资料室管理规定.doc

Leadership领导力Strategy and plan战略计划Policy Deployment政策部署Control andFinance财务及控制Legal,Tax and Insurance法律，税务及保险Security and Administration安全管理Quality andHSE质量/安全/环境/健康Communication沟通Appr by批准：全颖Author作者：卫广红Verified by校验:N/AValidated by审核：单玉波Translated by翻译：Issue发布Date日期Description of change更改描述Cancels or replaces取消或替换01 2006/08/29新建N/ARelated Documents相关文档CP核心程序 Other Documents其他文档记录保存 （FAU-P-LSC-5600） （CHO-I-LES-0001/CN）中国区文件控制程序控制内部文件 （FAU-P-LSC-5620） Purpose目的明确文件和资料控制的要求，确保各个场所使用的文件现行有效。确保资料室在受控情况下运行。Scope范围应用于本公司的资料的管理，包括外来文件的控制。Key principle准则保证记录被充分利用。合理保存记录。CHB-I-LSS-0022/CN Page 1/3资料室的管理制度CHB-I-LSS-0022/CN Page 2/31 Process流程无2.0Comments注释Step 1各部门应该按照资料管理清单上的内容定期收集记录并存档。存档记录需要有卷内目录，否则资料员有权拒收记录存档。Step 2存档时需要办理文件和资料移交清单，要求移交人和接收人核实记录并签字。Step 3资料员需要把存档的记录按类别登记在档案目录上，并在资料上加盖资料室管理印章，填写编号并分类存放，分类按记录保存程序执行。在档案目录上标明存放位置。Step 4公司机密文件借阅执行分类和机密性文件，资料只有一份时只允许在资料室查阅。借阅人员禁止借阅和本职工作无关的资料。需要借阅时，非公司机密文件经资料员同意即可借阅，填写借阅登记簿；资料最多借阅期限为一周，借阅人按指定期限归还文件，到期不还的，由资料员追回并需要对借出资料核对 。Step 5体系文件更改由文件编写人进行电子文件更改并填写修改记录，在文件中更改部分应用红色字体，第二次更改前把第一次更改的字体变成黑色，新更改的部分应用红色字体，然后将更改后的文件，发给质量体系工程师，质量体系工程师更改网络上的电子文件，由资料管理员负责按原发放路线把旧文件的收回，然后发放新的文件。发放按各部门编写的发放矩阵发放，并填写文件发放回收记录。如果文件换版，需要收回原作废文件,作废文件统一由资料员处理。Step 6受控文件、作废文件、参考文件标识按中国区文件控制执行。Step 7公司资料员负责每年年底组织各部门进行文件有效性评审（包括外来文件），填写文件有效性评审表，并公布文件最新更改状态。Step8根据文件的编制人的决定资料是否作废，文件的编制人需要通知资料员是否需要参考留用。资料作废后资料员需要填写失效文件汇总表，资料销毁需要填写文件销毁清单，资料销毁需要将资料撕毁A4纸不少于三块。CHB-I-LSS-0022/CN Page3/3Step9文件保存期限可根据记录保存程序执行。Step10各部门负责对公司所采用的国际、国家等相关标准信息的查询；HSE协调员负责公司适用的环境、健康与安全相关的法律法规、标准信息查询，保证公司使用的标准是最新状态。Step11文件更改部门负责在电子文件上进行更改，并将更改后的电子文件发送给资料员，资料员负责替换网上电子文件，并留存原文件。Step12资料员应保证归档资料保存在干爽无潮、防水防火、无尘等适宜环境中，便于检索。确保不损坏、变质和丢失，并便于存取查阅。3.0Key Performance Indicators(KPIs)主要性能的指标无4.0Records/Logs记录和日志CHN-LS-QUA-P-0001F2文件发放回收记录CHB-F-LSS-0013/CN档案目录CHB-F-LSS-0014/CN借阅登记簿 CHB-F-LSS-0017/CN文件有效性评审表CHN-LS-QUA-P-0001F3失效文件汇总表CHB-F-LSS-0018/CN文件销毁清单5.0Key Terms and Definition关键