会展公司跟会议酒店签订合作协议相关细节条款.doc

会展公司跟会议酒店签订合作协议相关细节条款来源：西点会展 发布时间：2011-7-11浏览次数： 摘要:会展企业也有同样的问题，饭店如果不能履约，他们有什么办法?如果会议参加者被饭店安排到其他饭店入住，会展企业还能向饭店追索什么呢?鉴于此，建议在协议书或合同中写入特定的惩罚条款。这个条款要提出双方议定的惩罚或弥补措施。例如：饭店如果在会议期间出现超额预订，而影响到与会人员人住的话，就得负责安排他们人住其他同档次饭店并负担其所需费用。会议服务公司与会议酒店：总账户和信用程序。会展企业应向饭店提供授权人员名单，以便饭店为会展企业设立总账户，并且只有这些授权人员可以签单，只有他们签过字的账单才可以转入会展活动总账户。会展企业应向饭店说明将负责活动参加者、讲演者或演出者等受邀人员的哪些费用。会展企业与会议酒店的付款方式。会展企业应在谈判协商中讲清付款方式。如果饭店需要会展企业在会展活动前支付一定金额的订金，那就要明确该付多少订金、什么时候付。会展企业应要求饭店在其离开之前把总账单仔细看一遍，但饭店往往不能这么快地把总账单做好。如果有些项目还需要双方协商或者账还没做好，饭店通常的做法是先将这些项目作为客户未付款项做账，但绝大多数饭店坚持总账单应该在客户离店前得到客户的确认。因为这时客户对会展活动在饭店的所有消费以及所有应付款项还记忆犹新，如果客户对总账单上有些项目的费用和饭店有争议，那也可以和客户方饭店的有关人员当面解决。会议服务公司与会议酒店签订协议如何终止和取消。因为签订协议的任何一方都可能因为不可控制的原因而取消协议的约定，所以合同或协议书必须包含终止条款。例如，饭店不应该在发生火灾、停电、停水或自然灾害时承担不履行合同或协议书的责任。如果饭店遭遇变故或处于破产程序，会展企业也可以终止协议书或者合同。在终止条款的下一段应该是取消条款。许多会议在数年前就开始策划了，所以取消的情况时有发生。绝大多数饭店对会议取消都有相应规定，这为协议书取消条款的制定提供了准则。但饭店有关会议取消规定不适用于会展企业改变主意、另选其他会址的情况。取消条款应该讲清楚饭店和会展企业在不是因为终止条款中阐明的原因而取消会议时，所应该承担的责任。会展企业应在合同或协议书的取消条款中明确取消会议应承担的费用。一般来讲，会议取消时间离会议原定时间越近，这项费用越高。取消计划中的餐饮项目也应该按上述办法处理。因为会议取消方所应承担的责任应该是以损失的利润为基础，而不是以损失的营业收入为基础来计算。因取消会议而承担的费用一般是按营业收入的百分比来确定的，而不能超过客房和餐饮的利润率(一般来讲，客房利润率为60一75，食品利润率为20一30)。会议服务公司与会议酒店签订协议的惩罚条款。对任何一方如不能履约怎么办?最常发生的事就是饭店不能按协议所承诺的那样，为会展企业保留预订客房或会展企业不能使用饭店为其保留的全部约定客房。当合同不能履行时，在法庭上，守约方对违约方有追索权。但实际上，如果被取消预订的客房在原定会议举办期问仍未被销售占用，就能说明饭店受到了损失。但在供不应求的会议市场中，饭店即使告赢也只不过取得了一个虚假的胜利。饭店会因此而得到一个“坏形象”，并会失去未来的业务，因而处于进退两难的境地。会展企业也必须同意在饭店证实客人未到的原已确认客房仍是空房的情况下，支付协议所约定的所有客房费用。会议服务公司与会议酒店签订协议如何界定服务费用。会展企业应与饭店就会议期间服务费收取的