保会通财务软件之辅助核算.doc

安全、易学、简捷、适用是保会通软件的特点 第六章辅助核算一、辅助核算概念我们研究不同行业不同单位的会计科目的子目后会发现，有些会计科目的子目十分规范，甚至于是有关主管部门统一制订的，还有可能许多会计科目同时共享一组规范子目。例如：行政事业单位的经费支出子目按预算支出功能类、经济类科目设置等等。为了简化和规范核算，保会通财务软件引入“辅助核算”来解决它。我们把一组格式化的、相对稳定的共享会计子目定义成一组分独立目。例如行政事业单位的“功能类”预算科目、“经济类”预算科目、某些行业统一制订的收入子目和费用子目，等等。因此，用户可将这几组共享会计子目设置成不同的子目组，当某个会计科目需要按某组共享子目核算时，只需将此会计科目与这组共享子目连接即可，即确定此会计科目的核算模式。系统允许设置10组独立子目，其子目组号为09。其中：组号为9的子目组被固定用于“单位”。设置辅助科目时，请使用“科目及年初余额”模板，在左上角下拉框中选择“科目操作模式”。若会计核算主体需要进行存货数量金额核算，存货数量不大，核算简单，用户可直接在存货会计科目下分级设置存货目录，将科目核算模式改成按数量金额核算即可。但是这样做会使记账凭证篇幅过长，会计科目目录过于复杂，且有头发胡子一把抓之嫌。为此我们可以设置一个存货子目组（在子目组命名框中选择“数量核算”），然后在此组子目下设置存货目录。二、单位核算概念分单位核算有两层概念。一是某些会计科目需要按单位或部门核算。另一层意思是，按单位进行数据汇总。无论哪层意思，都应使用组为9的子目组来设置参与核算或汇总的单位。因此需要设置的单位有两类，一类是纳入本会计主体核算的内部单位，这部份单位直接参与本会计主体的账簿核算；另一类是不参与本会计主体的账簿核算，但需要向本会计主体提供会计报表，这类单位一般是本会计主体的下级单位。一个会计主体可能同时拥有这两类单位，也可能只有其一，或都没有。三、会计科目的辅助核算子目结构一个会计科目的子目结构形式为：子目1子目2子目3子目4单位也就是是说一个会计科目至多可拥有五组（层、或维）独立子目（含单位在内）。一般来说，在同一套账中，一组子目若被多个会计科目所共用，则该子目组在这些会计科目的子目结构中应该处于相同的位置。多个单位（或一个系统）的辅助子目数据若需要汇总，必须做到“三同”：科目相同、子目相同、结构相同。“科目相同”指按辅助核算的会计科目代码应相同，“子目相同”是指子目组序号及子目科目相同。带辅助核算的会计科目的完整描述为：会计科目子目1子目2子目3子目4单位其中：多维子目代码前面应冠其子目组序号。四、辅助账年初余额带辅助核算的会计科目的年初余额，是由它的所有可能的辅助核算项的年初余额汇总而成的。请使用“科目及年初余额”模板，在左上角的下拉列表框中选择“辅助账余额模式”。在左中的树型框中，选择末级辅助核算会计科目。若有多个辅助核算项，在右顶的下拉框中选择某一辅助核算项为“录入引导项”。逐一在左下区域指定“录入引导项”以外的辅助项的末级子目。在右上框中展开“录入引导项”。在右下框逐一选择末级科目，调出“修改”框录入年初余额。五、辅助账明细表软件提供“辅助账明细表”模板来生成辅助账明细表。辅助账明细表是一张二维表，行可以按会计科目、五个辅助核算项之中的任意几项组合输出。金额栏可以自定义。用户可以通过下图所示辅助账明细表打开框来控制输出报表的科目栏，过滤报表数据。打开框中部分六行七栏，行以一个完整的会计科目的六个要素排列。栏以功能要素俳列。序指辅助核算项的位置序数，与结构定义处为准。科目组对相应位置上的子目组加以限制，若某位置上无任何会计科目定义子目、或所有会计科目在此位置上定义了相同的子目组，此位置将被锁定。科目对相应位置上的子目加以限制，用于过滤报表数据。若左边的科目组为空，则此项不可用。栏序控制输出报表的“科目栏”及其次序。栏序数可选16。不需要输出此位置的科目时，选空。需要时，选一序数，所选序数的大小次次序决定科目在报表中排列次序。若左边的“科目组”为空，则此项不可用，即此位置的子目组不能用作报表的输出栏。在“栏序”处选择的科目栏及其次序，要和“文档属性”中的“栏属性”和“栏头属性”一致，否则输出的报表将不正确或无数据行。正确的作法是：在打开框中选择好要输出的科目栏及其次序，打开报表。使用“文件/文档属性”菜单，调出文档属性对话框，选择“栏属性”页，使用右健菜单项“取默认值”生成与打开框输出栏相匹配的科目栏，随后定义数值栏。选择文档属性的“栏头属性”页，定义栏头。以后打开报表时，不要改变打开框中“栏序”处对栏的选择。对于一个定义好的报表，若不小心改变了打开框中的“栏序”，可打开报表后，观察报表的科目栏，然后，在下次打开报表时纠正之。底级控制输出报表的“科目栏”展开的级次。去空控制金额全为零的科目行是否要去除。打开框中还有其他一些控制、或过滤报表的控件。金额栏公式金额栏可以是运算栏，也可以是公式栏。当金额栏为公式栏时，公式可使用运算符、数学函数、余额账簿取数函数、发生额账簿取数函数、发生净额账簿取数函数。在引用账簿取数函数时，科目参数可使用通配符；报告期参数只能使用0和1，其中0表示当前月，1表示1至当前月，报告期参数可以缺省，缺省值为0；第三个参数必须缺省。公式的使用请参阅函数部份。常常用“辅助账明细表”模板来生成收入表、支出表、收支明细表等。六、辅助账明细表的上报和载入辅助账明细表可以报出，接受单位也可以接受报入的多维子目明细表。1、报出数据报出辅助账明细表实际上是把报出单位的辅助明细账按会计科目、14维子目、会计月、凭证取数标志、数值类型（发生额或年初余额）汇总后输出到一个文件。报出数据请使用“设置/外部单位数据管理”菜单功能。2、载入报入数据接受报入单位的“辅助账明细表”实际上是从报入的文件中读取数据，并把它以报入单位为标识存放于接受单位的年度文件中。报出数据请使用“设置/外部单位数据管理”菜单功能。3、数据交换双方协议数据接受方要在自己的单位目录中登记报入数据单位，并将该单位的代码通知报入数据单位。报入数据单位在报出数据前应使用“系统/年度文件信息”菜单功能，将被告知的单位代码输入到“年度文件信息”对话框的“标识码”框内。报入数据方的和接收数据方必须做到“三同”：科目相同、子目相同、结构相同。“科目相同”指带辅助核算的会计科目代码应相同，“子目相同”是指子目组序号及子目科目相同。4、报入数据管理使用“设置/外部单位数据管理”可以管理外单位报入的多维子目数据。可以检查某月各单位是否报送数据（在数据栏，有则打“”），可以删除指定单位的指定月份数据，可以删除指定单位的全年数据。用户可以按上述方式上报数据，也可以将自己的整个年度数据文件压缩后上报，若如此，用户可建立如下文件结构来存放各单位的账套和汇总账套：在单位处