数字人大国际交流系统使用说明.doc

“数字人大”二期项目国际交流子系统使用说明书=文档编号：文件类型：记录文件编 写：审 核：目录使用帮助文档术语31系统42用户42.1范围及说明42.2用户视图52.3业务说明63功能说明63.1系统整体说明63.2功能使用说明73.2.1留学生管理73.2.2综合业务173.2.3港澳台业务243.2.4国际交流业务283.2.5亚洲研究中心383.2.6孔子学院建设36使用帮助文档术语1) 一期系统“数字人大”一期项目建设系统，主要实现学生及人事管理，身份验证等相关业务，同二期系统存在业务上的关联关系2) 二期系统专指“数字人大”二期项目建设的系统3) 长期生：指学习时间超过一年以上的学生。包括学历生和非学历生，其中学历生又包括本科生、研究生、博士生。4) 短期生：指学习时间不超过一年以上的无学历学生。包括：语言生、预科生、普通进修生、高级进修生、研究学者。5) 孔子学院：是人民大学与海外大学合作，建立以推广汉语文化为主的非赢利教育和文化交流机构，教授主要课程包括：中国文化、中国历史、中国外交、中国政治等相关课程，由人民大学派教师去海外任教。6) 对内发文：指国际交流处向学校其他部门报的文件，专指校内间的报送。7) 对外发文：指国际交流处向学校校外的机构单位报的文件，专指向校外的报送。8) 派出管理：主要是指派出老师去国外学校去进修、项目研究等；也指根据校际协议的规定会派出学生，如作交换生、参加厦令营等活动。周期一般在半年以上。9) 出访管理：主要是指本校的校领导，去国外院校访问，时间比较短，一般不超过半个月。与接待来访对应。10) 双边会议：是由院系组织的会议，一年只有一、两次，记录比较少，由国际交流管段的老师负责从外事联络员处收集，录入系统中。11) 国际会议：即“多边会议”，由我校承办，三个或三个以上国家参加的会议，由刘老师负责整理数据录入。12) 外籍来华人员：指需要在本校作研究等情况，停留时间比较长的外籍人员。不指接待来访的外籍来华人员。13) 大型活动：主要是指由国际交流处承办的大型活动，像校庆，国家下派的活动等。14) 校际协议、大型活动、接待来访、双边会议、都是由各管段老师负责录入1 系统本系统包括留学生管理、综合业务管理、港澳台业务管理、国际交流业务管理等功能。2 用户2.1 范围及说明所属机构序号用户类说明公共用户1.网上文档下载用户老师、学生可以网表格下载等校内老师、学生用户2.校内教师、学生在“数字人大”系统中拥有帐户信息的用户，可以通过系统进行出国任务申报等国际交流处领导用户3.国际交流处领导所有科室的统计信息，综合信息查询留学生办公室用户4.招生、留学生信息管理用户管理留学生招生、录取事务，学生基本信息维护，查看统计数据等5.护照信息管理用户管理学生护照信息，负责过期提醒等业务6.财务信息管理用户管理学费缴纳信息、学员奖励等综合科用户7.出国任务申报业务管理用户管理学校因公出国的老师、学生的任务申报，材料填写8.护照管理用户管理因公出国事务老师的护照9.照片管理用户管理国际交流活动照片港澳台办公室用户10.港澳事务管理用户管理港澳来访、出访事务11.台湾事务管理用户管理台湾来访、出访事务国际交流科用户12.会议资助管理用户管理会议资助事务13.国际会议管理用户管理国际会议、外籍来华人员情况、专家管理事务14.国际交流管理用户管理出访、来访、大型活动等相关事务2.2 用户视图2.3 业务说明序号业务名称业务描述01校内业务主要是指校内的老师和学生的网上填报或登记的如任务申报、参会情况等内容，并需上报给国际交流科的相关业务。02留学生管理学留主要是指由留学生办公室的老师负责对留学生各种相关信息的管理和统计，包括留学生报名审核、学生录取、学生基本信息查询维护、学生护照管理、护照过期提醒、学生缴费管理、学生综合统计信息管理、各类报表的打印等，主要对应国际交流处的留学生办公室的业务职能。03综合业务主要是指由综合科老师负责对校内老师或学生的出国任务申报、教师的因公护照管理、护照过期提醒、对内对外发文管理，主要对应国际交流处的综合科的业务职能。04港澳台业务主要是指由港澳台办公室老师负责的港、澳、台湾地区的来访、出访管理、校际协议管理。主要对应国际交流处的港澳台办公室的业务职能。05国际交流业务主要是指由国际交流科老师负责对校际协议的管理、接待来访管理、派出管理、出访管理、大型活动管理、举办会议管理、外籍来访人员管理、专家管理、参会人员管理、孔子学院建设管理、亚洲交流中心等。主要对应国际交流处的国际交流科的业务职能。06亚洲研究中心主要是由国际交流科老师负责管理学术项目的申报、结项；赴韩学者项目的管理；以及亚洲研究中心的国际会议管理。主要对应国际交流处的国际交流科的业务职能。07孔子学院主要是指由国际交流科老师负责对各孔子学院建设的学院情况、外派教师情况、董事会情况进行管理。主要是对应国际交流处的国际交流科的业务职能。3 功能说明3.1 系统整体说明国际交流管理子系统主要通过信息化管理的手段，帮助实现学校的对外（含港澳台地区）交流与合作工作管理和服务的信息系统，主要功能包括：来华留学生招生及管理，因公出国审批，国际会议审批，来华邀请及外国专家管理，校际间的协议管理等多项国际交流相关业务。3.2 功能使用说明3.2.1 留学生管理3.2.1.1 网上报名管理业务流程如下图：网上招生报名业务流程图3.2.1.2 本科生报名审核学生网上报名后，老师按照网上提交的报名信息与送交的纸质报名材料进行审核，并记录审核结果。主要功能如下：1) 添加：老师可以直接录入非网络渠道报名的学生信息。2) 查询、修改、删除：老师对所有学生信息均支持查询、修改、删除功能。3) 审核：老师按纸质信息与系统中提交的信息审核后，标注已审核状态。单个学生审核: 点击报名条目后的按钮。批量审核：在多个报名条目前打勾，然后点审核按钮。3.2.1.3 本科生录取对录取人员进行标注录取状态，并支持学生信息的增删改查；对标注录取状态以及标志为未入学状态的人员，在领导审批后转入“提交至招生就业处”列表中，可定期将库中信息提交给招生就业处。主要功能为：1) 录取：对通过审核的学生录入录取信息，把学生的录取标志为录取状态。支持批量选定学生并修改录取状态；通过录取并经过领导审批的学生信息出现在“提交到招生就业处”的列表中。2) 支持学生信息的增删改查；3) 招生负责人审批（留办领导人审批）用户进入系统，选择留学生领导用户功能进入审批模块，对录取的学生进行确认审批，支持批量和单个学生审批。4) 录取人员信息自动转库：标注为录取人员信息经过领导审批后自动在“提交至招生就业处”库中显示。5) 进入学生详细信息，可以录入和查看学生入学考试成绩。6) 进入学生详细信息，可以打印各类表格（201表，202表，通知书，入学登记表）3.2.1.4 本科生数据提交被录取的学生，以及录取后但未入学的学生信息在“本科生录取”阶段设定后，会出现在本模块中，可以通过本模块分批次提交给招生就业处，对录取报到人员标注为入学状态。1) 注册入学:对已录取但最终核实为入学的学生，可标注为注册入学状态；但标志为未入学的学生信息也出现在“提交到招生就业处”列表中。2) 浏览查询：所有待提交的数据都在此显示，可以根据学生录取状态及学生基本信息进行查询。3) 提交：点击“提交”按钮可以将选择的数据提交到招生就业处的新生库中，已经提交的数据将显示为提交状态。3.2.1.5 交换生录取交换生信息录入，学生基本情况同本科生，但不从网上招生报名，而是由留学生办公室老师直接录入1) 新增学生信息：留办老师直接录入交换生信息。2) 录取：将学生状态改为“录取”，被录取的学生会出现在“交换生数据提交”列表中，系统会自动根据学号规则给学生分配学号。3) 信息维护：支持交换生的增删改查。4) 流程：录取-留办领导审批-入学-留办老师提交到招就处 3.2.1.6 交换生数据提交“交换生录取”阶段录取的学生，会出现在“交换生数据提交”列表中，留办可以分批次提交将选择的学生信息提交到招生就业处。1) 浏览查询：按照学生基本字段查询。2) 提交：选择学生，点击“提交”按钮可以将数据一次性提交到招生就业处的新生库中，已经提交的数据将显示为提交状态3.2.1.7 其他长期生录取本模块用于记录除本科生及交换生以外的其他长期生录取信息。1) 新增学生信息：留办老师直接录入交换生信息。2) 信息维护：支持交换生的增删改查。3) 流程：录取-留办领导审-入学-提交到招生就业处3.2.1.8 长期生信息对学历生及非学历生的所有信息的管理与维护，如：学生的基本信息、护照签证信息、毕业信息、汉补信息等；主要功能如下：1) 查询：支持快速查询和详细查询功能；2) 查看学历生信息； 3) 查看非学历生信息：非学历生信息均来自报名表；4) 修改：学历生信息中从学生库中读取的信息不可修改，其它信息可进行修改；非学历生信息均可修改。5) 不支持添加学生信息功能，学生信息可以从学生录取模块中增加。6) 护照号码变更。7) 可导出成EXCEL。3.2.1.9 修改申请院系学生负责人通过修改申请功能，查看自己学院的学生信息，并且在学生信息有变动时，可以提出修改申请。修改申请由留学生办公室老师确认后，负责修改维护。3.2.1.10 短期生信息对短期生信息的增删改查，由留学生办公室老师负责录入维护。3.2.1.11 信息修改记录记录对学生信息修改的日志信息。1) 信息自动记录：所有对长期生以及短期生的修改操作会被系统自动记录下来，并出现在此列表中。2) 记录内容：修改人、修改时间、修改方式（修改或者删除）、修改内容（哪个字段由内容A修改为内容B）3) 查询：可以根据修改人、修改时间、修改方式、修改内容对修改记录进行查询。3.2.1.12 签证管理对学生信息中签证、护照类信息的维护、变更管理。主要功能为：1) 维护：支持签证信息的增删改查，包括地址、电话的修改。2) 查看：可查看学生的所有相关信息。3.2.1.13 签证修改记录对学生签证的修改情况进行自动记录，并且可以查询。1) 自动记录变更信息：在“签证管理”中对护照信息进行修改之后，修改记录会自动保存下来并出现在本模块的列表当中。2) 浏览查询：根据修改记录相关字段进行查询。3.2.1.14 过期提醒 对签证类有效期限的提醒，将即将过期、已过期学生分别列表显示，并采用突出的图标区分。主要功能有：1) 即将过期学生列表显示：将护照距离过期时间在指定范围之内的学生显示在列表中。2) 已过期学生列表显示：将签证已过期的学生突出显示在列表中。3) 有效护照：距“有效期至”半年以上的为有效护照。4) 在有效期旁的倒计时提醒：在有效期旁系统自动显示距过期天数，以便提醒。5) 设置提醒天数：系统默认提醒天数是15天，老师可以手动设置输入提醒天数。3.2.1.15 缴费管理（长期生缴费）注：新生报道流程以前，不允许缴费。自动生成学生应缴金额，并记录学生缴费情况。主要功能为：1) 自动生成应缴金额：按学生类别、专业系统自动生成缴费金额。2) 自动生成每学期缴费情况：在每年开学的时候，系统自动生成每个学期应该缴纳的费用情况。3) 记录缴费情况：老师可录入学生每学期、每学年的缴费情况，如已缴、欠缴等。3.2.1.16 统计管理查看学生类别与院系统计报表，以及学生类别与国别等统计报表。主要功能为：1) 生成学生类别与国别统计表：系统按统计的时间点，自动生成统计报表，并可导出EXCEL表。2) 生成学生类别与院系统计表：系统按统计的时间点，自动生成统计报表，并可导出EXCEL表。条件统计：对查询条件下的学生进行交叉统计。3.2.1.17 打印管理与学生相关的各种单据、证明、表单的打印。主要功能如下：1) 打印中英文毕业证明；2) 打印中文在学证明；3) 打印中英文结业证明4) 打印外国留学生入学登记表5) 打印202表6) 打印201表7) 打印学生证3.2.2 因公业务3.2.2.1 任务申报业务流程如下图：任务申报业务流程图1) 任务申报团管理：由综合科老师建立任务申报团信息。2) 选择团成员名单：由综合科老师选择团员名单，并输入职工号，系统会自动给成员老师发送邮件提醒，并在成员老师的“任务申报”模块生成任务申报记录等待老师填写并确认。3) 标注审批中状态：确认无误并已送交学校审批的申报任务，标注为“审批中”状态；4) 标注已审批状态：已通过学校审批的申报任务，标注为“已审批”。5) 标注已归档状态：已经进行归档后的申报任务，标注为“已归档”。6) 预览打印“确认单”“批件”：可对每天申报记录打印确认单及批件。7) 修改申报信息：由综合科老师，录入“人大外确号”、“人大外出号”、“人大港额号”、“组团单位号”。3.2.2.2 因公护照管理对学校老师因公护照信息的维护和管理。主要功能为：1) 支持护照信息的增、删、改、查；查看护照信息时，可直接在详细信息页面中查看变更记录，删除护照信息后，变更记录也对应删除。 2) 直接生成电码和拼音：当录入护照信息中的姓名时，保存后直接生成电码、拼音；3) 查看变更记录：当对护照信息进行修改后，系统自动保存变更情况，并可查看变更的历史记录，用户可以选择输入护照变更原因。3.2.2.3 过期提醒对护照到期的提醒，通过列表显示，不同状态采用不同图标标示，按照“过期失效未失效”的显示方式排列，系统列表中要能够显示距离护照到期所剩余的天数，主要功能为：1) 未到失效期（护照过期前半年）人员列表提醒；2) 处于失效期人员列表提醒； 3) 已过期人员列表提醒。 10年有效期，重新办，得换。3.2.2.4 对内发文对校内其他部门发文的记录，支持增、删、改、查功能。3.2.2.5 对外发文对校外机构发文的记录，支持增、删、改、查功能。3.2.2.6 信件管理国际交流处的各位老师可以将重要信件信息在系统中录入维护，便于以后查询统计。1) 支持增、删、查、改功能2) 信件基本信息：包含发件人、收件人、日期、内容、主题、关键字等信息。3) 关键字设置及查询：如纪校长、校庆等关键字，以逗号分隔，便于对信件内容检索。3.2.2.7 活动计划国际交流处的各老师可以将本人近期的活动计划录入系统中保存并维护，活动计划信息可以被国际交流处的老师共享查看，公共的活动计划平台可以实现对自己和处室其他老师的规划和相互了解，增强计划信息的共享、防止业务冲突。支持增、删、查、改功能。3.2.2.8 照片管理对国际交流处的重要会议和活动进行照片管理的模块，实现“活动类别活动照片”的三级信息管理，支持对大型活动、接待来访、出访管理、双边会议、多边会议、港澳台来访、港澳台出访、亚洲研究中心国际会议、港澳台双方会议、等各类活动和会议的照片上传和管理。并且可以自建活动类别、活动及照片：1) 活动类别管理：通过树状的层次结构管理活动的集合，包括国际交流类活动和自建的活动类别。国际交流类活动的类别是固定的，对应的是国际交流子系统相应的活动和会议数据；自建的活动类别则可以编辑，客户可以根据需要在活动类别下增、删、改所有的自建活动类别。2) 活动管理：国际交流类活动可以进行查询，不能编辑和删除。自建活动可以在相应的活动类别下进行增、删、查、改。3) 照片管理：照片需要附属相应的活动，在选择活动后，可以选择为该活动上传照片，并对照片进行简单描述，可以为同一个活动上传多张照片。3.2.3 港澳台业务3.2.3.1 校际协议由港澳台办公室老师记录并维护港澳台地区的院校与我校达成的校际协议情况。3.2.3.2 院际协议对于人民大学各院系与港澳台地区签署的院际协议信息进行管理。3.2.3.3 港澳台出访记录并管理我校出访港澳台地区的出访情况，包括出访的事件信息、出访的教职工信息、出访的学生信息。主要功能为：1) 出访事件信息的录入维护：可对出访的事件信息进行增、删、改、查；可以上传会议日程及新闻稿等附件信息。2) 出访学生信息的录入维护：可对出访学生信息进行增、删、改、查；录入学生时需要选择对应的事件，可以直接输入，同时也支持从EXCEL表中导入学生信息；3) 出访教职工信息的录入维护：同学生出访类似，可对出访的教职工信息进行增、删、改、查；4) 事件照片查询：可在事件的详细信息中查看相关事件的照片并可下载。5) 事件与人物的关联查看：在事件的详细信息中可查看对应的学生与教职工的详细情况。3.2.3.4 港澳台来访记录并管理从港澳台地区来我校访问的相关信息，包括来访的事件信息、来访的人士信息、来访的学生信息。主要功能为：1) 来访事件信息的录入维护：可对来访的事件信息进行增、删、改、查；可以上传会议日程及新闻稿等附件信息。2) 来访学生信息的录入维护：可对来访学生信息进行增、删、改、查；录入学生时需要选择对应的事件，可以直接输入，同时也支持从EXCEL表中导入学生信息；3) 来访人士信息的录入维护：与学生来访类似，可对来访的人士信息进行增、删、改、查；4) 事件照片查询：可在事件的详细信息中查看相关事件的照片并可下载。5) 事件与人物的关联查看：在事件的详细信息中可查看对应的学生与相关人士的详细情况。3.2.3.5 双方会议管理维护与港澳台地区相关的双方会议信息，主要内容包括：1) 录入维护：支持会议信息的增、删、查、改；2) 照片查看及下载：可以查看会议相关的照片，并下载。3.2.3.6 大型活动录入并维护国际交流处主办的，港澳台地区相关的大型活动的信息。主要功能如下：1) 录入维护：可以对大型活动信息进行增、删、改、查；2) 照片查看并下载：可在活动详细信息中查看该活动的相关照片并下载。3.2.4 国际交流业务3.2.4.1 校际协议由国际交流科老师记录并维护国外的院校与我校达成的校际协议情况。国际交流科老师可为校际协议选择性输入“我方义务”信息用于对校际协议相关的义务信息进行提醒：1) 录入维护：可对校际协议信息进行增、删、改、查。2) 过期状态标示：对于即将过期的（距离过期30天内）的校际协议信息，采用图标的方式突出显示。3) “我方义务”管理：对于每一条校际协议信息，国际交流科老师可以选择输入“我方义务”（支持多条），用于说明在执行校际协议过程中我方需要履行的义务，包括义务内容、义务执行时间、义务提前提醒的天数。在义务达到提醒日期时，用户在每次进入国际交流子系统后，都会弹出对话框提示老师执行义务内容。在义务明确不需要提示的时候，老师可以选择“下次不提示”复选框。3.2.4.2 大型活动用于管理维护由国际交流处承办的大型活动相关信息。主要功能如下：1) 录入维护：可以对大型活动信息进行增、删、改、查；2) 照片查看并下载：可在活动详细信息中查看该活动的相关照片并下载。3.2.4.3 接待来访录入并维护接待来访的相关信息，主要功能如下：1) 录入维护：可以对接待来访信息进行增、删、改、查；2) 照片查看并下载：可在接待来访的详细信息中查看该活动的相关照片并下载。3.2.4.4 出访管理录入并维护领导出访的相关信息，主要功能如下：1) 录入维护：可以对出访信息进行增、删、改、查；2) 照片查看并下载：可在详细信息中查看该活动的相关照片并下载。3.2.4.5 派出管理管理维护校内派往国外的学生及老师的信息，派出管理的数据来源分为两部分：1) 手动录入：由国际交流科老师直接进行手动录入。3.2.4.6 外籍专家录入并维护外籍专家的相关信息，如：姓名，来华目的等国际会议相关信息进行查询统计，并可将结果导出为EXCEL表，便于统计分析。3.2.4.7 外籍来华人员（添加随行人员管理）业务流程如下图：外籍来华人员信息报送业务流程图用于管理维护在本校作研究等情况，停留时间比较长的外籍人员信息，外籍人员信息主要由院系上报，国际交流科也可以手动录入。1) 外籍来华人员登记：院系通过网上填报外籍来华人员信息，提交后，国际交流科老师可以“外籍来华人员管理”模块中查看，院系老师在填写后可打印出纸质报表，送交国际交流科。2) 外籍来华人员管理：查看院系提交的外籍人员信息，并支持增、删、查、改功能，及打印外籍来华人员报表功能。3.2.4.8 会议资助业务流程如下图：会议资助申请业务流程图用于参加国外会议的资助申请及管理，院系老师通过“会议资助”模块进行资助申请，国际交流科老师进行管理。自己填报院系领导审批国际交流审核.1) 会议资助申请，院系普通老师用户进行网上填报会议资助。主要功能为： 网上填写提交：老师可以在该模块网上填与会议资助申请的相关信息，提交后，国际交流科老师可以会议资助管理模块中查看相关信息。 预览打印：老师填写好会议资助申请后，可在WORD形式预览，从本地打印机中打印生成纸质材料，上交国际交流科。 填写出国报告：经资助的老师在会议结束期回国后，需要原会议资助申请表中，补填“出国报告”内容，国际交流科老师可以查看；未上传出国报告的审批人，下一次申请提醒，给国际交流科业务人员提醒。弹出框，审批可以继续。2) 会议资助管理：由国际交流科老师查看提交的会议资助信息，并对审核结果进行记录。主要功能为： 查看信息：可以查看老师提交的会议资助的详细信息。 审核结果标注：对已批准的会议资助，标注为：已批准，并录入实际资助金额。3.2.4.9 参会登记业务流程如下图：参会登记业务流程图管理维护老师未通过会议资助形式出国参会的情况，由各院系老师填写，国际交流科老师统一管理。1) 参会情况登记：