872总帐和报表的讲义.doc

与用户真诚合作，做用户可靠朋友！目 录目 录1第一篇 系统管理与总账2一、财务处理流程2二、系统管理建账3三、基础档案的设置 企业应用平台设置页签4四、总账初始设置 企业应用平台业务页签总账设置4五、总帐日常处理5六、总帐期末处理6第二章 UFO 报 表7一、概念7二、报表模板的调用7三、自定义报表7总账与报表练习9第一篇 系统管理与总账一、财务处理流程 模 块 步 骤 启 动 注 册 （第一次以系统管理员admin的身份进入） 系统管理 设置操作员 建立账套 财务分工 总账参数设置 初始 基础设置（会计科目、部门、职员、客户、供应商） 录入期初余额 总账 填制凭证 日常 出纳签字 （此项为可选的控制流程）审核凭证 记 账 转账（转账定义转账生成保存审核记账） 月末 试算并对账结账二、系统管理建账 1、启动: 开始程序用友ERP-U8-系统服务-系统管理 2、注册：系统注册选择Admin输入密码确定.3、增加用户：权限用户增加输入编号和姓名点增加即可.4、建立账套 ：账套建立输入账套号（账套号必须是3位数）帐套名称选择启用期间和定义会计期间设置下一步输入单位信息下一步选择行业性质为新会计制度和本单位账套主管下一步-完成可以创建账套选择是需要等一段时间定义编码级次保存退出确认-可以进行系统启用时间的设置是-退出（也可以以后在企业应用平台基本信息中启用）。5、财务分工：权限权限先选账套号再选操作员（主管已经默认，在此可不用设置）-修改在需要设置权限的模块上打对勾确定6、数据自动备份流程1）创建备份的文件夹：双击我的电脑双击D：盘符（建议用最后一个盘符进行备份）文件新建输入文件夹的名称为用友备份2）系统管理系统设置备份计划增加输入计划编号、计划名称（例如：财务数据备份），备份类型默认为账套备份发生频率可以选择为每天开始时间可以自行设定（例如：为16：00，这样每天下午4点时系统可以自动备份）-有效触发时间为2小时保留天数为7天-双击选择备份路径为D：用友备份选择需要备份的账套号增加3）注意备份的文件不能双击打开，除特殊情况外不要做账套数据引入。7、手工备份流程： 1）创建备份的文件夹：双击我的电脑双击D：盘符（建议用最后一个盘符进行备份）新建文件夹输入文件夹名称（例如：财务数据备份）再双击打开财务数据备份文件夹新建文件夹输入文件夹名称是帐套号（例如：001帐套）-重复以上操作建立文件夹2）账套输出选择账套号等待选择备份目标为备份的文件夹双击打开（注意文件夹口一定为敞开）8、系统管理员与账套主管的区别功 能系统管理员账套主管1建立新账套（第一年） 2建立年度账（第二年以后） 3结转年度数据 4修改账套 5增加、注销操作员 6给操作员赋权 7指定账套主管 8清除异常任务和单据锁定 9查看上机日志 10账套输出和引入（备份和恢复）所有年度账套本年度账套三、基础档案的设置 企业应用平台设置页签1、部门档案：机构设置部门档案-增加-输入部门编号及部门名称-保存2、职员档案： 机构设置职员档案选择相应部门-增加-输入职员编号及职员名称-保存3、客户档案：往来单位-客户档案选择末级分类-增加输入客户编号及客户名称保存4、供应商档案：往来单位-供应商档案选择末级分类-增加输入供应商编号及名称保存5、凭证类别：财务凭证类别6、会计科目：财务会计科目1） 指定科目：编辑指定科目选择现金总帐科目按钮，选择现金科目，点 , 把现金科目选到右边窗口（已选科目栏）内；再选择银行总帐科目按钮，选择银行存款科目，点 ,把银行存款科目选到右边窗口内。2）增加科目：增加输入科目编码和科目名称确定3）修改科目：选择需要修改的科目修改修改4）删除科目： 选择需要删除的科目删除注意： A要进行出纳签字和查询现金、银行日记账必须进行指定科目。（只需指定一次即可）B当该科目有余额或发生额时，不易增加下级科目C删除科目要自下而上删除D科目一旦使用，是不能删除的四、总账初始设置 企业应用平台业务页签总账设置一） 参数设置：业务页签总账-设置选项二）期初余额：业务页签总账设置期初余额1 各种颜色余额栏录入余额的方法：白色余额栏末级科目单击直接录入蓝灰色余额栏非末级科目不用录入，系统根据下级科目余额自动计算浅黄色余额栏辅助核算科目双击点增加录入.2 年初建账与年中建账录入余额的区别： 年初建账余额栏为一栏式只需录入年初余额年中建账余额栏为四栏式需录累计借、贷方发生额及本月初余额年初余额不用录入，由系统自动计算3 注意：1）期初余额录入完成后，一定要试算并对账，如果不平是不能记账的2）红字余额的录入：用负号录入3）修改余额：在错误余额处直接录入正确的即可4）删除余额：点中要删除的余额后按数字零键即可5）凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态（不可修改）五、总帐日常处理一）填制凭证：总帐凭证填制凭证增加-选择凭证类别输入制单日期输入所附原始单据数按回车键输入摘要内容按回车键在科目框中点参照按钮、选择科目编码按回车键，输入借方金额；再一直按回车键至第二行，摘要是自动过来的与第一行相同，再选择科目编码，回车至贷方后输入金额保存/增加。说明：1、在填制凭证时,按“=”可以自动平衡借、贷金额2、在填制凭证时,按空格键可以调整金额借、贷方向，按“-”号显示红字/蓝字金额3、生成常用凭证：填制凭证制单生成常用凭证输入常用凭证代号和说明调用常用凭证：（不点增加按钮时） 填制凭证制单调用常用凭证输入常用凭证的代号保存4、查看科目的最新余额 ：选择科目余额/查看查最新余额5、凭证草稿的保存和引入：制单凭证草稿的保存没有录完的凭证保存如果继续录完整 制单凭证草稿的引入注意：系统中只可以保存一张草稿二）查询凭证 1、未记账的凭证 1）填制凭证查询/上张下张 2）查询凭证全部凭证/未记账凭证 2、记账的凭证 查询凭证全部凭证/已记账凭证三）修改凭证 1、未审核未出纳签字的凭证可以直接修改：填制凭证查询找到需要修改的凭证，由制单人本人来修改 2、如果已经审核或已经进行出纳签字，先取消出纳签字，取消审核在填制凭证中找到该张凭证进行修改 3、修改辅助核算中的个人，客户，供应商，部门选择凭证选择科目（指向该科目单击鼠标左键）把鼠标指向备注栏中的部门处，当鼠标变成一个笔头状时，双击鼠标的左键弹出辅助项的录入界面修改四）删除凭证 1、在填制凭证界面制单作废/恢复，凭证即已被作废；2、在填制凭证界面制单整理凭证选择凭证期间确定在删除？项下双击或者点“全选”-出现Y后点确定提示“是否整理凭证断号？”点“是”后，则该张凭证以后的所有凭证都自动往前串号（如果不想串号，则点“否”。可以用手工编号：点设置选项凭证页签选择手工编号）五）审核凭证执行审核：总账凭证-审核凭证审核凭证确定确定点审核注意：制单人与审核人不能是同一人六）记账 凭证记账选择记账范围下一步记账报告下一步记账（第一次记账系统会自动弹出期初余额试算表） 注意：1、凭证未审核，不能记账 2、如果上个月没有结账，本月不允许记账，否则会提示“无可记账凭证” 3、凭证都已经记完账，不允许再记账的，否则会提示“无可记账凭证” 4、凭证记账之后，期初余额变为浏览只读状态，不可以修改增加 5、凭证记账后，只可以通过查询凭证来查看凭证（选择已记账凭证）六、总帐期末处理一）转账定义：（初始设置）期间损益转账定义：期末转账定义期间损益在本年利润科目栏中输入本年利润科目确定二）转账生成（月末处理）期末转账生成选择结转月份选择结转类型（自定义结转或期间损益结转）-全选确定注意制单日期保存在凭证左上方有红字标示“已生成”字样-审核记账三）对账:期末对账在对应月份“是否对账”栏下双击出现“Y”对账四）结账：期末结账下一步对帐下一步查看月度工作报告下一步结账五）逆操作步骤功 能 操 作 人 员1取消结账点期末结账，选中要取消结账的月份,按Ctrl+shift+F6 ,输入口令 账套主管2取消记账1).点期末对账，按Ctrl+H，激活恢复记账前状态账套主管2).凭证菜单恢复记账前状态 恢复到最近一次或月初3取消审核点凭证审核凭证确认确定，找到相应的凭证点取消审核人本人4修改凭证点填制凭证，可以直接修改错误凭证中的任何内容。本人或他人5删除凭证在填制凭证界面，点制单作废，再点制单整理凭证说 明：每月结账后，进入下一个月份，从填制凭证开始工作，不需再录入余额，余额由系统自动转到下一个月份。第二章 UFO 报 表一、概念1.单元：行和列交错组成的空格，单元是组成报表的最小单位。行号用1-9999表示，列标用字母A-IU表示。 例如：D1表示第4列第一行的那个单元.2.区域：一张表页上相邻的单元组成的矩形块。最大的区域是一张二维表的所有单元即表页，最少的区域是一个单元。3.表页：在UFO报表系统里可以将格式相同而数据不同的报表用表页的形式加以管理，把不同的数据放在不同的表页里。一张报表最多可容纳99999张表页。4.关键字：作用在于惟一标识一个表页。包括：单位名称，单位编号，年，季，月，日。 5格式状态和数据状态的区别格式状态数据状态1、画表样，录入表体文字1、录入或修改数据2、设置单元公式和审核公式2、执行公式3、设置关键字3、录入关键字的数值4、追加行和列4、追加表页5、调用报表模板5、表页汇总、排序、透视、数据采集二、报表模板的调用报表取数1、第一个月利用模板出报表 企业应用平台业务页签财务会计UFO报表文件新建格式报表模板-选择行业性质和财务报表切换到数据状态数据关键字录入保存2、第二月及以后月份报表取数双击上月保存的报表输入操作员编号，密码，选择账套，输入操作日期在“数据”状态编辑追加表页输入页数点击“第2页”数据关键字录入保存三、自定义报表1.进入UFO报表，点文件新建2.设置报表尺寸。在格式状态下，点格式表尺寸，输入行数、列数3.定义行高：选中要调整的单元所在行，点格式行高4.划表格线：选择要划线的区域A3：D6，点格式区域划线，选择网线确定。5.定义组合单元：选择要合并的区域A1：D1，点格式组合单元选择整体组合或按行组合都可以。6.输入表间项目。注意：编制单位，日期不需要输入，可将其设为关键字。7.设置单元属性：格式单元属性，可以选择字体和对齐方式等。8.设置关键字：选中要设置关键字的单元，点数据关键字设置，选择单位名称及年、月、日等，但一次只能选择一个。9.保存10.定义单元公式：选中要定义公式的单元，如C4单元（即现金的期初数），按“=”调出公式对话框点函数向导用友账务函数选本月数下一步参照选择科目方向选择默认确定确定确定。11. 切换到数据状态,点数据关键字录入，录入年、月、日即可。12.如果没计算，则可点数据表页重算。13.保存总账与报表习题一、建账1、操作员：551 张红 552 王晓 553 刘勇 2、建立账套：账套号777 账套名称北京高科技公司账套路径默认 启用会计期默认单位名称北京高科技公司 单位信息其余各项为空行业性质新会计制度 按行业性质预置科目是客户、供应商分类是 客户供应商分类编码级次232科目编码级次422222 部门编码档案22数据精度默认3、启用模块：总账 启用时间：默认4、分配权限：张红账套主管刘勇总账王晓出纳权限，出纳签字 查询凭证二、总账系统基础设置：1、 总账参数设置： 凭证必须经由出纳签字 凭证类别：记账凭证2、 结算方式：1 支票 101 现金支票 102 转账支票 2 现金3、 部门档案：01综合部 0101总经理办公室 0102财务部02市场部 03开发部 0301开发一部 0302开发二部5、职员档案：职员编码职员名称所属部门职员编码职员名称所属部门0101肖建总经理办公室0201赵斌市场部0102张红财务部0202宋佳市场部0103王晓财务部0301孙健开发一部6、客户分类：01长期客户 02中期客户 03短期客户7、供应商分类：01工业 02商业 03事业8、客户档案：02001（中期客户）北京实验学校03001（短期客户）上海实达公司 9、供应商档案：01001（工业）上海公司 02001|（商业）联想万科有限公司10、会计科目及期初余额如下：科目编码科目名称辅助账类方向余额科目编码科目名称辅助账类方向余额1001现金指定科目借100002101短期借款贷2000001002银行存款指定科目借131337.032121应付账款贷276850100201工行存款借131337.03212101应付往来款供应商往来贷276850100202中行存款借02153应付福利费贷10222.771131应收账款借157600217102未交增值税贷113101应收往来款客户往来借1576003101实收资本（股本）贷150001133其他应收款借38003141利润分配贷113301职工借款个人往来借3800314115未分配利润贷1141坏账准备贷14304101生产成本借17165.741211原材料借5100410101直接材料借1551243库存商品借63000410102直接人工借150001501固定资产借70000410103制造费用借2010.741502累计折旧贷130004105制造费用借01801无形资产借58500410501工资部门核算借05502管理费用借0410502福利费部门核算借0550201工资部门核算借0410503折旧费部门核算借0550202福利费部门核算借05101主营业务收入贷0550203折旧费部门核算借05401主营业务成本借0550204办公费部门核算借05503财务费用借0550205其他费用部门核算借0550301利息支出借0应收往来款余额：日期凭证号客户单位名称摘要方向金额2008-6-25北京实验学校销售商品借996002008-6-30上海实达公司销售商品借58000应付往来款余额：日期凭证号供应商单位名称摘要方向金额2008-06-20联想万科有限公司购买商品