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档案管理技能训练 第3章档案整理技能训练 第3章档案整理技能训练 学习任务和目标 1 通过以 件 为单位和以 卷 为单位整理档案 了解归档制度的变化 掌握档案整理的流程 工作内容 提高学生档案整理技能和适应档案管理新要求的能力 2 通过拟写立卷说明 提高学生语言表达能力 档案管理文字资料撰写能力 3 用 整理的最终成果 的形式 帮助学生掌握档案整理的全局性概念 全宗 内容概述整理包括内容整理和实体整理 内容整理是指对文件或档案内容的真伪进行鉴别考证等 实体整理是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案进行分类 组合 排列 编目等 有以 件 为单位整理和以 卷 为单位整理之分 以 件 为单位整理档案是本章技能训练重点 第3章档案整理技能训练 3 1做好整理准备工作3 2按 件 整理档案3 3按 卷 整理档案3 4编写立卷说明 档案整理 3 1做好整理准备工作 内容整理 鉴别内容真伪 考证内容客观性 编纂出版档案史料等活动 实体整理 将零散的档案 进行分类 组合 排列 编目 使之成为有序的整体 机关档案的整理 内容 平时文件归档 文件组卷 案卷排列 案卷目录编制 档号编写 局部调整等 责任人 文件处理部门或业务部门与档案室共同完成 档案室也收集零散文件并进行全过程整理 档案馆的档案整理 1 系统排列和编目档案馆接收机关档案室移交的案卷后 进一步系统整理 2 局部调整对不符合要求档案进一步加工以提高质量 档案保存时间较长 自身或档案整理体系发生变化 也要整理 3 全过程整理收集零散的文件 馆藏体系遭到严重破坏 需要对档案进行全过程的整理工作 全过程包括 区分全宗 全宗内档案的分类 组卷 案卷排列 编定档号 编制案卷目录等 整理工作的意义 是整个档案管理工作的基础 收集 整理 利用是发挥档案效用的前提条件 是检查收集工作质量的依据 是管理科学化和标准化基础 档案整理三原则 必须保持文件之间有机的历史联系来源联系时间联系内容联系形式联系应当充分利用原有的整理基础必须便于保管和利用 档案整理两种方法 1 以案卷为单位整理 传统方法 案卷是一组有密切联系文件的组合体 立卷是一个分类 组合 编目的过程 2 以件为单位整理 现代方法 文件整理归档操作流程 收集 确定 件 文件装订 文件分类 文件排列 编制归档号 编目 装盒 档案排架 全宗概念 全宗是一个独立的机关 组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体 区分全宗是整理工作的第一步 1 全宗是一个有机整体 具有不可分割性 同一全宗不能分散 不同全宗不能混杂 2 全宗是在一定历史活动中形成的 具有客观性 整体性由内部历史联系决定而非人为 3 全宗是以社会单位为基础构成的 具有稳定性 以机关 组织和个人作为单位构成 时空范围确定 全宗构成者条件 A 可以独立行使职权 并能主要以自己的名义对外行文 B 设有会计单位或经济核算单位 自己可以编造预算或财务计划 C 设有管理人事机构或人员 并有一定的人事任免权 人物全宗 著名人物一生社会活动中形成的档案整体 1 公务形成的文件 原件放入单位全宗 复印件或附件归入个人全宗 非公务中形成的文件 原件应归入个人全宗 2 一个人一生无论身分 政治立场如何变化 只构成一个全宗 全宗的补充形式 一 联合全宗 两个或几个关系密切单位形成的档案整体 1 密切继承关系的机关 文件彼此混杂 2 职能互有密切联系的合署办公机关 省手工业局手工业联社联合全宗 二 全宗汇集 档案数量很少的若干全宗的集合体 1 具有代表性的若干小全宗2 残缺不全的一些全宗 时期 地区工矿企业全宗汇集 三 档案汇集具有某些历史联系的若干全宗的群体 全宗群 全宗群 由同一时期或地区 在纵向或横向方面具有相同性质的立档单位形成的若干个全宗构成一个有机群体 如 工业交通系统农林水利系统财粮商业贸易系统科学文化教育卫生系统 全宗内档案的分类 档案经过区分全宗之后 如不经过分类 还不免是一堆杂乱无章的材料 只有对全宗内档案进行合理的分类 才能提示出它们之间的内在联系 真正使全宗成为一个有机整体 便于系统地提供利用 分类应当具有客观性 逻辑性 统一性 实用性 分类的一般方法 时间分类法 年度分类法 时期分类法 来源分类A 组织机构分类法B 作者分类法C 通讯者分类法 3 内容分类法A 问题分类法B 实物分类法C 地理分类法4 形式分类法A 按文件种类分类B 按载体形态分类C 按形状规格分类 常用分类方法 一 年度分类法 二 组织机构分类法 三 问题分类法 复式分类法 一 年度 组织机构分类法 二 组织机构 年度分类法 三 年度 问题分类法 四 问题 年度分类法 分类的一般方法 3 2按 件 整理档案 归档文件 纸质文件 整理 以件为单位装订 分类 排列 编号 编目 装盒件 一文一件 多文一件 正本 定稿 正文 附件 原件 复制件 转发文 被转发文 来文 复文 报表 名册 图册等一册 本 为一件 整理原则 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 便于保管和利用 质量要求 应齐全完整 破损的文件应予修整 字迹模湖或易退变的文件应复制 使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 整理步骤 1装订 应按件装订正本 定稿 正文 附件 原件 复制件 请示 批复 转发文 被转发文 中文本在 其它文本 专用包角 文件左上角 三孔一线 左侧 定稿 正本 附件 正本 被转发件 转发件 复制件 原件 来文 批复 外文 汉文 收文 收文处理单 定稿 发文文件处理 文件印本 被转发文原件 转发文定稿 文件拟稿单 转发与被转发文印本 文件装订方式的选择文件可采用左上角装订 也可采用左则装订 采用左上角装订的文件应当左齐上齐 采用左边装订的文件应当左齐下齐 目前的装订方式除传统的线装之外 还包括 粘接式 如用浆糊 热封胶等 穿孔式 如不锈钢钉书钉 铁夹背等 1 符合档案保护要求 装订用品必须对档案无害 不影响档案的保护寿命 2 选用装订用品应尽量降低成本 装订方式应简便易行 三点一线 下对齐 左对齐 省档案局文件 档发 1999 38号关于印发 省机关档案工作目标管理考评内容和评分标准 的通知 省档案局文件 档发 1999 38号关于印发 省机关档案工作目标管理考评内容和评分标准 的通知 安徽省档案局文件皖档发 1999 37号关于印发 安徽省机关档案工作目标管理考评办法 及 安徽省机关档案工作目标管理考评内容和评分标准 的通知 整理步骤 2分类 按年度分类对计划 总结 统计等归入文件签发年度 请示与批复等文件 归入文件批复年度 跨年度文件材料 如专项工作 专案 多年统计表 归入事项办结年度 会议文件归入闭幕年度 按机构分类将归档文件按其形成或承办的机构进行分类 涉及多部门形成的归档文件 归入单位承办部门或综合部门 按问题分类将归档文件按其内容所反映的问题进行分类 按保管期限分类将归档文件按划定的保管期限分类 整理步骤 3排列 归档文件以件为单位 在分类方案最低一级类目内 按照事由并结合时间 重要程度排列 会议文件 统计报表 简报 刊物 处理信访及纪检监察案件形成的材料要分别集中排列 排列原则 事由原则 即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起 事由可以指一个事件 一个事物 一个人物 一项工作活动 一项具体业务 一种工作性质 一个具体问题 保管期限 永久 年度 2004 机构 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件 办公室 业务一处 文件 业务二处 整理步骤 4编号 按排列顺序从 1 开始标注 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 归档章设置全宗号 年度 保管期限 件号等必备项 并可设置机构 问题 等选择项 编号方法 1 件号的编制件号即文件的排列顺序号 它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识 件号 室编件号 馆编件号 室编件号的编制室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号 室编件号在分类方案最低一级类目内 按文件排列顺序从 1 开始标注 如采用 年度 机构 保管期限 进行分类 室编件号应在同一年度内 同一机构的一个保管期限内从 1 开始逐件流水编号 如 年度 机构 保管期限永久1 2 3 4 2005年 办公室长期1 2 3 4 短期1 2 3 4 馆编件号的编制馆编件号设置主要是出于馆室衔接的需要 各级档案室的长期 永久档案移交进馆时 由于各种原因需要进行鉴定 整理等局部调整 如部分需要抽出 补充等 使目录中的件号可能出现断号 跳号等现象 从而给管理带来困难 故需要重新编制或调整件号 调整后的件号即为馆编件号 具体情况在这里不作介绍 档号项目设置及填写 档号项目分为 必备项 选择项 全宗号 档案馆给立档单位的代号如 J026 J124年度 指归档文件形成年度 用4位数表示保管期限 分为永久 长期 短期三种也可用Y C D表示件号 室编件号由档室填写 馆编件号由档案馆编写 必备项 选择项 机构或问题在一个立档单位机构或问题二者选择其一 即选择机构 就必须放弃问题 选择问题就必须放弃机构 加盖档号章档号项目确定后 要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上 以明确归档文件在全宗中的位置 同时可以借助归档章上项目的提示 保证归档文件在借阅后能够正确归档 归档章 整理步骤 5编目 归档文件应逐件编目件号 填写室编件号 责任者 制发文件的组织或个人即发文机关或署名者 文号 文件的发文字号 题名 文件标题 也可自拟标题 外加 号 日期 文件的形成时间 以8位阿拉伯数字标注年月日 页数 每一件文件的页数 文件中有图文的页面为一页 备注 注释文件需说明的情况 编目主要指编制归档文件目录 为档案的保管 鉴定 检索 统计和编研等工作的开展提供基础条件 归档文件目录用A4纸 目录应装订成册并编制封面 封面设置全宗名 年度 保管期限 机构 问题 等项目 编目例 归档文件目录格式 归档文件目录 保管期限 永久 机构 办公室 归档文件目录封面格式 归档文件目录全宗名称安徽省档案局年度2005保管期限永久机构或问题办公室 目录装订 按年度 保管期限 机构分类的单位 可每年按不同保管期限装订三册 也可以按永久 长期 短期的排列顺序装订成一册 具体装订形式由各机关根据具体情况而定 整理步骤 6装盒 按室编件号顺序装入档案盒 填写档案盒封面 盒脊等项目 档案盒封面应标明全宗名称 盒脊设置全宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号 中间用 号连接 档案盒采用337克以上无酸牛皮纸制作 档案盒封面 安徽省档案局 30 30 30 30 30 310 单位 mm 30 档案盒背脊的项目 备考表 盒内文件情况说明整理人 检查人 年月日 3 3按 卷 整理档案 按作者立卷按时间立卷按问题立卷按地区立卷按文件名称立卷按收发文机关立卷 传统立卷工作内容 组成案卷单位拟写案卷标题作者 问题 事由 文种 名称 卷内文件的排列与编号填写卷内文件目录与备考表案卷封面编目与案卷装订 或 装盒 档案整理工作的组织 一 档案整理工作诸环节及其相互关系二 现行机关档案整理工作的组织三 积存档案和零散文件整理工作的组织四 档号及其使用规则 档号 档案馆 室 在整理和管理档案的过程中 以字符形式赋予档案的一组代码 档号是存取档案的标记 并具有统计监督作用 全宗号 档案馆 室 给定每个全宗的代码 案卷目录号 全宗内案卷所属目录的代码 类别号 馆 室 藏档案类别的代码 项目号 产品 设备等档案的代字或代号 案卷号 案卷排列的顺序号 件号 案卷内文件的顺序号 页 张 号 案卷内文件每页 张 的顺序号 代码 易于计算机和人识别与处理的数字 字母 汉字及其它符号 档号的结构 全宗号 案卷目录号 案卷号 件 页 张 号 全宗号 类别号 案卷号 件 页 张 号类别号 项目号 案卷号 件 页 张号 归档章的编制 暂不填写 盖章要求 1 归档章一般采用红色印泥 盖在归档文件首页上端的空白处 一个单位归档章加盖的位置应统一 2 归档章不要遮盖领导批示 收文章或文件内容 3 若归档文件前有文件处理单 办文单 归档章可加盖在文件处理单 办文单 上 具体栏目的填写 1 全宗号 是档案馆给各个进馆单位编制的代号 有全宗号的可照实填写 如 3 8 写成 0308 没有全宗号的暂空不填 2 年度 填写文件归档年度 以4位阿拉伯数字标注公元纪年 如 2006 不必加 年 3 保管期限 填写归档文件保管期限的简称 即 永 30年 10年 不可用 1 2 3 等代码表示 4 件号 填写归档文件的排列顺序号 包括室编件号和馆编件号 在档案室只要求大家编制室编件号 若统一采用 年度 保管期限 分类方法 则一个单位每年永久 长期和短期三个流水号 每年都是从 1 开始编 馆编件号进馆时按标填写 现暂空不填 实行文档一体化管理模式时 件号系统会自动给定 5 机构或问题栏 若统一采用 年度 保管期限 分类方法 此栏不必填写 6 总 页数 填写每一件归档文件中有图文的页面的总数 若这份文件有页码的则不必重新编页码 若无页码则在文件的右下角用铅笔编页码 若此件归档文件是由几份文件组成的