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文档简介

總台基本事務接聽日常來電：電話鈴響起，先觀看來電號碼。（-及以上是外線來電，-及以下是內線來電）如外線來電，提起話筒，總機應答“你好！恩得利電子”來電者說出要找*人，總機確認後說“請稍候”再轉接。如果來電者說要找總經理、*主管或採購等人，總機應問明來電者是何公司的，何人。可用應答語有“請問，您這邊是哪里？”“請問您貴姓？”等。再轉接給經理助理、採購等人。如果來電者要找的人不在公司或轉接後對方忙線或無人接聽時，應告訴來電者“對不起，*剛剛外出了”、“對不起，*正在忙線中”、“對不起，*現在不在座位上”請來電者稍候再拔電話來或留下電話號碼，等對方回公司後或空閒時回電話過去。（為了不易忘記，總機應在筆記本上記明，來電者是何公司、是何人、電話及分機號要找的人、關於什麼事及來電時間。）如是內線來電，總機應答“你好”無須說“恩得利電子”如果接聽第一個來電尚未轉接時又有第二個電話拔進來，應儘快轉接完第一個來電後，接聽第二個來電。如第一個來電一時無法結束，可請第一位來電者稍等片刻不要掛電話。把他的電話先保留再接聽第二個來電，儘快轉完第二個來電，再回復第一個來電的轉接。收發郵件、EMS收：有郵件、EMS或發票等到總台，總台應看清收件人名、郵件是從哪里來的、內容何物等，確定後再簽收。簽收後應儘快通知收件人或收件人部門助理前來領取。並自行在筆記本上記明*日*時簽收過*快件、發票，在*時交給誰了，以便日後查詢。發：有公司快件至總台，總台應查看地址、公司名、收發件人名及電話有無寫清楚，確認無誤後打電話至快遞公司讓其前來取件，並留存底聯，以便日後查詢。來賓接待有來賓至大廳，總台應微笑目視來賓並點頭示意，等來賓走至總台前應主動說：你好! 再詢問來賓有什麼事情，並耐心予以解答。若來賓是來找人的，應問明來賓的公司、姓名、及是否與要找的人有約，再幫來賓聯繫。若是事先知道有*客戶要來，應放好歡迎牌並準備好拖鞋，等客人來時立即通知需接待部門，並領客人至換鞋處更換拖鞋。會議室管理會議室鑰匙在總台保管，若有人要開會，會前來領取鑰匙。總台應讓其登記清楚：日期、會議名稱等，會議完畢應讓清潔人員清掃整理會議室。餐券的發放總台每週五應提前敲印好下周午餐餐券(白色)，等星期一早上時，人事會提供每個部門人數，總台應按照人數發放餐券給每個部門助理。加班餐券為黃色，每天下午三點鐘前部門助理會憑加班單(部門主管已簽核)至總台領取加班餐券；週六、周日總台應根據部門加班單之加班人數於前日下午三點前發放餐券，並在加班單上記錄。考勤資料填寫總台收到加班單、請假單應檢查加班時間、時數是否正確，部門主管是
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