公司公文处理细则.doc

XX有限公司公文处理细则一、适用范围本细则适用于集团总部各部门、司属各单位、各控股公司、公司各系统。二、公文的种类（一）上行文种类：报告、请示（二）平行文种类：函（三）下行文种类：命令（令）、决定、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要（四）各文种的规范使用，请参见国家行政机关公文处理办法的相关规定。企业在向地方政府机关行文，报告或请示工作时，在文种的使用上可做变通处理。请示应一文一事，报告不得夹带请示事项。三、关于公文起草（一）拟写公文的基本原则1、各类公文的起草，应以落实集团核心价值理念、提升办公效率和管理水平、有利于集团各项工作的开展为主要目标。2、提倡少发文、反对滥发文。在起草公文时，应力避文牍主义，力求主题突出，结构严谨，文字精炼。3、公文的发送范围设置应遵循适用原则和保密原则，以有效释放公文效力为目标，反对多头、无序发送和任意扩大发送范围。（二）技术性要求1、拟写公文时，公文标题一般应当标明发文单位（部门），仅在集团公司内行文，标题里的发文单位（部门）可省略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2、公文内容应做到观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、字词规范、标点正确、篇幅力求简短。3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。4、结构层次序数。第一层次为“一”，第二层次为“（一）”，第三层次为“1”，第四层次为“（1）”。5、文内使用非规范化简化，应当先使用全称并注明简称。6、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应使用阿拉伯数字。7、公文主题词的标注：先标类别词，后标类属词。标注类属词时，先标反映文件内容的词，再标反映文件形式（文种）的词。主题词一般为35个。标注主题词应尽量参照主题词表，反对主观臆造主题词。8、拟写“请示”文种时，应当在附注处注明联系人姓名和电话。9、公文拟写完毕并提交流程处理时，其在基本信息栏中所填内容应与正文相符。四、关于公文和通用审批事项的审核（一）为确保公文质量，集团公司发文（包括行政文件和党、工、团文件）和司属各单位发文，必须经由同级文秘部门负责公文审核后，再提交领导审核和签发，公文签发付印后，由同级文秘部门负责公文终校。（二）通用审批模板中流程和节点由集团办公室根据相关职能部门的要求进行设置和修改。各单位、各部门需要通过通用审批模板向集团公司领导请示工作时，其正文内容应符合公文规范，基本信息栏内容应填完整，并与正文内容相符。各类通用审批事项必须经相关部门会审和集团公司办公室审核后，方可提交集团公司领导审批。（三）审核的重点1、文件、报告和请示的格式是否符合行文规则、文字表述是否规范准确。2、文件、报告和请示事项的必要性和内容的可行性。3、审批流程设置及发抄范围是否符合公司的相关规定。五、关于公文的签发（一）集团公司董事会文件，由董事长签发。（二）以集团公司名义发布的公文，外发文由公司董事长签发，内发文根据职责权限，由相应的公司领导签发。（三）集团公司监事会文件，由监事会主席签发。（四）集团公司党、工、团组织的各类文件，根据组织章程和公司规定由相应负责人签发。（五）司属各单位各类文件的签发，可参照以上规定执行。六、关于公文的印发(一)下列情况不再印发文件1、公司领导在各种会议上的讲话，会上已印发的。2、几个文件的内容可以合并印发的，不分别行文印发；3、能用口头或电话答复的问题；4、会议已经部署的工作；5、可发可不发的文件。（二）下列情况必须以集团公司名义发文1、以集团公司名义，向上级单位或政府相关部门请示和报告工作。2、按照“制定战略、配置资源、统一文化”的集团化管理要求需要发布和统筹协调的各项规划、计划和重要事项。3、以集团公司名义，向总部各部门、司属各单位、全体员工发布重大事项或重要的管理制度、规范。4、由集团领导主持的各类会议，由集团办公室负责拟写会议纪要，会议承办部门负责人审核，会议主持人签发，以集团公司会议纪要的形式发布。由公司副总师、总经理助理主持的各类会议，由集团公司办公室秘书（或参加会议的相关专业人员）负责拟写会议纪要，会议承办部门负责人会审，会议主持人审核并与集团公司主管领导沟通后签发，以集团公司会议纪要的形式发布。 (三)下列情况由集团总部各部门发文1、按职能范围应由各部门行文的；2、各部门落实集团公司明确的制度规定、指令要求等的具体办法、措施，由各部门自行发文；3、经公司批准召开的各种会议、组织的各类活动，一律由主办部门下发具体的会议或活动通知。集团总部各部门的发文字号，应采用公司办公室的统一规定。（四）下列情况以公司办公室名义发文1、公司领导在各种会议上的讲话，会上没有印发的。由办公室负责整理印发。2、不属于各职能部门的发文范围，又不适合以公司名义发布的公文，由办公室负责整理和起草，并经主管领导审核批准，以办公室名义发布。八、关于公文的处理（一）以公司名义提交流转的公文及各类通用审批事项，一般在各处理节点停滞的时间不得超过三个工作日，重要紧急事项的处理不得超过一个工作日。由文件或通用审批事项提交人负责催办。（二）各类会议纪要自会议召开后三个工作日内必须提交流程处理。（三）以公司名义发布的各类公文（包括公司各类委员会发布的公文），必须由公司办公室统一印发。（四）以部门名义发布的各类公文，必须抄报公司办公室备案。（五）切实加强公文解释和效能监察。各类管理制度的解释沟通和跟踪督办，由制度起草部门负责。各类会议纪要的跟踪督办，由会议承办部门负责。集团办公室和审计监察部将对各类公文的落实情况进行检