OFFICE应用操作之七：Excel表内引用图片的技巧及应用.doc

Office应用操作系列之七：Excel表内引用图片的技巧及应用基础医学部钟强作为教师，作为班主任，我们都用过EXCEL来处理数据，制作各种表格，其中有些表格是含有图片的，如个人信息表、学籍卡、年终考核表等，里面含有个人的头像图片，一般情况下的做法是通过复制为每个人都建一张表或一个工作簿文件，然后分别打开、打印。这样的做法明显有缺点的，比如表格格式有改动时，要全部表一张一张的改；图片要一张张的插入、调整；不能对全体数据进行分析处理，因为每个人的每张表是单独的等等方面，会给数据处理和打印工作带来很大的时间浪费和精神上的烦恼。如果没有相片的关系，只是数据处理，现在大家都知道可以通过使用函数（LOOKUP、VLOOKUP、INDEX、MATCH等）引用的方法来实现一张基本表格打印出不同个人的信息。这样的表，打印用的基本表格只有一个，数据在另一张工作表，通过引用数据，实现统一格式打印和查询。有修改时，只要修改一张打印表格就行了，要数据处理，也可在数据表里进行统计等处理。打印后再贴上相片。接下来的问题就是本文要谈到重点了。如果要把电子相片插到表里一起打印，或者说需要打印含彩色相片的表格时，怎么办？当然你可以在上面的操作过程中，在打印每一个个人信息表之前，当数据引用过来之后，先插入这个人的相片，调整大小和位置，再打印。然后删了这张相片，再引用下一个数据，再插入下一张相片，再调整大小和位置，再打印。一样的麻烦、一样的浪费时间。能否做到引用图片呢？EXCEL单元格引用、函数的应用是针对单元格的，而图片不是单元格里的内容，怎么引用？普通的方法是引用不到的。但是还是有办法的，下面就简介一种最简单的方法，笔者就做一个实例，图文解说一下过程，主要有下面几步。第1步：建立基本打印表、数据表、相片表，并且填好数据包括图片。信息内容少的话，数据表、相片表其实也可以合在一张表里做，相片只是其中一个数据而已。实例效果参看图1、图2：图1最终效果及打印表1图2最终效果及打印表2图中可见，为了直观，把工作表SHEET1、SHEET2、SHEET3分别改成了“打印”“相片”“数据表”，图1图2就是最终效果和打印表，图3、图4分别是“相片”、“数据表”：图3相片工作表图4数据工作表各表之间是利用“学号”为关键数据来引用的，也就是在图1或图2中的A3单元格里的学号：“201103”或“201104”是调用各表间数据的关键词。只要在“打印”表的A3单元格输入不同的学号，就可以显示不同个人的信息含相片。其中除相片外的各数据就是使用前面提到的LOOKUP函数来实现引用的，这里就不具体谈此数据的引用操作，只谈图片的引用。第2步：在“打印”表内插入名称定义。任点一单元格，点击“插入名称定义”，在弹出的对话框内（图5）上面的名称一栏输入名称为“相片”（可以随便安个中、英名字），在下面的引用位置中输入公式：=INDEX(相片!$C$3:$C$8,MATCH(打印!$A$3,相片!$A$3:$A$8)，确定退出。其中，“打印!$A$3”是指“打印”表里输入学号的单元格，见图1或图2；“相片!$A$3:$A$8”是指“相片”表里对应的学号区域（见图3）；“相片!$C$3:$C$8”是指存放相片的具体区域里的相片（见图3）。 图5插入定义名称第3步：选中“打印”表的C3单元格，就是显示相片的单元格（图1或图2），点击视图工具栏控件工具箱，在弹出的对话框中单击下面倒数第二个的图标（图片），在C3单元格拖出相应大小的框。然后把上面编辑栏中的公式:=EMBED(Forms.Image.1,) 改为:=相片。回车后，就可以看到引用的相片了，实例效果见图6、以及图1图2。图6插入控件在上面的说明过程中可以看到，在单元格里实现图片的引用，实际上是利用了插入定义、插入图片控件，结合INDEX、MATCH这两个函数来实现的。最后谈一下实际应用问题：我校班主任在学生毕业时都要给每个学生打印学籍卡，一式两份，这是一个让班主任头痛的时刻，在学校还没有相应的学籍管理系统可以统一打印时，现在每位班主任都只能自己花很多时间去完成表格的制作、数据的收集填表和整理，而且只能像文章最前面讲的那样，一张张的打出来，再贴上相片，或一个个表分别插入相片，分别打印，现在，如果你学会了上面的方法，引用相片的问题解决了，就解决了一个大麻烦，让班主任在学生毕业时能轻松打印学籍卡了。还有一点，我校每个班的学生都在第一年入学时统一照有头像，电子版的图片文档是现成的，这也是一个省事的方面。制作好一个完整的表格后，现在可以打印或进行查询了,只要在“打印”表A3单元格输入不同的学号，就会引用出不同的个人信息，包括图片。为了输入的快捷，所以选学号为关键词，其实你也可以改为输入姓名或其它项目为关键词，主要是根据表格的方便或使用者的习惯而定。最后，保存好这个文档，以后根据实际需要增添“相片”表和“数据”表的内容，再修改一下“打印”表里引用的范围就行了，或预先把引用范围设大一点，这就免去以后对这里的改动。在人事管理工作里、学生档案管理工作里、班主任管理工作里、成绩管理工作里等等方面，如果还没有专用的管理系统，其实都可以按自已意愿做一个适用本单位、本部门使用EXCEL管理表,通过函数的引用和图片的引用，制作出查询表、打印表、统计表等。比如在班主任管理工作中，可以制作一个含3年6个学期的学生情况查询表，在同一个工作簿里，只要设计一张查询表（就是等同于本文的“打印”表），然后输入某位学生的姓名，就可以查看到该学生的个人基本资料、各学期的成绩、操行、评语等信息。这将极大地方便班主任的管理工作，减轻数据处理带来的烦恼。三年时间，只用一个