34文书档案管理制度.doc

第三十四篇 文书、档案管理制度 文书、档案是传递和储存企业行政、经营、人事等各种信息的主要手段；是机关、行政的重要凭据。文书档案管理已成为现代行政日常事务管理的重要工作。第一部分、文书管理制度文书管理必须遵循简明、及时、准确、保密、统一的原则，建立文书管理制度，是公司走上系统化、信息化管理轨道的前提。第一章 文书管理规定(一)总则第一条 为使文书管理制度化，提高文书处理质量和效率，特制定本规定。第二条 本管理规定指公司总部各部门与外界来往的文书，全过程的办理与控制。工程设计、施工的文书管理由工程部另行规定。(二)承办单位第三条 公司总部机关统一由公司办公室统一办理，项目经理部、分公司、独立在总部以外单位由各自指定单位或人员管理，并接受总部办公室业务指导。第四条 各承办单位或个人，应指定人员负责往来文书的核稿、收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。(三)行文第五条 行文类别：详见“公司公文、文书规范”。第六条 行文名义、署名及印信使用：(1)企业外行文的名义、署名及用印规定：属政策性或影响公司的重大权益的行文公司名义由董事长署名盖董事长职章。对政府各部、会、局、署及其所属一、二级机构；省政府及其所属职能机构等的行文，以公司名义，由总经理署名盖总经理职章。对省、市政府所属二级机构，市县政府及所属职能机构，总部机关代表公司对外；税务、金融等的行文 以公司名义由总经理暑名盖总经理职衔签字章。对上述以外的其他国家机构、民营企业、法人团体；对各用户、厂商的行文 以公司名义，由部门(公司二级单位)领导署名，盖领导职衔签字章。本公司的工程项目部、公司总部各职能机构、各地分公司、公司的勘察设计所、预制厂、修配厂、各维修中心，公司市政建筑公司对外授权业务和职能业务范围的对外行文 以上述部门名义盖上述部门章。公司其他部门除特殊授权外，不得对外单独行文。特殊授权需经总经理或董事长核准。(2)本公司内部之间的行文：正式行文 以公司名义由总经理或部门领导署名盖职衔签字章；业务接洽便函行文 由部门领导及经办人署名，盖部门章。各二级部门之间，或对下属单位行文，盖部门章。(3)人事通知、聘任书、委任书、授权书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、招投标等)须加盖公司或业务专用章，并视情况盖董事长或总经理的职衔签字章或职章。也可加盖授权的部门主管签字章。(4)特殊签署人及印信的文件从其相关规定。但应保留相关规定文号以备查。(5)需以对等身份的签署人名义复文者，酌情处理，并应注明留底备查。第七条 行文的批示权限：(1)以董事长署名行文的，应遵公司办公室转呈董事长批示。(2)以总经理署名行文的，应遵公司办公室转呈总经理批示。(3)以公司二级部门负责人署名行文的，应遵二级部门负责人批示。(4)以公司名义盖公司公章行文，应遵公司办公室主任批示。(5)因专案业务：如进出口、税务、关税、劳保、招投标、金融等使用公司名义，须盖董事长或总经理的业务专用章者，行文应经业务主管领导核准后方可进行。(6)固定格式文书，应由署名的主管于原稿批示后，业务主办部门行文。(四)文书处理程序：第八条 文书分类：(1)机密类：专利性、独特技术资料、特定列管的业务机密文件。(2)A类：关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。(3)B类：一般文书及经常性业务往来文书。(4)C类：一般通知或参考性的函件，无需呈批者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。(5)其他类：与公司业务无直接关系的表报、宣传或印刷函件，无需收支、登记，可直接送有关部门参阅。第九条 收发文登记单(五联单)：(1)第一联：收(发)文登记单：收发文人员按流水号码顺序装订存查；(2)第二联：催办单：遵经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期集中整理，按先后日期核对催办；(3)第三联：主管催办单：经办部门主管留存，按要求期限随时稽催；(4)第四联：经办人员存查联：经办后按结案、未结案分类存查；(5)第五联：核查联：文件办妥时随文归档待查；第十条 收(发)文字号的制定管理：1、对外行文的字号：(1)公司：“XXX(年序)字第(流水编号)号”(2)二级部门：“鸿( A C )字第 B 号”。A、“鸿办”、“鸿财”、“鸿工”、“鸿设”、“鸿维”B、当年流水编号。C、年序号：如2005、2006等。(3)其他特殊编号由办公室拟稿经总经理核准。2、收发文编号：(1)由公司办公室统一规定：公司总收发文编号：如“鸿总20050001”，以年序和逐文顺序流水编号。各二级部门收发文编号：如“鸿南安20050001”、“鸿财务20050001”以年序和逐文顺序流水编号。(2)复文以收文号码为发文号码。(3)主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。第十一条 收文：(1)登记分文：由总部办公室和各二级部门专管人员于“收(发)文登记单”登记后分文。(2)文件的分送：收发文人员分发文件，应留存“收(发)文登记单”第一联，依收文编号的流水号顺序装订。第二第五联按规定办理。(3)收文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证卷等，收发人员接文后，应立即交公司或部门出纳人员签收。不得随意传递。第十二条 主动发文：(1)拟稿登记：经办时用公司稿笺拟好文搞，填写“收(发)文登记单”(15联)呈直接领导核稿后，经批示，送收发文人员编号，送打印、校对、再送收发文人员。(2)发文处理：收发文人员收到打印后的稿件、核对原登记，用印。“收(发)文登记单”的各联由各相关部门保存。(五)文书处理方式：第十三条 信函处理：(1)据信封上记载是公务的文书由收发人员拆封，如系私事应立即交于私人，并说明情况，不能确认是公或是私事应经本人拆封确认是公事，交收发人员依本规则处理。(2)指名经理、部门负责人以上的信函，由收发人员直接送本人，如系公务，按本规则处理。第十四条 签呈处理：(1)一切发文应填写“发文呈批单”(2)发文呈批必须逐级进行，一般不得越级呈批。(3)不宜他人知晓的文件，应专人签呈。但必须完成收发文规则。第十五条 合约处理：(1)订立或修改合约时，经办拟稿后应先由公司办公室核稿登记编号，再送总经理批示后由收发室打印、用印。(2)固定格式合约书，其原稿应先由公司办公室核稿，登记编号再由承办人正式填足(出版足)份数后送总经理批示后，再由收发人员登记，用印分发。(3)本公司一切合约书签约人及原稿，正本的保管规定如下：合约种类签约代表人正本及原稿保管工程材料合约总经理或财务部公司办公室文档处工程建设施工合约总经理工程外包施工合约总经理租赁合约总经理或办公室聘用员工合约总经理或办公室公司办公室文档处工程勘察设计合约总经理其他合约总经理或相关职能部门所有合约书正本应及时归档，办公室收到正本应按规定贴足印花并销印后与原稿一并登记存档。其他使用部门均以副本留存备用。正本和原稿一律不得外借。第十六条 文书处理要点：(1)一切重要文书，事关公司重要的文件和足以影响公司权益的文件应将正本和原稿在公司办公室登记存档。(2)一切存档文书应分门别类建立电子查询系统。(3)一切审稿、阅稿主管人员和领导，应对文件加注审、阅意见，不得只签名无意见。(4)经办人、会稿人、核稿人、审稿人均应签名具日，字迹清晰，不得潦草。(5)经办人员应视文书轻重缓急灵活承办：急办、速办应一人连续办完。第十七条 文件处理期限：(1)收文人员原则上随收随送，不得积压，最迟要在2小时以内送交有关人员。(2)速件、电报、机密文件随到随办，当天处理完毕。(3)一般文件视经办人员工作情况，一般三天内处理完毕。(4)来文定有答复时限的，应保证办理完不超时限。(5)其他材料如工程设计文本、竣工文本的收发应根据计划和要求规定时限。(6)建立重要文件用印登记制度。(7)文件归档应及时，最迟不超过二天(或按公司规定时限)。(8)签呈文件应由下而上。审阅文件应由上而下，并建立签呈和审阅签名制度。第十八条 文件递送：(1)呈阅文件递送方式：普通文件呈阅件：浅灰色卷宗递送。机密、紧急或A类文件；桔红色卷宗递送。(2)内部文件递送：同一总部办公区内，可直送，并签收稽催。不在总部，收发文人员应按收文单位，将文件封入“内部信封”，封面只写收文单位名称，可不写经办人名，由收文人员拆封登记分发。公司办公室为总部以外递送文的，办公室应尽可能利用其他工作用车，根据文件轻重缓急进行文件递送，但必须严格收发文登记。第二章 公文处理实施细则(一)总则：第十九条 为使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司实际制定本细则：第二十条 要认真负责、细心准确地工作，提高公文处理的效率和质量。第二十一条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由公司办公室文秘人员(收发人员)收发、分办、用印、立卷、存档。第二十二条 严格保密制度，确保公司机密。(二)公文种类：第二十三条 详见“公司公文、文书规范”主要有：决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、计划、总结、调查报告、简报、会议讲话、典型材料、会议记录、规定、办法、规程、制度、守则、规划、规则、工作要点、商函、合同、协议书、建设工作招投标书等。(三)公文格式：第二十四条 详见“公司公文、文书规范”。一般格式是：标题、主送单位、正文、附件、单位落款、盖章、发文时间、主送、抄送(抄报)单位、主题词等。具体要求是：(1)标题应准确、简要、概括中心内容，一般应有“三要素”：发文机关、事由、文种。不加标点符号。(2)向上请示公文，一般只写一个主送单位，如需上报另一个单位，可用抄报形式。(3)发文时间应以领导签发日期为准，联合行文以最后单位签发日期为准。(4)公文字号一般包括单位代号、年号、流水序号。几个单位联合发文，只标主办单位公文编号。(5)公文有附件，应在正文后，单位名称前注明附件名称、件数。(6)收、发文单位应全称或规范简称。联合发文应将主办单位排在前。(7)文字一律从左到右横写横排(特殊例外)。(8)公文纸一般采用16开纸，左侧装订。“通知”用纸根据实际确定。(9)对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。(10)对政府的请示或报告，与不相隶属单位协商工作等，一般用行政名义行文。(11)内部行文，可按文种、性质，用公司或部门名义行文；下属分公司、项目部、职能部门不得联合行文；部门间不要用发文形式解决问题。(12)各单位一般不得越级行文，特殊时应同时抄报越过的单位。(13)向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导个人。向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。(14)按一级抓一级的领导原则，不越级发到下下一级单位。(15)根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。(四)公文处理程序：第二十五条 收文处理：一般包括：登记、分办、拟办、批办、催办等。(1)上级来文、密级文件、电报、资料。平级发来的文件等均由办公室收发人员签收，开拆、登记、呈阅、分发。并按类别、重要、急缓等分类及时呈阅，重要急件、机密件应即收即呈阅，若领导不在，应报请办公室主任处理。(2)收发函经办人员应按文件传阅范围和领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜横向传递。(3)凡需办理的公文，应由办公室主任签批意见，再送有关部门或领导批示后办理。办公室主任认为无需送领导阅批的一般性公文，可直批有关部门阅办。收到急件时，应在当天内答复并退回文件。一般办理的文件应在7天内，最迟不超15天办完。需研究，不能马上处理的，应先口头或书面简单回复。(4)加强公文检查催办工作，收发或文秘人员，对领导批示的或公司发文的要催办，以防积压。各单位部门对上级来文，需汇报贯彻执行的，要认真跟综检查落实，并及时反馈。(5)领导参加重要会议带回文件，在汇报传达后应及时交收发或文秘人员立卷归档。第二十六条 发文处理：一般包括：拟稿、审稿、签发、打印、校对、用印、登记、封发等程序。(1)起草公文的要求：要符合党纪国法和相关规定，要注意与原政策、规定的衔接。情况确实、观点明确、文字精练、条理清楚、层次分明、标点符号正确，篇幅要力求简短。引用文要写明发文机关、公文编号、标题、发文时间。使用公司统一格式的稿纸，字迹清楚，文面保持整洁。数字的写法：正式文件中除文件编号、统计表、计划表、专用术语、百分比必须用阿拉伯数字书写，其他用汉字书写。章节序号写法：一般应按下列顺序：一、(二)、3、(4)不要乱用简称：年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等一般 不要简称。(2)公文审核：公司的文稿在送领导前，应由起草文件的部门负责人审核，再送办公室核稿，以工会、社团名义发文，由董事会分管领导审核。审核的重点内容：是否需要行文。是否符合党纪国法，上级规定、规范等。提出的要求、措施是否具体切实可行。行文处理程序、行文关系、公文格式是否符合规定。行文叙述的文法、逻辑、标点符号是否正确。发现不妥应修改，重要原则不妥应退回重改。(3)公文签发：公司行政文件，由分管副总签署意见后，由总经理签发。工会、社团一般性文件由分管领导签发。重要文件由最高领导签发。(4)起草(可由微机)、改稿、签发一律使用钢笔。不用铅笔，圆珠笔。(5)签发后的公文不得再作修改，若需修改，必须重新送签。(6)公文签发后，由收发(文秘)人员打印、盖章、装订、登记、分发。打印文面应美观大方，符合公文格式，装订整齐牢固，不漏字漏页，错页、粘页；印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年月日；正文下无空地，可另起一页注年月日盖章；并在该页左上方标明“此页无正文”字样。(7)校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文，校对未发现差错由校对人负责；校对改正后，打印未改正的由打印人员负责。(8)公文办理完，应及时整理立卷，个人不得私自保存文件。第三章 重要文件保管处理规定第二十七条 本公司重要文件的收藏、保管、处理一律按本规定执行。第二十八条 重要文件分类：最重要日常用文件；(丢失将造成重大影响)最重要非日常文件；(丢失将造成最大影响)一般重要日常用文件；(重要程度轻过前者的)一般重要非日常用文件；(重要程度轻过前者的)。日常用文件：工作人员日常工作中经常查考、放在办公桌近边的文件；非常用文件：不经常查考，可归档封存的文件。第二十九条 公司档案库应有重要文档专库。第三十条 各种重要文件保管期由办公室规定。第三十一条 重要账、票、现金及文件应建立专人登记保管制度。并设专门库房、保险柜。任何外人不得入内。第三十二条 建立保管期满文件销毁制度：严格登记、监销毁、销毁人员，并签证确认。有些认为今后会可能有用的，可运用现代微缩电子技术存盘备查的办法。第三十三条 重要文件不得携带出库房。第四章 文件立卷与归档办法第三十四条 归档范围：(1)上级来文，上级单位对本公司的报告、请示的批复。(2)本公司发出的报告等文件。(3)有保存价值的信访原件记录及整理结果。(4)参加上级召开各种会议带回的文件、资料、已传达汇报了的。(5)上级领导机关检查、视察工作的报告，指示记录，向上级汇报的提纲和材料。(6)反映本公司工程、设计、生产、维护、管理等活动的资料及工作中的先进事迹，公司领导的讲话录音、录像制品、稿件等。(7)本单位大事记。(8)公司向上级已有批复的文件及上报的原有关材料。(9)各业务单位日常工作形成的资料，应各自整理、登记立卷存档。第三十五条 立卷要求：(1)文件应按内容、名称、作者、时间顺序，分门别类整理、登记、归档。(2)立卷时要把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件的完整性。(3)要坚持平时立卷与年终立卷相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文字材料，要及时立卷归档。(4)多余、重复、过期和无保存价值的文件，公司办公室应按公司规定，办理申请销毁手续，经审核同意销毁的文件由三人以上小组销毁。(5)严禁将文件原件和散件当废纸出售。应采用粉碎出售或现场投入再生池出售。第二部分 档案管理制度公司档案管理关系重要文件、资料的分类整理、归档保管、传递、使用等一系列工作，提高管理质量与效率，必须制定合理、科学的管理制度，使档案管理走上标准化、科学化、高效化。第一章 档案管理制度第三十六条 管理部门：公司成立两级档案管理体系，公司办公室为公司文档责任单位，公司二级管理部门为本单位文档保管部门，应指定专人兼职负责。公司总部办公室为公司文档管理部门，办公室应指定相对稳定可靠的人员为公司文秘(收发)人员，并建立公司文档库，应与工程施工、设计资料库分开管理。文书结案后，原稿或正本应归档，需经常性使用的，应留副本使用。各部门、项目部等二级单位保存文档应有专人负责，并执行公司管理规定。公司两级文档管理部门档案分类、目录、编号的原则由公司办公室文秘室(收发室)制度。第三十七条 文件点收：主要应把握以下原则：(1)检查是否完整，发现问题应及时追查补缺等。(2)文件处理手续必须完备，否则应退回经办单位重办。(3)与本案卷无关的文件、资料应退返经办单位。并问清事由。(4)有价证卷或贵重物品不应在文档室保管，应退回在公司专设的保险库保存。(5)需抽查文档，应经办公室主任批准。第三十八条 文件整理：点收后的文件应依下列方式整理：(1)中文竖写文件右侧装订，中文横写或外文左侧装订，整齐钉牢。(2)右侧装订均应对准右上角。左侧装订应对准左上角。整齐钉牢。(3)文件如有皱褶、破损、参差不齐等情况，应先补整、裁切、折叠，使其规范整齐划一。第三十九条 档案分类：(1)按三级分类： 先以部门区分；按文件性质划分；按顺序划分小类。(2)分类应以实用为原则：如案卷数量大，可在小类下再划分为“细类”。如案卷少，可把合并。(3)小类和细类装订时，可设“档号”微机管理。(4)每“档号”编号档夹封面首页应设“目次表”，一卷“档号”一编号的原则。(5)每一档夹“档号”编号原则如下：A1A2B1B2C1C2D1E1E2。A1A2部门代号，B1B2：大类代号，C1C2小类代号，D1档案卷次，E1E2：档案目次。第四十条 档案名称：(1)各级分类应有统一名称，要简单扼要，主要表示内容性质的原则，不要含糊不清。(2)各级分类、卷次、目次的编号，均用十进阿拉伯数字表示，位数视情况定。(3)各档案分类分级，确定后，应在微机上编制“档案分类编号表”，按部门、大类、小类、细类、卷次、目次顺序编制，以便查阅。(4)部门、大类、小类、细类、卷次、目次之间应留足够空余，以便公司发展和长期积累保证不再改动。(5)档案总体分类、编目等大原则，任何人不得随意改动，否则必须经公司办公会议讨论。第四十一条 档案编号：(1)新加入档案，应从“档案分类编号表”查明该文档属哪部门、哪一大类、小类、细类、应排的卷次，目次如何编制等，以此编列“档号”。(2)“档号”以一案一号的原则，不得一档重复编号。(3)“档号”自左而右编列；右侧装订：其编号应填写在首页左上角；左侧装订：其编号应填写在右上角。第四十二条 档案整理：(1)归档文件应按“目次”顺序以活页方式装订。(2)档案卷的背脊应标明档夹的分类编号“单位、大小类、细类”及名称，并与微机“档案分类编号表”系统一致，以便查档。第四十三条 档案保存期限：政府或公司明文规定以外文档，应按下列规定保存：(1)永久保存类：公司章程。股东名册。公司组织规程及规章制度、工作细则等。董事会、股东会记录。财务报表。政府机关核准的文件。不动产所有权及其他债权凭证。工程设计、施工、竣工资料。其他规定须永久保存的文书。(2)十年保存类：企业内部预、决算书类。会计凭证。事业计划资料。其他规定须十年保存的文书。(3)五年保存类：期满或解除的契约；决算、保修已全部完成的合约；但应微缩光盘存录。其他规定五年的文书。(4)一年保存：结案后无长期保存必要的文书。第四十四条 档卷清理：(1)档案存放保管人员应保持室内、案架清洁、整齐，防止虫蛀霉变等，每一年检查清理一次，已到期的应按程序销毁。并在“档案分类编号表”附注栏注明销毁日期、销毁人员。(2)销毁文件中，部分到期但仍有保存价值的内容，应予部分保存，但应在保留文件上将“收(发)文登记单”第五联附在上面，并注明已销毁部分的日期。第四十五条 调卷程序：(1)需调卷应填写“调卷单”经办公室主任核准可向档管人员调阅。(2)档管员按“调卷单”，借给档案，并在“调卷单”上注明借出日期，双方对档案检查清楚方可离开，凡离开后发现有问题，由借阅人负责。档管员应将“调卷单”按归还日期顺序整理，以备摧还。(3)在档案室当场借阅者，免填“调卷单”，但只限本公司办事人员。(4)档案归还应双方当面检查无误，方可上架归档，因档管人员未检查清，上架归档后发现的问题由档管人负责。及时在“调卷单”。上填写归档日期、并保存备查。第四十六条 调卷管理：(1)“调卷单”一单一卷，借阅七天为最长期限，需延长应重办“调卷单”。(2)借档案人员不得对档案进行抽、换、增、损，无权折开卷宗。(3)借档应按时归还不得等人摧促才还。