公文写作与处理.doc

公文写作与处理根据局里的安排，有幸与大家一起学习公文写作与处理的相关知识。公文具有规范性、严肃性等特点，其质量可以反映出一个单位的工作水平，直接影响到单位的形象。虽然公文处理是办公室的主要职责，但在座的各位在工作中或多或少会接触到公文，所以有必要了解、熟悉一下公文写作与处理方面的内容。今天，我主要和大家交流三个问题：一是公文种类，二是公文结构，三是公文处理中常见的问题。一、公文种类说到公文种类，首先要弄清党的机关公文与行政机关公文在文种上的区别。中国共产党机关公文处理条例规定，党的机关公文种类分为14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文处理办法规定，国家行政机关公文种类分为13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。不同的是，党的机关公文有决议、指示、公报、条例、规定；行政机关公文有命令（令）、公告、通告、议案。今天仅对行政机关的公文文种进行介绍，行政机关公文有13种。1命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。需要说明的是，根据宪法规定，只有国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理，国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级人民政府才可以发布命令，省以下机关的职能部门不能使用。如中华人民共和国主席令、市人民政府令。2决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。如中共中央 国务院关于加强职工教育工作的决定。3公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告的使用者是党和国家的高级管理机关，基层机关、地方各级行政主管部门和企事业单位一般不使用公告。如中华人民共和国全国人民代表大会公告、人民银行调整储蓄利率公告。4通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。与一般公文不同的是，通告的内容是周知性的事情，所以不需要写受文机关。5通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知这一文种使用起来方便、灵活，使用频率很高。如湖南省人民政府办公厅转发省工商局关于推进全民创业的若干措施的通知、娄底市工商局关于对“五无”监管区进行验收的通知。6通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。按内容性质分，通报可分为情况通报、表彰通报、批评通报三类。7议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。如国务院关于提请审议中华人民共和国消费者权益保护法(草案)的议案、湖南省人民政府关于提请审议湖南省地质环境保护条例（草案）的议案。8报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如娄底市工商局关于队伍教育整顿情况的报告。9请示。适用于向上级机关请求指示、批准。关于批准局办公楼基建立项的请示。10批复。适用于答复下级机关的请示事项。如国务院关于长沙市城市总体规划的批复。11意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。如国家工商行政管理总局关于切实做好企业登记管理信息综合运用服务工作的意见。12函。适用于不相隶属机关之间或平行机关商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。如关于前来学习考察的函（送兄弟单位）。13会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、公文的组成部分公文包括眉首、主体、版记三大部分：眉首是指红色反线以上的各要素；主体是指红色反线以下至主题词之间的各要素；版记是指主题词以下的各要素。眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程序（以上三项不是必需的要素），发文机关标识、发文字号，签发人等内容。但发文机关标识、发文字号是必须有的要素。签发人只有上行文，也就是请示和报告中需要。主体：是指红色反线以下至主题词之间的各要素。包括：公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章、成文日期、附注。版记：是指主题词以下的各要素。包括：主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。三、公文处理中常见的问题先说明一下，公文处理上包括收文处理和发文处理两大块。在工作实际中，发文处理存在的问题相对比较多，所以侧重列举文件制发过程中存在的一些问题。（一）文种适用不规范。1自立文种。根据规定，不得在国家行政机关公文处理办法规定的公文种类之外自立文种。看一下这个文件：2011年娄底市市场秩序整治专业组工作方案。2011年娄底市市场秩序整治专业组工作方案，这个能否直接行文。答案是否定的，因为13种法定公文里面并没有“工作方案”或“方案”这一文种。这种情况下怎么办，可以考虑作为通知下发，将题目拟为关于印发2011年娄底市市场秩序整治专业组工作方案的通知。又比如，前段时间市消委向市政府报送了一个文件关于小区供电实行“公变”模式的建议，单从公文规范性的角度考虑，我个人倾向于认为改成关于建议小区供电实行“公变”模式的报告为妥，一方面行政公文没有“建议”这一文种，另一方面报告也适用于向上级机关反映情况、提出建议。2混淆文种。一是请示与报告混淆不清。凡需向上级机关请求指示、批准的事项一律用请示，且必须一事一请；凡需向上级机关汇报工作、反馈情况、答复上级机关询问的事项，应用报告，且报告中不得夹带请示事项。对于请示，上级机关会作出肯定或否定的答复；而对于报告，上级机关一般知晓即可。比如关于批准局办公楼基建立项的请示、关于局办公楼建设情况的报告这两个文件。请示的目的只有一个，是否批准办公楼基建立项；报告是为了让上级机关掌握办公楼建设的情况。二是不相隶属机关行文有时用请示或报告。主要原因存在两种模糊认识：行文对象级别高，就认为机关与行文对象是下级与上级之间的被领导与领导的关系；行文对象有实权，有求于它，给这样的部门、单位行文，把它作上级对待，以示尊重，实际上是不严肃的。比如：关于核拨打击传销经费的请示（送财政局）、关于核准服务性收费项目的请示（送物价局）。（二）公文格式不规范。1.公文层次。规范的排列顺序是：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“.”（是小圆点，而不是顿号），第四层用“（）”。第一层次标题不加标点符号，第二层次以下的标题均应加标点符号。2.公文引用。引用公文时要先引标题，后引发文字号，如根据“国务院关于加强地质工作的决定（国发20064号）的精神”。引用的标题应准确完整，不能省略或更改。不能单独引用文件标题，也不能单独引用文号。当然，文中多次引用同一文件，有文号的，下文可直接引用文号。3.日期时间。正文中的日期应使用阿拉伯数字，年、月、日要写得完整规范，如“2011年7月日”。时间的表示也应规范统一，如一个会议通知，前面写“下午3时开会”，后面要求“14：50前入场”，应当统一用12小时或24小时制。4.附件。公文如有附件，在正文下一行左空2字标识“附件”。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。错例问题在于，一是要空一行，二是后面两个附件只需标2.3顺序号即可。5成文日期。以主要领导签发时间为成文日期。有些科室拟定的文件，直接把成文日期写上去。比如6月29日制作的文件把成文日期写成当天，但实际上，如果领导是7月1日签发的，那么成文日期是7月1日。正确做法：领导人或最后一个会签机关领导人签发的日期。将年、月、日标全。行政机关公文用汉字标注，“零”写为“”，不能写成二零一一年。6落款单位名称喜欢用简称，比如写成娄底市工商局。正确的用法应该是娄底市工商行政管理局。这里也要请大家注意，如果公示标题中有制发单位名称的，落款就不要写单位，只写日期。7抄送的格式：无论对上级、平级或下级，抄送机关标注用语可一律用“抄送”，不再使用“抄报”，也不使用“抄发”。（三）标题制作不规范。“读书看皮，读报看题”。如果说公文是一个机关的脸面，公文标题则可以说是一份公文的眼睛，准确、规范地拟制标题尤为重要。公文通常采用完全式标题：发文机关（关于）事由文种，事由即公文的主题（主要内容的概括），事由前一般应有“关于”，如国务院关于做好扶贫工作的通知。转发、批转性通知可省略“转发”、“批转”前的“关于”，如湖南省人民政府转发国务院关于做好扶贫工作的通知的通知。1.标题要素缺失。如关于“五一”节日市场整治的通知，标题缺少了“开展”的字样。又比如，转发省工商局的一个通知，标题为关于转发省工商局开展奶制品专项整治的通知，这也是不完整的。因为这句话应该有两个文种，一个是省工商局发文文种为“通知”，另外转的文种也是“通知”，应该是关于转发省工商局开展奶制品专项整治的通知的通知。2标题写作不简洁。如关于请求批准的请示，“请求”与“请示”重复了，应改为关于批准的请示。3错用标点符号。国家行政机关公文处理办法第十条规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但标题拟定者往往误把普通的事务文书当作具有法律效力的法规、规章对待。比如：。正确的例子：国务院关于印发2011年工作要点的通知、国务院办公厅关于印发全国打击传销行动方案的通知。这是最高行政机关发出的公文，比较有说服力，值得我们借鉴。再看我们身边的几个例子，应该去掉中间的书名号。根据“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”这一规定，有些特殊情况是可以在标题中使用标点符合的。如国务院办公厅转发教育部等部门关于教育部直属师范大学免费教育实施办法（试行）的通知、娄底市工商行政管理局关于印发基层工商所岗位职责管理办法（暂行）的通知。如果去掉“试行”、“暂行”两侧的括号，势必影响原文件名称的含义，有违应用文语言准确性的基本要求。又比如国务院办公厅关于切实做好“十一”黄金周期间安全工作的通知、国务院 中央军委关于授予某某同志“雷锋式消防战士”荣誉称号的命令、关于“5.11”传销案件的情况报告等。特指称谓允许使用标点，如“十二五”、“五一”、“十一”，还有重大事件、光荣称号等。 4.多重转发的文件，直接转发文号即可。 （五）其他问题。1.公文流转不规范。发文程序一般是先由相关科室起草，经办公室审核，由经办单位送分管领导审批，然后送局长签发，复核后由文印室印发。但有些科室