物业公司物资采购管理办法.doc

河南顺驰物业管理有限公司编号SW-ZD-CW-02名称物品采购、验收、领用管理办法版本A/0第6页共6页编制何永泉更改何永泉审核余军批准李梅生效期2005年4月1日河南顺驰物业公司 物品采购、验收、领用管理办法（暂行）第一章 总则第一条 为规范物品管理，加强物品采购价格监督管理，降低物品采购成本，降低库存，增加企业效益，特指定本办法。第二条 本规定适用于公司各部门购买原材料、辅料、零部件、保洁用品、办公用品、劳保用品以及其他物品等采购过程中的决策、价格监督、领用监督、财务核算等行为。第三条 物品采购要树立采购经济批量观念，物品验收要坚持独立原则，物品的领用要树立需用原则。第二章 物品采购的管理第四条 各部门每月应根据部门需要，编制部门“采购计划明细表”（一式两份，部门一份，综合管理部一份，见附表一），经各部门经理签字确认后，随同月资金计划报综合管理部（以下简称综合部）。综合部每月（25日前）应根据各部门提交的部门采购计划明细表及现物品库存状况编制“采购计划汇总表”（一式两份，综合管理部一份，仓库保管员一份，见附表二），仓库保管员留存的采购计划汇总表后附各部门采购计划明细表。“采购计划汇总表”必须经仓管员、部门经理、总经理（或其授权人）确认后，审批方可生效。第五条 对计划外（或突发性）的物品采购需求，必须填写“计划外物品申购单”（见附表三），经仓管员、部门经理确认，财务同意确认后可先予采购，但事后必须补办完备相关手续,并将此列入部门月度考核。第六条 综合部凭被批准的“采购计划汇总表”，向不同的多家供应商（至少三家）发出“询价单”（见附表四），待获取产品说明书、报价等资料后比较供应货物的价格、质量标准、可享受的折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，确定适合的供应商。第七条 确定适合的供应商后，进行各方面的谈判、磋商，根据谈判结果分情况处理：1、单件物品、一次劳务在5000元以上或年累计采购金额超过一万元的必须签定合同。签定合同前需填写“合同审批单”报公司物品采购指导小组（由物品使用部门、综合部、财务部组成），确认合同的合法性，走合同的相关流程。2、不需签定合同 ，单件采购价格在500元（含500元）以上的，确定供货商前，需分类汇总填报“采购物品价格申报单”（见附表五-1）。3、不需签定合同 ，单件采购价格在500元以下的，需分类汇总填报“采购物品价格申报单”（见附表五-2）第八条 采购部门根据物品采购指导小组审核过的“采购物品价格申报单”与供应商订货或审核过的“合同审批单”与供应商签定正式合同订货。第九条 综合管理部每月应编制采购计划，并在财务的指导下建立采购明细台帐、采购价格台帐和货比三家记录台帐（见附表六）（保存期限为二年），接受主管领导检查，定期和财务进行核对。采购计划应以合理的库存和经济批量为前提，坚持“先利库，后采购”的工作程序，谁提供采购依据，谁承担经济责任。第十条 综合管理部每半年需对重要、主要物品供应商进行一次综合评定，并建立供应商档案，对于评审不合格的供应商予以淘汰，补充新的合格供应商。第十一条 综合管理部负责处理公司仓库的冷、背、残、次物品。第三章 物品验收的管理第十二条 所采购的货品到达公司前，采购人员应事先通知库仓人员做好验收准备。第十三条 采购的物品到达公司后，必须由采购人员、负责检验人员（使用部门、工程部技术人员）和仓库人员一起根据供货方发货单（或发票）上所列物品进行逐一验收。第十四条 采购物品的入库验收包括数量（直观上物品的完好度）和质量（规格、型号、产地等）两个方面。数量验收由仓管人员负责，质量验收由使用部门（或公司专业技术人员）或仓管人员负责。第十五条 公司所采购的物品到达后，应分别在当日、三日内办理完验收入库手续和财务入库手续。第十六条 公司购进物品，经验收合格后，仓管人员必须及时填制有编号的“入库单”（见附表七，一式三联，即存根联、仓库联、财会联）。对验收不合格的物品，仓管员不得办理入库手续，由采购员办理换货或退货；对入库后发现不合格的，仓管人员应及时通知采购人员办理换货或退货，给公司造成损失的，追究有关人员的责任。仓管人员填写入库单，应以独立保管的实体作为入库单位。第十七条 物品入库后，应当按照种类分区摆放整齐，按种类设置货物标识，严禁将不同种类的货物混放。第十八条 签定合同的付款时，必须持合同、入库单、发票、付款通知单走合同的相关付款流程；未签定合同的付款时，持采购物品价格申报单、入库单、发票、付款通知单到财务部办理付款手续，手续不全财务有权拒绝付款。第四章 物资领用管理第十九条 确需领用物品的人员、部门，必须填写公司统一印制的“领料单”（一式一联，见附表八。），按领料单的要求，认真填写，并经部门负责人签字后，持“领料单”到仓库领料，领料单的有效期限为3天。办公用品、保洁用品等日常使用频繁的物品，由各部门凭“领料单”、 按周或月一次领出。第二十条 仓管人员根据完备、有效、准确的领料单填写 “出库单”（见附表九，一式四联，即：存根联、仓库联、财会联、领用联。）按照出库单上的物品逐一发放，一周将出库单传递给财务部门一次。第二十一条 保洁班月领料计划应由保洁部主管按掌握的日常消耗所需量严格编制，并经主管签字后，报项目经理审批。由月领料计划分解产生的周计划由其主管审批后连同项目经理审批过的月领料计划应于计划月上月末报给仓库管理员，仓管人员严格按第十九条和二十条的要求发料。第二十二条 每月末，由仓库管理员对保洁部领用物料汇总，与月领料计划进行核对，若有差异报其项目经理并责成其说明原因。 第二十三条 工程部主管根据历史数据、经验，编制维修用料月计划，对于经常使用的替换配件、物品、维修材料等，由工程部主管提出申请，报项目经理审批，经财务部审核并经主管副总经理审核批准后，可实行定额备用量，一般保证二周的库存量。根据批准后的申请填写“ 领料单”，一次领出备用。并指定专人负责，建立明细台帐，月末工程部应将库存量结出，报仓管人员核对，财务部定期或不定期检查领用、库存情况。第二十四条 对于不经常使用的物料，凭完备、有效的手续领用。第二十五条 需要维修的客户或公司部门，工程部必须根据客服中心填制的“维修单”（见附表十，一式三联，即：存根联-客服留存、财会联、工程联），进行维修。所需更换的物料或所需工费必须经客户或报修部门有关人员签字确认，客服中心定期将维修单传递给财务。对于虚假的报修，一经发现予以严肃处理，工程部主管应承担相应的责任。第二十六条 实行“以旧换新”领用物料的部门或人员，必须持旧物料和完备、有效的“领料单”，到仓库更换。仓管人员应在领料单备注栏中注明“以旧换新”字样，对回收废旧物料有变卖价值的，仓管人员应归类存放，无使用价值的，也应独立存放，定期按程序由综合管理部处理。第二十七条 各部门或使用人领用物品后，若发现质量问题应及时填写“物品质量反馈单”（见附表十一，一式三份，即：使用部门联、采购联、财会联。）经其部门主管签字后反馈给采购部门。采购部门对确属质量问题的物品，应立即与供应商联系换货或退货，并将处理结果填在“物品质量反馈单”中，月末汇总后报给物品采购指导小组。第二十八条 因工作需要临时借用物品时，借用物品无论价值大小，由借用人员填写“借物申请单”，经其部门主管签字后，由项目经理审批。借用存货必须按期归还，逾期不还造成损失的，由经办人负责赔偿，主管负连带责任。第五章 附则第二十九条