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公司档案管理制度第一章 总则第一条：目的为规范本公司人事档案资料的管理，增强档案的实用性和有效性，为公司各项制度的完善提供补充，特制订本制度。第二条：适用范围本制度适用于公司全体员工。第三条：归档范围员工入职登记表、身份学历等证书复印件、转正报告、转正申请考核表、 员工录用通知单、调薪单、异动单、请假单、离职书、考勤报表、员工报告、劳动合同、在职期间考核登记表等记录员工情况的有价值的档案材料。第二章 档案管理内容第四条：档案管理规定档案的管理包括四个部分：归档、核查、保卫、统计第五条：档案材料的归档1、 凡办公室产生的与验厂、劳动关系有关的资料统一交由资料保管员统一归档；2、 对材料进行鉴别，看其是否符合归档要求；3、 对材料进行鉴别，看其是否符合归档要求；4、 在目录上登记材料名称及有关内容；5、 将人事档案里面的具体内容输入人才资料库，并将材料放入档案；6、 确保所有的人事档案和劳动合同都有经过扫描；7、 档案的存档要及时，原则上上月的档案在本月中旬前一定的扫描好并归档；8、 档案的存放以员工的楼案编号为顺序进行排列；第六条：档案材料的核查1、 应定期对档案材料进行检查、核对2、 既要对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也要对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室门窗是否完好，有无其他存放错误等；3、 在下列特殊情况下，也要进行检查核对：A、突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后； B、对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；C、发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。第七条：档案材料的保卫1、 由人力资源部安排专人负责档案的保管，非人力资源部人员不得入内；2、 备有必要的防火、防潮器材以及有防盗、防光、防虫、防鼠、防尘、防污染等措施；3、 档案柜保持清洁，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器4、 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合5、 严禁在档案室内吸烟、喧哗、禁用火种，严禁携带危险品进入；6、 档案柜及时锁好，并在离开档案室时关灯、关窗、锁门第八条：档案材料的统计1、 统计人事档案的数量2、 统计人事档案材料收集补充、整理、保管、利用情况3、 档案室的设备情况。第三章 档案管理的利用第九条：档案的利用主要包括两部分：查阅、外借第十条：档案的查阅1、 查阅的地点仅限于在档案室2、 人力资源部高级经理、经理、副经理以及对内事务组高级助理因工作需要而查阅人事档案时，可直接在档案管理人员处办理查阅手续3、 其他员工因工作需要而查阅人事档案时，需要履行如下手续，内容如下：A、由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况； B、查阅部门盖章； C、部门负责人签字； D、由人事档案管理部门（目前由人力资源部）对申请报告进行审核，若理由充分、手续齐全，则予以批准第十一条：档案的外借：1、 档案的外借须满足一定的条件，比如：本公司高层领导需要查阅人事档案，但不便于亲自来档案室；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等2、 档案借出的时间不宜过长，无特殊情况不能超过16小时，到期未还者应及时催还； 3、 档案到期仍需继续使用，需亲自带上档案到人力资源部办理续借手续；4、 人事档案外借需履行如下手续：A、借档部门写出借档报告，内容与查档报告相似；B、借档部门盖章；C、借档部门负责人签字；D、人事档案管理部门对借档报告进行审核，若理由充分、手续齐全，则予以批准；E、进行借档登记，把借档的时间、材料名称、份数、理由等填写清楚，并由借档人员签字； F、归还时，由档案管理人员对外借的档案材料进行检查、核对，及时在外借登记上注销。第十二条：档案利用的注意事项：1、 查阅或借出档案者，要爱护档案，保持整洁，严禁涂改、勾画、撕页。2、 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失、照相。3、 借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。4、 查（借）人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按公司行政处罚条例有关规定，给予相应的处分。第十三条：档案的销毁规定1、 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司人事档案资料2、 人事档案销毁期为自员工离职之日起两年；3、 当某些档案到了销毁期时，由档案管理人员填写公司档案资料销毁审批表交人力资源部经理批准后执行；4、 经批准销毁的公司档案，档案管理人员必须认真核对，将批准的公司档案资料