礼宾部宾客投诉案例分析.doc

CONCIERGE案例分析服务主题：出租车提示卡事件发生经过：某日上午，一位女住客急匆匆地来到酒店大堂的礼宾部，手里还拿着两张发票，她径直走到身着燕尾服的“金钥匙”服务员小方面前：“ 您是酒店的金钥匙吗？有这样一件事您帮一帮我，今天早上我是乘从出租车来到你们酒店的，刚才我收拾物品时才发现我把摄影机的架子忘在出租车的后排座位上了，更可气的是司机撕给我的发票是长途汽车的发票，而不是出租车的发票，这让我回去怎么报销呢？”客人语气急促地说。 小方说：“小姐，您别着急，让我们一起想一想办法。请问您早上大约几点到达我们酒店的？” 客人说：“具体时间记不清了。” “请出示一下您的住房卡好吗？”小方接过客人递过来的住房卡并告诉客人在大堂吧稍候一下，随即到前台接待处，查询了这位客人办理入住的具体时间。又到大门口询问是谁帮助这位客人打开车门。行李员小卢说：“是我接待这位女士的，当时我上前为这位女士拉车门、护顶，她示意让我到车后尾箱取行李，打开尾箱后一共拿出了两个皮箱，当时我还仔细看了一下没有其他行李，这时后面又有其它的出租车来了，我就赶紧关了车门，并迅速在提示卡上记下了这辆出租车车号交给了她，帮着提着行李来到了前台。”小方分析，一方面，是客人自己遗失了一件行李，她可能怕把摄影架压坏弄脏，自己坐在前排，摄影架没有放在车后尾箱而单独放在了车的后排，下车时忘了提醒行李员：另一方面，行李员也够粗心的了，一时疏忽也没有检查一下。现在惟一的办法是看能不能找到出租车司机，那就要通过行李员留给客人的那张提示卡了。小方快步来到大堂吧，那位女士充满期盼地迎了过来。 小方说：“让您久等了，我问一下早上您下车时，行李员给您的那张提示卡还在吗？” 客人：“好像还在，我找一下。”好在手提撒谎里翻找起来，终于找到了一张团成一团的小小的提示卡。 “就是这张小小的提示卡，上面有那辆出租车公司的名字和出租车牌号。给我吧，我马上去和该公司联系一下。”小方微笑着说。 小方立即通过礼宾部联系到了出租车调配中心，找到了这家出租车公司的电话，在电话里向对方说明了情况，对方表示将以最快的速度找到司机，态度诚恳地做出了口头承诺：“我们马上派人在半小时内把发票和摄影架送到酒店前厅部，决不耽误客人的时间，抱歉了。” 20分钟后，一辆出租车停在酒店门口，司机把发票和摄影架送到了前厅部。小方迎上前去，对司机表示了感谢，司机也向客人表示了歉意。拿到摄影架和发票的付小姐高兴地笑着说：“太谢谢你们了，谢谢你们的细心和周到，还有这张给我留下美好回忆的提示卡。”客人感激不已，脸上露出了灿烂的微笑。事件分析：1.行李生在帮客人卸行李时如果有与客人确认件数的话，完全可避免产生此类投诉。2.金钥匙在接到客人求助时安抚了客人情绪并了解了当时的情况.。3.了解客人的房号查询客人入住时间以了解当班行李生是哪位.并询问其过程.4.当班行李小卢在客人入住时有给客人出租车号提示牌并询问客人是否还有存放.在查找到客人存放的车号牌时及时的通过车管所查找到该车司机的电话.在电话里说明了情况.及时的帮助客人取回了遗忘的物品及发票.5.一张小小的车号提示牌给客人留下了美好的回忆.也让客人的旅行画上了完美的句号.赢得了客人的微笑.服务主题：记住客人的生日(个性化服务)相关部门礼宾部事件发生经过：夏日，厦门某饭店大堂，两位外国客人向礼宾台走来。礼宾司立即，面带微笑地以敬语问候，客人忧虑地讲述起他们心中的苦闷：“我们从英国来，在这儿负责一项工程，大约要三个月，可是离开了翻译我们就成了睁眼瞎，有什么方法能让我们尽快解除这种陌生感？”小倪微笑地用英语答道：“感谢两位先生光临指导我店，使大厅蓬筚生辉，这座历史悠久的都市同样欢迎两位先生的光临，你们在街头散步的英国绅士风度也一定会博得市民的赞赏。”熟练的英语所表达的亲切的情谊，一下子拉近了彼此间的距离，气氛变得活跃起来。于是外宾更加广泛地询问了当地的生活环境、城市景观和风土人情，小倪无不一一细说。外宾中一位马斯先生还兴致勃勃地谈到：“早就听说中国的生肖十分有趣，我是1918年8月4日出生的，参加过二次大战，大难不死，一定是命中属相助佑。”说者无心，听者有意，两天之后就是8月4日，谈话结束之后，小倪立即在备忘录上做记录。8月4日那天一早，小倪就买了鲜花，并代表饭店在早就预备好的生日卡上填好英语贺词，请服务员将鲜花和生日贺卡送到马斯先生的房间。马斯先生从珍贵的生日贺礼中获得了意外的惊喜，激动不已民，连声答道：“谢谢，谢谢贵店对我的关心，我深深体会到这贺卡和鲜花之中隐含着许多难以用语言表达的情意。我们在厦门逗留期间再也不会感到寂寞了。”事件分析：本案例中大堂倪副理对待两位客人的做法，是站在客人的立场上，把客人当作上帝的出色范例。第一，设身处地，仔细揣摩客人的心理状态。两 英国客人由于在异国他乡逗留时间较长，语言不通，深感寂寞。小倪深入体察、准确抓住了外国客人对乡音的心理需求，充分发挥他的英语专长，热情欢迎外国客人的光临，还特别称赞了他们的英国绅士风度，进而自然而然向客人介绍了当地风土人情等，使身居异乡的外国客人获得了一份浓浓的乡情。第二，富有职业敏感，善于抓住客人的有关信息。客人在交谈中无意中流露生日时辰，小倪的可贵之处在于，能及时敏锐地抓住这条重要信息，从而成功地策划了一次为外国客人赠送生日贺卡和鲜花的优质服务和公关活动，把与外国客人的感情交流推向了更深的层次。因此，善于捕捉客人有关信息的职业敏感，也是饭店管理者和服务人员应该具备的可贵素质。服务主题：在飞机场没有接到客人相关部门礼宾部/预定部事件发生经过：一日，饭店机场代表与车队司机按预定单到机迎接客人。当预定单上标示的航班客人都走完成任了也没有见到要接的宾客，经机场代表与预定部联系才获得原来预定已取消。但预定部忘记通知有关人员。事件分析：1. 行李员如果有在出发前与前台或预定部确认客人的预定是否正常就不会发生空接了。2. 预定部在接到客人取消预定通知后及时通知相关部门，在接到通知有关部门和预定人员该预定取消后也应及时做好备注。3. 接受预定和取消预定都需要高度的工作责任心，任何时候都不得不能马虎，此事虽未涉及到客人，也未给客人带来任保不良响，但反映出员工工作的粗心大意与内部的协调配合工作不到位，存在沟通障碍。如果对此问题不引起重视，不采取措施加以解决，很有可能在基它方面也会表现出来，就有可能影响对客服务，造成宾客投诉。如避免此类投诉/防患措施: 行李生在出发前能够与前台再次确认这位客人预定是否正常。就不会产生客人取消接不到客事件。服务主题：旅游相关部门礼宾部事件处理经过：2009年1月1日下午，酒店大堂。礼宾部员工小陈正在礼宾台接听电话，电话刚挂便看到一位正在低头研究地图的女士，只见这位女士紧皱着眉头。小陈心想这位客人一定是遇到什么困难了，便主动向前礼貌询问是否有什么需要帮助的。后得知这位女士姓尤，住1601房。这次带着儿子来厦门游玩，听说这边酒店的温泉不错便过来体验一下，明日想要到厦门各景点去参观旅游，并照些照片带回家给父亲看。尤女士说到自己的父亲年迈高龄，不方便出远门，但是却十分喜欢厦门的景色。此时尤女士脸上露出了焦急的表情。小陈在了解了情况后便热情的告知尤女士很乐意为您效劳。尤女士听到后脸上露出了欣喜之色。于是小陈便让客人先留下了联系电话，并告之客人可以在二十分钟之内得到回复。小陈马上联系一位厦门旅行社的朋友小李，问其是否能够安排私人导游。但是此时正是元旦旅游高峰期，私人导游不好找，后经过联系找到厦门某旅行社正好明日出团还剩两个名额，是厦门一日游！小陈在了解了旅游情况后便马上电话回复尤女士。在告诉其费用、时间、行程后尤小姐开心的答应了，并说：“你们酒店的服务太到位了，太好了！”此时小陈又询问客人是否需要为其安排交通工具，尤小姐开心的接受了，并一再道谢！第二天，尤小姐07：30分准时坐上了为其安排好的车，前往厦门下午17：00左右，客人回到酒店。小陈已在大堂迎接，看到尤小姐便主动向前热情关心是否玩的开心。尤小姐连声称赞，告知小陈自己还拍了许多漂亮的景色照片，回去后父亲一定很开心！并一再向小陈道谢，称赞酒店的服务非常好，下次过来还回选择你们酒店。小陈看到客人开心满足的表情，自己也十分欣慰。在秉承“用心极致，满意加惊喜”的金钥匙服务理念上，小陈的精神也得到了升华 事件分析：1.行李员在观察到客人有需求时,积极主动动询问客人是否须要帮助.2.当了解情况时并告知客人会尽期所能帮客人询找.且说明现在是黄金周导游会不好找.以免客人期望太大失望也就越大3.在找到导游时及时的知会客人,告知所需的费用及行程,及车辆的安排.3当客人完回来时,及时的关心问候客人玩情况.服务主题：寻找老朋友相关部门礼宾部事件发生经过：某日上午9时，810时房间的M先生在礼宾柜台旁吸烟，金钥匙小唐立即递上烟缸，客人表示感谢并和小唐攀谈起来。客人是第一次来北京，小唐简单地向客人介绍了饭店的情况及北京的风景名胜，与客人聊得很开心。在年前在伊朗认识并结下了深厚的友谊，这次到北京来想亲自拜访一下老朋友，试着拔打名片上的电话，但无人接听，可能电话改了。因名片上有公司的名称，小唐通过“114”电话查询台帮客人查找到此公司新的电话，结果还是无接听，客人表示遗憾，但客人还是非常感谢小唐，并说：“我回房间再试一试。”客人回房间了，但小唐并没有放弃为客人寻找，工作之余仍不断地为客人拔打电话，功夫不负有心人，电话终于有人接了，经过联系询问之后，果真就是这位外宾要找的老朋友冯先生，小唐向冯先生说明了事情的经过后，冯先生很高兴。小唐把客人的房号、饭店地址和电话告诉了冯先生，约定了见面的时间，然后马上给客人房间回电话，给客人一个惊喜，客人听到此消息后，又激动又高兴，亲自到大堂来感谢。事件分析：1.细心的服务让客人咸觉到亲切.也是与客人沟通的一个很好的桥梁.2在攀谈的过程中了解到客人此行的目的后,积极的帮助客人,在经过联系询问后找到了客人的朋友.小唐帮客人约了其朋友到酒店见面.然后给客人回电话给客人一个惊喜.金钥匙起源于法语单词Concierge，愿意为“钥匙保管者”，古代饭店的守门人，负责迎来送往和饭店的钥匙保管。在现代饭店业中，Concierge已成为向客人提供全方位、一条龙服务的代称。只要不违反道德和法律，任何事情Concierge,都尽力办到，而且要办好，以满足客人的需要。在国际上，金钥匙已成为高档饭店个性服务的重要标志。1金钥匙小唐通过这件平凡而简单的服务，为客人创造了一个意外的惊喜，给客人的北京之行留下了一个深刻的印象。2金钥匙服务是为客人提供一切可以提供的满意服务，我们提倡一步到位的服务，尽一切可以提供的满意服务，我们提倡一步到位的服务，尽一切可能不对客人讲“不”。3我们要通过关注客人的需求，创造惊喜一刻的服务，来提高客人对酒店的忠诚度。服务主题：失败案例(数码相机)相关部门礼宾部事件发生经过：2004年10月30日(星期六),在酒店召开会议的某地产公司的招待人员在酒店前台要求酒店帮忙转交三台某品牌的数码相机给三位客人。 跟进:当值行李员B接到前台通知后，立刻上前与客人打招呼。当问明情况之后，行李员B表示数码相机是贵重物品，酒店不能帮忙给予转交，并请客人理解。该客人表示不理解，强烈要求转交，并让行李员B向上级反映，于是该行李员向礼宾部领班C汇报。C考虑到该地产公司在酒店的宴会很大，而且客人又强烈要求转交，于是答应可以帮客人转交。于是，B从客人那里拿到三个客人姓名，这三人是地产公司要送礼品的贵宾，分别住在不同的房间。接着，B就自己在电脑上查询那三个客人住哪几间房。此行李员查到电脑上有此地产公司订的一些房间，但只有三间房已经C/I，他核对了两间房，发现客人1和客人2的名字与已经C/I的客人房间名字相符，于是他就没有继续查第三个名字，他想当然的认为客人3肯定就是另外一个已经登记入住的客人（其实，当时该客人还没入住，只是有以他的名字预订的房间）。于是，三部数码相机及三封地产公司的欢迎信（上面分别有上述三位客人的全名）一起被该行李员B送入客人房间。当然，客人1和客人2都收到了礼品，但客人3没有收到，反而客人4收到送错给他的礼品和欢迎信，但该客人4（某地区政府官员）却心安理得的收了下来，没有将送错的礼品还给酒店或是地产公司，而且于第二天一大早就退房离店了。星期天上午，地产公司致电酒店问为什么客人3没有收到礼品，当值的礼宾部领班刚好又是C。于是，C就想办法联络行李员B，当几经周折联系到B再了解到相关情况之后，才想办法去联系客人4，但，客人已经退房离店，领班C马上将此事告知当值的AM。AM致电地产公司表示歉意，并将调查结果告知对方公司。地产公司招待员先辈是要求酒店赔偿数码相机，事后又致电酒店AM投诉此事，并要求酒店书面道歉，一封给地产公司，一封给客人，一封给客人。礼宾部领班C致电告诉休假的礼宾司发生此事，礼宾司赶回酒店处理，但良机已失- 事件分析：礼宾司总结和处理：该行李员B从事礼宾部工作4年多，属于老员工，平常表现一直很好。但，正因为如此，他才以老油条的心态，查完2间房之后居然不查第三间房就贸然将价值近4千元的礼品送入客人房间。B漫不经心的对待此事，导致客人的投诉并付出惨重的代价；礼宾部领班C知道客人3没有收到礼品之后，没有立即查看派送物品登记表，然后再根据线索而找出客人4。反而将时间白白浪费在联络行李员和调查事情上，导致在客人4退房离店之后束手无策，并最终引致更大的投诉；行李员立刻回酒店写出整件事情的经过报告及反省，因为该行李员没按正常操作规程操作，而导致客人投诉，故签署轻微过失单一张（考虑到行李员B平常表现不错），并且负责赔偿同品牌的数码相机一部给地产公司；礼宾部领班C写出整件事情的经过报告及反省，并被礼宾司给予口头警告处理；星期一下午，礼宾司召集世纪楼及主楼所有员工回来开会，并将此事拿出来分析，并要求员工踊跃发言探讨这个问题，以避免再出现此低级错误。而且，再次强调员工必须严格按照部门操作规程操作，而且一定不能再抱有漫不经心的工作态度,任何事情都一定要认真处理!否则，一经查出，后果自负。最后，礼宾司号召部门员工发扬团队精神，然后带头捐款，并最终为行李员B收集到捐款1500元整。品牌的数码相机价值3800元左右，其余剩下的2300元全部由行李生B负责主要投诉事件失败案例(换房)相关部门礼宾部/预定部事件处理经过：2004年10月27日，世纪楼行李员A接前台主管通知帮客人转房。因为客人不愿意住在四星级的世纪楼，他要求转房去五星级的酒店主楼。行李员跟进：行李员A接到通知后，与礼宾部领班说了一声，就上去楼层帮客人转房。之后，用行李车把客人的行李拉着送往100M距离的主楼。约5分钟之后，AM接停车场保安报告说在停车场捡到一件衣服，不清楚是谁的，但上面的袋子上有酒店的洗衣单。AM马上过去调查，后面得知所丢失的衣服正是行李员A所转房客人的。而且，AM查到当时行李员A帮客人转房时客人并不在房间，这种情况也就是平常所说的DEAD MOVE，行李员没有通知AM就私自帮客人将行李物品搬往主楼客房。而且该行李员还将客人的衣服丢失在停车场而不自知，幸好被酒店保安员捡到，否则必将招致客人的投诉。AM第一时间通知礼宾司此事，要求礼宾司调查，并答复处理结果。 事件分析：1.行李员A在帮客人转房时，明知客人不在房间，没有按部门P&P规定程序操作通知AM，HSKP，SEC一起处理，而是一个人私自处理，此第一错； 2.行李员在使用行李车时没有按部门P&P规定程序操作严格遵守行李车只推不拉的原则（活动轮在前），避免撞坏其它物品或使行李跌损或遗失，此第二错；如避免此类投诉/防患措施: 发生此事的原因主要是因为行李员操作失误，不按部门正规的操作规程操作，导致发生这起低级错误。故礼宾司调查之后答复AM：第一，要求此员工重新阅读一次部门所有操作规程；第二，写出整件事情的经过报告及反省；第三，给该员工签署轻微过失单处理。10月28日部门培训例会上，礼宾司将此事当成服务案例拿出来分析，并要求礼宾部员工给出意见，以便加深员工的印象，以避免类似事情的再度发生。主要投诉事件员工偷盗相关部门礼宾部事件处理经过：7 月22 日下午13：00 左右，礼宾部员工小葛像往常一样帮助客人提行李，当他在总台等待客人登记并离开时，突然发现在总台桌子的另一个角落里有一包东西，他心里一阵莫名的激动，凭经验，他明白那是一笔数目可观的现金。小葛慢慢地走过去，同时朝四周环顾了一下，客人和员工都各自忙碌着，根本就没有注意到他的动作，迅速将钱放进自己的口袋，装着若无其事，随着客人将行李放进房间。下午16：00 左右，保安部接到信息：一位客人发现自己丢失了一包大约20000 元人民币左右的现金，保安部立即展开调查。根据客人回忆，现金可能丢在了总台。通过监控录像，调查人员发现当天当班的小葛有嫌疑现象，并迅速来到其住宿，最后小葛交待了事情经过，追回了20000 元现金，酒店对小葛作除名处理，罚款5000 元并扣除当月奖金。 事件分析：本案例中的小葛若能将拾到的现金上交大堂经理或归还于客人，想必一定能够得到宾客的赞赏与宾馆的奖励，但小葛未能抵挡得住2 万元钱的诱惑，最终犯下了严重的错误。如避免此类投诉/防患措施: 通过本次事件的发生，对我们敲响了警钟，平时我们应加强员工的行为规范教育，同时强化员工法制观念，让员工清楚认识到一件本认为无所为的小事情，却是违法的温床，从而自身严格约束自己，同时应加强管理者的督查力度，防止此类事件的发生。主要投诉事件记住客人的姓氏相关部门礼宾部/前台事件处理经过：一位常住的外国客人从饭店外面回来，当他走到服务台时，还没有等他开口，问讯员就主动微笑地把钥匙递上，并轻声称呼他的名字，这位加减客人大为吃惊，由于饭店对他留有印象，使他产生一种强烈的亲切感，旧地重游如回家一样。还有一位客人在服务台高峰时进店，服务员问讯小姐突然准确地叫出：“xx先生,服务台有您一个电话.”这位客人又惊又喜,感到自己受到了重视，受到了特殊的待遇，不禁添了一份自豪感。另外一位外国客人第一次前往住店，前台接待员从登记卡上看到客人的名字，迅速称呼他以表欢迎，客人先是一惊，而后作客他乡的陌生感顿时消失，显出非常高兴的样子。简单的词汇迅速缩短了彼此间的距离。此外，一位VIP(非常重要的客人贵宾)随带陪同人员来到前台登记，服务人员通过接机人员的暗示，得悉其身份，马上称呼客人的名字，并递上打印好的登记卡请他签字，使客人感到自己的地位不同，由于受到超凡的尊重而感到格外的开心。事件分析：学者马斯洛的需要层次理论认为，人们最高的需求是得到社会的尊重。当自己的名字为他人所知晓就是对这种需求的一种很好的满足。在饭店及其他服务性行业的工作中，主动热情地称呼客人的名字是一种服务的艺术，也是一种艺术的服务。通过饭店服务台人员尽力记住客人的房号、姓名和特征，借助敏锐的观察力和良好的记忆力，作出细心周到的服务，使客人留下深刻的印象，客人今后在不同的场合会提起该饭店如何如何，等于是饭店的义务宣传员。目前国内著名的饭店规定：在为客人办理入住登记时至少要称呼客人名字三次。前台员工要熟记VIP的名字，尽可能多地了解他们的资料，争取在他们来店报家门之前就称呼他们的名字，当再次见到他们时能直称其名，作为一个合格服务员最基本的条件，同时，还可以使用计算机系统，为所有下榻的客人做出历史档案记录，它对客人做出超水准、高档次的优质服务，把每一位客人都看成是VIP，使客人从心眼里感到饭店永远不会忘记他们主要投诉事件个性化服务案例相关部门礼宾部事件处理经过：04年的某一天，礼宾部员工小仵在送行李的过程中与一对外地住店夫妇的交谈中得知，今天刚刚是她们的结婚记念日，希望小仵能够帮他们预订一个比较合适的用餐包厢。小仵接手此事后，立刻与礼宾部领班进行商量，以期做得更为完美。首先，他们帮客人在酒店君悦餐厅预订了一个安静的两人小包厢，并在客人不知情的情况下，对包厢进行了一番颇有情调的布置。并从侧面委婉地给作为丈夫的住客提了些是否需要买鲜花、蛋糕等物品的意见，客人听取后连连称好。礼宾部的成员们就开始纷纷筹划，各司其职，跑到西餐厅借蜡烛，跑到西饼屋订上新鲜蛋糕，跑到外面的花店预订好有相应意义的花束，一切准备妥当。等到晚上客人用餐时，才发现礼宾部的员工们做了许多他们事先所不知的努力和准备时，感动地连连道谢，给予了极高的评价，并且还留下电话号码，声称如果有机会去上海的话，务必要联系他们，希望能用他们的热情款待来感谢这回给他们的意外惊喜。两位客人回去后，曾与余姚的一对夫妇朋友联系时无意中聊到太平洋酒店里遇到的这件给他们极大感动的事情。所谓说者无心，听者有意。在余姚的两位朋友对太平洋的这种个性化服务抱了极大的好奇心理。于是在这对本地夫妇的结婚纪念日时，尽管之前从没有在酒店庆祝的先例，但依然选择了在太平洋大酒店纪念这个特殊的日子。礼宾的小姚在得知此事后，和同事们一起不仅仅认真、热情、周全地为他们安排好了他们朋友(上海夫妇)所有的一切，还悄悄地通过房务中心，在他们所住的酒店房间里布置了些非常温馨的小物件，让夫妇俩感动万分，并非常