客户投诉责任人处罚管理规定.doc

1 客户投诉责任人处罚管理规定客户投诉责任人处罚管理规定 第一条第一条 为加强客户投诉管理 规范客户投诉工作 提升客户服务标准化 有效减少客户投诉问题发生 根据 公司 客户投诉管理规定 2013 修订版 客户投诉 工作考评办法 2013 修订版 客户投诉责任人处罚 管理暂行规定 和 客户投诉责任人处罚管理补充规定 等相关制度 制定本规定 第二条第二条 本规定适用于直接与公司签订劳动合同的所 有人员 或与公司签订劳务合同关系单位委派到公司工作 的人员 第三条第三条 处罚应遵循 尊重事实 依法合规 严谨客 观 证据确凿 区分责任 惩教结合 公正透明 的工作 原则 如实核定每件有效投诉案件是否存在投诉责任单位 与个人 不得推诿 掩饰与诿过 也不得借机打击报复 第四条第四条 投诉受理部门在投诉案件转出前收到投诉人投诉受理部门在投诉案件转出前收到投诉人 要求撤销投诉时 可以撤销投诉 在投诉案件转查处机构要求撤销投诉时 可以撤销投诉 在投诉案件转查处机构 后 该案件即被认定为有效投诉案件 无论是否存在被投后 该案件即被认定为有效投诉案件 无论是否存在被投 诉责任人 该有效投诉案件均不可撤销 诉责任人 该有效投诉案件均不可撤销 第五条第五条 客户投诉责任类型 本规定所指客户投诉责任 主要为各经营单位在经营 2 管理的各业务环节中 明显没有达到或违反了客户服务标 准及相关作业流程标准化文件中的规范要求 从而造成客 户或投诉人投诉的责任问题 按投诉责任原因分为服务态 度 疏忽或过失 失职或渎职三种 其它涉及违法违规等问题引发的投诉责任 按照公司 相关制度规定办理 一 服务态度 工作人员在服务过程中 因态度不 好违反了客户服务标准及相关作业流程标准化文件中的规 范要求 被客户或投诉人投诉指证并予以坚持 且当事人 无法举证说明自身不存在态度不好 二 疏忽或过失 工作人员在服务过程中 因疏忽 大意违反了客户服务标准及相关作业流程标准化文件中的 规范要求 给客户或投诉人造成了物质损失或精神损害并 被投诉 三 失职或渎职 工作人员在服务过程中 因未履 行职责或故意违反了客户服务标准及相关作业流程标准化 文件中的规范要求 给客户或投诉人造成了物质损失或精 神损害并被投诉 第六条第六条 客户投诉责任的认定 一 由受理投诉的客户服务管理部和理赔中心 或由受理投诉的客户服务管理部和理赔中心 或 产品线 产品线 依据客户服务标准及相关作业流程标准化文件规 3 定 按投诉原因提出客户投诉责任问题 确定客户投诉级 别 二 由投诉查处机构 部门 根据投诉受理部门转 交办的投诉案件处理单 负责调查核实并确定客户投诉的 责任类型和责任人 三 如发生责任认定争议 可由投诉查处机构 部 门 的上级主管部门负责协调认定 仍不能确定的 可向 上级公司保险消费者事务工作委员会申请予以认定 第七条第七条 客户投诉责任人定义 一 直接责任人 指对被投诉行为负有直接责任的 各级工作人员 二 间接责任人 指在发生服务问题时不能履行或 不能正确履行职责 造成未能有效制约或防范投诉行为发 生的人员 包括管理责任人和其他间接责任人 第八条第八条 客户投诉责任人的认定 一 在明确认定属于客户有效投诉的案件查处过程 中 由投诉查处机构 部门 确定直接责任人 管理责 任人和其他间接责任人 二 投诉中 如存在疏忽或过失 失职或渎职等责 任问题的 必须明确管理责任人 4 三 客户投诉责任人认定后 由投诉查处机构 部 门 负责约谈投诉责任人明确其所负责任 并须在 2 个工 作日内 以正式发文形式作出处罚决定 抄送上级公司主 管部门和客户服务管理部门 如果查处部门无权作出处罚 决定的 则由该查处部门的上级主管部门负责作出处罚决 定 并抄送本级客户服务管理部和理赔中心 第九条第九条 客户投诉责任人申诉 一 当分公司认为有效投诉案件不存在责任单位或 责任人 因此不应计入考核时 可提请总公司客户服务管 理部予以更正 二 异议申诉分为机构申诉与个人申诉两类 凡是在投诉案件处理过程中 被投诉单位根据 客户 投诉管理规定 2013修订版 的相关内容 认为该投诉 案件不存在单位责任并予以申诉的 属于机构申诉 认为 该投诉案件不存在个人责任并予以申诉的 属于个人申诉 如果异议申诉既涉及机构 也涉及个人的 应归属于机构 申诉类型 三 异议申诉的方式按照机构申诉与个人申诉两种 类型办理 凡是涉及机构申诉的 分公司须按照总公司办 文规定 经分管领导审批后 以公司发文的形式向总公司 提交请示 由总公司客户服务管理部以电函方式进行批复 5 凡是涉及个人申诉的 分公司可以业务往来的方式直接向 总公司客户服务管理部提交请示 由总公司客户服务管理 部以业务往来的方式进行批复 四 机构异议申诉的有效期限为投诉案件处理完结 后1个月以内 以分公司通过客户投诉管理软件系统 将该 投诉案件处理报告上报至总公司客户服务管理部的时点为 准 未办结或是距办结时间超过1个月 不含1个月 以 上的异议申诉 总公司不予受理 个人异议申诉的有效期限为客户投诉责任人收到处罚 决定后的5个工作日内 超过5个工作日未向上级机构客户 服务管理部门提出书面申诉并附有效证据的 视同为接受 处罚 五 处于疑案调查中的理赔案件产生的投诉 受理 处理时对该投诉案件仍按照正常的方式进行有效性认定 在投诉发生 3 个月后 如果分公司提供有效证据证明该赔 案属保险欺诈 则可以申诉的方式对投诉案件的有效性进 行变更 六 分支公司提出异议申诉时 须按照 重事实 讲证据 尊法规 的原则 做到一案一申诉 如果一个请 示件包含多个申诉案件或只有申诉要求没有证据材料时 总公司将不予受理 6 七 异议申诉需提供的材料 应包括以下内容 一 是投诉案卷相关信息 如投诉案卷号 投诉案卷标题 投 诉日期 投诉查处完成日期等 二是明确说明申诉的目的 三是责任认定情况 处罚情况 以及投诉管理相关的制度 依据以及相关的证据材料等 制度依据包括总公司发布的 各类业务管理制度 业务流程 操作指导书 业务类的指 导意见 工作标准 通知要求等 证据材料应与总公司和 分公司的争议点密切相关 包括系统截图 通话录音 照 片 业务单据 以及其他相关的证据材料 八 客户服务管理部门接到依照本规定提出的申诉 请求后 可根据相关证据做出申诉答复 如情形复杂的 可组织其它相关部门会商确定 也可提交保险消费者事务 工作委员会审定 九 客户服务管理部门自接到依照本规定提出的申 诉请求后 应在 10 个工作日内予以书面回复 对情况复杂 的申诉 最长处置时间应不超过 60 天 否则 视为同意申 诉主张 在申诉处置期限内且尚未形成申诉结果批复的 客户服务管理部进行考评时 根据申诉前投诉案件情况进 行认定 十 客户服务管理部门经查证 发现确有处罚错误 的 应及时沟通相关处罚决定部门或机构予以纠正 如出 7 现意见不一致时 可上报公司保险消费者事务工作委员会 裁决 第十条第十条 客户投诉责任人的处罚 处罚采取扣减绩效奖金和通报形式 其它类型的处罚 按公司相关制度规定办理 第十一条第十一条 客户投诉责任人的处罚执行 一 如果客户投诉责任人可以由所在机构的人力资 源部进行处罚 则由该机构的人力资源部负责执行 如果 客户投诉责任人不能由其所在机构的人力资源部进行处罚 则由上级机构的人力资源部或主管部门负责执行 二 执行处罚时 应由被处罚人所属机构 部门 人力资源管理部门 人力资源岗 按处罚规定足额扣减相 应的绩效奖金 包括对相关责任单位负责人与直接责任人 的处罚 并由其所属机构客户服务管理部门填写客户服务 档案 做好处罚登记归档工作 三 分公司客户服务管理部门按月统计通报所辖范 围内的客户投诉责任人处罚情况 第十二条第十二条 客户投诉责任人的处罚标准客户投诉责任人的处罚标准 客户投诉责任处罚为经济处罚 直接从被处罚人绩效客户投诉责任处罚为经济处罚 直接从被处罚人绩效 工资中扣除 工资中扣除 1 1 如造成客户有效投诉的原因属于相关工作人员服 如造成客户有效投诉的原因属于相关工作人员服 8 务 态度和效率的 分公司客服部和理赔中心视情况按以务 态度和效率的 分公司客服部和理赔中心视情况按以 下方式处置 扣罚直接责任人人民币下方式处置 扣罚直接责任人人民币 100100 元以上 元以上 300300 元以元以 下的绩效工资 扣罚直接责任人的直接上级领导和理赔中下的绩效工资 扣罚直接责任人的直接上级领导和理赔中 心分部经理人民币心分部经理人民币 5050 元以上 元以上 200200 元以下的绩效工资 元以下的绩效工资 2 2 如造成客户有效投诉的原因属于相关工作人员 如造成客户有效投诉的原因属于相关工作人员 的疏忽或过失的 如违反投诉处理时效 故意回避投诉处的疏忽或过失的 如违反投诉处理时效 故意回避投诉处 理 玩忽职守未及时处理等 理 玩忽职守未及时处理等 分公司客服部和理赔中心视 分公司客服部和理赔中心视 情况按以下方式处置 扣罚直接责任人人民币情况按以下方式处置 扣罚直接责任人人民币 200200 元以上 元以上 400400 元以下的绩效工资 扣罚直接责任人的直接上级领导元以下的绩效工资 扣罚直接责任人的直接上级领导 和理赔中心分部经理人民币和理赔中心分部经理人民币 100100 元以上 元以上 300300 元以下的绩元以下的绩 效工资 效工资 3 3 如造成客户有效投诉的原因属于相关工作人员的 如造成客户有效投诉的原因属于相关工作人员的 失职 渎职 分公司客服部和理赔中心视情况按以下方式失职 渎职 分公司客服部和理赔中心视情况按以下方式 处置 扣罚直接责任人人民币处置 扣罚直接责任人人民币 500500 元以上 元以上 800800 元以下的绩元以下的绩 效工资 扣罚直接责任的直接上级领导和理赔中心分部经效工资 扣罚直接责任的直接上级领导和理赔中心分部经 理人民币理人民币 300300 元以上 元以上 600600 元以下的绩效工资 元以下的绩效工资 4 4 同一直接责任人在一年度内 同一直接责任人在一年度内 2 2 次以上 因上述原次以上 因上述原 因造成客户有效投诉的 扣罚绩效工资因造成客户有效投诉的 扣罚绩效工资 处罚次数 以上相处罚次数 以上相 应扣罚 并全区通报批评 应扣罚 并全区通报批评 5 5 在考核年度内计入考核的有效投诉案件 考核件 在考核年度内计入考核的有效投诉案件 考核件 指的是保监局投诉转办件未在时效内办结或诉求人未消除指的是保监局投诉转办件未在时效内办结或诉求人未消除 9 异议升级的信访件 总公司转办件计入考核的 异议升级的信访件 总公司转办件计入考核的 福清 保 福清 保 费规模费规模 2 2 亿元以上公司 不得超过亿元以上公司 不得超过 2 2 件 长乐 保费规模件 长乐 保费规模 亿元以上公司 不得超过亿元以上公司 不得超过 2 2 件 平潭 闽侯 温泉 连江件 平潭 闽侯 温泉 连江 保费规模五千万元以上公司 不得超过 保费规模五千万元以上公司 不得超过 1 1 件 罗源 闽件 罗源 闽 清 永泰 五四 国业 保费规模五千万元以上公司 不清 永泰 五四 国业 保费规模五千万元以上公司 不 得超过得超过 1 1 件 超过上述标准案件的 将增加扣罚各分支机件 超过上述标准案件的 将增加扣罚各分支机 构一把手和理赔中心执行主任的绩效工资 其扣罚金额等构一把手和理赔中心执行主任的绩效工资 其扣罚金额等 同直接上级领导和理赔中心分部经理标准 同直接上级领导和理赔中心分部经理标准 第十三条第十三条 在同一件投诉中 同一责任人如果同时承 担 2 个以上的投诉责任