信息产业投资公司办公室管理制度.doc

佛山市南海信息产业投资有限公司办公室管理规定版次： A/0编号：NITP/WI-002授控状态： 编 制： 审 核：批 准：颁布日期：二五年四月八日佛山市南海信息产业投资有限公司司文 件 编 号办公室管理规定NITP/WI-002生效日期 2005 年4月8日第 A 版 第 0 次修改第1页共1页1.目的：规范办公室的工作秩序，树立良好的办公形象。2.使用范围：使用公司大办公室及有关部门各小办公室的管理。3.内容与要求：3.1按时上下班，不得迟到、早退；公事外出必须事先知会上级主管。3.2进入办公室内必须仪容整洁、着装整齐，不得穿汗衫、短裤、拖鞋。3.3接到来宾、顾客应主动、热情、大方、用语礼貌、微笑服务.3.4使用电话、传真机、复印机、灯光、电及其他电器用品应按规定使用，下班前应关妥才能离去。3.5中午休息时，不得横卧在椅子或桌子上。3.6工作时间不得在办公室闲聊，更不允许大声喧哗。3.7不准在办公室内下棋、玩纸牌及其他消遣活动。3.8不准在工作时间利用电脑玩游戏和上网查索与工作无关的资料、信息。3.9不可随地吐痰，垃圾废纸屑等应丢入废纸桶内，不得随地抛弃。3.10危险物品不得带入办公室内。3.11办公桌上文具及文件应分类摆放整齐，不得乱搁乱放。3.11人离开办公桌应将椅子推入桌下。3.12上班时间原则上不允许打私人电话，不得利用公司电话进行聊天。3.13接听电话时应用语礼貌，主动向对方说：“你好，XX公司，请问你找哪位”。3.14办公时间，公司内部官方语言为普通话，除业务上来往之外，一般不得讲其他地方语言。3.15上班期间不得在办公室吃零食。3.16下班时必须将本工作范围的灯光、空调、门窗关闭。佛山市南海信息产业投资有限公司礼仪规范版次： A/0编号：NITP/WI-003授控状态： 编 制： 审 核：批 准：颁布日期：二五年四月八日佛山市南海信息产业投资有限公司司文 件 编 号礼仪规范NITP/WI-003生效日期 2005 年4月8日第 A 版 第 0 次修改第1页共2页1.目的 营造公司良好的工作作风和礼仪规范，提升顾客的满意程度。2.适应范围： 所有公司所有员工的内外礼仪的规范。3.内容与要求3.1生活礼仪规范3.1.1职员必须仪表端庄、整洁。具体要求为：头发:员工头发要经常清洗,梳理整齐,男性员工头发不宜太长。.指甲：指甲不能太长,应经常注意修剪.女性职员涂指甲油尽量用淡色。胡子：胡子不能太长,应经常修剪。女性职员化妆不能浓妆艳抹,不宜使用气味刺激的香水。3.1.2工作的服装应清洁、整齐。具体要求为：衬衫：衬衫的领子与袖口不能脏污。领带：领带要与西装、衬衫颜色相配,领带不得肮脏、或歪斜松驰。皮鞋应保持清洁。女性职员着装不应过分华丽。3.1.3在公司内职员应保持优雅的姿势和动作。具体要求是：站姿：两脚脚跟着地,脚尖分开成45,腰背挺直,颈脖伸直,头微向下,使人看清你的面孔。两臂自然,不耸肩,身体重心在两脚中间.在上级面前,不得把手交叉抱在胸前。坐姿:坐下后,应尽量坐端正,把双腿平行放好,不得把腿向前向后伸,或俯视前方.要移动椅子的位置时,应先把椅子放在应放的地方,然后再坐。公司内同事相遇应点头行礼表示致意。握手时目视对方眼睛.不弯腰低头,要大方热情,不卑不亢.伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的,异性间应先向男方伸手。出入房间的礼貌:进入房间,要先轻轻敲门三声,听到应答再进.进入后,回手关门,不能大力、粗暴。进入房间后,如对方正在讲话,要稍等静候,不要中途插话,如有急事要打断说话,也要看准时机。而且要说:”对不起,打断你们的谈话。”递交物件时,如递文件等,要把正面、文字对着对方的方向递上去,如是钢笔,要把笔尖向自己,使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器,应把刀尖向着自己。经过通道、走廊时要放轻脚步。无论在自己的公司,还是对访问的公司,在通道和走廊里不能一边走一边大声说话,更不得唱歌吹口哨等.在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让,不能抢行。3.2日常工作礼仪规范3.2.1公司的物品不能私自占用。3.2.2借用他人或公司的东西,使用后及时送还或归放原处。3.2.3工作台上不能摆放与工作无关的物品.3.2.4公司内以职务称呼上司, ,同事间以张生、何工、小文等称呼,客户间以先生佛山市南海信息产业投资有限公司司文 件 编 号礼仪规范NITP/WI-003生效日期 2005 年4月8日第 A 版 第 0 次修改第2页共2页小姐等相称.3.2.5末经同意不得随意翻看同事的文件、资料等.3.2.6接听电话时,至少在第三声铃响前取下话筒.通话时先问候,并自报公司、部门。对方讲述时要留心听,并记下要点.末听清时,及时告诉对方,结束时礼貌道别,待对方切断电话,自己再放话筒。3.2.7对不指名的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人。在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接听人。3.3会客礼仪规范3.3.1客户有预先约定时,应准时接待。3.3.2有客户来访,马上起来接待,并安排就座。3.3.3接待来客应按先后次序接待,不能先接待熟悉客户。3.3.4有预约的客户,要表示欢迎。3.3.5接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务.3.3.4介绍和被介绍的方法:无论是何种形式、关系的介绍,应该对介绍负责.介绍时应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断,可把年轻的介绍给年长的。在自己公司和其他公司的关系上,可把本公司的人介绍给别人的公司的人。把一个人介绍给很多人时,应先介绍其中地位最高的或酌情而定。男女间的介绍,应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大草原差别时,若女性年轻,可先把女性介绍给男性。3.3.5名片的接受和保管:名片应先递给长辈或上级。把自己的名片递出时,应把文字向着对方,双手拿出,一边递交一边清楚说出自己的姓名。接对方的名片时,应双手去接,拿到手后,要马上看,正确记住对方姓名后,将名片收起。如遇对方姓名有难认的文字,马上询问。对收到的名片妥善保管,以便检索。佛山市南海信息产业投资有限公司办公室前台服务规范版次： A/0编号：NITP/WI-004授控状态： 编 制： 审 核：批 准：颁布日期：二五年四月八日佛山市南海信息产业投资有限公司司文 件 编 号办公室前台服务规范NITP/WI-004生效日期 2005 年4月8日第 A 版 第 0 次修改第1页共2页1.目的 规范办公室前台服务员的服务行为，塑造企业的对外服务形象。2.适应范围： 适应办公室前台服务工作的指引3.工作要求3.1办公室前台服务员上班时间必须仪表端庄、服装整洁。3.2上班后应清洗好接待来宾所使用的茶具，准备好接待来宾所用的开水。3.3 上班时坐姿应端庄，面朝入厅大门，不得侧身或背向厅门。3.4上班时间不得随意离开工作岗位，不得在上班时间作与工作无关的事情。3.5客人来访时，应起身笑容相迎，并主动向客人招呼：“您好，请问您找谁？”3.6当客人说明来意后，应招呼客人：“请您稍候”，并主动安排客人在大厅的休息处待候。3.7将客人安排后，应及时将客人来访的信息通报相关部门人员，告知来访事由，询问被访部门人员，是否可引荐。3.8如果被访部门人员认为可引荐时，前台服务人员应及时告知来访人员，并将来访人员引荐的被访部门人员。在引荐时，应主动向客人介绍被访部门人员，然后向被访部门人员介绍来访人员。3.9如果被访部门人员正在会议之中，或正接待其它客人，或正忙于其它紧急工作事务，不便立即接见时，前台访问人员应及时招呼来宾：“不好意思，XXX正在，请您稍候。”并主动给来宾上茶。3.10客人来访离开时，前台服务员应主动起身，笑容相送，并礼貌招呼客人：“您好走”。3.11来访客人离去时，前台服务人员应及时清理会客室的茶具和其它杂物。佛山市南海信息产业投资有限公司办公用品管理规定版次： A/0编号：NITP/WI-005授控状态： 编 制： 审 核：批 准：颁布日期：二五年四月八日佛山市南海信息产业投资有限公司司文 件 编 号办公用品管理规定NITP/WI-005生效日期 2005 年4月8日第 A 版 第 0 次修改第1页共2页1. 目的：规范办公用品的管理，节约办公资源。2. 适应范围：适应公司办公设施和办公用品的管理。3. 职责：行政财务部负责办公用品的管理4. 管理要求：4.1办公用品的范围 办公用品主要包括：A.办公基础设施：电脑、复印机、传真机、碎纸机、电话机、办公家私等大宗办公用品；B.办公易耗品：电脑耗材及其他办公设备耗材、文印纸、文具及饮用水等其他公用生活用品。4.2 办公设施的建档管理行政财务部应依据基础设施工作环境控制程序规定，对主要办公室设施建立，设备台帐，内容包括：设备名称、型号、规格、数量、生产厂家、购置日期、领用部门。4.3办公设施、用品的采购管理4.3.1办公设施和办公用品的采购依据采购控制程序的规定，由所需部门提出采购计划申请，经公司受权人批准后，交行政财务部进行采购。4.3.2所有办公采购物品，必须依据采购控制程序的验收规定，先执行入库验收手续后，方可领用、发放。4.3.3一般办公物资的验收，由行政仓库的管理人员，依据采购计划履行入库验收，验收的内容主要包括：数量、规格、包装和产品合格证。4.3.4贵重办公设施，如：电脑、复印件等，必须由行政财务部会同专业人员依据产品技术说明进行共同验收，验收内容包括：数量、规格、型号、包装、主设备、配件、合格证、产品技术说明书等。4.3.5验收不合格的产品，库房人员依据不合格品控制程序，造成标识，隔离存放，予以记录，并及时通知采购人员与供货厂家联系，确定处理方法。4.3.6验收合格的采购物品，由行政财务部仓管员按仓库管理制度作入仓登记，建立入仓登记表和仓库物资库存表，记录内容包括：物资名称、规格、数量、价格、入库日期。4.4办公设施、用品的领用4.4.1所有办公设施、物品的领用，必须按仓库管理制度由使用部门填写“物资领用单”，经受权人批准，库房人员方可发放。4.4.2库房人员必须对发放的物品在“出仓登记表”上予以记录。4.4.3库房管理人员依据仓库管理制度，每月必须对库房物资进行一次盘存，填写物资库存表并将盘存情况向部门领导报告。佛山市南海信息产业投资有限公司司文 件 编 号办公用品管理规定NITP/WI-005生效日期 2005 年4月8日第 A 版 第 0 次修改第2页共2页5. 相关文件仓库管理制度采购控制程序不合格品控制程序6. 相关记录采购计划物品采购用款审批表设备台帐 物品采购用款审批表 QEH/R-86 申 购 部 门申 购 时 间申 购 事 由物品名称数 量单价（元）小 计备 注合 计申 报 人申购部门负责人基地公司物业管理部意见基地公司主管领导意见基地公司物业管理部 制佛山市南海信息产业投资有限公司仓库管理制度版次： A/0编号：NITP/WI-006授控状态： 编 制： 审 核：批 准：颁布日期：二五年四月八日佛山市南海信息产业投资有限公司司文 件 编 号仓库管理制度NITP/WI-006生效日期 2005 年4月8日第 A 版 第 0 次修改第1页共5页一 目的为更好地加强和规范公司所采购物料的存放、领用管理，设立专用仓库以合理、有效地保证公司物品的采购、存放和领用，结合实际情况特拟定本制度。二 适应范围适应仓库物资入库、出库、保管、盘存的管理。三管理要求：（一）总 则第一条 仓库主要存放公司物业使用的物品，根据物品的使用功能、性质，存放期限等不同要求，分别设立“固定物品存放仓库”和“临时使用物品存放仓库”两种；仓库统一由公司物业管理部安排人员专门负责管理。第二条 公司因各项工作需要采购的物料包括；作业需要使用的设备工具、固定物品、易消耗物品等。第三条 根据工作需要安排人员兼职负责仓库管理工作，要求仓管员熟悉各类物料的规格、性能及保存条件。第四条 仓库盘点实行定期盘点与日常盘点相结合的盘点制度。（二）申购管理第七条 物品采购应根据实际使用需要而购置，在采购前必须由经办人依据采购控制程序，填写物品采购申请审批表；采购计划上应写明：“申购部门、申购时间、申购事由、物品名称、数量、单价、小计、申报人”等内容，然后由使用部门加具意见，报请主管领导审批，方可购置。第八条 所有物品采购，经办人必须据实填写采购计划；对于因临时急需购置使用的小金额零星物品来不及填写采购计划时，负责经办人可视实际情况先口头向主管领导报告，事后及时补办相应手续填写采购计划；对于没有相关领导审批同意购买的物品，视为无效申购，经办人佛山市南海信息产业投资有限公司司文 件 编 号仓库管理制度NITP/WI-006生效日期 2005 年4月8日第 A 版 第 0 次修改第2页共5页第九条 承担购买责任。第十条 对于需要大批量购置的物品，须另外书面申请报告，报请公司领导审批同意后，方可购置。第十一条 负责采购物品人员应根据采购计划上审批同意的项目、数量、价格据实购买。（三）入库管理第十条 购入物品原则上要求“应先入仓后领用”。入仓时仓管员按采购控制程序、首先对购置的物品进行质检，质检合格后对照采购计划进行数量清点。质量、数量相符时仓管员应填物品入仓登记表并勾销采购计划中对应的货物。物品入仓登记表应由采购经办人和仓管员同时签名确认所入仓的物品及数量。第十一条 所有购置入库的物品，仓管员必须将其相关资料据实输入电脑保存，以便日后查阅；其他书面资料应及时整理、存档保管。第十二条 对所购置物品检验质量不合格的，仓管员应不予办理入库手续，并通知采购经办人负责解决。第十三条 检验物品入库时，必须小心操作，不得有人为损坏。启封和搬运时应按包装标志及物料状况进行操作；对有附件的固定资产，除验收主要设备外，还要根据订单、合同或说明书对附属设备、零配件进行验收，并查核时否配套齐全，禁止估算验收。有必要进行试验的必须由专业人员进行试验合格后方可入库。（四）出库管理第十四条 物品出仓应遵循“先进先出法”原则，即库存内有同类物品时应根据该物品入仓的先后时间来安排物品的出库。第十五条 物品出仓时必须由物品领用经办人填写物品领用出仓单并由物业管理部负责人签名，仓管员方可将物品放行出仓同时在物品领用出仓登记表上签名确认。对于贵重物品需要领用出仓时，除相关人员签名外，佛山市南海信息产业投资有限公司司文 件 编 号仓库管理制度NITP/WI-006生效日期 2005 年4月8日第 A 版 第 0 次修改第3页共5页还须报请公司领导审批同意后方可出库。第十六条 物品领用必须根据实际使用需要而申请领用，不可虚报领用、浪费物料，违者追究责任；所领用物品应按其功能、用途结合实际需要合理使用，不得浪费、挪作他用、私人不得占用公物。第十七条 一次性易耗品的领用除要按照一般物品领用程序办理手续外，在领用时必须出具之前所领用一次性易耗品有关使用情况的记录；然后根据实际需要予以重新领用。底十八条 仓库物资一律不准外借。原则上不准先领料后手续，更不能用白条子代替领用单；对于紧急使用物品，可先领用，领用人必须事后次日下班前补回签名齐全的物品领用出仓单。第十九条 属于水电方面使用的配件、物品等，在维修工程完工后，剩余材料原则上必须办理退仓手续。剩余的少量零星材料，为简化手续，可直接用于其它，但须有物业管理部负责人签字认可。第二十条 仓管员对有疑问的物品领用出仓单应与经手人核对，经确认无误后方可发放物品。对缺少签名或疑问得不到解决的物品领用出仓单，仓管员不得发放，并退回经手人处理。 （五）实物管理第二十一条 设备、材料、物品在仓库中的管理由兼职仓管员负责。仓管员应维护保养好在库物资，达到“五无”要求，即无短缺、无泄漏、无锈蚀、无霉烂变质、无破损变形。第二十二条 物资存放要划分类别，专仓专储。第二十三条 有储存期限的物资，应建立明显标记，记清生产出厂时间和进库时间，分批存放，在将要超过有效期时及时向领导反映处理。第二十四条 所有设备的附件及技术资料、试验记录、产品合格证等应妥善保管，建立在库物资技术档案，防止散失。（六）仓库盘点佛山市南海信息产业投资有限公司司文 件 编 号仓库管理制度NITP/WI-006生效日期 2005 年4月8日第 A 版 第 0 次修改第4页共5页第二十五条 盘点按照年度盘点、月度盘点与日常盘点相结合的方式进行。第二十六条 对进出仓频繁、接近库存下限、记录可能有误等材料、物品仓管员或主管人员认为有需要时，应对进行有关材料日常的盘点，将盘点与记录对比，及时调整误差。月度盘点由仓管人员结合日常盘点进行，年度盘点（每年12月份仓库结帐后）应在主管人员实地监督下进行，并对盘点结果的真实性、完整性负责。盘点的结果必须记录于库存物品登记表第二十七条 经过盘点的物资实际库存量同帐面结存数有差异时应列出差异清单：物资名称、型号规格、单位、帐面数、单价、盈亏金额、盈亏原因等。盘点金额差额应报主管领导批准后方可处理。仓管员在接到主管领导书面审批意见后才可调整有关库存，禁止弄虚作假和擅自涂改。（七）附 则第二十八条 对违反本制度规定者，视性质情况轻重，分别给予相应处罚：警告、严重警告、罚款等。第二十九条 本