酒店库房物资管理细则.doc

重庆银河大酒店物资管理实施细则为了进一步加强酒店物资管理，提高资金周转率和物资利用率，科学管理好酒店物资入库、出库和库存，做到数量准确、质量合格、帐实相符、服务经营。特制定本物资管理细则：第一部分：库管员岗位职责库管员岗位职责适用于酒店各部门专（兼）职库管，是做好库房管理的基本要求：一、物资入库1、对入库物资严格验收把关，认真核对入库物资的名称、规格型号、数量、供货单位、出厂日期及包装，对不合格或非请购物资不予入库。2、仔细核对物资入库单据的书写是否与入库实物相符，规范办理物资入库手续，防止“虚入”“虚出”现象,即：“虚入”是物资不入库，只填写入库单、领料单，一进一出，库管员未见物资；“虚出”就是一次性填写大金额物资出库单，但物资不全出库，造成库房物资与帐不相符。3、特殊物资的入库验收要主动请相关人员协同验收，即使用部门的使用人员验收。4、认真登记物资明细帐簿，建立物资存放卡片。二、物资出库1、物资出库时必须有相关人员的签字方可发货，不得先发货，月末补签字；（一次性领用单位金额在200元以内的由部门主管签字；200-1000元以内的由部门经理签字；1000-1500元以内的由分管店级经理签字；1500元以上的由总经理签字）。2、物资领用人开具的领料单，由相关人员审批签字后交库管员发货，严格杜绝领用人随时从库房取用物资，使用后再补填领料单据，由相关人员补签字。3、库管员只能按已审批的领料单发货，禁止修改已审批的领料单据，修改的单据视同无效。4、领用人与库管员当场验货后方能出库。5、严禁将过期或损坏物资发放出库。6、发货后应及时登记物资明细帐簿。三、物资库存1、及时填报月请购计划，保持合理库存量(合理库存量一般以上月实际消耗量的一倍为参数)；使用人需要采购新品种物资时，直接向部门经理或值班长提出申请，批准后再由库管填报请购计划。2、做好所管物资的出、入库帐务登记，定期盘存与永续盘存相结合，确保帐实相符、帐帐相符。3、负责对所管物资的清洁、卫生，坚持“先进先出”的原则，确保库存物资的完好。4、配合安全部门定期或不定期对库房进行防火、防鼠、防虫，经常性清理库存物资，对临近过期或自然损坏的物资报采购部门与供货商协商调换，对没有及时上报造成已经过期或由于保管不善造成霉烂变质或损坏的物资应负相关责任。5、相近或相似物资要分隔堆放，避免相互混淆。6、严禁将霉烂变质或过期食品继续在库房堆放或发放。7、库管员必须保管好所有出、入库单据。8、库管员离开库房时，必须落锁，除库管员休息日，库房钥匙不能交于他人，严禁其他员工在库房逗留，严禁存放私人物品。第二部分：各部门物资管理细则一、工程部维修物资库的管理1、严格遵守库管员岗位职责。2、工具用具的领用严格执行以旧换新制度，个人专用工具用具由值班长确认已损坏，方可以旧换新，且实行限量领用，共用工具用具由部门经理确认已损坏，方可以旧换新。3、确属库房放不下而堆放在它处的物资，更要加强管理，定时盘存，帐实核对。4、各班组必须备用的急需物资量，原则上以每次急用物资的一倍为参考，以旧换新，禁止“库外设库”的现象，（急需维修物资是指如电梯维修件类等24小时不能停机的设备维修件）。5、不能一次性出库的物资（如：油漆类、线圈类等），库房必须做好开封后的保管，待耗用量超过该件物资总量的二分之一以上时，由库管员填领料单，由值班长负责审核。6、同类不同型号的物资必须分开管理，如：PHILIPS灯泡40W的20个，100W的20个，不能加总计算为PHILIPS灯泡40个。7、库管员休息日，班组负责人应按预计使用量请领一定量备用物资，所有出库物资由值班长签字，值班长要仔细核对出库单数量和发货数量，待库管员上班时，根据交回物资数与发料单据核实物资使用情况，登记相关物资帐簿。8、每周须及时将出、入库单据录入计算机，月末与财务帐核对。9、财务部及部门经理要随时抽查库房物资，督导库管员进行物资管理。二、商场商品库的管理1、商场营业员为商场物资的管理员。2、严格遵守库管员岗位职责。3、营业员做好上下班交接时的物资清点以及帐实的相互核对。4、熟悉商品摆放位置，当班时应及时调整和补充上柜商品，保证陈列商品的整洁卫生。5、凡商场商品的补充进货，由营业员提出申请，领班或内勤根据库存数和上月销量匡算本月需要量，填制请购单，交部门经理审核，由采购员执行。6、对部分销量不大的代销商品，营业员应报部门审批，采购部根据实际情况更换商品或更换供货商。7、凡商场新进商品，由分管店级经理、部门经理、采购部主管研究审定后执行，商品定价原则上按“成本加成法”确定，一经确定，不能随意变动价格；若供货商价格变动，应由采购部书面申请调价，批准后仍按“成本加成法”确定售价。8、为加强商场管理，部门经理、主管、财务部物资管理员应不定期抽查商品，以督促其帐实相符，凡抽查当日销售额与实销商品有出入而无正当理由者，责成相关责任人赔偿。9、商场商品应明码标价，营业员不得提高或压低价格销售，任何人也不得借用商品和营业款。10、部门经理要随时抽查库房物资，督导库管员进行物资管理。三、客房经营库的管理1、严格遵守库管员岗位职责。2、库管员负责入库物资的检查验收，做好库房物资的保管、发放和盘存，完成楼层消耗品的盘存、补充，并及时做好各种消耗物资的数据统计工作。3、客房大宗物资（批量性）的库存周转量为三个月，棉品周转量为半年，库房必须管理好库存周转物资的保管。4、低耗品的发放以报损数量为基数，报损多少，补多少。5、门锁电池的领用必须以旧换新，原则上每月耗量为80-100节，如果月耗量超过100节，库房应报电脑室，责成相关责任。6、部门经理要随时抽查库房物资，督导库管员进行物资管理。四、餐厅原、辅材料库的管理1、严格遵守库管员岗位职责。2、香料、油类物资的管理：此类物资不能领多少，填写多少的出库单，为便于经营，对此类物资实行月末分帐制，即库管员根据本月的出库量，按照一定的比例在川粤菜之间分配，双方厨师长签字确认。3、烟酒管理：烟酒类物资属于大金额物资，此类物资必须“日清月结”，禁止任何人临时性借用，如果各经营部门之间内部调拨，必须由采购人员执行，双方都采用入库单，即：出库方用“红字”填写入库单；领用方按照正常的采购将物资入库，（此规定适合于酒店内部所有物资的内部调拨）。4、在库房严禁堆放与酒店经营无关的其他物资，做好散装物资的保管，任何时候都必须加盖；易腐易烂物资（食品）必须在通风处保管，随时检查，凡有异味、异样的必须提出退货或报损。5、库管员休息日，除指定发货人外，严禁其他人员随意领用物资，被指定人员必须做好该日物资出入库的记录，盘存实物，并与库管员办理交接。6、库管员休息日，如果领用了19F库房的餐具等，库管员上班时必须抽查19F餐具。7、部门经理要随时抽查库房物资，督导库管员进行物资管理。五、茶楼原、辅材料库的管理1、严格遵守库管员岗位职责。2、按时、定量对茶叶等其他需要分包的物资进行分包，统计当日发货量。3、注意茶品管理，防止茶品受潮、发霉变味，严格执行“先进先出”发货制，对临近过期或变味茶品及食品必须及时向部门经理或财务部上报，进行处理。4、烟酒管理遵照餐厅的烟酒管理细则。5、部门经理要随时抽查库房物资，督导库管员进行物资管理。六、办公用品库 1、严格遵守库管员岗位职责。2、办公用品的领用（仅限管理人员的笔墨纸张）原则上按定额发放，每月按5元/人核定，不得超支，电池等物资按实际耗用量，以旧换新。3、接待用烟（一般在商场调用）必须由店级经理签字方可领用。4、酒店内所有纸张的采购计划由总经办编制，由采购部执行采购，各部门统一到总经办领用。5、电脑耗料（光盘、软盘、打印墨盒、打印墨水、色带等）的采购计划由电脑室编制，由电脑室协助采购部执行采购，各部门统一到电脑室领用；门锁卡的领用和以旧换新必须由店级经理签字。第三部分：附 则 1、本细则根据1999年4月出版的银河大酒店管理实务手册中关于酒店物资管理的制度为基础，结合酒店各经营部门库房物资管理实际中的问题而制定。2、本细则由财务部负责解释。3、本细则自二00四年一月一日起实施。 重庆银河大酒店 二00四年一月一日注释：1、“月结”：是指客房、餐厅、茶楼经营部门的鲜活食品、干付食品、冻货、蔬菜、禽蛋、茶品、鲜花