WebFlow流程控管软体的介绍.doc

壹、 專利申請流程控制1貳、 WorkFlow基本概念.20參、 WebFlow流程控管軟體的介紹一、 Webflow與微軟之web技術.28二、 Webflow的發展與演變 (1 4代).36三、 Webflow辦公室自動化流程.64肆、 專利申請流程操作手冊.134伍、 Active Directory and Exchange 2000 安裝說明一、 Active Directory 安裝方法.256二、 Exchange 2000安裝方法.263三、 Exchange 2000中的組織單位建立. . 與郵件信箱的規劃.267由於原本的舊系統只是傳統的MIS系統，沒有流程概念、又是單機版，沒有網路且只能在Access 97 上執行,無法升級、亦無法和其他的組織單位溝通協調，導致系統執行時出現瓶頸。為了監控專利申請流程，讓使用者清楚了解專利現在申請到哪一個階段，並確保每個流程的品質與時程，故我們必須使用流程概念來實做專利流程之規劃，因此我們利用喬蓬科技推出的WebFlow 2002 辦公室自動化流程系統來控管整個專利申請的流程。WebFlow 2002辦公室自動化流程系統，是全世界第一個第四代Web Services-Based流程控管的套裝軟體，推出以來造成市場的肯定，現今更以針對流程控管軟體的瓶頸，並歷經過數百家大企業考驗過的架構為基礎，再度突破以下幾點目標：1. 第四代Web Services-based新技術：Any Time, Any Where, Any Device Workflow（超時空物流程管理）、Off-line Workflow（離線簽核流程處理）、Multi-Site Workflow（跨廠多點流程管理）、Process Workflow（程式簽核流程處理）。2. 大幅度提昇執行效能、延展性：調整架構提昇效能、全新的 Multi-IIS 架構提昇延展性、智慧型Queue功能解決多人同時上線瓶頸、支援 AD（Active Directory）。3. 快速導入設計：強化規則變數功能以提昇彈性、快速製作表單、快速規劃流程、快速與現有資料庫結合、快速使用、快速管理。藉由WebFlow 2002 辦公室自動化流程系統我們可以監控複雜的專利申請流程，並明確了解專利經費支付的狀況，此外，還希望讓主管稽核研發人員的績效，並更進一步地整合各國不同的專利申請流程。我們深信用WebFlow 2002 辦公室自動化流程系統來做貴公司專利申請管理與流程規劃，是最好的選擇。一.專案背景：(一)專案緣起與目標： 緣起：由於專利申請流程複雜，加上申請時間平均要8個月至兩年，因此讓很多想要申請專利的人員無法確實監控申請流程。為此，連穎科技曾聘外包公司開發出套專利管理系統來解決這個問題。然而，因專利申請流程十分繁瑣，而此套舊系統是：1. 傳統的MIS系統，沒有流程概念2. 為單機版，沒有網路3. 只能在Access 97 上執行，無法升級4. 無法和其他的組織單位溝通協調導致系統執行時出現瓶頸。目標：監控專利申請流程，讓使用者清楚了解專利現在申請到哪一個階段，並確保每個流程的品質與時程。(二)建議方案構想：將專利申請流程建置在WebFlow 2002 辦公室自動化流程系統上。WebFlow 2002 辦公室自動化流程系統具有第四代 Web Services-based 新技術 （請參照附註一）、大幅度提昇執行效能及延展性（請參照附註二），並且具有增強快速導入設計功能（請參照附註三），除了可以節省導入時程，並能利用流程概念嚴謹地確保專利申請程序的執行，並整合各國不同的申請流程以達到時程監控之功效。(三)預期效益與衡量標準：預期效益：1.可改善原先舊系統的作業缺失2.可監控複雜的專利申請流程3.可明確了解專利經費支付狀況4.可讓主管稽核研發人員的績效5.可適用各國不同的專利申請流程衡量標準：監控專利申請流程。可以明確知道目前專利申請到哪一個流程，且每個流程開始或結束都會留下詳細的記錄。二專案工作小組：(一)專案小組組織圖：財務經理專案經理系統分析工程師系統管理工程師資料彙整美工編輯程式設計師職務說明：職 務職 責召集人專案經理專案經理為執行專案的負責人，為專案做事前詳盡的計劃與事後的追蹤，並隨時監督與控管專案的進度及預算，使專案小組能發揮最大的專長與努力，以確定專案能遵循計劃進行。琬婷財務經理財務之分析，分析各成本預算並轉換成財務報表承交給專案經理審核。瑋然系統管理工程師確保系統正常運作，當系統發生故障或發生人員不當使用時，系統管理工程師能維修它或回復系統，使其能工常運作。安志系統分析工程師1.建構和管理DataBase2.撰寫系統規格書和虛擬碼.3.與使用者洽談系統規格4.簡報系統使用方式5.監控系統開發時程國維程式設計師1.以ASP撰寫系統並套入webflow應用軟體中2.系統程式維護監控DataBase歐陽資料彙整蒐集各個相關資料並彙整以提供小組各種資訊。韋穎美工編輯負責整個系統介面的美觀和舒適感，並和其他單位人員配合，以達到系統的整體一致性，滿足使用者使用上的視覺需求。芷瑩(二)專長式分工：美工：芷瑩、韋穎程式：國維、琬婷、瑋然、歐陽系統維護：安志三建議方案：(一)系統硬體： 1.建議配備 - Server 作業系統：Windows NT 4.0 Server or Windows 2000 Server 平台 Intel Pentium III 800 MHz or Higher 、 AMD Athlon K7-850 MHz or Higher Processor 256 512 MB RAM or Higher H.D.D 30 GB bytes DMA100 or Higher Network Card 100/10 Base TX （or include Wake On LAN） Color VGA Card 32 RAM 64 Bit 32X CD-ROM or Higher Speed2.建議配備 - Client 作業系統：Windows 95/98/Me Intel Pentium II 400 MHz or Higher 、 AMD K6-2 500 MHz or Higher 64 MB RAM or Higher Network Card 100/10 Base(二)網路架構： 屬企業內部網路 (如下圖所示)： Internet RouterServer 專線 主HUB 部門A 部門B 部門CHUB3HUB2HUB1PCPCPCPCPCPCPCPCPC (三)系統功能：1.前台：a. 提供各式表格。b. 可顯示每個工作目前進行到哪個階段。c. 可顯示每個專利所花費的金額。d. 可讓主管稽核研發人員的績效。2.後台：a. 將需核可交件呈交主管或核可人（以E-Mail方式傳遞）。b. 核可後通知各相關位。c. 監控流程在預定的期限內完成d. 由系統直接判斷所應執行的流程與步驟(四)專案控管機制：內部：小組定期開會，每週三5:00 PM外部：與老師每週四10:00 AM 定期開會 與連穎科技依里程碑、檢核點不定期開會(五)技術規格： 1.系統環境：Windows 2000 Server、SQL Server 2000 2.開發軟體：WebFlow 3.2版 3.其他應用軟體：Exchange 2000四專案管理：(一)專案工作項目：a. 建立組織圖。b. 建構表單：(註：如下表單共有：)1. 專利提案單。2. 專案說明書。3. 答辯通知單。4. 訴願通知單。5. 請款通知單。6. 獲証通知單。(請參照d g的流程圖)c. 主動通知（呈交文件）。(註：當申請者提出一份文件或表單須要被審核時，系統會自動通知審核者，並附上附件以利審核。 此外，當審核完畢後，系統會自動告知申請者審核結果。) d. 規劃 ”公司內部專利提案”流程 (如下流程圖：)會計室承辦單位 技術單位提案行政管理處核定執行長、副執行長或首席顧問製作專利說明書否結案是發文e. 規劃 “獎勵金申請”流程(公司內部) (如下流程圖：)執行長、副執行長或首席顧問承辦單位 技術單位行政管理處會計室核請專利申請費 用 支 付 敘 獎 事 宜 f. 規劃 “答辯或訴願”流程 (公司內部) (如下流程圖：)執行長、副執行長或首席顧問行政管理處會計室技術單位承辦單位 技術資料提供或諮詢答辯或訴願通知否核定結案是答辯或訴願費用申請請款通知否費用核銷是費用支付有關答辯或訴願（請參照註四） g. 規劃 “獲證”流程 (公司內部) (如下流程圖：)執行長、副執行長或首席顧問技術單位會計室行政管理處承辦單位 獲證獎勵申請獲證通知費 用 支 付 敘 獎 事 宜獲證歸檔與管理管理與獲證 h. 導入測試 。 (註：建置硬體環境；並將系統移至連穎科技測試，並鍵入測試資 料，以確定系統實行正確無誤。(二)時程規畫與檢核點：甘特圖：ABCDEFGHIJ4/103/15/15/93/205/315/163/64/254/174/43/273/14對內之檢核點對外之檢核點time 註：每個工作項目皆為獨立。A. 升級Active Directory與測試系統。B. 建立組織圖。C. 建構表單。D. 架設Exchange Server與測試。E. 規劃 “公司內部專利提案”流程。F. 規劃 “獎勵金申請”流程(公司內部)。G. 規劃 “答辯”流程 (公司內部)。H. 規劃 “訴願”流程 (公司內部)。I. 規劃 “獲證”流程 (公司內部)。J. 導入測試1.Workload：ABCDEFGHIJ琬婷PPPPPPPP國維PPPPPPPP歐陽PPPPPPPP瑋然PPPPPPPP韋穎PPPPPPPP安志PPPPPPPP3/1芷瑩3/14PP4/44/17P4/25P5/1P5/9P5/16P5/31P2.對內和對外檢核點之檢核內容：日期檢核內容3/6檢核A.升級Active Directory與測試系統、B.建立組織圖是否在規劃中，且已進行達1/2。3/14檢核A.升級Active Directory、B.建立組織圖是否已完成建置無誤。連穎檢視過後，確定無誤。3/20檢核C.建構表單 (專利提案單、專案說明書、答辯通知單、訴願通知單、請款通知單、獲証通知單。)、 D.架設Exchange Server與測試是否在規劃中，且已進行達1/3。3/27檢核C.建構表單 (專利提案單、專案說明書、答辯通知單、訴願通知單、請款通知單、獲証通知單。)、 D.架設Exchange Server與測試是否在規劃中，且已進行達2/3。4/4檢核C.建構表單、D.架設Exchange Server與測試是否已規劃完成。連穎檢視過後，確定無誤。4/10檢核E.“公司內部專利提案”流程是否在規劃中，且已進行達1/2。4/17檢核E.“公司內部專利提案”流程是否已規劃完成。4/25檢核E.“公司內部專利提案”流程、F.“獎勵金申請”流程是否已規劃完成。連穎檢視過後，確定無誤。5/1檢核G.“答辯”流程是否已規劃完成。5/9檢核G.“答辯”流程、H.“訴願”流程是否已規劃完成。連穎檢視過後，確定無誤。5/17檢核I.“獲證”流程是否已規劃完成。連穎檢視過後，確定無誤。5/31檢核“導入測試”是否已完成，且測試無誤。連穎檢視且測試完系統過後，確定無誤。3.交付項目與日期：日 期交 付 項 目2月20日1.系統規格書4月04日1.表單審核2.組織確認5月16日1.使用者說明書2.系統導入測試5月31日1.系統移交五廠商應配合措施：(一)應完成項目與日期：日期應完成項目1Webflow 3.2版Exchange 2000Document131備妥Access97系統作業流程28提供表單欄位227系統規格書確認完成315表單審核、組織圖確認完成531確定系統測試無誤(二)品質與需求確認程序：品質與需求確認項目確認時間系統規格書天表單審核天組織確認天系統測試天(三)需求變更處理程序： 當開發與委託雙方有需求變更之爭議時，由雙方高級主管各2人共組”處理委員會”先行協商； 若協商成功Happy ending 若無法達成協議由雙方找一個彼此都信任且尊敬的裁定顧問進行判決。 （以本案來說，”劉士豪”即為雙方之裁定顧問，因其為連穎科技之董事長，亦為本專案團隊之指導人，相信他定會為雙方做一個公共即雙贏的裁決的）。 開發 委託 劉士豪Start成立處理委員會協商 協商成功裁定顧問判決NYEnd(四)建置與訓練的配合：516硬體環境建置完成。請參照”建議方案”之”系統硬體與網路架構”，以便系統之架設。518、5/25：系統使用訓練。訓練時請派名工程師全程參與，各小時。訓練內容為：系統之(1)操作使用，及(2)參數設定。六系統預算：(一)硬體預算：估價單：名稱規格數量單價小計伺服器Intel Pentium III 933 MHZ162006200256 MB RAM PC-150220004000H.D.D 30 GB bytes DMA100135003500Ethernet card 10Base-T/100Base-TX110001500Color VGA Card 32 RA CD-ROM113001300其他規格(如螢幕等)20000總計 $40000工程費用：名稱工作項目說明小計硬體安裝伺服器組裝以市價行情為基準3000O.S安裝設定以人工小時計算2000總計 $5000 (二)系統開發預算：1.單價估算方式:System Analyser:90,000/30/8= $375 / hrProgramer:60,000/30/8= $250 / hr美工人員:60,000/30/8= $250 / hrProject Manager:120,000/30/8=$500 / hr講員費： $800 / hr講義費： $500 /份2.系統開發預算表：預算名稱預算明細小計合計(1)系統分析（每小時估價$375）規劃 ”公司內部專利提案”流程7 人 4 hr 9 天 = 252 hrs$94,500規劃 “獎勵金申請”流程7 人 4 hr 5 天 = 140 hrs52,500規劃 “答辯”流程7 人 4 hr 5 天 = 140 hrs52,500規劃 “訴願”流程7 人 4 hr 5 天 = 140 hrs52,500規劃 “獲證”流程7 人 4 hr 5 天 = 140 hrs52,500$304,500(2)Programming（每小時估價$250）建立組織圖4 人 4 hr 10天 = 160 hrs40,000架設Exchange Server與測試2 人 4 hr 15天 = 120 hrs30,000導入與測試7 人 4 hr 11天 = 308 hrs77,000147,000(3)美工設計（每小時估價$250）專利提案單2 人 4 hr 3 天 = 24 hrs6,000專案說明書2 人 4 hr 10 天 = 80 hrs20,000答辯通知單1 人 4 hr 1 天 = 4 hrs1,000訴願通知單1 人 4 hr 1 天 = 4 hrs1,000請款通知單1 人 4 hr 1 天 = 4 hrs1,000獲証通知單1 人 4 hr 1 天 = 4 hrs1,00030,000(4)Progect Manager（每小時估價$500）建立組織圖1 人 4 hr 10 天 = 40 hrs20,000(5)講員費（每小時估價$800）教育訓練1 人 * 4 hr * 2 天 = 8 hrs6,400(6)講義費（每份估價$500）共6份3,000總預算$510,900七附註：註一：第四代 Web Services-based 新技術方面1. Any Time, Any Where, Any Device Workflow（超時空物流程管理）WebFlow所提供的Web Services功能，讓您可以於任何時間、任何地方、任何裝置（Any Time, Any Where, Any Device）取得與處理簽核流程資訊。可使用Web Services取得簽核流程資訊，或者觸發簽核流程、流程追蹤與處理，以及取得AD使用者、群組、組織單位資料。並可使用Web Services取得規則變數結果。2. Off-line Workflow（離線簽核流程處理）WebFlow所提供的Web Services功能，讓您可離線處理所有待簽核的表單後一次連線傳送處理。3. Multi-Site Workflow（跨廠多點流程管理）可建立多台工作流程伺服器（Workflow Server），於伺服器之間互相觸發、處理流程。流程中可觸發、處理其他WebFlow流程，或執行其他Web Services 函數。4. Process Workflow（程式簽核流程處理）除了經由人來處理流程外，Process Workflow功能讓您可使用程式處理流程。其他Server 可呼叫WebFlow Web Services，以處理流程中關卡。流程可經由人和程式來混合處理。註二：大幅度提昇執行效能（Performance）、延展性（Scalability）方面1. 大幅度提昇執行效能藉由調整資料庫結構、減少常用資料庫資料儲存量，以減少讀寫次數與儲存量；並採用全新Transaction架構、預存程序，大幅度提昇處理執行效能。2. 全新的 Multi-IIS 架構提昇延展性可架設多台網站伺服器（IIS），增加系統擴充延展性。多台網站伺服器IIS，SQL Server、附件、自動切換IIS機制、自動同步機制等置於Cluster伺服器電腦。自動切換IIS：可配合Windows 2000 Advanced Server之NLB架構自動切換IIS，或者使用內建的自動切換IIS機制，或者使用硬體切換。即使當機時到只剩下一台IIS和SQL Server時，系統仍然能正常運作：內建的自動切換IIS機制，自動偵測可正常動作中的IIS。 自動同步機制：使用任何一台IIS製作規劃表單流程、或更改系統設定後，自動同步其他台IIS。若其他台IIS未能正常動作，開機後自動同步。3. 智慧型Queue功能解決多人同時上線瓶頸多人同時上線，將資料先儲存於緩衝暫存區（Queue），等系統有空時再執行，以解決多人同時上線的問題。提供Transactional Queue的功能，當系統處理緩衝暫存區（Queue）表單時，若外部資料庫更新失敗，流程將自動恢復，以確保流程資料與外部資料庫的同步。可依照表單設定是否使用Queue功能。4. 支援 AD（Active Directory）藉由規則變數可取決於AD（Active Directory）的方式，欄位預設值、欄位驗證、流程關卡、條件判斷等可取決於AD資料。上一級主管可取決於AD使用者某欄位；並於使用者、群組資料異動時可選擇是否同步更新AD。註三：增強快速導入設計功能1. 強化規則變數功能提昇彈性第四代流程控管軟體WebFlow 2002，針對導入流程自動化的瓶頸，提供了一個簡易有效的突破性解決方案，我們稱為規則變數。規則變數是一個預先定義某些規則條件的可變數值，譬如針對WebFlow軟體或其他應用軟體所使用的資料庫資料、WebFlow軟體的某些資訊、使用者資訊、文字檔等，設定一個規則條件。設定規則變數後，就可以將此預先定義之規則變數當成WebFlow軟體的輸入，以便影響WebFlow軟體的執行動作。若需求有所變動時，只要重新定義原本的規則變數即可，WebFlow軟體將根據此規則變數的新定義，調整執行方式以適應變動的需求，不需要修改程式。對於整合現有其他應用軟體的資料庫資源而言，首先針對其他應用軟體所使用的資料庫資料，設定一個規則變數，WebFlow軟體可以將此規則變數當成輸入，執行當中可以更新其他應用軟體所使用的資料庫資料。規則變數成為WebFlow與現有其他應用軟體之間的一個新溝通方法，不需要撰寫程式。 WebFlow 2002並強化規則變數功能以提昇彈性，包括：（1） 規則變數可呼叫預存程序（Stored Procedure）。（2） 規則變數可取決於AD（Active Directory）使用者、群組、組織單位資料。（3） 可使用Web Services取得規則變數結果。2. 快速製作表單表單為HTML（或ASP）格式，使用Word、FrontPage或Visual InterDev等輕鬆完成表單製作。表單可使用各種ActiveX、Java等開放豐富的網頁設計資源。使用挖洞法於瀏覽器拖拉待填寫的欄位，即可製作完成一個電子表單。一個圖檔，就是一個電子表單。自動驗証、預設值、動態多欄位（Grid）、自動流水編號等功能，結合規則變數的運用，讓表單製作大部份不須寫程式。3. 快速規劃流程於Internet或intranet瀏覽器拖拉（Drag and Drop）任務群組、組織、關係人等，即可輕鬆建立表單流程圖。新增規則變數關卡、流程變更關卡等，結合規則變數的運用，讓流程規劃大部份不須寫程式。4. 快速與現有資料庫結合新增資料異動關卡、程式執行關卡、中介資料表等，結合規則變數的運用，讓與現有資料庫結合大部份不須寫程式。5. 快速使用流程於Internet網際網路和intranet內部網路都通行無阻。使用瀏覽器做為流程表單的使用者介面，大幅降低學習成本。使用瀏覽器透過網路即可完成表單製作、建立表單流程等工作，不須跑到伺服器操作。維護容易，版本更新只要更新伺服器軟體即可，不須更新所有用戶端的電腦。表單檔案小，用戶端執行速度快。自動發E-mail通知下一關的處理者，或由瀏覽器得知。即使在暫時沒有E-mail的環境下也可使用。填寫表單傳送時，可看到於表單流程圖的傳送動畫，增加使用意願，降低導入阻力 ，追蹤稽催容易。填寫表單傳送時，可看到於表單流程圖的傳送動畫，增加使用意願，降低導入阻力 ，追蹤稽催容易。6. 快速管理新增模擬偵錯模組、線上監控模組、後端維護系統、資料架構的更新等，讓管理零負擔。註三：組織圖組織圖是用來定義公司內完整的人員，其扮演的角色、所屬之部門等。如上例，研發部門提案給主管，可從我們定義之組織圖中得知主管是誰，所以系統會主動通知主管審核提案，使流程能順利執行，故在Domino Workflow中，會須要公司的組織圖。例如：人員組織圖總經理角色（經理）C部門經理角色（B部門）B部門經理A部門經理員工員工員工員工註四：答辯與訴願由於專利申請時，專利申請單位（如中華民國專利申請處）必定會下函（即答辯或訴願通知）請公司派人去解釋我們提出的專利內容或技術，以讓他們決定是否要讓該專利通過申請，此即為答辯與訴願。Workflow可以讓你用來規劃、排定、追蹤、控管以及備存組織中以文件為基礎的工作與專案。以下這部份的內容，將讓你了解到：一 What is Workflow？何謂Workflow，Workflow有什麼特色？二 Workflow Defined.Workflow的基本定義及概念。三 Members of Domino Workflow .Workflow中的角色。四 Basic Concept of Design Process.設計流程前的基本概念。一何謂 Workflow？The Workflow Management Coalition（WfMC） 建立於1993年，是由大部份推廣workflow的業主、分析家及使用者所組成的非營利組織，並且活躍的發展及推廣workflow standard，以達到workflow關係模試中，不同構成要素能互相利用的目標。形容workflow是：整個或部份企業程序的電腦便利化或自動化。而所謂Workflow Management System（WFMS）即是：透過所使用的軟體去創造和管理實行工作流程的系統，它可以觸發一個或多個工作流程，並可以解釋程序的定義，和workflow參與者、需求及使用的IT（information technology）工具及應用程式的互動。在管理上，workflow可以讓管理者利用自動化任務指派的方式去管理他的團隊，而這個指派通常是按照business rule排定的優先順序；它亦可以藉由改善監控程序的方法來協助管理者。所以workflow可以讓你用來規劃、排定、追蹤、控管以及備存組織中以文件為基礎的工作與專案。而為什麼要使用workFlow來處理原本公司組織中的紙張作業呢？主要是它所能帶來的利益包括：（按照組織營運目標或組織性質不同，workflow 所帶來的好處也有所差異。）1. 增加程序效率（Process efficiency increased）能以更少的時間或更低的成本（例如：人力的需求降低或生產量增加）來完成整個程序。2. 程序標準化的制定（Process standardization achieved）自動化的程序可以藉由一次又一次對顧客提供服務的回應時間縮短來改善服務的品質，例如：回應顧客查詢他們貸款狀況的時間。3. 改善資料的可取得性（Information availability improved）直接利用電子傳遞的方式，將事件資料傳遞給使用者（user），替代傳統用人力傳遞文件的方式，以減少傳遞上的時間及人力需求。4. 自動化任務的指派（Automatic assignment of tasks to staff）自動化任務的指派是直接由workflow queue來指派，它直接將工作項目傳遞給負責的角色（role），不需由人來指派。5. 程序的自動監控（Process monitoring automated）它可以藉由監控工具、表格和圖表來顯示團隊或個人任務實行的狀況，讓管理者可以直接明白每一個任務的實行狀態。二Workflow 的定義一個workflow可以想成是一連續活動的組成，例如估定信用價值和核定身分都是由一個商業程序（business process）核發貸款裡面的活動。如下圖即顯示一個活動是如何再細分為個人的工作項目（work item），而每一個工作項目則是藉由資源（resource）、軟硬體，或一個人去實行；這些被完成的項目會如一個工作清單（工作名稱、負責人等）在workflow queue中被呈現。所謂 business rule 是由每個任務中，活動的順序或從屬而訂定的，所以工作項目和活動發生的次序是由 business rule 所管理的；而這些規則的正式聲明則稱為 process definition（程序定義）。Activity(or tasks)Businessprocessbrokendown intobrokendown intodefinessequenceBusiness rule(or process definition)WorkflowqueueWorkitemcompletedby rolecontainsResource(Computer or human)workflow system中各主要工作要素的關係 資料來源：Groupware, Workflow and Intranet reengineering the enterprise with collaborativ software, p.78 figure 4.2根據不同的公司組織，基於其本身之企業特質與宗旨的不同，它們對於Workflow的定義也就可能有所不同，但是這些對於定義並沒有真正的對與錯。因此我們並不著重在討論Workflow的真正定義為何，而是我們必須特別了解在使用Workflow之前必須要有的一些概念，以及了解為了達到工作流程的標準化，並不是只要學會使用Workflow這套軟體本身即可達到的事。以下大略介紹workflow的主要觀念：1. workflow的核心元素：包含商業程序、資訊及人。 商業程序（business process）What？How？Who？有那些事情需要完成？這些事情如何完成？該被那些人完成？而在遵循商業規則的前提下，能作為人和資訊之間的快速溝通管道，則是在今日的辦公室環境下workflow所扮演的最重要部份，也是workflow的最主要目的。而為了要達到這個目的以致能成功地完成在組織中的自動化工作流程，有時你可能必須要選擇或修改組織的商業流程以便能成功的應用在結構化的workflow上。這時你就必須清楚的了解組織的目標及商業流程上的優先重點來做考量。因此，workflow本身並不提供一些既有的模式供你使用，而是扮演著幫助你清楚了解組織計劃的重要角色。 資訊（information）何時必須選擇在你組織中的商業程序來做自動化呢？這就是資訊在整個自動化流程中的重要性。如果你所選擇出來的程序不夠明確，或者對於工作的完成標準沒有定義的夠清楚，那麼可能workflow並不能達到其目的。因此workflow只能在以下這個情形實現當你至少能夠適當地定義了大部份對於完成各項工作所需的結構化的資訊（條列的、明顯且明確的資訊）。 人（people）在Workflow的核心元素中，最重要的即是人。是那些人呢？這些人可能是負責企劃、決策、分派工作、監督工作。但是要注意的是，workflow的目的並不是要增加這些人額外的負擔，使他們的工作因為自動化而更加複雜，而是讓這些人能更專注於商業程序中重要的部份。因此在workflow的規範裡，你是不必要去維護workflow系統本身的。重要的是，你是否在workflow的環境裡，已經有了定義良好的角色以及組織關係。2. 不同型式的workflow程序：了解你公司的作業流程是哪一種？當然，根據不同的公司組織，你所要採取使用Workflow的方案也就不同；有些可能需要多些結構化的程序，而有些則否。而大部份的程序能在Workflow中被指定在某個位置都是根據程序本身的結構化程度來說；因此知道你正在處理的程序是那一種是可以幫助你去選擇一個正確的workflow的解決方案。而常見的程序有下列幾種型式： 結構化程序（Structured processes）結構化的程序是目前已知最好的一種程序，我們可以在很多生產線的計劃中找到。在生產線的程序中，對於哪一部機器該在哪個流程運作，在何時運作以及哪些員工被指定作哪件事，是已經被定義的好好的了。類似的程序可以在大部份的公家機關、政府發現，在這些辦公場所中幾乎都是遵循著嚴謹的規則來進行反覆性的工作或紙張往來。在某些結構化的程序中，其實對於例外的情形也是可以被允許的，這會使得整個作業流程更具彈性。而例外情形的處理，其實也都是已經被條列化定義好的，只要例外情形一發生，就會前往例外情形處理的程序作下一步的處理，因此原來的程序其實並不會被改變。 半結構化程序（Semi-structured processes）事實上，在許多案例中可以發現，除非所有的程序都已經事先定義好了，否則在商業活動中可能還是需要員工以某一種方式去參與其中，而在這種程序中的步驟是沒有被事前定義好的。舉例來說，一個影像設計的組織，在發展一項新產品的時候可能是以一種完全合作的方式來運作，而在不同的專案或活動中，可能會有不同的成員組合；但是在發表新產品的程序中，又是以一種結構化的形式進行。（如申請專利有一系列結構化的程序，產品發表會是由公關部門某人負責） 合作型程序（Cooperative processes）合作型程序的組織最常出現在小公司，可能只有少數事先定義的程序，而大部份的決策都是在執行的時候才實現；因此他們依靠的是個人的經驗以及組織內的專業知識，藉由E-mail或Intranet來傳遞。雖然這種方式並不會阻礙組織內的創造力的發展，但是卻很難去控管，而且在組織遭遇改變之時將會面臨極大的問題。（例如有人離開公司或加入公司）因此，大部份的公司仍會試著去使自己公司的內部作業流程更加的結構化。 混合型程序（Mixed forms）當然，以上這些分類是相當的理論化的，而在現實世界中也不見得都能完全適用於既存的商業程序中。然而，至少我們可以將一部份的程序導入Workflow的系統內；也應該可以將Workflow中所定的規則分派至組織內的工作團隊。但是要有一個重要的概念：Workflow的概念只是理想，在現實的商業行為中永遠是沒有完美的流程的。但是使用workflow可以幫助我們顯現原本無法發覺的問題來做一些改善，而我們本身還是須明嘹那些改變是應該去實行的。3. Workflow程序的生命週期：不管是任何公司組織，都必須順應潮流的不同或是環境的改變而作工作流程的修改，否則就會被淘汰。因此，組織本身是必須成長、發展、學習並了解如何在變動的環境作適當的改變。在這種情形下，商業程序勢必也會有所更改；而商業程序一旦改變，當然Workflow也必須作改變。就以下這張圖來幫助我們了解，Workflow的生命週期是如何產生的：設計Workflow試著導入Workfow分析現存之商業程序現存作業流程定義Workflow資料在一開始組織內部已有之作業流程運作至必須改變之時，（原本作業流程導入workflow）即進入分析現存商業程序的階段，而workflow的生命週期便開始。接下來進入設計workflow的階段，而在設計workflow階段與導入workflow階段之間，必定會經過無數