总部统一组织监控、省公司具体实施单一来源~.doc

附件4总部统一组织监控、省公司具体实施单一来源谈判采购活动工作规范一、 总则1. 为加强“总部统一组织监控、省公司具体实施”物资单一来源谈判采购活动管理，规范物资采购行为，根据国家法律法规和公司有关规定，结合实际，特制定本工作规范。2. 本规范适用于分部及省（自治区、直辖市）电力公司（以下简称“各单位”）进行的单一来源谈判采购活动。3. 单一来源谈判采购是指向一家供应商发出邀请，通过直接谈判确定供应商的采购方式。4. 单一来源谈判采购活动必须遵守国家的有关法律法规以及公司的有关规定，遵循“公开、公平、公正和诚实信用”的原则，在电子商务平台上开展。二、 组织机构及职责分工5. 总部物资部是物资单一来源采购工作的归口管理部门，其主要职责为：负责公司物资单一来源采购工作的管理和相关制度建设；负责编制公司物资单一来源采购文件范本；负责审查各单位物资单一来源采购申请，批准下达采购计划；负责指导、监督、检查和考核各单位物资单一来源采购工作等。6. 国网物资有限公司（采购代理机构）协助总部物资部做好“总部统一组织监控，省公司具体实施”物资单一来源采购相关工作，其主要职责为：负责配合总部物资部汇总审查各单位单一来源采购申请；负责公司电子商务平台单一来源采购业务应用支持；指导各单位应用电子商务平台开展单一来源采购业务等。7. 各单位招投标工作领导小组是本单位物资单一来源采购工作的领导机构（以下简称“领导小组”），其主要职责为：领导和协调本单位的物资单一来源采购工作；负责决定本单位物资单一来源采购工作中的重大事项。领导小组办公室设在本单位物资部（招投标管理中心）（以下简称“物资部”），负责领导小组的日常工作。8. 各单位物资部是本单位物资单一来源采购工作的归口管理部门，其主要职责为：负责本单位物资单一来源采购工作的管理和相关制度建设；负责组织编制本单位物资单一来源采购方案；负责审查本单位物资单一来源采购申请，并上报总部物资部；负责组建本单位物资单一来源采购评审委员会，组织开展本单位物资单一来源采购工作；负责审查本单位单一来源采购结果；负责组织本单位物资单一来源采购的合同签订工作等。9. 各单位物资供应公司（采购代理机构）是本单位单一来源采购的实施单位，其主要职责：负责配合物资部汇总审查需求单位单一来源采购申请；负责编制本单位单一来源采购方案并实施；负责本单位范围内最终用户、技术规范编报人员和供应商的电子商务平台应用培训；负责本单位电子商务平台单一来源采购业务的应用支持等。10. 各单位项目管理部门的主要职责为：负责审核物资需求部门/单位提交的物资采购申请和技术规范；参与单一来源采购文件审查和谈判评审工作等。11. 各单位需求单位/部门的主要职责为：负责编制本单位/部门物资采购申请和技术规范；执行单一来源采购结果等。12. 各单位负责经济法律工作的部门为单一来源谈判采购活动提供全过程法律支持和保障。13. 各单位负责监察工作的部门对物资单一来源谈判采购活动实施监督，受理物资谈判采购工作的投诉举报，对物资单一来源采购工作中的违纪违规问题提出处理意见。三、 适用条件14. 满足下列条件之一的项目，依法可以不招标：14.1 符合中华人民共和国招标投标法第六十六条或者中华人民共和国招标投标法实施条例第九条规定的；14.2 采购规模未达到依法必须招标项目的规模标准的；14.3 依法必须招标的项目，经项目审批、核准部门审批、核准，可以采取非招标采购方式的；14.4 依法必须招标的项目，由于参与的投标人不足三家，或者所有投标均被评标委员会否决等符合法律法规规定的原因，导致两次招标失败的。15. 依法可以不招标的项目，具备下列条件之一的，可以采取单一来源方式进行采购：15.1 需要采用不可替代的专利或专有技术，只能从唯一供应商处采购；15.2 需要向原供应商采购，否则将影响施工或功能配套；15.3 采购人依法能够自行建设、生产或提供；15.4 采用单一来源方式采购的项目，应由本单位采购工作的领导小组批准。四、 计划管理16. 各单位需求单位/部门依据单一来源采购批次计划时间安排，通过ERP系统编报单一来源采购申请，同时在电子商务平台编报技术规范书。17. 各单位需求单位/部门在上报采购申请的同时，需提供经各单位项目管理部门、法律部门、物资部审核，领导小组批准的非招标采购审批单（见附件1），履行完审批手续后报本单位物资部。经项目审批、核准部门审批、核准，可以采取非招标采购方式的项目，履行本单位审批手续时，应提供正式文件或批示。18. 物资部汇总单一来源采购申请后，于每月20日前上报总部物资部（见附件2），并提供相关支持文件和内部审批资料。19. 总部物资部汇总各单位单一来源采购申请后，于每月30日前审查批复各单位采购申请。五、 采购文件20. 采购文件编制21. 采购代理机构根据单一来源采购计划，依据采购文件范本和技术规范编制采购文件，采购文件分商务部分（主要包括项目概况、采购须知、采购评审办法、合同条款等）和技术部分（主要包括采购物资情况和技术规范）。22. 采购文件审查22.1 物资部组织，采购代理机构实施，项目管理部门、项目建设单位、法律机构和相关专家（如需要）参加，对采购文件进行审查。22.2 采购文件商务部分由物资部、物资供应公司（采购代理机构）、法律机构负责审查，审查主要内容包括合同条款、采购评审办法等；技术部分由项目管理部门、项目建设单位、专家负责审查，审查主要内容包括技术规范、物资描述、交货期、交货地点等。22.3 采购代理机构根据审查情况编制完整的采购文件，经项目管理部门、项目建设单位、法律机构签字确认，领导小组办公室批准后执行。审查结果形成纪要（见附件3）。23. 采购文件发售23.1 采购代理机构向单一来源供应商发出谈判邀请函（见附件4）。并将采购文件上传至电子商务平台。23.2 采购文件发售由采购代理机构负责，售价仅限于补偿印刷、邮寄的成本支出，不得以营利为目的。23.3 采购人或其委托采购代理机构需确定编制应答文件所需的合理时间。自采购文件发售起至提交应答文件截止之日止，应不少于七日。24. 采购文件获取单一来源谈判采购供应商在规定时间内办理完采购文件购买手续后，采购代理机构将供应商维护到电子商务平台的采购项目后，供应商在电子商务平台下载采购文件。25. 采购文件澄清和修改25.1 采购人对已发出的采购文件进行必要的澄清或者修改的，应通过电子商务平台发布，该澄清或者修改的内容为采购文件的组成部分（见附件5）。25.2 供应商对采购文件提出需澄清的问题，应通过电子商务平台通知采购代理机构，采购代理机构将答复通过电子商务平台发布（见附件6）。25.3 采购人有权根据实际情况决定是否延长应答截止时间，由采购代理机构通过电子商务平台通知采购文件买受人，采购文件买受人通过电子商务平台回复采购代理机构确认。25.4 供应商在采购文件要求的应答截止时间前，可以在电子商务平台补充、修改或者撤回已提交的应答文件。25.5 供应商对应答文件补充、修改的内容为应答文件的组成部分。六、 评审委员会26. 评审委员会应在评审工作开始前一日内组建完成，名单由领导小组或其办公室批准确定。27. 评审委员会主任由物资部派员担任，副主任由相关部门、物资供应公司（采购代理机构）人员担任，成员由物资部、物资供应公司（采购代理机构）、项目管理部门、项目建设单位和专家库中选取的相关专家组成。评审委员会总人数应为5人及以上单数，其中技术、经济专家人数不得少于成员总数的三分之二。28. 评审工作另设监督人和法律顾问，监督人为监察部门人员，对采购活动全过程进行监督，确保采购工作公平与公正；法律顾问由法律机构指派专业人员担任，对评审过程中的有关法律问题提出意见，提供法律支持与保障。29. 评审工作设会务组，由采购代理机构人员组成，负责评审期间的会务安排和后勤服务及信息支持，确保电子商务平台正常运转，并做好评审期间的安全保密工作。30. 采购代理机构设立项目经理，负责采购实施过程的组织协调，负责电子商务平台采购项目维护，指导评审专家完成系统操作。七、 采购评审31. 供应商须于采购文件规定的应答截止时间前在电子商务平台提交电子版应答文件和首次报价，纸质应答文件和报价按规定的时间送达规定地点。32. 在首次应答文件提交截止时间的同一时间，系统自动解密电子版应答文件。按照规定程序，在评审现场拆封应答文件之前，检查应答文件的密封情况，并在监督人员的监督下由项目经理启封。33. 在谈判开始前，组织召开评审委员会首次会议，宣布委员会组成的通知，谈判工作纪律，明确职责分工。34. 技术、商务评审评审委员会依据采购文件，审查供应商应答文件是否实质性响应采购文件的技术、商务要求。谈判中，评审委员会可以要求供应商对技术方案、商务条款等方面进行澄清和修正，澄清和修正的结果应由供应商书面签字确认。如供应商未响应采购文件的实质性要求，评审委员会应终止谈判。35. 价格谈判评审委员会与通过技术、商务评审的供应商进行价格谈判，根据供应商的最终报价，按照价格合理且符合批复资金要求的原则进行推荐。供应商将最终价格上传至电子商务平台。36. 评审委员会汇总形成评审报告和采购结果推荐表（见附件7），根据评审情况推荐成交供应商，评审报告和采购结果推荐表经评审委员会全体成员、监督人员、法律顾问签字确认。37. 评审结束后，监督人依据国家电网公司招标活动监督管理办法有关规定，出具监督报告（见附件8）。监督报告一式三份，分别存各单位监察部门、物资部和采购代理机构。38. 在具体谈判活动中应遵循如下规则：38.1 谈判采购工作应在评审委员会的统一组织下，有序开展，原则上按先技术、商务，后价格的顺序进行。38.2 评审委员会可根据供应商的报价、响应内容及谈判情况，要求供应商进行三轮及以上报价，在最终一轮报价前明确告之供应商此轮报价为最终报价。38.3 谈判过程中供应商对应答文件的补充，须提供书面材料，并在电子商务平台上传。八、 采购结果确定和合同签订39. 评审工作结束后两个工作日内，采购代理机构须将书面评审报告报物资部，物资部审核后报领导小组审定批准采购结果。40. 采购代理机构在采购结果确定后一个工作日内，在公司电子商务平台公布成交结果公告（见附件9）。41. 采购代理机构在采购结果确定后两个工作日内，向成交供应商发出成交通知书（见附件10）。成交通知书须经过物资部批准，并加盖物资部（招投标管理中心）和采购代理机构公章，同时在电子商务平台中维护采购结果，通过电子商务平台向成交供应商发布成交通知。42. 成交结果发出后，采购代理机构在电子商务平台将采购结果回传至合同管理模块。43. 物资供应公司在成交通知书发出三十日内，与成交供应商完成合同签订工作，所订立的合同不得对采购结果做实质性修改。九、 归档44. 成交结果公告发布后，采购代理机构须及时将采购全过程资料移交档案室登记造册归档。具体归档范围如下：44.1 物资非招标采购方式审批单44.2 采购文件及采购文件审查资料；44.3 邀请函；44.4 采购文件购买记录；44.5 澄清/修正； 44.6 应答文件；44.7 评审委员会名单44.8 评审报告等评审过程资料； 44.9 评审监督报告；44.10 成交通知书；44.11 按规定需要归档的其它材料。十、 供应商的资格条件45. 参加招标外采购活动的供应商应当具备但不限于下列条件：45.1 具有独立承担民事责任的能力；45.2 具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；45.3 具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；45.4 有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录； 45.5 参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；45.6 法律、行政法规规定的其他条件。46. 根据采购项目的具体要求，可以按国家规定的相关资格要求设定供应商的针对性条件，但不得以不合理的条件排斥潜在供应商或对供应商实行差别待遇或歧视待遇。十一、 系统应用管理47. 各单位要加强电子商务平台系统单一来源采购的应用管理，严格按照规定流程开展用户权限收集、整理和申报工作，严控权限发放范围。48. 各单位网上单一来源采购活动的监控必须在电子评标室或具备内、外网和监控设施的地点集中进行。49. 各单位应认真做好单一来源采购活动监控，保管好项目经理和评审专家账户及登陆密码，不得擅自将账户和密码交由他人使用。50. 各单位要做好本单位、采购代理机构和供应商等相关人员的系统操作培训工作，确保相关人员熟练掌握系统功能。十二、 组织纪律51. 严格控制单一来源谈判采购范围，应招标的不得规避招标。52. 严格履行保密义务，禁止任何人从事下列行为：52.1 向供应商透露谈判（询价）文件的评审、成交候选供应商的推荐等情况；52.2 其他违反保密规定的行为。53. 参加单一来源谈判采购的工作人员应当恪守职业道德，严守纪律，严禁从事下列行为：53.1 与供应商或者与采购结果有利害关系的人进行私下接触；53.2 收受供应商、中介人以及其他利害关系人的财物或者其他好处；53.3 其他违反职业道德和工作纪律的行为。54. 任何单位和个人不得实施下列违反回避规定的行为：54.1 明知本人亲属或其他利害关系人直接或间接参与或代理本项目的采购，拒不退出采购工作； 54.2 其他违反回避规定的行为。55. 任何单位和个人不得实施下列限制正当竞争的行为：55.1 违法或以不合理的条件限制或者排斥本地区、本系统以外的法人或者其他组织参加谈判、询价和竞价采购；55.2 对潜在采购供应商实行歧视待遇；55.3 其他限制正当竞争的行为。56. 建立和完善公正、有效的招投标投诉处理机制。监察部门应及时受理投诉、举报并依法依纪查处。57. 对违反本规范规定的单位和个人，依规中华人民共和国招标投标法等国家有关法律法规和国家电网公司招标采购活动管理办法等有关规定，对其进行处罚。十三、 附则58. 本规范由总部物资部（招投标管理中心）负责解释。59. 本规范自发布之日起施行。附件：1.物资非招标采购审批单 2.单一来源谈判采购电子商务平台业务计划上报表 3.邀请函 4.采购文件审查纪要 5. 澄清/修正文件 6.澄清/答疑文件 7.评审报告 8.采购监督报告 9.成交通知书10.成交结果公告 11.单一来源谈判采购流程图16附件1： 公司物资非招标采购审批单项目实施单位日期项目名称采购内容及采用非招标采购方式的理由需求单位意见：负责人签字（公章）项目管理部门意见：负责人签字（公章）法律部门意见：负责人签字（公章）物资部(招投标管理中心)意见： 负责人签字（公章）招投标领导小组意见：分管领导签字附：1.采用非招标采购方式的外部支持性文件2.落实采购资金的文件及或项目初设批复文件3.录入ERP系统的需求信息表18附件2：单一来源采购电子商务平台业务计划上报表xxxx公司2012年XX月“总部统一组织监控、省公司具体实施”单一来源采购计划序号计划编号计划批次名称该计划批次下采购项目名称采购物资主要类别采购物资评估金额选用单一来源原因拟定发布公告时间拟定谈判开始时间拟定采购结束时间备注编制说明：1. 采购物资主要类别：对本批次计划采购物资按照物资种类进行简要描述。2. 采购评估金额：对本批次计划采购金额进行估算，单位“万元”。3. 拟定谈判开始时间：请准确到小时，日期格式按照“YY-MM-DD， HH点”格式，如：2012-05-08，14点。4. 2012年4月30日前，因条件不具备不能应用电子商务平台的，应在备注中注明“非电子商务平台”。5 “计划批次”指ERP系统批次，该批次计划下在电子商务平台可创建一个采购项目，也可创建多个采购项目，如有多个采购项目，其每个采购项目的采购时间节点、采购内容等情况均应按申报格式上报。“选用单一来源原因”指国家有关项目审批、核准部门或行政监督部门已批准单一来源采购，两次公开招标仅有一家供应商参与，以及其他需选用单一来源的原因。各单位物资部（公章）二一二年XX月XX日附件3： 采购邀请函日期： 年 月 日采购编号：致： 公司就下列货物和有关服务进行 采购，现邀请贵公司提交密封性报价。货物需求参见货物需求一览表。采购文件每套售价 元，售后不退。采购文件购买后，请从国家电网电子商务平台（）下载谈判文件。对采购文件的报价（密封）、报价保函（密封）、法定代表人授权委托书、应答文件以及电子版本，应于 年 月 日上午 : 前（北京时间）之前递交到 。地址： 。同时应于 年 月 日上午 : 前（北京时间）登陆电子商务平台，对相应采购项目进行应答确认并上传应答文件电子版本。谈判时间： 年 月 日 时 谈判地点：采购代理机构： 地 址： 邮 编： 电 话： 传 真： 开 户 银 行： 账 号： （采购代理机构） 年 月 日19附件：货物需求一览表包号项目单位项目名称物资名称物资描述单位数量交货日期交货地点备注包1包2包332附件4：采购文件审查纪要时 间： 年 月 日地 点： 审查人员： 专家一 专家二 专家三此次评审设备为 采购。 采购的物资，按公司要求对其采用 采购，商务组对其采购文件进行了审查。（审查内容及结果描述） 审查人员（签字）：年 月 日附件5： 采购澄清/修正文件 （供应商名称）： （采购代理机构名称） 公司受 委托，就 进行 采购。采购文件现有以下变更及说明：一. 采购文件第x页：原有内容“xxxx”，变更为“xxxx”。二. 采购文件第x页：原有内容“xxxx”，变更为“xxxx”。三. 采购文件第x页：原有内容“xxxx”，变更为“xxxx”。特此通知。（采购代理机构）年 月 日附件6： 采购澄清/答疑文件采购项目名称分标编号包 号设备名称日 期 年 月 日页数( 页)/(总 页)工程名称采购文件页码需澄清问题澄清内容（采购代理机构名称）年 月 日附件7： 公司 采购采购计划编号：评审报告 评审委员会 年 月 日 公司 年第 批物资单一来源采购评审报告一、项目简介采购人： 公司采购方式：采购编号：代理机构：采购物资：二、采购过程 年 月 日在国家电网电子商务平台（）建立谈判项目, 并向 （供应商名称）发出采购邀请函。 年 月 日上午 时接受供应商的报价和响应文件。谈判时间： 年 月 日 时- 时谈判地点： 在各单位监察部的监督下，评审委员会对供应商的应答文件进行审查，法律顾问 全程参与谈判评审。工作分为三个阶段。第一阶段为技术商务评审阶段： 第二阶段为价格谈判阶段： 第三阶段为完成评审报告阶段。 三、评审委员会根据公司物资非招标采购管理办法有关规定，经研究决定，成立 公司 年 第 批物资单一来源采购评审委员会，评审委员会共由 人组成，设评委会主任 人，副主任 人、技术一组 人、技术二组 人、技术三组 人、商务一组 人。四、技术商务评审情况委员会本着 “公平、公正、科学、严谨”的原则，对此次参与谈判的供应商进行技术商务评审，初始应答技术方案、商务条款变动及承诺情况见下表。谈判编号设备名称供应商初始应答内容最终承诺内容五、价格谈判情况谈判编号设备名称供应商初始报价 最终报价六、推荐意见经评审，本次 采购 包，推荐成交 包，成交金额 万元。详见采购结果推荐表。七、未成交物资 八、需要说明的问题附：1.评审委员会名单 2.采购结果推荐表附1 商密一级评审委员会名单根据公司物资非招标采购管理办法的有关规定，经研究决定，成立