酒店采购管理信息系统.doc

管理信息系统课程设计报告课程设计题目 酒店采购管理信息系统 专业班级 市场营销销 学生姓名 程湘梅 江 指导教师 相成久 久 成 绩 一目 录摘要1前言11.1作业背景11.2课程设计进度安排22系统可行性分析22.1系统调查22.2可行性分析32.2.1系统功能32.2.2系统可行性分析42.2.3结论43系统设计53.1总体设计53.1.1系统功能结构图53.1.2系统模块结构设计73.2数据库设计73.2.1数据库的逻辑设计73.2.2物理结构设计93.2.3存储路径设计103.2.4输入设计113.2.5输出设计124系统实施部分134.1程序框图及所对应的源程序134.1.1登陆界面134.1.2系统界面134.1.3订单采购子系统144.1.4退货管理子系统144.1.5供应管理子系统154.1.6合同管理子系统15结束语15主要参考文献16酒店采购管理信息系统摘要：酒店采购作为酒店成本控制的第一关，其成本的高低将直接影响酒店利润，是酒店价格定位的基础。而当今形势下，酒店采购的物品种类繁多、采用频繁、餐饮原料中的鲜活食材易变质，因而采购环节的内部控制存在诸多漏洞；另外，选择合适的外部供应商也存在着信息不全面及沟通障碍等问题。为此，我们查阅相关资料、参考行业实际，从系统可行性分析、系统需求分析、系统设计到系统实施四个方面，运用Visual Basic的高效编程能力和Access强大的数据库设计，设计了一个具有一般代表意义的小型采购管理系统“酒店采购管理信息系统”，该系统侧重采购业务的基本流程管理订货及退货管理，并加入了创新的业务管理供应商管理及合同管理，主要分为四大模块：订单采购管理子系统、退货管理子系统、供应商管理子系统及合同管理子系统，旨在方便酒店管理人员对采购业务进行有效、便捷地管理，完善采购制度，降低成本，健全监控措施。关键词：酒店管理、采购业务、Visual Basic、信息系统1 前言1.1 作业背景我们选做的系统名称是“酒店采购管理信息系统”。当今形势下，酒店采购业务还存在诸多问题。酒店采购的物品种类繁多、采购频繁、餐饮原料中的鲜活食材易变质，因而采购环节的内部控制存在诸多漏洞；另外，选择合适的外部供应商也存在着信息不全面及沟通障碍等问题。为此，我们查阅相关资料、参考行业实际，从系统可行性分析、系统需求分析、系统设计到系统实施四个方面，运用Visual Basic的高效编程能力和Access强大的数据库设计，设计了一个具有一般代表意义的小型采购管理系统“酒店采购管理信息系统”，该系统侧重采购业务的基本流程管理订货及退货管理，并加入了创新的业务管理供应商管理及合同管理，主要分为四大模块：订单采购管理子系统、退货管理子系统、供应商管理子系统及合同管理子系统，旨在方便酒店管理人员对采购业务进行有效、便捷地管理，完善采购制度，降低成本，健全监控措施。1、基本思路结构化生命周期法结构化生命周期法的基本思想是，用系统工程的思想和工程化的方法，按用户至上的原则，结构化、模块化、自顶向下地对系统进行分析和设计。具体来说，就是先将整个信息管理系统开发过程划分出若干个相互独立的阶段，如系统规划、系统分析、系统设计、系统实施等，前三个阶段坚持自顶向下地对系统进行结构化划分，最后的系统实施阶段，则应坚持自底向上地逐步实施。在酒店采购管理信息系统的设计过程，我们采用结构化生命周期法。2、作业目标我们的设计目标是方便采购业务的基本流程管理订货及退货管理的同时，兼顾创新的业务管理供应商管理及合同管理，在设计该系统时，应尽可能的使界面友好，便于用户操作。我们的系统要实现以下目标：(1)、订单采购管理子系统要实现基本业务采购流程的简化与系统化，完成资料的录入、处理和更新，以及涉及成本管理等相关分析；(2)、退货管理子系统要完成退货原因的确认、退货登记、报废处理、损失核算以及分析和改善；(3)、供应商管理子系统完成供应商信息的收集，数据输入、储存，供应商信用评价以及相关查询，能从中选出优质供应商；(4)、合同管理子系统要辅助完成合同签订、合同履行、合同变更、合同终止、统计查询、报表打印等业务。1.2 课程设计进度安排表1-1 课程设计进度安排表 进度安排1前言、系统可行性分析2系统需求分析（系统描述、业务流程图设计等）3系统需求分析（系统数据流程图、必要的数据字典设计等）4系统设计（系统代码设计、数据库设计、输出设计、输入设计等）、系统演示、整体完善2系统可行性分析2.1 系统调查科学有效的酒店管理及优良的酒店服务，是现代酒店稳定客源、保持良好声誉的重要途径。我国的酒店行业经历了20世纪80年代的萌动阶段，90年代的成长阶段，随着我国的入世，市场经济在各个行业深入发展，酒店业更是成为我国的朝阳产业，直到近几年的加速扩张阶段，发展速度惊人。平均来看，最近20多年来，我国酒店的数量以每五年超过50%的速度增长。酒店业迅速发展使酒店的管理面临的挑战也在加大。我国酒店业经历20多年的迅速发展，在硬件设施和数量上已颇具规模，但在软件上却严重滞后，尤其是在经营成本的控制上存在诸多问题，节支增效潜力巨大。当前，酒店企业成本管理中普遍存在着成本意识淡化、成本管理弱化、成本行为软化的“三化”现象，严重影响了企业效益，制约了企业的发展。我们这次主要是从整体的角度分析，因为现在人员工资可控程度不是很大，所以我们以原料采购作为重点控制的对象。2.2 可行性分析2.2.1 系统功能1订单采购管理模块1）用户会员资料处理：成批录入用户资料和手工录入用户资料2）用户资料维护：按各种方式对用户资料表进行查询和修改3）订单处理：根据库存和需求等进行订单修改和最终生成4）采购处理：根据下达的订单进行货物采购2退货管理模块1）退货原因确认：业务员对退货产品分类标识，写明不合格原因，明确型号、数量、退货原因。2）退货整理、装运：3）现场返工、返修：经与客户协商可现场返工、返修的产品，由工厂相关人员到销售点进行返修处理，无需退回公司4） 退货登记、建账：建立退货产品台账5）组织评审：厂部检验员做出修理意见6）返工处理：返还生产部门修理7） 报废处理：明确报废产品数量、型号等8）损失核算与统计：财务部门统计发生的有关费用9）考核处理：将损失统计上报给有关部门10）分析改善：制定具体改进措施3供应商管理模块1）基础信息管理：对供应商的信息进行收集，数据输入、储存；2）评价信息管理：通过与供应商的业务交流，对供应商的信用等进行基础评价和实物评价，并作数据输入；3）供应商评价查询：查询评价数据，根据指标进行综合分析，选出符合要求的供应商，对有缺陷的供应商提出改进建议。4合同管理模块1）合同签订：合同签订又分为主要条款，详细协议，产品明细和对方信息四个子模块。主要条款是各种类别的合同所共有的条款，详细协议按赊购，加工等不同类别的合同条款而有所不同。总之，合同的签订包含了各种合同签订时所需要的所有信息。2）合同履行：合同履行包括资金的履行和合同货物的履行。合同履行情况搜索是指搜索财务部门的合同资金履行情况和各个库房的货物到货情况，各种合同的履行情况都可以在此查询到。3）合同变更：主要用来查看和变更合同的主要条款，详细协议，以及产品明细。4）合同终止：当某一合同的资金和货物都履行完毕时，合同自动终止，这是合同的正常终止，但发生违约解除和其他原因时，合同异常终止，正常终止和异常终止信息都会在此反映。5）统计查询：分为财务综合查询，按月查询明细，按单位查询以及合同监督。6）报表：根据合同签订以及执行情况自动生成经济合同统计台账和经济合同签订履行情况统计表，并打印输出。2.2.2 系统可行性分析（1） 经济可行性经济可行性分析是对酒店管理组织的经济现状和投资能力进行分析，对系统建设、运行和维护等费用进行估算，对系统建成后可能取得的社会和经济效益进行评估。本方案可采用单机和联机方式操作，可以利用局域网联机操作并与外部采购商建立互联网联系，不再增加购置设备负担；本系统开发费用低廉，操作简便，仅需要简单的人员培训，基本不需要培训费，人-机界面友好，可以节省投入和操作费用。此系统建成后，可以通过采购量的科学配比，采购商的管理以及与财务的联系降低采购的成本，增强酒店在同行业内的价格竞争优势，进而达到超额盈利能力，从这个角度讲，此信息系统的设计是产出大于投入的，因此，在经济上可行。 （2） 技术可行性技术可行性需要考虑现有的技术条件能否顺利完成系统开发、建设和维护工作，软硬件配置是否满足系统相关需求等。本方案技术要求不高，系统涉及范围不大，系统各模块间联系紧密，安全性、可靠性强。本系统开发靠基本的VB软件就可以，使得本系统的成功开发成为可能。可见，从技术上是完全能满足基本功能需要的。（3） 运行可行性运行可行性是对酒店管理中的组织结构、现有人员和机构、设施设备和环境等对系统的适应性，以及人员培训的可行性分析。通过前面的分析可知，技术上，由于掌握的开发软件的知识有限，有一定开发障碍但依然可行；经济上，系统运行后带来的产出大于投入，能够解决采购量经验化、过程不好监控、寻租等的问题。所以，系统具有运行可行性。2.2.3 结论经过对酒店采购信息系统的必要性和可能性进行分析和验证，该系统具体经济、技术和运行方面均可行，能够解决现有条件下的问题，并基本实现了建立目标的功能，对于酒店采购管理质量的提升有重要作用，而且随着酒店管理难度的不断加大，信息化的管理体系是一种发展趋势，可立即开发。3系统设计3.1 总体设计3.1.1 系统功能结构图功能结构图是用来描述系统模块功能分解的一种图形工具。功能结构图的每个矩形框表示一个功能模块。矩形框间的连线可以看作调用关系。酒店采购管理信息系统订单采购子系统退货管理子系统供应商管理子系统合同管理子系统图4-1 酒店采购管理系统功能结构图1. 订单采购子系统订单采购子系统根据需求下订单查看库存数量进行货物采购采购货物入库图4-2 订单采购子系统功能结构图2退货管理子系统退货管理子系统退货申请通知供应商退货出仓采购退货发票处理图4-3 退货管理子系统功能结构图3供应商管理子系统供应商管理子系统筛选优质供应商供应商资料收集及初评样品试用及品质确认供应商定期复核数据库信息更新信息登记入册图4-4 供应商管理子系统功能结构图4. 合同管理子系统合同管理子系统合同登记合同决策比较合同变更合同统计信息输出图4-5 合同管理子系统功能结构图3.1.2 系统模块结构设计酒店采购管理信息系统共划分为四个子系统，分别为：订单采购管理子系统、退货管理子系统、供应商管理子系统、合同管理子系统。以供应商管理子系统为例：供应商信息登记表主文件更新模块上月主文件本月主文件形成筛选文件模块质检结果登记表实地调查结果登记表经批准供应商名册表复核结果登记表筛选文件主文件计算机打印模块合格供应商名册优质供应商名册图4-6 供应商管理子系统系统流程图3.2 数据库设计3.2.1 数据库的逻辑设计根据关系模式的设计，为本系统数据库设置主键、外键，其中主键唯一表示该数据库的属性。形成数据库的文件如下：（1）供应商字段名字段代码字段类字段长度主键外键编号BH字符10Y名称MC文本8地址DZ字符10电话DH字符15（2）采购员字段名字段代码字段类字段长度主键外键编号BH字符10Y姓名XM文本8性别XB字符4年龄NL数值4订单号DDH字符8（3）仓库管理员字段名字段代码字段类字段长度主键外键编号BH字符2Y姓名XM文本8性别XB字符4仓库编号CKBH字符8（4）质检员字段名字段代码字段类字段长度主键外键编号BH字符10Y姓名XM文本8性别XB文本8年龄NL数值4检验货号JYHH字符8（5）评估小组字段名字段代码字段类字段长度主键外键小组编号XZBH字符8Y成员姓名XM文本10小组人数XB数值4供应商号NL字符8（6）采购订单字段名字段代码字段类字段长度主键外键订单号DDH字符8Y货号HH字符8货物名称HHMC字符10采购员号CGYH字符8（7）货物字段名字段代码字段类字段长度主键外键货号BH字符10Y货物名称HWMC字符10单价DJ字符8数量SL数值4仓库号CKH字符8（8）供应商档案字段名字段代码字段类字段长度主键外键档案编号BH字符8Y供应物HWMC字符10供应商号DJ字符8综合评分SL数值43.2.2 物理结构设计1）存储结构设计经过分析可知,本酒店管理系统中信息处理的特点如下：（1）员工、工资、顾客、货物的数据不仅经常需要查询,而且更新速度快,例如仓库货物进库、出库。（2）各个部门信息要求共享的信息较多。例如货物信息。（3）各部门经理有一定的特殊职能：汇总财务信息；对于被辞退的员工从系统中级联删除其信息、如从员工表中删除其基本信息、从它所服务的工作部门中删除该员工的工作名额，结算支付其工资、奖金；同时补充新的员工，代替它的工作。针对这些特点，设计如下:确定数据库的存放位置 为了提高系统性能，现根据应用情况将数据按照易变部分和稳定部分、经常存取部分和存取频率较低的部分分别在两个磁盘上存放。同时，考虑到本系统是多用户的，为了提高效率，数据库的备份的数据和日志文件将保存在磁带中。l 经常存取部分： 员工(员工号、姓名、性别、年龄、工龄、级别、部门号、职务、备注)； 工资(员工号、等级、实际工资、基本工资、出勤工资)； 货物（货物编号、货物名称、货物数量、所属类别） 供货商（供货商编号、名称、地址、联系电话、备注）订单(订单号、顾客号、经手人号、备注)；l 存取频率较低的部分：部门(部门编号、名称、部门经理、员工数量、财务状况编号)；账单（账单编号、总账编号、发票号、摘要、收入数、支出数、日期、经手人号、备注）；总账(总账编号、部门号、财务状况编号、收入、支出、日期、经手人号、备注)；财务状况（财务状况编号、时期、总收入、总支出、净利润）；确定系统配置酒店管理系统需要的微机数量和规模都不必太大，但在系统设计时应考虑到酒店的发展需求，在选择硬件设备、服务器操作系统、数据库时都考虑到能够逐步的增加和扩展。由于涉及到酒店的财务管理，数据的完整性和安全性显得尤其重要。系统中的数据一旦丢失，将需要很长时间进行恢复，有时甚至使信息系统不得不从系统初始化阶段重新开始运行。每天进行数据备份是保障系统安全的重要手段。数据备份需要严格按照事先制定的备份与故障恢复策略进行，并落实备份登记和检查措施。具体的系统配置应当根据系统实际运行情况做进一步的调整。3.2.3 存储路径设计1）存取方式的分析: 对采购、仓库、订单三个子系统的各个关系最经常的操作是查找，假设现有n个住宿房间的信息，如果采取顺序查找，平均查找n/2次；建立B+树索引，则平均查找次数为B+树的层数log2n+1。所以选择B+树作为索引,具体设计如下：l 对以下经常在查询中出现的关系的码建立索引员工(员工编号、姓名、性别、年龄、工龄、级别、部门号、职务、备注)；工资(员工编号、等级、实际工资、基本工资、出勤工资)；部门(部门编号、名称、部门经理、员工数量、财务状况编号)；财务状况（财务状况编号、时期、总收入、总支出、净利润）；l 根据以下经常进行连接操作的关系的码建立索引:员工号、供货商编号、部门编号等l 由于下面几个关系模式的更新频率很高,所以没有定义索引:供货商（供货商编号、名称、地址、联系电话、备注）订单(订单编号、顾客号、经手人号、备注)；账单（账单编号、总帐编号、发票号、摘要、收入数、支出数、日期、经手人号、备注）；2）设计评价及说明上述设计对时间效率，空间效率，维护代价和用户的实际需求做出了较好的权衡，根据酒店管理的实际出发，以时间效率和用户的实际需求为根本，得出的最后方案。 3.2.4 输入设计(1) 输入数据的分析与内容的确定是根据数据流程图、数据字典、处理要求和模块结构图等方面的文档资料对输入内容的具体规定来确定的，包括确定输入数据项的名称、数据类型、位数和宽度、精度、数值范围及输入处理方式。比如供应商管理子系统输入界面如下：编号名称 供应物类别联系方式初评等级质检等级实地考察等级复核等级综合评分(2) 输入方式选择与检验方法输入方式：主要采取键盘输入方式检验方法：采取人工检验与自动检验相结合的方式，自动检验中可应用的如格式检验、匹配检验及代码检验等。3.2.5 输出设计(1) 输出类型与输出内容输出有外部输出与内部输出之分。进行输出内容的设计要根据用户要求，设计输出信息的内容，包括信息形式，输出项目及数据结构、数据类型、位数及取值范围，数据的生成途径，完整性及一致性的考虑等。表 供应商信息输出表编号名称 供应物名称联系方式初评等级质检等级实地考察等级复核等级综合评