商路通（TradeRen CRM）-外贸客户业务管理软件.doc

服务热线商路通TraerenCRM 专业版介绍前 言：软件开发背景客户资源管理系统是特别为外贸出口型企业开发的对客户资源进行科学的、高效的管理的系统软件。本系统将企业在昂贵的前期市场开（交易会、广告、网站、等）中获取的大量宝贵的客户信息、通过客户管理、快件管理、传真管理、样品管理、寄样管理、以数据库的形式系统的归档存储、追踪。我们使命：促成外贸企业创造更多的订单_企业花了大量的资金和精力在广告展会上收集 了大量的客户资源。如果没有一套完善的科学的 客户管理软件，这些前期的投入很可能白白浪费或是为人嫁衣.开发技术/产品商路通系统的研发建立在微软.NET平台之上，完全用C#语言实现，框架设计建立于本公司BIP（Business Infrastructure Platform，业务基础平台）之上，业务基础平台特征是： 一种以业务为导向、可快速构建应用系统的软件平台。它将管理软件的开发基本技术封装，从而实现了管理软件的业务逻辑和开发技术分层，即实现了技术无关性。技术无关性屏蔽了操作系统、软件基础架平台的技术细节，使得应用系统的开发和实施者可以仅关注业务任务，而不必关注其技术的实现。 BIS大大提高了研发速度和实施的灵活性。我们可以很方便根据客户的需求定制客户所要的系统。真正实现了 “ On Demand，按需定制 ” 的目标，让客户体验个性化的魅力。2.高技术起点C#实现商路通外贸管理软件采用世界最新软件开发技术，采用基于.NET平台的C#语言实现，是其主要的技术特点。为其远程办公，协同办公提供了强有力的技术保障。C#语言是微软为奠定其下一互联网霸主地位而打造的Microsoft.Net平台的主流语言。3、真正实现异地办公，工作模式达到新境界网络功能显然是企业信息化的基本要求。商路通软件采用ASP.Net/C#/MSSQL架构的开发技术，基于浏览器/服务器（B/S）体系结构,面向Internet/Intranet，采用SHA1加密算法，为公司的异地办公，协同办公提供最坚实的应用基础。因此，商路通浏览器技术可以归结为诸多应用如下：1.远程动态、实时处理，达到远程报表，远程审计的各种监管功能。2.在线处理。所有部门人员在开放型网络协同工作。3.数据集中式管理。减少不必要管理环节，解决了数据分布存储带来的诸多不利，便于提高控制能力，整合企业资源。4.客户远程的协同办公，提升与客户的协作效率。4、有助于企业未来电子商务的建立电子商务是以互连网为基础发展起来的一种商业活动,将会为企业带来更多的商机。在“网络客户关系管理”和“网络企业管理”基础上建立的电子商务系统，将会更为完善。数据安全的技术保证网上数据安全一直是业界较为重视的问题。现在，从技术角度已完全解决。对于网络安全，从软硬件的配制，已经有很多完善的，各种资金投入级别的全面解决方案。同时，网络方案的选择也是多种多样的。企业网络不一定是完全基于INTERNET方案，也可以利用INTERNET浏览器技术，构造企业的INTRANET广域网，甚至可以利用（加入）已经构造完善的INTRANET内部网，如外经贸部EDI中心网络。除了最基础的防火墙措施外，商路通软件采用多种安全机制如下：1、 严格的用户权限、系统功能权限设置用户权限可以以部门、系统功能等更详细的划分。2、 C# 应用系统的抗病毒能力更有效，传统应用方式的系统需要在本机安装代码，并且是本机代码，容易受到病毒侵害（而且客户端一般很多，只要一台感染都有可能导致数据破坏，增加了病毒危害的概率）。新的应用方式只在服务器上安装程序，客户端通过IE访问。服务器感染病毒应该要比客户端小的多。3、 用户口令经过C#提供的SHA-1算法加密后在网上传输4、网站的安全建立、大型数据库的安全体系大型数据库的安全措施也比桌面数据库有效（也具有相关的 用户、密码设置）。当然，建立安全的网站也是保证数据安全的必不可少的措施，建立网站的相关安全技术已越来越成熟，在此我们不具体讨论。5、客户端可以用选用usbkey加密锁来实现硬件加密。如果没有加密锁就不能登录软件。为什么不采用低廉的C/S技术架构？因为商路通公司知道IT行业的技术是不断进步的，十年前的技术架构C/S所开发的系统是会淘汰的，就如同今天所有的银行都在更新他们服务系统以适合当今网络时代B/S组织发展的需要。连微软在发布WindowsXP，也是自豪的宣布这个系统是基于网络技术的操作系统。一方面，全世界都从旧技术走出来的时候，商路通当然没有理由使用C/S架构。另一方面，从客户的方面考虑，商路通希望提供给客户一个可以长期使用，而不需要在未来的2-3年内更换的系统，徒增更换的烦恼和更换成本。因此商路通选择开发成本更高，但用户使用更方便，并且符合趋势的B/S架构。软件功能介绍一、 邮件管理(核心功能) 选择外贸客户管理软件，其中邮件管理软件一定选择稳定可靠的软件。本公司的软件经过多年测试完善，客户使用反馈及上百万封邮件收发考验，目前已经非常成熟。在邮件处理速度，邮件国际容错误能力，邮件畅通方便做到业界领先水平，支持国际标准协议解码，并率先支持ssl加密认证邮箱的连接使用 1、 邮件统一管理把公司的邮箱统一设置到软件系统,那么原来存放在各个地方的邮件可以集中收集到这台安装软件的电脑上。邮件信息都集中在服务器上，个人电脑里没有任何邮件信息，实现了邮件集中化的管理方式。2、 邮件自动分配及归档对于发往公司的邮件，会自动分发给具体的业务员处理，提高业务响应速度，具体来自某客户的邮件，可以自动分配给公司的业务员，而且邮件自动地记录到该客户的联系记录中.软件支持3种分发使用模式：1整个公司一个主邮箱或是再附加几个附属邮箱，进出都是一个主邮箱，不允许其它邮箱操作业务。方法2：一个主邮箱、多个分邮箱：主邮箱用来作广告宣传及印在样本上作与客户联系用客户第一次发到主邮箱。然后由系统分配给业务员，由业务员用公司分配给他的邮箱在系统中与客户联系。方法3：主、分邮箱都放开，随意收发。注：您公司可以根据您公司的情况选择一种方法。3、对员工管理邮件的权限进行设置按照管理者、部门经理、业务员的级别进行设置，可以分别授权是否可以删除邮件、是否可以查看别人的邮件等等，比如，管理者可以查看所有人的邮件，部门经理可以查看部门的邮件，业务员只能查看自己的邮件。4、 邮件审核功能对于做外贸的新手，我们可以对其进行邮件签发设置，写好的邮件只有通过上级的审核后方可发送。对驳回的邮件 并可提交驳回意见通过系统消息的形式发送给提交者。修改通过审核后可直接发出5、邮件群发功能当公司去参加广交会要通知客户、新产品出来要发给客户时或者是节日要给客户发祝贺信时，那么邮件群发功能就是很好的帮手，原来要一封一封的给客户发送邮件，邮件群发功能可以一次性的给你所有的客户发送邮件。提高效率，对方收到您的邮件时，不会显示多个收件人地址。6、 邮件归并功能a:自动按客户进行归并：所有往来的邮件与客户组成二维管理模式，根据客户的email地址可以自动识别客户，自动归并到客户名称下。b/手工归并： 可以强制把邮件手工归并到某个客户下面。7、 邮件二级分类对已经发送的邮件及收到邮件可以行二次分类。比如把邮件分成为：报价、合同、寄样、联系感情等分类。方便在海量的邮件进行快速查找分类。8、 邮件回复监督可以根据日期来查询业务员收到的邮件在 查询的时间内如:2天内没有回复处理的邮件有些，有助促进业务员对客户邮件处理的跟进9、 邮件模板支持强大的在html即编即见的模板设计系统，可以随心所欲设计你想要的邮件模板。10、 邮件黑名单反垃圾处理可批量设置垃圾黑名单，下次收到的黑名中地址发来的信自动移入垃圾箱，防范垃圾邮件的泛滥。11、 邮件回执功能 可以设置发送的邮件是否请求回执功能12、 邮件标注功能 可以把一些重要的邮件进行以 星 号来标识，以便重点处理。13、 邮件提醒功能 可以针对一个邮件进行设置提醒事件与日期管理结合。及消息 管理结合。比如：设置 后天9点之前给 客户ibm寄样。 系统会在后天的9点之前提前15分钟提醒你。可以管理清除过期或正在提醒的邮件事件。14、邮件删除权限控制 可以设置对邮件是否有直正删除邮件的权限。如果没有删除权限业务员删除的邮件只是表面删除，所有删除的邮件都在系统管理员中 已经删除邮件箱中 等待系统管理确认后才彻底删除，保证了邮件数据库安全性。15、来信者自动识客户类型 可以自动根据数据中的客户数据判断发信的客户是属于什么类型的客户。16、来信者地区识别 可以根据目前的ip库中数据自动判断出来信者的发信地区：如 判断出 美国加洲 的客户17、内部邮件功能 : 内部人部发信 不经过外网直接在数据库转给内部人员速度快18、自动接收邮件功能 在服务器上可以设置邮箱的自动接收的时间间隔，自动接收程序自动会接收所有的邮箱，如果碰到邮箱服务器连接不正常会以系统消息 的形式自动提醒在线使用者，报告邮箱的错误信息，以便尽量处理。19、邮件搜索功能 可以根据邮件的各种条件来查询邮件20、邮件导入功能 可以批量把以前foxmail或是outlook中的邮件批量导入到系统帐号中去。21、邮件统计功能 可以统计了当前邮箱的使用情况22、邮件导出功能 可以选择把邮件导出.eml格式23、帐号安全功能：在密码重试3次后自动锁定帐号需要管理员解锁二、 客户/名片管理客户档案管理客户档案集中存放在安装软件电脑上，软件可以按客户来源、客户类型、客户等级、客户所属国家进行自动分类， 你也可以按客户来源、客户类型、客户等级、客户所属国家、业务负责等进行查询。比如我们点击一下美国，那么美国所有的客户就会列出。点击一下业务负责人小陈，那很业务员小陈的客户就会一目了然。 本模块对客户资源集中统一管理，整理，同时提供以客户编码为主线 实现对客户的静态信息，动态信息如：所有联系活动记录，及历史邮件，对应单据包括历史报价单，样品单，订单的查询功能。l 商路通系统采用主子表对客户信息进行管理，主表包含主要内容：客户编码，国家，公司名称，所属业务员，来源，类型，状态，银行帐号，规模，行业等。子表包含主要内容：联系人，所属部门，担任职务，办公电话，移动电话，家庭电话，传真，首要邮件地址等。(可在实施阶段根据需要进行扩展)l 结合客户类型（正式，意向，潜在，兴趣）与邮件群发功能，可以集中客户群对客户进行市场活动。比如：对兴趣客户，通过邮件群发发布公司新产品信息。对所有客户邮件群发公司在某展会上展台号等信息。l 可以根据公司对客户类型的划分快速查询并自定义视图，保存后成为快捷进入细分客户类型的入口。l 权限：新建客户时，通过指定所属业务员分配客户给相关业务员操作。业务员可以通过客户共享，继续分配给其他被授权的操作人员使用。l 可对客户的特殊订单要求进行设置，以后在每次做单的时候都将调出该信息提醒业务人员。l 可对客户按照信用等级程度进行划分，并结合到审批流程里面对客户进行跟单风险控制管理三 、供应商列表功能与处理方式与客户类似。四、客户跟进1. 商机管理将有效询盘转化为商机并供业务员在售前跟进培养客户。针对客户的特殊OEM要求划分不同类型商机，并提供业务员跟进客户所有信息归口管理，跟进管理。提供管理层预测未来某个时间段的销售收入。提供管理层分析业务人员商机跟进失败分析。2. 在客户跟进中，客户分为4大类：正式客户：意向客户正式签单的客户资料意向客户：对兴趣客户持续跟进，并表示对于产品有购买意向的客户资源兴趣客户：针对潜在客户报价后，有反馈信息的客户资源潜在客户：由新询盘产生的、通过展会获得的、或网上查找到的客户资源客户资源：帮助外贸公司更好的分类/归纳/管理有效的网络商贸平台，为业务员寻找客户提供方向，并为公司积累经验。3. 客户跟进模式进入跟进模块业务员可以在此界面完成业务过程所有业务动作。极高的信息集成性。对售前的业务跟进提供跟进管理，针对业务员的销售动作自动设置提醒功能，提醒业务员跟进客户。将收发邮件作为一个销售动作纳入管理，可自动将邮件转为销售日程。业务员每天工作开始首先查看正式客户中有没有可跟踪的商机货需要跟单的事项，减少跟单风险。然后重点处理意向客户的情况（如寄样的情况），因为他们可能已经进入成交谈判阶段。如果没有意向客户，可跟踪那些给过报价单的兴趣客户，从中挖掘意向的客户。如果也没有兴趣客户，那么业务员就去处理询盘或者第一次接触的客户，从中找出对公司产品感兴趣的客户。如果再没有，业务员就应该通过网络资源上的各个商贸网站去收集客户信息或者回复求购信息。五、业务处理说明1. 报价单管理管理对客户的报价，记录每次的报价价格，可对客户历史价格进行分析管理，把报价资料与相关客户信息连接，为下一次的有效报价提供参考资料。生成的报价单可以随时作为邮件正文发送给客户，本系统的快速报价，效率提升10倍。有多种QUOTATION等打印格式的单证供选择。2. 询价单管理对供应商报价的纪录，能方便地披露不同时间，不同供应商，不同质量标准的同一商品的价格波动。也可反应同一供应商在任意指定时间段内与我公司的产品报价情况。3. 样品单管理商路通软件的样品单管理一面帮助你记录客户的要求，同时跟踪整个打样的过程，并与相关订单关联。（打样单，款式图，客户设计稿）包含主要信息：样品单号，客户，操作员，描述，客户款号，装船日期，工厂成本价，销售价。样品单同时作为公司样品库的载体，随时可以转入公司商品库内。4. 订单管理商路通系统引入项目管理的概念，把每一笔订单当成是一个项目，把与该项目相关的采购，发货情况，以订单号为主线进行整合（可以在合同界面对以上功能进行查询）。作单过程中产品录入多种选择，符合业务员手工操作习惯：如：EXCEL 导入功能，将客户询盘时发送过来的整张EXCEL导入并根据商品信息补充客户所要求的产品信息，如价格，描述等，上百千个产品直接导入，效率高，出错率少，提高业务员制单速度。如果客户的询价里面涉及到某种新增商品，在导入的同时可以从业务处理模块里面直接新增到商品库里，方便下次调用。订单生成或报价时可以直接查询历史商品报价情况，订单成交情况。同时可自动生成生产通知单，提供给生产部门。打印：系统提供多套打印模板及多抬头供选择，并可导出为其他格式文档：PDF,HTML,RTF,EXCEL等。 发货情况，采购情况。可根据部门权限设定销售人员了解的采购发货信息。 六、采购管理对于采购，作为订单项目的一个环节进行记录，并在采购单处通过订单号与订单项目进行关联。商路通外贸系统采购模型可以满足以销定购或 统购分销的，订单分拆采购等多种采购模式。在制作合同时，可以方便的调用该商品历史的采购价格及供应商的报价情况。商路通外贸系统最后会将在系统内制作好的采购单按照贵司提供的统一模板生成发给供应商的采购合同。同样同时支持多种模板格式，多抬头，多种导出格式。发货管理在发货环节中商路通外贸系统满足多个订单一次发货或一个订单分批出货的情况。发货申请结合公司管理要求可进行带条件的审核设定：如订单是按照前TT方式收款，财务可根据进帐情况对订单进行审核，最后再通过老总审核。本模块涉及的主要内容：发票号，客户名称，出货港口，费用，运输方式，出货商品（订单号，商品名，颜色，尺码规格，单价，数量，价格等） 在本环节中，商路通外贸系统集成了单证打印模块。包含报关单据，结汇单据的制作。报关单据除了为贵司记录对应发票的报关记录，而且能自动生成针对报关的相关单据，比如报关单，报关PACKING LIST，报关COMMERICAL INVOICE,海运出口货物代运委托单等。结汇单据可以根据L/C或者其他与客户的约定要求制作以结汇为目的的相关单据。可支持合并报关功能。一次数据输入多种单证格式生成，减少员工工作量。”七、其它辅助功能三、 统计分析可以根据客户类型、客户来源、客户等级、所属国家、销售增长等情况，生成各种柱形、饼形分析图。 四、 日程安排日程安排为你提供一个方便的工作安排工具，您可以非常清楚地安排自己的日常工作，同时您也可以为他人安排工作或共享自己的工作安排。所配备的日程提醒功能使你的工作更轻松、更安全、更快捷。五、 文件资料管理公司文件资料散落在个的电脑上，容易造成商路通困难，权限不清。可将企业各种各样的文件资料集中存放在软件系统里，对每个员工对资料的访问权限进行设置。使不同职位的员工查看自己相应的资料六、 内部沟通管理系统设置功能强大的内部消息功能，使公司内部沟通变的畅通无阻。上级领导可以在此给下面的发送通知，业务员之间也可以在此交流业务经验等。七、 基础设置 设置 职员信息、部门信息 邮箱帐号使用、客户分类信息 Ip限制权限等八、 我的桌面每天待跟进的客户提醒列表。工作日期安排提醒 内部消息 等。软件技术参数： 1、开发技术 技术架构 B/S 架构 开发语言 ASP.NET/ C# 吸取了很多成熟 / 优势的框架或技术，其中也包含 JAVA 的。 强大的框架支持，可编译执行，还有标准化的环境和执行速度的优异，当然还有扩展性极强等原因 开发工具： Microsoft Visual Studio ActiveReport 系统平台 ： 操作系统 WIN2003 Server 数据库：SQL Server 2005（百万级数据库）SQL server 在一般企业应用中，表现出良好的可管理性和较高的性价比。Web 服务器： IIS6.0 支持系统 ： .NET Frame Work 备份 ： SQL SERVER 备份 2、 服务器硬件 服务器 1 台（ P4 CPU ， 1G 内存， 120 G 硬盘）。具体配置视用户数而定 客户端 一般能够使用 IE6 的 PC 机就可以。 网络设备 架构局域网的硬件设备1 台 ADSL 宽带上网设备，一般电信提供。1 台交换机1 台路由器 软件系统使用 SQL Server2005 数据库软件，与其它系统资料交换使用 SQL Server 数据库存储，提供资料 接口交换，资料存储为数据库记录。 3、安全性： 1、系统架构采用微软 .net架构自身的安全性 本系统是采取B/S服务器/客户端结构，使用开发平台为.Net/C#/SQL Server，汲取了很多成熟/优势的框架或技术，强大的框架支持，可编译执行，还有标准化的环境和执行速度的优异，扩展性和安全性极强。（花旗银行采用该体系） 2、系统本身采用商路通本身研发的加密手段 商路通的加密方法是基于MD5的改进版本。MD5世界通行密码标准也是一种算法。经