办公自动化(OA)复习.doc

1.OA定义:办公自动化是利用先进的科学技术，使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，为科学管理和决策服务，从而提高行政效率和质量。2.OA特点 1）综合性 : 应用多门科学技术 ；涉及广泛的工作领域 。2）交互性 : 信息是处理的对象，设备和技术是加工和处理的工具，人是设计者、指挥者和结果的享用者。 3、办公自动化的意义 1. 提高办公工作的质量和效率，实现办公信息处理的大容量、高速度。2. 使办公工作规范化、制度化，更新办公形式。3. 实现办公过程的智能化。 提高办公工作的速度和准确性，提高办公人员的决策质量，为决策人员提供更多的信息和决策方案。 4、办公自动化的层次 事务处理型 最基本的一个层次。业务处理系统。管理控制型 中间层。管理信息系统（MIS） 。辅助决策型 最上层。决策支持系统（DSS） 。 5、办公自动化的构成要素 ：办公人员 、办公流程 、办公设备、 办公信息6、办公自动化的演变 单机设备阶段（1975年以前） 局部网络阶段（19751982年） 一体化阶段（19831990年） 全面实现办公自动化阶段（1990年至今）7、我国OA存在的问题(1) 从用户角度看：许多企业对OA理解尚浅，不能慎重选择适合本单位实际情况的设备和OA系统，系统利用率不高。 与OA相配套的规章制度不健全，管理模式落后。 用户使用水平低。(2) 从开发商角度来看：开发商技术层次参差不齐；没有因地制宜根据客户本身特点进行个性研发；售后服务不到位。对策：对用户来说： 充分了解单位自身的现状和需求，从实用角度出发，选择相应的设备和软件。 规范化OA建设和管理。加强企业最高管理层的支持；建立完善配套的规章制 度。 完善培训机制，加强信息化队伍建设。对开发商来说：技术创新，加强产品的人性化设计，并加强系统安全性；针对客户的实际应用需求进行研发OA未来发展趋势 办公环境网络化、 办公操作无纸化、 办公业务集成化、 办公信息多媒体化、办公系统智能化 电子签名法2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过自2005年4月1日起施行； 目的是使电子签名与手写签名或印章具有同等法律效力；适应范围是适用我国的电子商务及电子政务；中国首部真正意义上的信息化法律 电子政务（E-government）就是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务两项职能通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。 电子政务与办公自动化的区别 （1） 应用定位不同电子政务侧重于部门内部及跨部门、跨地区的应用；而办公自动化系统的应用重点一般是在部门内部，并且集中于办事人员的个人层面。 （2） 应用主体不同办公自动化广泛应用于几乎所有的党政机关和企事业单位；而电子政务应用主体主要是各级政府部门。 （3） 系统用户不同办公自动化系统的用户大多是办公人员，而电子政务系统用户的范围要广得多，除了政府部门的工作人员之外，还包括与这些部门相关的企业和公众等。 联系：电子政务实现了打破部门界线的联网办公和互动式作业，可以把电子政务看作是办公自动化系统在范围和功能上的对外延伸，是面向全社会的政府办公自动化。 办公自动化要为电子政务搭桥铺路 。二、电子政务基本结构 1 政府部门内部的电子化和网络化办公2.政府间的电子政务（G to G）3.政府对企业的电子政务（G to B） 4.政府对公民的电子政务，主要是指政府通过电子网络系统为公民提供的各种服务。（G to C） 四、 我国电子政务的发展历程 80年代末，办公自动化工程为电子政务奠定基础； 1993，启动“三金工程”； 金桥、金关、金卡工程。 1998，青岛政务信息公众网 是我国第一个严格意义上的政府网站。 1999年1月，发起“政府上网工程”，截止到2002年1月15日，所有的省级政府机构和中央部委、95%以上的市级政府和省政府的厅局办、70%以上的县级政府以及经济发达地区的乡镇级政府都已经在网上设立了办事窗口。 2006年1月1日， 中华人民共和国中央人民政府门户网站 正式开通。第2章 办公中的文档处理1、Word 中 的“域”域是文档中的变量，就是引导Word在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码。 取消域底纹 工具 | 选项 | 视图更新域 选中区域 ，右键/更新域 或 F9。工具 | 选项 | 打印，选中“更新域”复选框，以实现WORD在每次打印前都自动更新文档中所有域的目的。2、节是文档中可以独立设置某些页面格式选项的部分，也就是在节中可以设置与文档其他部分不同的某些页面格式（如页眉页脚、页码、页面设置、页面边框等）。可以通过插入分节符来创建一个新的节；如果没有进行过插入节的操作，word自动将文档作为一个节处理。3、邮件合并基本步骤 1建立主文档 2建立或打开数据源 3在主文档中插入合并域 4执行合并操作4、PPT视图（1）普通视图 编排演示文稿时最常用、最直观的视图模式。可以逐张添加文本和图形等，并且可以很方便地对它们进行编辑和排版。（2）大纲视图 演示文稿以大纲形式显示，每张幻灯片中的标题和正文组成了大纲的内容。大纲视图是最适合组织演示文稿思路的。（3）幻灯片浏览视图 可以看到所有幻灯片的缩略图，重新为幻灯片排列顺序，轻松地添加、删除和移动幻灯片。（4）幻灯片放映视图 观看最终的实际显示效果（5）备注页视图 在备注页视图中，编辑区上半部分显示的是幻灯片的缩略图，下半部分是备注页编辑区，可以在该区域中输入演讲者备注和一些注释信息，以便在演示过程中使用。也可以打印一份备注页作为参考。8.1.2 计算机网络的类型划分1. 按照网络规模和覆盖范围：（1）局域网（LAN） 一般限定在较小的区域内，小于10km的范围，通常采用有线的方式连接起来。（2）城域网（ MAN） 规模局限在一座城市的范围内 。（3）广域网（WAN） 范围很大，跨越国界、洲界，甚至全球范围。广域网的典型代表是Internet网。中国教育科研计算机网CERNET就是广域网。2. 按照传输介质分类 （1）有线网（2）光纤网（3）无线网3. 按照服务方式分类 （1）对等网 Peer-to-Peer 也称工作组。每台计算机没有主从之分。（2）客户机服务器网络 ClientServer 由一台服务器和若干个客户机组成。服务器是指具有固定的地址，并为网络用户提供服务的节点，通常采用高性能的计算机或专用服务器设备。客户机是用户计算机。4. 按照网络拓扑结构分类（1） 总线型： 用一条共用的网线（一般采用细缆线）来连接所有的计算机，这根线路称为总线。 优点是成本低廉，布线简单；缺点是故障隔离困难，如果某个站点发生故障，则需将该站点从总线上拆除，如传输介质故障，则这段总线要切断和变换。（2） 星型网 所有计算机都接到一个集线器（或交换机），通过中心结点在各计算机之间传递信号。 优点是网络局部线路故障只会影响局部区域，不会导致整个网络瘫痪，维护方便，易扩展。 缺点是成本较高（相对而言），过分依赖中心结点。（3） 环型网 各节点首尾相连形成一个闭合的环，环中的数据沿着一个方向绕环依次传输。 优点：路由选择控制简单，电缆长度短，适用于光纤。 缺点：网络中任意一个节点或一条传输介质出现故障，都将导致整个网络的故障;当结点过多时，将影响传输效率，不利于扩充。（4）. 树型网 节点按层次进行链接，结构像一棵倒挂的树。 优点：易于扩展，故障隔离容易。 缺点：对根节点依赖太大。 （ 5） 混合网 各种拓扑结构的综合应用，现在用得最广，最有效的一种方式。 8.2 办公局域网的组建 网络设备的购置 为每台入网的计算机购买一块网卡。交换机：视入网计算机数量和要求速度确定交换机端口数和传输速率。双绞线若干条，其长度视网络计算机摆放位置和距离而定。RJ45接头，每根网线的两端都需要它来和网卡或集线器连接。 安装网卡和铺设网线 安装网卡；给每根双绞线两端加装RJ45接头；架设网络 安装和设置软件1. 安装网卡驱动程序2. 配置TCP/IP协议为网络数据交换而制定的规则、约定和标准统称为网络协议，它是计算机之间通信的语言规范。 网上邻居/属性/本地连接/属性Internet协议（TCP/IP）设置IP地址和子网掩码 3. 设置计算机的网络标识 右击“我的电脑”/属性/计算机名打印机共享映射网络驱动器 网上邻居文件夹上点击右键映射设置盘符等3. 搜索引擎中相关符号的运用l 利用“-”表示逻辑“非”操作。“A B”表示搜索包含A但没有B的网页。 (减号前必须留一空格 )l 使用双引号进行精确搜索用英文短语做关键字，必须加英文引号 .l 特定类型文件的搜索检索算符：filetype google 开发基本查询语法：关键字1+空格+filetype+:+文件类型标识注意事项：“filetype”检索语提供DOC、XLS、PPT、PDF、RTF、swf 等这些常见格式的文件内容查询。1. 电子会议的优点：节省了大笔费用，减少会议开支； 跨越空间的障碍，节省时间，方便了参加会议的人员，提高了工作效率。 一、 针式打印机 优点 ：纸张适应性好； 独具拷贝打印功能； 连页打印；耗材低廉（色带）； 操作简单、易于维护缺点： 分辨率较低。 噪声较大。 速度较慢。二、 喷墨打印机优点： 具有高分辨率；工作噪声较低； 印字机构的可动部件少，可靠性高； 打印速度较快；运行功耗低； 容易实现质量较高的彩色打印； 打印头无磨损或很少出现磨损现象； 设备体积小，占用空间较小 。缺点：不具拷贝打印能力；打印质量与打印速度、墨质、纸张关系密切；耗材（主要指墨盒）成本高。三、 激光打印机优点：提供了高质量、快速、低成本的打印方式。低端黑白激光打印机的价格已经达到了普通用户可以接受的水平。 缺点：价格相对高 。10.3.2 激光打印机的安装 （1）硒鼓的安装（2）连接打印机的并行电缆和电源线（3）将纸张装入打印机（4）执行打印机自检。 （5）驱动程序安装。喷墨打印机的安装 （1） 打印机与计算机连接。并行连接；USB 连接。（2）接插打印机电源线（3）安装打印墨盒： 墨盒的装卸须在通电情况下进行。（4）安装打印驱动程序。 数码复印机的优点 一次扫描，多次复印。数码复印机只需对原稿进行一次性扫描，存入复印机存储器中，即可随时复印所需的多页份数。它与模拟复印机相比，减少了扫描的次数，因此也就减少了扫描器产生的磨损及噪音，同时减少了卡纸的机会。 整洁、清晰的复印质量。很容易实现电子分页 。 采用先进的环保系统设计，使数码复印机无废粉、低臭氧、自动关机节能，减少废纸的产生。 强大的图像编辑功能。(缩放范围25%至400%) 可与其他OA设备相连作为传真机、扫描仪和网络打印机等使用。速印机工作过程(1)原稿扫描：将需要印刷的原稿的图像经过光电扫描，得到数字化的图像信号。(2)制版：将扫描得到的数字化的图像信号经电热敏头在版纸上产生与原稿一致的图像，并自动地将版纸装在印刷滚筒上。(3)进纸：通过一个搓动进纸机构，自动地将印刷用纸一张一张地送入印刷机构。(4) 印刷：将滚筒版纸上的图像转印到进纸机构送进来的纸上。(5)出纸