QP-GM-04 B1沟通管理程序.doc

AUTO SPRING文件主题文件编号 QP-GM-04 沟通管理程序文件版本B1 文件页码2 0F 4 1 目的使相关人员及时获取有效信息，确保组织信息畅通，以增强理解协调行动，有效参与质量、环境活动。2 范围适用于整个组织、体系及过程的沟通,同样也适用公司的工程合同方、原材料及物资供应方、运输公司固体废弃物处理者等相关方在环境事宜方面的影响。3 职责 3.1人事行政部：3.1.1负责收集上级主管部门、所属街道办事处、附近居民等相关方的环境信息/投诉，并向其传达投诉的处理情况。3.1.2.向上级主管部门、所属街道办事处、附近居民等相关方传达公司的环境方针，环境绩效等有关信息。3.1.3.对工程合同承包方、生活垃圾处理等相关方进行环境评估并对其施加影响。3.2业务部： 3.2.1负责收集客户有关质量、环境要求/投诉，然后交相关部门处理。3.2.2.向客户传达公司的质量、环境方针，环境绩效。3.3采购部负责收集供应商的质量、环境管理信息，并传达公司对供方有关质量、环境方面的要求以及公司的质量、环境方针，环境绩效等。负责原材料提供相关方的环境评估并对其施加影响。3.4 计划统筹组：负责运输公司的环境评估并对其施加影响。3.5物控组：负责对发外加工商、工业废弃物处理相关方的环境评估并对其施加影响，并传达公司对供方有关质量、环境方面的要求以及公司的质量、环境方针，环境绩效等。3.6各相关部门3.6.1负责将有关信息传达给本部门的员工，并按要求执行; 相关部门执行此程序。3.6.2负责对进入本部门工作现场的外来人员的环境管理工作。3.6.3 负责制定和实施纠正、预防措施。4 定义 无 AUTO SPRING文件主题文件编号 QP-GM-04 沟通管理程序文件版本B1 文件页码 3 0F 4 5 程序 5.1 沟通分类 5.1.1 内部沟通. 5.1.2 外部沟通 5.2 内部沟通的内容 5.2.1 质量体系有关活动信息：合同评审信息、内部审核信息、管理评审信息、文件控制信息、设备管理信息、监视和测量装置管理信息、ROHS信息等。5.2.2 产品生产活动有关信息：生产计划信息、机台产能信息、原材料信息、环境影响信息等。 5.2.3 产品质量活动有关信息：品质异常信息、客户要求变更信息、技术要求变更信息、纠正预防措施信息、数据分析管理信息、客户投诉信息等。 5.2.4 生产活动有关环境信息：环境因素的识别、环境因素及重大环境因素的评价与更改、法律法规、标准与其他要求等。 5.2.5环境活动的有关信息：相关方环境信息/投诉、公司的环境方针、环境绩效。 5.2.6 其它活动有关的信息：人事奖惩信息、辅助物料信息、外界宣导信息等。 5.3 内部沟通的实施 5.3.1 有关体系所要求的沟通，执行相关的程序文件，并以程序文件所要求的记录表单为沟通工具 5.3.2 组织以召开会议形式进行沟通时，主办部门负责记录会议内容，与会者签名，主办部门将会议记录归档、保存。 5.3.3 接口部门之间业务处理，管理层决策信息的传达需以业务“联络单”形式实施沟通。 5.3.4 其它沟通实施可利用简报、报刊、声像和电子媒体等。5.4 外部信息交流主要内容5.4.1 组织与供方之间：合格供方的信息、采购的信息、公司对供方的质量/环境要求等。5.4.2 组织与客户之间：顾客财产信息、客户需求信息、客户的投诉信息、客户满意度信息。5.4.3 组织与上级主管部门：国家、地方法律法规，其它要求，公司的质量/环境信息等。.5.4.4 组织与相关方：质量、环保部门，社区居民的抱怨/投诉，公司的质量/环境信息等。5.4.5 组织与其他有关部门：认证机构有关质量/环境信息等。 5.5 外部信息交流的实施5.5.1业务部将收集到的客户有关质量/环境要求传达到相关部门执行。 AUTO SPRING文件主题文件编号 QP-GM-04 沟通管理程序文件版本B1 文件页码 4 0F 4 5.5.2对于顾客使用不同国籍、地区的语言、书面格式、资料（如顾客提供设计资料、电子资料等）与本公司进行联络时，公司需安排部门、人员以相应的形式与客户进行沟通。5.5.3 人事行政部和采购部收集的有关要求自行整理，传达到各相关部门并监督执行。5.5.4需要相关部门配合的，可以“联络单”的方式执行。5.5.5对外沟通内容，负责部门应记录于“对外沟通记录表”，并分发到相关部门。 5.5.6外部信息的传达或接收都应登记在“信息传达/接收记录表”上。 5.6 内部、外部信息交流时应做好记录、并保存。 6. 相关文件6.1管理评审管理程序 6.2采购管理程序6.3顾客财产管理办法6.4客户需求评审管理程序6.5内部审核管理程序6.6纠正预防及改进管理程序6.7法律法规管理程序6.8 管理体系有关信息交流的程序文件。7 质量记录7.1 联络单7.2 会议签到表7.3 会议记录7.4 对外沟通记录表7.5 信息传达/接收记录表奥图弹簧AUTO SPRING联络单发出时间联络主旨：发出部门发出者收文者联络内容： （总）经理： 部门主管：相关部门口 总经理室 口 财 务 部 口 业 务 部 口 海 外 部 口 采 购 部口 计 划 部口 生 产 部 口 工 程 部口 技 术 拓 展 部口PE 部 口 人事行政部口 物 管 部口 品 管 部口 文 控 中 心口 五 金 部回复期限： 回复结果：知会者签名：QE-QC-12B奥图弹簧AUTO SPRING会议签到表开会时间年 月 日 时 分到 时 分主 持 人开会地点一楼会议室会议主旨： 相关部门 总经理室 业务部 采购部 生产部 工程部 文控中心 品管部 物管部 行政部 计划部 PE部 财务部 参加人签到时间参加人签到时间确认: 承办人:QE-DC-09A奥图弹簧AUTO SPRING 对外沟通记录表主题：本公司参加人员：相关方参加人员：主要事项记录内容描述处理方案负责部门/人员预定完成日期本公司代表签名（盖章）：相关方代表签名（盖章）：