CEOP-01控制程序-B4.doc

文件类别文件名称程序文件文件控制程序文件编号CEOP-01制订日期2003.10.31修订版次4修订日期2010.03.25发行版本B页 码第7页 共7 页 1.目的：确保公司有关质量、环境方面的文件制定、审核、核准、登记、标识、分发、回收、修订、废止在受控状态下进行。2.适用范围：本程序适用于本公司质量管理体系、环境管理体系的所有文件。3.权责：3.1权责分配表：权责文件别制定审核核准一阶文件管理者代表总经理二阶文件部/课负责人分管经理/厂长管理者代表三阶文件部/课负责人或指派人员部门/课负责人（视情况）分管经理/厂长3.2文控中心负责各类文件的登记、编号、分发、回收、报废等。3.3 各部门文员负责本部门内各类文件的收发、分类、归档、保管和必要的防护。4. 用语定义：（略）5.规定：5.1文件分类：5.1.1一阶文件：质量手册、环境手册。5.1.2二阶文件：程序文件。5.1.3三阶文件：作业指导书、操作说明、检验标准、图纸、BOM、ECN等。5.1.4四阶文件：各类质量、环境记录表格。该类文件为特殊文件依记录控制程序CEOP-02执行管理。5.2识别 ： 文件的识别包括文件名称、编号、发行版本、修订版次、制订日期、修订日期。5.3文件编号：5.3.1质量手册编号为“QM-01”；环境手册编号为“EM-01”。5.3.2 程序文件编号，如下图示例： COP-01 EOP- 01 CEOP-01 文件序号程序文件代号（质量体系）（环境体系） （质量/环境共用文件）5.3.3品质环境体系三阶文件体系编号规则，如下图示例： CQD01 E01 序号 序号 品保部代号 三阶文件代号三阶文件代号 （质量体系） （环境体系）5.3.4其它技术类文件，如：工程图纸、检验规范、作业指导书（生产工序）各责任部门依实际管理之有效性或行业/国际惯例制订编号原则，交由文控备案后，进行编号管理。5.3.5各部门代号如下：QS(Quality system & Environment management system)ISO办QD (Quality department)品保部 FQA( Fine Quality Assessment )PQA (Process Quality Assessment )IQA(Into Quality Assessment)QM(Quality system management)PD (Production department)制造部 ED（Engineer department）-工程部 ME (Manufacture engineer)生产工程课TE（Technology engineer）-技术工程课JE（Jig engineer）PU (Purchase)采购部SM (Sale management)销售部 WR (Warehouse)货仓PM (Produt mastermind)产品企划部RD (Research & Development Dept)开发部 AD（Administration department）-行政部PA (Person administration)人事课CS (customer support)售后服务PMC (Production materiel control)计划与调度部PC（Production control）-计划调度课MC（materiel control）-物控课 5.4 制订及审批：5.4.1 权责：见本文件3.1规定。5.4.2 文件初稿完成后，须先行E-MAIL给各相关部门负责人和ISO办，以审阅流程接口之连贯性、兼容性和文件格式的符合性，并回复意见。5.4.3文件正式定稿后，由制订部门列印出书面文件，并在“文件修订记录表”（ASA-QSFM-03）注明需分发单位，经相应部门和人员审核及会签后，“文件制定/修订会签意见表”（ASA-QSFM-17），执行最终核准。5.4.4 会签说明 a)、原则上文件会签传阅时间为一个部门1天； b)、文件经传阅后，请传阅人在修订意见栏内填写修订意见，并注明日期、签名； c)、会签单位由制定/修订单位根据分发部门或课室确定,会签责任人必须是部门或课室负责人； d)、制定/修订单位必须跟进会签情况，完成后方可交文控受控发行；e)、文件会签传阅前制定/修订部门应事先与各部门达成统一意见后进行。 5.4.5 文件经最终审批完成后，原件送到文控中心，由文控文员在“质量/环境体系文件总表” （ASA-QSFM-01） 上登录，纳入统一管理。5.5文件储存：5.5.1一、二、三阶文件的原稿均由文控中心保管储存，并在每页背面上加盖红色“正本”印章。5.5.3文件副本由各使用单位储存，并采取必要的防护措施，防止过早损坏。5.5.4所有储存的文件必须分类保存并在必要时建立目录，以便快速检索。5.6分发：5.6.1受控文件由文控文员依“文件修订记录表”（ASA-QSFM-03）之配布需求名单复印相应份数，在每页的右上角加盖“受控文件发行”章（带日期）后，在“受控文件发放及回收记录表”（ASA-QSFM-02）上登记后，发放给各部门，要求收件人签收。5.6.2非受控文件及受控文件之非受控版本，一经发行后，由使用单位自行管理，文控不作统一管理。5.6.3受控文件发行章印，红色、日期清晰、文字可辨识。5.7修改：5.7.1受控文件的修改可由任何文件使用者提出，原则上由文件制订部门执行修改，按本文件5.4规定履行审批手续。5.7.2修改经历：每次文件修订都必须在“文件修订记录表”（ASA-QSFM-03）上详细记录，并与文件修订页一起分发各相关部门。5.7.3 修改后发放及失效文件处理：文控中心依本文件5.6之规定将修改后的文件分发至各相关部门，同时收回失效旧版文件进行销毁。防止作废文件非预期使用，如果出于某种目的而保留作废文件时，受控原稿文件需在右上角盖上红色“作废/文控留存”印章，移至历史档案。历史档案必须至少保留前一版文件。5.7.4 修改后的培训，二级文件由QM主导修改、培训并记录，三级文件由制定部门主导修改、培训并记录。5.8文件版本/版次：5.8.1质量手册、环境手册、程序文件、三阶文件（限规定办法类）分为“发行版本”与“修订版次”。5.8.2发行版本：首次发行则为第一版（即A），当文件经5次修订时及因实际需要整份文件有作大篇幅修订时，则发行版本升为第二版（即B），依次类推。5.8.3修订版次：文件的修改版次用页作为基本单位，当文件第一次发行则修订版次为0版（即0），当某页经修订重新发行时，则此页升为第1版(即1)，依此类推。当版本升级时，所有修订版次均回复为第0版。针对FQA作业指导书，每修订一次，整份版次一起变更，其它文件的版次与文控中心发行最新版次一致即可。5.8.4其它技术类文件之版本号直接在修订履历栏或指定位置记入版本号，首次发行为, 以后每修订一次依、2、3增加；或依制订单位确定的版本号升阶规则执行管理。5.9过渡性文件：过渡性文件只是在体系运行过程中，为完成某一特殊事项或专案而制订的管理规定与记录表格，随着特殊事项或专案的结束而失效。此类文件不列为受控文件，由使用部门自行管制。 5.10异常情况处理：5.10.1文件使用者遗失受控文件或因部门扩展等原因需要增/补发件时，文件使用单位须填写“文件增/补发申请单” （ASA-QSFM-05），经部门课长审核后，文控中心予以增/补发。5.10.2文件使用者不能交回已失效文件，文件使用者须填写“文件遗失报告” （ASA-QSFM-06），经部门经理审核后，交文控中心备案，以证明失效文件不会再被使用。5.11 外来文件：5.11.1 确保公司所确定的策划和运行质量体系所需的外来技术/标准/法律法规/管理类文件时，将原稿交由文控中心在“外来文件一览表”（ASA-QSFM-07）上登记，由文控中心保管。5.11.2 若需COPY，则由文控中心在COPY副本加盖红色“外来文件”印章后，分发相关部门。具体依本文件“5.5和5.6”规定执行储存和分发。 外购书籍等，加盖红色“外来文件”印章后，保管于文控中心，不需分发，只可借阅。5.12文件的借阅：5.12.1原则上文控中心之受控原稿文件，一律不准外借。5.12.2文控中心之外来书籍与各部门之存档文件或记录，若因需要为外部门借阅时，须要在“文件借阅登记表” （ASA-QSFM-08）上登记，并经双方签名后，方可取走。归还时，应当面确认并在归还人栏签名。5.13 文件格式：除外来文件外，所有质理/环境体系相关文件之格式依文件格式管理规定(IC-QS-01)要求执行。6.记录表格：6.1“质量/环境体系文件总表” （ASA-QSFM-01）6.2“受控文件发放及回收记录表” （ASA-QSFM-02）6.3“文件修订记录表” （ASA-QS