公司档案管理制度2008.doc

公司档案管理制度为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。第一章 总则第一条 本制度依据中华人民共和国档案法等法律法规制定。第二条 本制度适用于公司及所属各部门档案管理。第三条 本制度以年为单位由公司协同各部门进行补充修订。第二章 档案管理机构的设置及基本要求第四条 公司设档案室1、公司应设置公司级档案室，归口隶属行政办公室管理，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。2、公司级档案室必须使用规范的档案专柜和标准的卷宗盒进行管理。3、公司级档案应按标准规范进行分类并建立分类目录，实行电脑管理。4、有规范的档案编号，使用统一的标签填写。5、公司级档案管理员，必须制定明确的岗位职责。 第五条 部门级设资料管理员1、部门必须设兼职的资料管理员，必须制定明确的资料管理员岗位职责。2、根据业务范围和资料性质进行的文件分类，并编制档案存档目录。3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照其相关管理程序执行。第三章 档案分类第六条 档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理，科学技术，企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字，图表，声像等历史记录。第七条 案卷质量1、案卷封面，应逐项按照规定用毛笔或者钢笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、卷内文件禁止使用铅笔，圆珠笔，复写纸。破损的文件要进行裱糊。3、案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。第八条 立卷1、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门须保留的，办公室保存复印件。业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务部保存原件。2、卷内文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。3、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。4、卷内文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。5、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角，背面的左上角打印页号。6、不同保存期限的案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。第九条 分类档案各级分类应赋予统一名称，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴。公司档案大致分为以下几类：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目、项目资料类目。具体归档范围如下：1、本公司的营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程。2、本公司对内对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、重要的会议材料，包括公司董事会、股东会、监事会形成的决议，其他会议典型发言、会议记录等。4、管理制度汇编、工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报。5、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 7、项目资料类：各类论证报告、方案、图纸等。8、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第十条 档案存档位置编号1、档案分类各级名称经确定后，应编制档案存档位置编号表，以便查阅。2、档案存档位置编号表的编号号必须简明确切，如：证照类编号1-1-1表示“武钢恩施公司营业执照”存放位置在1号柜第一个档案盒第一份文件。3、档案分类各级编号内应预留若干空挡，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。4、档案员应及时将办理完毕或经其他人员保存的文件材料收集、整理，按照档案存档位置编号表条款“对号入座”。第四章 归档及保存年限第十一条 归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。第十二条 归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。1、永久保存的档案：（1）公司章程、（2）股东名册、（3）组织规程及办事细则、（4）董事会及股东会记录、（5）财务报表、（6）政府机关核准文件、（7）不动产所有权及其他债权凭证、（8）工程设计图、（9）公司规章制度、（10）其他经核定须永久保存的文书2、10年保存：（1）预算、决算书类、（2）会计凭证、（3）事业计划资料、（4）其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存：（1）期满或解除之合约、（2）其他经核定保存5年的文书4、1年以下暂时保存：（1）结案后无长期保存必要者。第十三条 公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。第十四条 归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 第十五条 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。第十六条 全部案卷组成后，要对案卷做统一排列并编写档号，然后逐卷登记填写档案保管清册。第五章 档案管理第十七条 档案员职责1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。6、每年进行一次档案清理，编制或更新档案保管清册做好文件索引，以便查找。第十八条 档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅保管的档案材料，须经档案分类所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门的，由部门负责人批准；借阅非本部门的档案材料，须经总经理助理批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。3、需要借出档案的，须填写印章、档案外借登记簿经办公室主任批准方可借出，用后要及时归还，归还时档案管理员要登记签收。4、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。第十九条 销毁1、每年保管期限已满的档案由档案员编制档案销毁清册（见后档案表格下载），报公司负责人审核批准并指定其监销人后，方可进行销毁。2、档案销毁清册需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。3、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁清册需永久保管。4、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。第二十条 移交1、需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交清册（见后档案表格下载），报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。2、档案移交清册需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。3、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签名盖章，档案移交清册一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。第二十一条 保密1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。3、爱护档案室的一切设施设备，