工作。4.3.5 各公司应对合同进行合理分类和编号。4.3.6 合同的使用登记4.3.6.1 合同在归档之后，凡调阅、复印的，应在合同管理员处办理登记手续；绝密级合同的调阅，须经办公室负责人与调阅者所在的部门经理签字批准。4.3.6.2 归还被调阅的合同时，合同管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失，并予登记，由调阅者签字确认；如合同有被损坏、涂改或缺失的情况，合同管理员应及时登记并向办公室负责人作出书面汇报。4.3.7 合同的保管形式4.3.7.1 合同档案保存形式为文本原件。4.3.7.2 为研究和借鉴需要，实现资源共享，对绝密级以外的合同应在保存文本原件的同时，由办公室负责以电子文档形式存放，各职员根据所授权限访问。4.3.8 合同的保管期限4.3.8.1 合同文本原件保管期限一般最短为合同实际履行终止后三年，但下列情形除外：A.房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、项目主体工程的设计、施工合同、外接物业委托管理合同应永久保存；B.房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同，保管期限最短为土地使用权期满后两年；C.其他合同标的金额在50万元以上的合同，保管期限最短为履行期满后五年；4.3.8.2 与诉讼或仲裁案件有关的合同，应在诉讼或仲裁处理完毕（包括执行）后随案卷一起保存。4.3.9 合同的保密4.3.9.1 各公司应根据合同的重要性，将不同性质和内容的合同划分适当的密级。4.3.9.2 合同密级一般分为绝密、机密和保密三级。绝密级合同仅限公司高层领导和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉；机密级合同仅限公司中层领导以上人员和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉；其他合同为保密级，除为正常开展业务所需外，不得对外传播（集团各公司之间的交流不属于对外传播）。4.3.9.3 凡含有公司商业秘密的合同应划为机密级或绝密级；房地产项目基本合 同与土地、工程、采购等方面的标书应划为绝密级。4.3.9.4 另有规定之前，合同的保密期限参照合同的保管期限执行。4.3.9.5 合同经办人员、合同管理员对合同的保密负责；所有有条件知悉合同内 容的人员都应按密级要求对合同内容予以保密。4.3.9.6 经办部门须在报送办公室的合同上加扉页注明合同的密级。4.3.10 合同的销毁 4.3.10.1 合同保管期限届满后，合同管理员负责办理合同的销毁报批手续。不同性质、内容的合同，按不同程序办理销毁报批手续：A.一般合同由合同管理员列示清单，报总经理办公室及合同经办部门领导签字批准销毁；B.标的金额在10万元以上的合同，须由法律人员、经办部门、财务部、总经理办公室会签同意后始得销毁。4.3.10.2 合同管理员负责落实合同销毁工作，法律人员、经办部门代表和业务部门代表（有款项收付内容的合同）共同监督合同的销毁，保证未解密合同不在销毁过程中泄密。4.4. 其他规定4.4.1 合同管理实施办法或实施细则的制定 4.4.1.1 在本规范发布实施后，根据公司经营管理的需要，可由总部法律室会同相关职能部门或控股公司就公司某类合同管理制定实施办法：4.4.1.2 上述合同管理办法，条件成熟的，可与本规范同时发布实施。4.4.1.3 尚未制定管理办法的合同，可以参照其他类别合同管理办法最相类似的规定。 4.4.1.4 各控股公司与总部