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开门七件事,全能提绩效企业门户深化应用工作探讨_企业门户_管理信息化0 引言 随着国家电网公司信息化SG186工程的建设,信息系统已广泛应用于网省公司本部、地市,县等各级单位,深入应用于电网公司购电、输变电、配电、营销、客户服务等核心业务运营活动和财务、人资、物资、项目、协同办公等业务支撑活动中,几乎覆盖了生产,营销,财务、人资、安监等所有部门,信息化应用已经在公司生产、经营、管理的各个环节中发挥越来越重要的作用。企业门户作为SG186工程的重要基础部分,位于SG186工程逻辑架构中所有应用的最顶端,是消除。信息孤岛”,构建知识管理体系,提高决策支持能力及为从事各种类型工作的用户提供全面服务支持的全新信息化平台。甘肃公司于2007年启动门户系统建设,2008年4月系统上线,2008年10月针对用户使用率较低,平台作用难以发挥等问题启动深化应用工作,2009年3月新版门户系统“全能工作平台”上线,取得了较好的实用化效果。本文结合甘肃省电力公司门户深化应用工作,主要就如何完善门户系统功能,进一步提升企业绩效进行探讨。1 企业门户系统应用现状 甘肃省电力公司新版门户全能工作平台上线运行8个月,实现了搜索、目录级联、系统单点、待办事宜、公告展现、电子邮件、通信录、短信平台、即时通信平台(RTX)、传真、工作日历、员工自助、个人档案管理、综合展现、关键指标展现、系统管理、站点导航、友情链接、门户级联、综合服务,快捷操作和系统辅助等22个实用化功能模块,在省公司本部及16家下属单位实现推广应用,接入单点登录系统共40个,注册用户19174人。单点接入率和注册率均达到100。同比2008年5月在线率由18增至4060,人均每工作日登录次数08次,机关工作人员利用门户提高工作效率20以上,门户系统实现了可用、在用和实用。2 深化应用的问题与思路2.1 门户深化应用需要明确的问题 门户系统建设和深化应用的前题是要严格遵循国家电网公司企业门户系统的典型设计要求,深入理解典型设计内容,实现“功能级个性化”,围绕建设“一强三优”现代公司发展战略,紧密结合公司生产经营实际,以“需求主导,实用高效”为主要目标,全面推进,重点突破,以用为纲,要做到上线即应用,满足公司可持续发展对信息化的需求,为科学决策提供强大支持。2.2 深化应用的思路 信息化是“一把手工程”,不仅是指领导的重视与督促,而且更要突出“一把手”的应用,正是由于领导的顶层应用,并借助信息系统管理和决策,才会对各级的业务工作和业务信息化起到有力的推动和督促作用,继而保证信息化建设沿着正确的方向有序开展。所以门户深化应用首先需要改变工作思路,由“领导重视”转变为“重视领导”,从“要我用”转变为“我要用”,领导和用户认识的加深和提高,需要切切实实的成果加以互动。信息化要帮助领导掌握全局,进而提高决策的准确性和科学性。同时,管理和决策的结果可以通过信息系统,迅速传达到相关部门和人员,从而提高沟通的时效性,增强企业的快速反应力和整体竞争力。2.3 开门七件事 按照“需求主导,实用高效”的总体目标,项目组通过认真分析将网省公司工作人员每天需要计算机处理的工作任务总结为“上班七件事”,分别是:工作安排、处理待办、业务处理、沟通协调、工作展现、关注信息和机关事务(见图1),将门户系统与上班七件事深度融合,搭建全能工作平台,成为“开门”七件事,主要目标是通过门户系统解决员工在工作中的实际问题,实现80的办公工作在门户中完成,提高工作效率20以上。图1 开门七件事一门户与上班七件事深度融合3 门户深化应用的具体措施 通过深入调研和项目组的深刻讨论,采取了6项措施保证门户深化应用工作的顺利开展,即“学典设,挖需求、详计划、强保障、多培训、严考核”,各种措施相互补充,相互推进,有效地达到深化应用工作的管理与控制目的。各种措施的功能如图2所示。图2 甘肃公司门户深化应用采取的6项措施3.1 深入学习典设 学习典型设计是深化应用的前题,在学习过程中,采用3种学习方法:自我学习,典设组交流和技术交流会,对典型设计进行深入学习。为了提高学习效果,组织了近40次学习交流会议。在3种学习典型设计的方式中,技术交流会所占用的时间最多,效果也最好,3种学习方式时间比例如图3所示。图3 自我学习、典设组交流和技术交流会时间3.2 充分了解需求 充分了解需求,是深化应用的基础。甘肃公司除了学习国内外先进的经验外,结合公司本身需求,采用了解需求一推介典设一讨论需求一现场设计的方式,从基层变电室值班人员到公司高层领导,都安排了大量的时间,定期进行调研,讨论、交流和总结,挖掘到用户的真实需求。3.3 周密安排计划 在安排计划之前,对整体目标是什么,最终能达到什么程度,有哪些组分构成等问题经过商讨和度量之后,将深化应用工作分为速效、巩固、提高3个阶段,并制定了各个阶段关键节点的时间表,保证门户系统深化应用工作有序开展。如有任何看法或投稿请联系 MSN:;QQ:855579913.4 坚强运维保障 以“服务可量化,高质量、低成本”为目标,通过人员、技术、规范、管理制度等多种手段提高门户系统的稳定性。在门户深化应用后期,同时在线用户最高达到6 000人,采用负载均衡技术成功解决服务器的稳定问题。这一举措支撑了深化应用工作更上一个新台阶。3.5 潜移默化培训 深化应用的关键一潜移默化培训,颠覆了以往系统上线后培训的模式,提出了全过程培训管理的思路,将培训工作潜移默化地溶解到日常工作中去。即在上线前,先不搞全员集中培训,而是开展“以点带面”的方式,在每个单位,每个部门都设兼职门户管理员,积极开展“传、帮、带”式的培训,实践证明,这种方式省时省力,而且提高了培训人员的理论水平和操作能力。系统运行后2、3周内,注重“趁热打铁”效果,在各级业务人员实际操作后,再集中培训,即梳理思路,又加深印象。这种潜移默化的培训增加了业务人员的信心,是深化应用工作顺利开展的主要原因之一。3.6 严格实用考核 在门户深化应用工作中,制定了严格的指标考核策略,奖罚分明的考核制度,调动了开发人员与业务人员的积极性。4 特色功能简述4.1 工作安排 机关工作人员每天都有很多工作需要安排,有大量的文档需要提交,这些都容易遗忘,不仅如此,忙忙碌碌一段时间下来,到写工作总结时,却想不起来具体完成哪些事情。为了解决这些问题,全能工作平台提供了工作日历的功能。 工作日历主要为用户提供工作计划安排,日常办公、消息提醒等功能的应用模块。此模块与通信录、短信接口进行结合,具体包含以下3方面的功能: (1)可以创建工作日的提醒和非工作日的提醒,并且包含手机短信的提醒方式,可以发送到多人的手机上; (2)可以按照时间和紧急程度进行排序。 (3)可以从通信录中查找出相关人员的号码。4.2 处理待办 机关工作人员每天需要登录不同的应用系统,处理待办信息。这就很容易造成漏登录某一个系统而忽略掉重要的待办,为了更加方便用户的使用,全能工作平台开发了统一待办功能,把各应用系统中的待办信息集中展现在门户的工作区页面,用户进入门户的工作区页面即可查看到与他工作相关的各应用系统的待办信息,包括待办数量和待办详细信息列表,点击待办列表即可进入相应系统的待办事务处理页面。 目前已实现统一待办的系统包括:协同办公,招投标、档案管理、内容管理等系统。4.3 沟通协调 全能工作平台集成通信录、邮件收发平台、短信平台、传真平台,RTX等功能,构建沟通协调模块降低沟通成本,提升工作效率。 (1)企业门户通信录主要实现了以下6方面功能: 1)提供人员组织信息的快速、多条件全文检索功能, 2)提供快速统计信息,支持用户通信信息的自助更新; 3)集成短信群发、邮件、传真功能可以把信息快捷地通知给所有的人; 4)提供公用通信录功能,其内容来自于组织机构内人员,管理员可以维护公用通信; 5)录的目录结构并进行重新分类,同时可以授权给相关人员检索查看; 6)提供个人通信录功能,其人员可以来自于组织机构内部也可以用户自己新建,灵活的方式满足了用户的多种需求。 (2)传真平台通过应用整合, 利用传真系统提供的接口,结合通信录,为用户提供方便的基于网络的收发传真功能。其中包含如下功能: 1)提供通过办公电脑直接发送传真功能; 2)提供通过办公电脑接收传真功能; 3)提供通过通信录查找相关人员进行发送传真功能。 (3)邮件收发平台主要是通过接口将办公自动化系统邮件和省公司邮件系统的邮件实时抽取,统一展现在门户中以便用户进行邮件处理。 (4)RTX即时通信平台运行在内网;多种身份验证机制和文件加密传输使内部通信更加安全。主要功能包括以下6方面: 1)文本交流:公司内部的人员在线交流,人性化的沟通界面,实现消息的提醒、闪烁、声音等提示,支持离线留言可保存会话记录; 2)多人交流:支持多人通过耳麦进行语音交流; 3)消息群发:可对选定的人员一次性发送文字消息,使领导轻松的把信息事件广播到多个部门责任人或者其他责任人的终端; 4)文件传输:支持流量控制,断点续传,直接拖拽; 5)常用联系人:与门户集成,从门户中读取常用联系人; 6)在线状态:系统实时的显示组织内的人员状态,还能自由的设置忙碌、就餐等状态。4.4 工作展现 在机关工作中,全公司关注亮点、各部室之间工作内容甚至公司信息、行业信息都需要进行展现和交流,为此全能工作平台提供了“综合展现区”用于集中展现出本部门的工作亮点。 利用综合展现区将各部门阶段性工作重点及领导关注信息在全能工作平台上进行展现,便于领导和相关部门、员工及时了解重要信息,同时支持信息定制,只出现自己感兴趣的内容。 如现阶段因全球经济影响,同电量相关的信息就属于大家普遍关注的信息,利用数据中心分析、灵活展现的功能,结合门户将电量信息直观的展现,可以了解每天的电量变化及调度工作。4.5 机关事务 为了满足机关各种事务的需求,全能工作平台提供了多种应用功能,用于满足不同客户的需求。 目前主要上线运行的应用如下: (1)考试系统、网上答题系统:提供在线网上答题、在线技能考试等功能。 (2)电子图书馆:提供技术资料、期刊的查找功能,便于用户检索和收藏。 (3)知识库:提供电力相关知识、各部门内部培训、学习资料的集中展现功能。 (4)车辆调度系统:提供公司车辆申请、调度等功能。 (5)会议管理:提供会议室的网上预定、通知等功能。 (6)办公用品管理:提供办公用品申请、办公费用管理等功能。5 结语 按照

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