总账、报表及存货核算手册.doc

总账、报表和存货核算操作手册第一部分 总账一、 进入企业应用平台(登录用友):1、点击图（一）的图标出现图（二）界面如下所示： （图一） (图二)2、在图二中填写操作员和密码，选择账套和操作日期，然后点击“确定”按钮进入企业应用平台。3、企业应用平台主要分为三大部分（如图三左下角）（图三）第一部分：设置包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、存货档案、会计科目、仓库档案、收发类别、单据设置等第二部分：业务主要是日常业务处理如填制凭证、审核凭证、记账、查账、期末处理等第三部分：工具主要是一些系统工具和数据权限的分配。二、 基础档案：主要设置部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、存货档案、会计科目、仓库档案、收发类别等。 （图四）1、部门档案：A、在企业应用平台左下角点击设置，在左边中间部分出现基础信息基础档案数据权限单据设置等，用鼠标点击基础档案机构设置部门档案，进入部门档案编辑画面。B、增加档案：点击部门档案页面上方 “” 按钮，按照右下方的编码规则填写部门编码（如“* *”表示编码有两级，第一级是两位即第一级编码从01-99，第二级两位即第二级编码从01-99）和部门名称，然后点击页面上方的“”按钮保存。例子：1、增加一个一级部门档案“财务部”，进入部门档案编辑画面时档案己有二个一级的部门档案“01 行政部”、“02 业务部”，那么新增加的“财务部”的编码按照一级编码的流水号的顺序来编辑即“03 财务部”。 2、增加一个二级部门档案“本地业务部”。A、如果部门档案中己有一个一级档案“02 业务部”，而新增加的档案“本地业务部”是“业务部”的下级那么编码应是“0201 本地业务部”，但是如果增加二级部门档案时一级部门档案己经在填写期初余额或填制凭证时己经使用则不能增加该部门的二级档案。B、如果业务部下己经有个下级“0201 外地业务部”那么编码应是“0202 本地业务部”。C、如果档案中没有一级部门档案，那么参照第一部分(二)1例子1增加一级部门档案，再参照第一部分(二)1例子2增加二级部门档案。 C、修改档案：在部门档案没有使用情况下,用鼠标选择左边需修改的部门，在右边会出现该部门档案的部门编码等信息，点击上方的“”按钮，修改部门名称等信息，但不能修改部门编码.如果在填写期初余额和凭证时己经涉及该部门编码和名称则不能修改。 D、删除档案：在部门档案没有使用情况下,用鼠标选择左边需删除的部门，在右边会出现该部门档案的部门编码等信息,点击上方的“”按钮，删除该部门档案，如果填写期初余额和凭证时己经涉及该部门档案则不能删除。2、职员档案： A、基础档案机构设置职员档案，进入职员档案编辑画面。 B、增加职员档案：点击职员档案上方“”按钮，在增加职员档案界面填写职员编码、职员姓名、所属部门（用鼠标点击“”出现部门参照画面，用鼠标双击所选部门）等信息，职员编码则按职员档案中的职员编码流水号编制。 例子：1、增加一个职员档案”程莉 业务部”，进入职员档案发现己有“0001 李光 行政部”而且左边部门信息里己有”业务部”,那么增加档案”0002 程莉 业务部”。2、如果部门档案中没有“业务部”则先在部门档案里按照增加部门档案的规则增加部门档案，再参照第一部分(二)2例子1增加职员档案. C、修改档案: 在职员档案没有使用情况下,在职员档案中选中要修改的职员档案,点击上方” ”按钮修改该职员的档案,不能修改职员的编码。如果在填写期初余额和凭证时己经使用该职员档案,那么不能修改该职员的编码和姓名,能修改该职员所属部门。. 注:修改职员档案时,修改所属部门后会出现提示信息,如果调整其明细账和总账部门信息则点”是”按钮. D、删除档案:在职员档案没有使用情况下,在职员档案中选中要删除的职员档案,点击上方” ”按钮,删除该职员档案,如果在在填写期初余额和凭证时己经使用该职员档案,则不能删除。3、客户分类： A、基础档案往来单位客户分类，进入客户分类编辑画面。 B、增加分类: 点击客户分类页面上方 “” 按钮，按照右下方的编码规则填写类别编码（如“* *”表示编码有两级，第一级是两位即第一级编码从01-99，第二级两位即第二级编码从01-99）和类别名称，然后点击页面上方的“”按钮保存,类同部门档案的增加。C、修改分类：在客户档案没有使用情况下,用鼠标选择左边需修改的客户分类，在右边会出现该客户分类的类别编码等信息，点击上方的“”按钮修改类别名称，但不能修改类别编码。如果在客户档案中己使用该类别,则类别编码和名称都不能修改。 D、删除分类：在客户档案没有使用情况下,用鼠标选择左边需删除的客户分类，在右边会出现该客户分类的类别编码等信息，点击上方的“”按钮。如果在客户档案中己使用该类别,则该类别不能删除。4、客户档案: A、基础档案往来单位客户档案，进入客户档案编辑画面。 B、增加客户档案: 点击客户档案上方“”按钮，在增加客户档案界面填写客户编码、客户简称、所属分类（用鼠标点击“”出现分类参照画面，用鼠标双击所选分类）等信息，客户编码则按客户档案中的编码流水号编制。 注:如果所属分类中没有需要的分类则先在客户分类中按照编码规则添加分类,然后再到客户档案中增加客户档案。 C、修改档案:在客户档案没有使用情况下,在客户档案中选中要修改的客户档案,点击上方” ”按钮修改该客户的档案,但不能修改客户的编码。.如果在填写期初余额和凭证时己经使用该客户档案,那么不能修改该客户的编码、简称和名称。 D、删除档案: 在客户档案没有使用情况下,在客户档案中选中要删除的客户档案,点击上方” ”按钮删除该客户的档案。如果在填写期初余额和凭证时己经使用该客户档案,则不能删除该客户的档案。5、 供应商分类：基础档案往来单位供应商分类，进入供应商分类编辑画面,编辑规则参照客户分类。6、 供应商档案：基础档案往来单位供应商档案，进入供应商档案编辑画面,编辑规则参照客户档案。7、 会计科目：A、基础档案财务会计科目，进入会计科目编辑画面。B、新增科目: 如果是增加某个科目的下次科目,找到该科目,按照编码规则增加下级科目,如果该科目在期初余额和凭证己经使用则不能增加下级科目。 若新增科目是一级科目,在会计科目中没有该科目,则先选择是那个大类然后按照编码规则点击上方”增加”按钮填写科目编码和科目名称等。注:辅肋核算有五种核算:部门核算个人往来客户往来供应商往来项目核算。C、修改科目:找到要修改的科目,点击上方”修改”修改名称等(不能修改科目编码)。若科目己经使用则不能修改。D、删除科目:找到要删除的科目,点击上方”删除”按钮.若科目己经使用则不能删除。E、指定现金流量科目：在会计科目编辑页面的上方点击下面的”指定科目”,选择现金流量科目,把待选科目中要指定的科目选入己选科目,按即可把待选科目中光标所在的科目选入己选科目。8、 存货分类：基础档案存货存货分类，进入存货分类编辑界面,参照客户分类的编辑。9、 计量单位: A、基础档案存货计量单位，进入计量单位编辑界面。B、增加单位:先在左边计量单位组别里找到需增加单位的所属计量组,再点击上方”单位”,进入计量单位设置页面,填上编码(流水号)和名称。10、 存货档案:基础档案存货存货档案，进入存货档案编辑界面, 参照客户档案的编辑。注:存货档案中存货属性有:销售(对客户销售)、外购(向供应商采购)、生产耗用(车间领用)、自制(车间加工)应税劳务(运输费等)。11、 仓库档案:基础档案业务仓库档案，进入仓库档案编辑界面, 参照客户分类的编辑。注:计价方式为移动平均法。12、 收发类别:基础档案业务收发类别，进入收发类别界面, 参照客户分类的编辑。注:收发标志:收(存货从外面进入仓库),发(存货从仓库发出)。三、 日常操作： 1、输入期初余额：财务会计总账设置期初余额，在期初余额录入对话框内输入会计科目的期初数，如果总账不是从年初启用的，则期初余额=年初余额+累计借方-累计贷方。输入期初数试算平衡后，点击“对账”，凭证记账后期初余额就不能修改（若要修改就反记账）。2、填制凭证：A、进入填制凭证的界面：在图三的左下角点击业务，在左边中间部分会出现财务会计、供应链等，用鼠标左键点击财务会计总账凭证填制凭证，则进入填制凭证的界面,见图(五)。 (图五)B、填写凭证：在填制凭证界面，点击页面上 按钮，填写摘要和科目名称（如不记得科目名称或代号可点击方框内右下角的 ，会出现一个科目参照的对话框，在中间方框内有常用、资产、负债、成本、损益等，可用鼠标点击展开各大类的明细科目，双击所需科目即可）及发生金额，点击 按钮，如果会计科目是现金流量科目则要输入现金流量，点击图五上方“流量”按钮输入现金流量。注：如果会计科目中没有所需的科目则在点击后在科目参照对话框内单击右边”编辑”按钮,进入会计科目编辑页面，参照第一部分(一)6B项增加会计科目。如会计科目设置了辅助核算，例如：应付账款设置了供应商往来，在填制科目后会出现一个输入供应商信息的对话框，选择相应的供应商（如档案中没有，则点编辑进入供应商档案, 参照第一部分(一)5增加供应商信息）。 如果损益类科目发生额在会计科目默认的反方,则用红字填入默认的方向。 C、修改凭证：进入财务会计总账凭证填制凭证，在图五中点击“”，输入过滤条件，找到需修改的凭证直接修改。进入财务会计总账凭证查询凭证，输入过滤条件，找到需修改的凭证直接修改。 D、作废凭证:在图五点击红框内的”制单”下面的”作废/恢复”按钮,然后点击”整理凭证”。3、审核凭证:填制凭证与审核凭证不能为同一操作员,点击财务会计总账凭证审核凭证。A、在凭证审核对话框填写过滤条件,点击确认。 (图六)B、双击第一张凭证,再点上面的”审核”会出现”审核凭证取消审核成批审核凭证成批取消审核标错取消”或直接在上点击”审核”按钮。4、取消审核：用审核的操作员进入财务会计总账凭证审核凭证，在凭证审核对话框填写过滤条件找到需要弃审的凭证，按上方的“取消”按钮即可取消审核。5、查询凭证: 财务会计总账凭证查询凭证。 (图七) 6、记账: 财务会计总账凭证记账,见图八点击“全选（或填写记账范围）下一步”。 注:凭证审核后才能记账 (图八) 7、反记账在”对账”里按”Ctrl+H”出现 ,则进入财务会计总账凭证恢复记账前状态，在恢复记账前状态对话框内选择本月初状态点击确定。 8、期末损益类凭证: A、指定本年利润科目:财务会计总账期末转账定义期间损益,在图九红框内指定本年利润科目。 (图九) B、生成结转凭证: 财务会计总账期末转账生成,在图十中点击”全选”,然后点击”确定”,则生成结转凭证,保存该凭证后审核再记账。 (图十) 9、对账: 进入财务会计总账期末对账,在图十一选择要记账的月份,然后点击上 方红框内对账按钮即可对账。 10、反对账：进入财务会计总账期末对账，按”Ctrl+H”。 (图十一)11、结账: 进入财务会计总账期末结账,按图十二图十五的步骤结账。12、反结账：进入财务会计总账期末结账，按”Ctrl+Shift+F6”。 (图十二) (图十三) (图十四) (图十五) 注:A、总账结账时其他启用的模块必须先结账，否则总账不能结账。B、结账后发现凭证有错则按反结账(第二部分三12项)反对账(第二部分三10项)反记账（第二部分三7项）反审核（第二部分三4项）修改凭证（第二部分三2C项）,如果涉及到损益类科目,修改凭证后把损益结转凭证删除(结转凭证若没弃审, 先参照第二部分三4项弃审,然后按第二部分2D项删除)重做。C、己生成结转凭证后发现凭证有错按反记账（第二部分三7项）反审核（第二部分三4项）修改凭证（第二部分三2C项）,如果涉及到损益类科目,修改凭证后把损益结转凭证删除(结转凭证若没弃审, 先参照第二部分三4项弃审,然后按第二部分2D项删除)重做。D、凭证己记账但没生成结转凭证发现凭证有错按反记账（第二部分三7项）反审核（第二部分三4项）修改凭证（第二部分三2C项）。E、凭证审核但没记账发现凭证有错按反审核（第二部分三4项）修改凭证（第二部分三2C项）。F、凭证没审核发现凭证有错直接修改凭证（第二部分三2C项） 13、查询账表: A、总账：进入财务会计总账账表科目账总账,填写过滤条件后点击”确定”。注：查询余额表和明细表参照总账。 B、多栏账：进入财务会计总账账表科目账多栏账。设置多栏账：在多栏账的对话框中点击,出现多栏账定义的对话框，选择核算科目，点击后返回多栏账的对话框。查询多栏账：在多栏账的对话框中选择需查询的多栏账科目，点击，在多栏账查询对话框选择月份后点击“确认”。 C、客户往来：余额账：进入入财务会计总账账表客户往来辅助账客户往来余额账客户科目余额表，填写过滤条件就可以查询某个科目的所有客户余额，而客户余额表是查询某个客户的所有科目的余额。明细账：进入入财务会计总账账表客户往来辅助账客户往来明细账客户科目明细表，填写过滤条件就可以查询某个科目的所有客户明细，而客户明细表是查询某个客户的所有科目的明细。注：供应商往来和个人往来、部门辅助账的查询参照客户往来。第二部分 报表一、新建报表：1、进入财务会计UFO报表，在UFO报表界面上点击上方下的”新建”，再点击上方下的”报表模板”。2、在报表模板的对话框”您所在的行业”选择账套所设置的会计准则如：，在”财务报表”选择所要制作的报表如：，然后在报表模板的对话框点击，出现提示窗口，点击”确定”。3、关键字：A、设置关键字：在报表模块的左下角” 模式下,点击上方下面的关键字设置，选中所要设置的关键字如：，单击”确定”。B、取消关键字：在报表模块的左下角” 模式下,点击上方下面的关键字取消，选中所要取消的关键字如：，单击”确定”。C、偏移关键字：在报表模块的左下角” 模式下,点击上方下面的关键字偏移，在要偏移的关键字后面的框内填偏移距离如：，单击”确定”。4、生成报表:在左下角换成” ”模式下，在上方下的”关键字录入” 填写关键字点击”确认”,报表自动计算后点击。二、打开报表: 进入财务会计UFO报表,在UFO报表界面中点击上方 下的”打开”,选择报表的路径打开报表。三、生成下月报表:在打开报表的模块下,在左下角换成” ”模式下,点击上方下的”追加表页”,然后在上方下的”关键字录入” 填写年月日点击”确认”,报表自动计算后点击。第三部分 存货核算一、输入期初余额:进入供应链存货核算初始设置期初数据期初余额,在(图十六)的红框内选择仓库,然后点击在上方”选择”进入(图十七),在(图十七)中选择存货，点击“确定”，然后输入数量和金额，若要删除存货则在（图十六）中选择要删除的存货信息点击删除。期初数输入完毕后点击“对账”。 (图十六) (图十七)二、日常业务操作：1、输入单据: 进入供应链存货核算日常业务采购入库单,在右边显示的采购入库单编辑界面填写入库日期、仓库、供货单位、部门等表头信息见(图十八)，在表体里用鼠标点击存货编码,点击框内选择存货,然后在表体中填写数量和金额,点击上方“保存”按钮。其他单据的输入类同。注：若在填制单据时，没有其供货单位、存货、部门等信息则按总账里档案的编辑规格添加其档案。 （图十八）2、修改单据：A、进入供应链存货核算日常业务采购入库单，在采购入库单页面按上方按钮，在（图十九）填写过滤条件，点击“过滤”后进入（图二十），在（图二十）用鼠标点击红框内，就会出现“Y”标记，然后点击上方“联查”按钮出现需要修改的入库单，在采购入库单页面点击上方“修改”即可修改单据（或直接双击图五中的记录），其他单据的修改类同。 （图十九） （图二十）B、进入供应链存货核算日常业务单据列表采购入库单列表，填写过滤条件后参照第三部分（二）2A项。3、删除单据：参照修改单据。4、调整单：调整入库和出库金额。点击供应链存货核算日常业务入库调整单（出库调整单），填完后可直接“保存记账”，编辑参照入库单的编辑。5、单据记账：进入供应链存货核算业务核算正常单据记账，在图（二十一）中选择所有仓库的所有单据点击“确认”进入图（二十二）。在图（二十二）中点击上方“全选（或选某些/某个单据）记账”。6、反记账:进入供应链存货核算