商洽性公文和公文的商洽性功能.doc

商洽性公文和公文的商洽性功能机关单位之间为了更好地履行职能，或者根据组织原则，往往要商询某些问题或事项，这时使用的公文，称为商洽性公文，有些公文不是商洽性公文，往往具有商洽功能。商洽性公文主要是函，意见、通知有时具有商洽性功能。第一节 概 述一、商洽性公文的特点 1商议性。商洽性公文往往是希望收文者提供某种帮助的，但收文者提供帮助的前提是自愿的，所以，发文者往往需要与收文者进行必要的协商，才能获得收文者的支持。2事务性。商洽性公文往往是为了解决具体事务而使用的，或者是为了办好某件具体事项，或者是为了商洽某个人事的调动，或者是请求对方协助了解某个具体的人。总而言之。商洽性公文往往不涉及重大原则性问题。二、商洽性公文和具有商洽性功能的公文的主要区别 商洽性公文主要是函，具有商洽功能的公文主要是通知。当通知被用来商洽工作时，一般是指以团体、协会等名义向其他机关单位发出邀请等出现的商洽行文，是一种邀约行为。三、商洽性公文主体部分的基本写作思路1基本思路（1）依据事项型。主要用在复函中，开头介绍发函的依据，再写发函的具体事项。答复性函、审批性函、政审性函一般采用此种格式。参阅例文。 （2）事实事项型。先交代具体的事实、事件，再介绍商洽的内容。这种形式常见于交涉具体事项的商洽函。参阅例文。（3）目的事项型。在交代结束发文的目的原因后，再商洽具体事项。可见例文。2信函式格式函使用的格式一般为信函式格式。具体内容可见公文格式和答批性公文的有关内容。第二节 函一、 函的性质国家行政机关公文处理办法规定：“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”中国共产党机关公文处理条例规定：“函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题、向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。”两者的区别是非常明显的。行政机关的函只在“不相隶属机关之间商洽工作、询问答复问题”，并没有界定相隶属机关单位之间商洽工作、询问和答复问题一定要使用“函”，而党的公文所说“机关单位之间商洽工作、询问和答复问题”，这里的“机关单位”，应该包括“有隶属关系的机关单位”和“没有隶属关系的机关单位”两种情况。至于“请求批准和答复审批事项”，行政公文既有“请求批准和答复审批”，而党的公文只有“请求批准”，并没有“答复审批”。两者的使用对象则基本相同：“不相隶属的机关单位”。函是机关单位之间用来商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的一种具有商讨性和往来性的公文。函主要用于同级机关和不相隶属机关单位之间联系、商洽工作，有时也用来委托其他机关单位代办公务或告知代办工作情况。上级机关对下级机关询问一般性的问题，也用函。不相隶属的下级机关单位答复上级机关询问用函，但有隶属关系的下级机关单位答复上级机关的询问不用函，而用报告。由于函具有“向无隶属关系的有关主管部门请求批准”和“答复审批”的功能，这种主管部门尽管存在着上下级关系，但不能因为主送机关单位行政级别高于发文机关单位。为了“尊重”主送机关而将“函”改用为“请示”或者“报告”。对函的性质必须有明确的认定，国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见明确界定：“关于函的效力。函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”这里强调了函是主要公文文种，具有公文的法定效力。二、函与相关文种的区别 1函与通知。在公文中，函与通知所起的作用有相同之处，因而容易混用，两者的区别有： （1）性质不同。函主要属于商洽性公文，通知则主要属于部署性、知照性公文。 （2）行文关系不同。函主要是在同级机关或不相隶属机关单位之间使用，通知除“会议通知”外，一般用于上级机关单位对下级机关单位的行文，函主要属于平行文，通知主要属于下行文。 （3）效力、作用不同。函作为商洽性公文，一般没有领导作用，没有指挥部署功能，只具有由制发机关权限决定的法定效力，这是公文“函”作为公文区别于“便函”而言的。通知则可以传达要求办理、周知的事项，可以用于部署工作、安排事项，具有领导作用和法定约束力。由于通知可以用于发布党内法规，企事业单位有时也用通知发布行政规章，如果通知用于随文发布某一法令或法规文件，它还具有法律作用，这是函所不具备的。2函与请示。（1）请示是上行文，函是平行文。（2）请示一般用于下级机关单位向隶属关系、领导关系的上级机关单位请求批准、指示，而函一般用于向没有隶属关系的机关单位请求批准、审批。（3）请示只具有请求批准与请求答复功能，而函除此而外，关键是商洽工作等。三、函的分类 作为公文的函一般可以分以下几类：1问函。问函主要用于询问或商洽具体工作或具体事项。问函又分两种：一种是商洽性函，主要用于机关单位之间商量、商洽、商讨和接洽工作。一种是询问性函，即用于向对方询问有关问题，也可以上阐述某一事项并提出处理方法，然后征求对方意见，要求对方给予答复。这两种均属于主动性公文。2复函。也称答复函。用于答复对方来函所询问的问题，是一种被动性公文。 3报请函。即用于向无隶属关系的主管部门请求批准。报请函是一种主动性公文。四、函的写作公文函的结构一般包括标题、主送机关、正文、落款等。1标题。函的标题一般由发文机关名称、事由、文种构成，如：国务院办公厅关于公开发布天气预报有关问题的复函，也可以只有事由和文种构成，如：关于商洽皮鞋质量问题的函。需要说明的是：一、如果是复函，一般不能省略“复”字；二、函的标题中的动词使用比较宽泛，没有请示等文种严格，如可以使用“商洽”、“报请”、“询问”、“请求”、“请求批准”等，这是因为，这些词没有与函重复的意义。2主送机关。商洽性函的主送机关比较宽泛，询问性函、答复性函、报请性函一般需要考虑行文机关与主送机关的关系，如人事商调函，一般发文者是人事部门，收文者也是人事部门，入党、提干的外调函，一般由党的机关发送，主送机关也是党的机关或单位。3正文。主动性函和被动性函的主体部分稍有不同。主动性函。主动性函一般由原由、事项、结尾组成。原由部分，主要写出商洽、询问或请求的理据、目的、意义等，也可以结合事实写作，这一部分开门见山、理据充分得体、内容干练俭省。事项部分，写明商洽、询问或请求的具体事项、提出的要求等，要写得明白具体，使对方接函后，很快了解意图，明了自己的工作要求，以便迅速、准确地作出回答。结尾一般另起一段，用“盼复”、“即请复函”、“请研究复函”等惯用语收尾。被动性函分答复性和审批性两种。审批性函的写法类似于批复。正文由审批依据和审批事项组成。审批依据即引用报请性函的标题和文号，按照先引标题，后引发文字号的要求，常写作“你单位的函（函号）收悉”，再以“函复如下”、“现批复如下”之类的过渡语过渡到审批事项。审批事项，是复函的主体部分，主要是对来文报请的事项给予明确的答复，表明自己的态度、立场、观点。审批时要有针对性地表态，针对报请内容答复，要求具体明确，内容较多时可分条列项一一作答。结尾部分，一般以“特此函复”“此复”等惯用语，单独成段，后不加句号。也可自然收尾。答复性函相对询问性函而言，写作方法基本与审批性函相同，写作要求要简单一些。与审批性函相比，审批性函在审批事项后可以提出一些要求和希望，而答复性函一般是问什么答什么，不要提要求，谈希望。其针对性要强于审批性函。4落款。写明发函机关单位和发函时间。五、函写作的注意事项1无论何种类型的函，都要写得明确具体，一般一函一事，内容、事项开门见山，直截了当，不拐弯抹角。2一般不作议论或说理，语言要求朴实、恳切，无需寒暄，无需对对方过于奉承，要掌握用语分寸，以示礼貌，便于问题的解决，不管是收文者还是行文者，都要诚恳合作、平等待人。3函的格式一般采用政府函件的格式，发文字号为函号，即机关代字一般用“函”，放在武文线右下角，如有密级和保密期限、紧急程度，一般标注于武文线左下角。例文一商洽事宜函中国科学院研究所关于建立全面协作关系的函大学：近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）五、加强图书资料和情报的交流。以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。 中国科学院研究所（盖章） 一九九五年月日例文二通知事宜函国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函国办函 1993 2号国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局： 为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略） 要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略） 为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略） 上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。国务院办公厅（盖章）一九九三年一月三日例文三征求意见函 国务院办公厅关于征求国家行政机关公文处理办法（草案）意见的函国办函 1999 号各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅（室）： 现将我们草拟的国家行政机关公文处理办法（草案）送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。国务院办公厅一九九九年月日例文四请求批准函广州局销售公司请求批准函局销办函 1996 5号广州局： 我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。可否，请批复。 广州局销售公司（盖章）一九九六年一月十日例文五答复事宜函市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函市政办函 1996 40号市市容环境卫生管理局：你局关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示收悉。现复函如下：中华人民共和国行政处罚法于年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院关于贯彻实施中华人民共和国行政处罚法的通知，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。此复 市人民政府一九九六年十月七日例文六报送材料函关于上报公司二期改造项目评估报告的函函字 199 号市分行：现呈报 公司二期改造项目评估报告，请审阅。附件：公司二期改造项目评估报告。（略）工商银行（盖章）一九九年十一月五日例文七转办函省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函人函 1999 2号省人民政府：省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。附件：省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见省人民代表大会常务委员会（盖章）一九九九年月日例文八催办函交通部广州救捞局催办函造船厂：贵厂年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202”轮，出厂至现在已经三年了，可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决，但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机，长期无法正常执行生产任务，经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救202”轮安装拖缆机，以免再延误该轮的正常生产。交通部广州救劳局（盖章）年月日例文九邀请函关于出席研讨会的邀请函秘书长： 最近，国家部科学研究院批准关于课题研究的项目。经商议，定于三月下旬在省市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下： 一、会议报到时间（略） 二、会议地址（略） 三、联系人及电话（略） 特邀请您届时出席。研究中心 二年三月日【思考与练习】1市发展改革委关于增加编制的函省编制委员会：为了进一步做好节能降耗工作，根据市政府机构改革方案，拟成立市节能办公室，需要增加人员编制10人，根据编制规划管理权限，需征得你委同意。妥否，请审批。市发展改革委年月日请问：市发展改革委与省编制委员会并不是平级单位，却使用文种“函”，这里是否是“请示”的错误使用？ 省编制委员会用什么方式答复？2有一个固定资产数亿元的国有特大型企业，与企业所在地镇政府商洽自备电厂渣场临时急需用地，该厂原来准备用“函”行文，但怕镇政府认为他们是大厂沙文主义而影响临时用地，最终选择了“请示”行文。请问：该厂的做法是否正确？如果用“函”行文，镇政府如何理解？3. 某百货公司最近从某制衣厂订购的一批服装