施工项目合同管理办法.doc

施工项目合同管理办法第一章 总则第一条 为进一步规范施工项目合约管理，明确集团公司、事业部、项目经理部合同管理职责和管理程序，以便对合同管理实施严格、有效的监督和控制，保证圆满履行各个合同，促使各个合同达到完善与协调，控制施工项目成本消耗，顺利地实现施工项目的整体目标，特制定本办法。第二条 本办法依据合同法、招投标法、集团公司合同管理办法（试行）制定。第三条 本管理办法适用于以集团公司名义中标的施工项目，集团公司法律合约部对区域合约管理部，区域合约管理部对所属项目经理部及项目经理部内部的合同管理。第二章 职责和权限第四条 合同管理机构及人员要求：事业部必须设置专门机构落实集团公司及事业部的各项合同管理规章制度，负责本事业部范围内的合同管理工作。项目经理部必须设置合约预算部并配备一名以上合同专员负责项目经理部与职能部室、相关单位的信息沟通、文件传递、资料收集等合同管理相关工作。第五条 职责和权限一、集团公司法律合约部职责1、制定、贯彻集团公司合同管理规章制度。2、监督、指导事业部根据集团公司合同管理规章制度及实际情况确定合同管理实施细则。3、监督、指导事业部确定施工项目洽商索赔工作流程；供方选择工作流程；编制工程分包、劳务分包、材料采购、设备租赁等合同范本（业主提供文本除外）。4、根据集团公司合同管理办法（试行）及相关规定，了解掌握重点工程财务状况，了解掌握工程款收入及施工项目全部供方工程款支付等相关情况。5、集团公司法律合约部负责各事业部对外签订的下述合同的管理（所称“以上”，均包含本数在内）。（1）总承包部、总承包二部、国际工程部、房地产部、商混中心、市政水务总承包部标的额1000万元人民币以上的合同。 （2）借贷合同（非金融机构）。 （3）担保合同。 （4）投资合同。 （5）标的额50万元以上的广告宣传、制作、策划合同。 （6）购置或处分不动产合同（商品房销售除外）。（7）期限二年以上或标的额50万元以上的租赁合同。 （8）标的额100万元以上，提供智力、技术服务成果的合同。（9）法律关系复杂，一个合同关系中有三个以上当事人的合同。（10）标的额50万元以上的固定资产购置合同。（11）集团公司领导或合同管理部门认为重大的合同。6、对事业部合同管理人员进行相关培训。二、区域合约管理部职责1、执行集团公司各项合同管理规章制度。2、接受集团公司法律合约部的监督和业务指导。3、制定合同管理实施细则并报集团公司法律合约部备案。 4、对合同的拟定进行把关，审查不在集团公司法律合约部审核范围内的合同的条款及法律关系，按照本事业部制订的合同管理实施细则进行审批，报集团公司法律合约部加盖集团公司合同专用章；提请集团公司法律合约部审查应由集团公司法律合约部审查的合同，经审查通过后加盖集团公司合同专用章。5、对项目经理部的合约管理工作进行监督、检查和指导。6、确定施工项目洽商索赔工作流程，供方选择工作流程。7、组织编制工程分包、劳务分包、材料采购、设备租赁等合同范本（业主提供文本除外），并将上述文件在集团公司法律合约部备案。8、掌握工程款收入及支出情况。9、指导项目经理部的合同风险预测工作。10、事业部合同预算部门对金额超过10万元以上的工程变更、洽商、索赔的合理性、经济性进行把关，经事业部合约预算主管领导审批后，项目经理部方可进入申请工程变更、洽商、索赔的工作流程。11、负责指导、监督项目经理部的工程预、结算工作。12、负责对项目经理部合同管理人员进行相关培训。三、所属事业部项目经理部合同管理部门职责1、接受集团公司及所属区域合约管理部的监督、检查和指导。2、执行集团公司及区域合约管理部制定的合同管理规章制度。3、执行区域合约管理部制定的施工项目合同管理工作流程。4、执行区域合约管理部制定的施工项目洽商索赔工作流程。5、执行区域合约管理部制定的施工项目供方选择工作流程。6、参与编制工程分包、劳务分包、材料采购、设备租赁等合同范本（业主提供文本除外）。7、组织项目经理部各有关人员学习、掌握合同文件，进行合同风险分析、预测。8、将合同目标分解至具体的部门、人员和项目活动。9、建立合同文档系统，科学、系统地收集、整理和保存有关事件和活动的一切资料、信息，有效利用这些文件。10、建立报告和行文制度，收集、整理各种实施报告、书面文件、通知等均应有相应的交接手续、签收证据等，并做好相关文件的存档。11、预算合同部门负责计算、回收工程款。12、对合同履行状况和结果进行检查，收集、整理、分析、建立档案、保存各种资料，及时发现、解决问题。13、经常性解释合同，对工程中出现的特殊问题组织相关人员进行合同分析，组织相关人员进行合同交底。14、项目经理部合同专员每月结束后两天内汇总上月工程款收入情况、施工项目全部供方工程款支付等相关资料上报区域合约管理部。15、组织落实施工项目工程款的回收及竣工结算工作。第三章 管理流程第六条 合同管理流程一、施工项目进场30天内区域合约管理部要组织项目班子全体成员、项目经理部各部门负责人学习合同文件，分析合同风险，进行风险预测。合同交底（上报集团备案）二、项目经理部合同专员做出合同风险预测报告，项目经理批准后，经区域合约管理部及主管领导审批后由合同专员向项目部全体员工做合同及合同风险交底。三、项目经理部合同专员将施工项目合同目标分解至项目主管领导及部门，经项目经理批准后，由主管领导及部门负责人将合同目标落实至具体人员。四、按合同规定，及时向区域合约管理部报送工程进度计划和工程进度报表，及时办理工程验收，搞好工程计量和工程价款结算签证。五、按规定程序，及时办理工期索赔、费用索赔准备工作，包括收集资料、提交索赔报告、进行索赔谈判和办理费用补偿等准备工作，办理工程调价和新增项目报批工作。 六、做好合同管理台帐的登记工作。 七、已签订的合同以及与合同有关的补充协议、会议纪要、业务往来传真、信函、索赔报告、对帐单、合同台帐等资料应集中由合同管理员保管，合同管理员应对上述材料分类登记成册。 八、对于合同履行和竣工结算均已完成的工程，将竣工报告、合同、结算书以及一切往来文书、经济签证、变更记录、竣工验收证书等所有资料装订成册，送区域合约管理部存档保存。 九、每年度或工程竣工后，认真总结合同管理工作经验，并由现场合同管理人员写出书面的合同管理总结，提交公司区域合约管理部。 十、合同管理工作要实行动态管理，随时发现问题随时处理，以免影响工程施工及合同的顺利履行，减少或避免因合同风险造成的损失。四、洽商索赔工作流程1、区域合约管理部遵循企业效益最大化的原则，充分考虑事业部各部门及项目部技术、质量、生产等各部门在洽商索赔工作中的职能衔接，编制施工项目洽商索赔工作流程。2、项目经理部依据事业部制定的洽商索赔工作流程开展工作。3、项目经理部合同专员根据区域合约管理部制定的洽商索赔工作流程，组织协调各部门提供相关证据，用于洽商索赔。4、事业部预算部门对金额超过10万元以上的工程变更、洽商、索赔的合理性、经济性进行把关，经事业部合同预算主管领导审批后，项目经理部方可申请工程变更、洽商、索赔。五、供方合同管理工作流程1、供方包括：物资供应方、专业分（承）包方、劳务分包方。2、合同必须在开始履行前签订，禁止先履行后补签合同的行为。3、项目经理部合同专员根据区域合约管理部起草的工程分包、劳务分包、材料采购、设备租赁等合同范本，结合施工项目具体情况编制合同文本（业主提供文本除外）；经项目经理签字确认后报区域合约管理部审批，经审阅的合同为招标文件的重要部分。 4、项目经理部合同专员组织劳务分包、工程分包、材料采购、设备租赁等相应主管部门起草招标文件。 5、招标文件经合同主管领导同意后通过其它相关部门进行会签后，方可进入招标程序。6、劳务分包、工程分包、材料采购、设备租赁等招标过程由相应主管部门负责实施，由合同专员参与招标并提交评标报告，经部门负责人、主管领导、合同管理部门、合同主管领导、项目经理在供方选择表上签字同意后报区域合约管理部。7、区域合约管理部按照集团合同管理办法及事业部合同管理实施细则中的规定，在集团法律合约部审查范围内的合同报集团法律合约部审查，经审查通过后加盖集团合同专用章；在集团法律合约部审查范围外的合同由区域合约管理部进行审查，经事业部主管领导及事业部负责人确认后，将审批表留存集团法律合约部后加盖集团合同专用章。8、合同盖章后15日内，项目经理部合同专员收集招标文件、投标文件、合同等相关文件建立档案并报区域合约管理部备案。 9、由区域合约管理部负责收集整理并递交经集团法律合约部审核并应由集团法律合约部备案的合同文件。10、项目经理部合同专员，每月2日前向区域合约管理部上报上一月项目经理部的新签合同一览表（附表1），于每季度终了2日内上报上一季度项目经理部的合同履行情况表（附表2）。11、由实施招标过程的部门依据供方合同对供方进行管理，对供方履约情况进行评价，制定工程款支付计划，并提请工程款支付申请单，经合同专员及预算人员签署支付意见后，提交项目经理部合同主管领导及项目经理签字同意后方可支付相应款项。12、项目经理部合同专员要对供方所得款项进行分析统计，并结合业主支付工程款情况，每月结束后五个工作日内根据区域合约管理部的要求汇总上一月工程款收入、施工项目全部供方工程款支付等相关资料上报区域合约管理部。13、区域合约管理部根据集团公司合同管理办法（试行）及相关规定，于每月终了后五日内上报集团公司法律合约部事业部上一月所有的新签合同一览表（附表1），于每季度终了5日内上报事业部上一月所有的合同履行情况表（附表2）。14、集团法律合约部每季度对事业部合同管理工作进行评价。六、总包配合服务合同适用以上相关规定。第四章 检查与考核第七条 合同管理工作的检查与考核一、区域合约管理部的合同管理工作的检查与考核由集团公司法律合约部负责；事业部所属项目部合同管理工作的检查与考核由区域合约管理部负责。二、属于集团法律合约部审核范围的合同在签订后，区域合约管理部应按照施工项目的等级，在施工项目开工后一个月内制订项目经理部工期、质量、成本、安全生产等合约管理工作目标，确定工作目标权重及考核阶段，报集团公司法律合约部审批备案。不属于集团审核的合同签订后由事业部将工作目标权重及考核阶段情况报集团法律合约部备案。三、 集团公司法律合约部将通过及备案后的工作目标表返回区域合约管理部，同时送集团公司项目管理领导小组备案，作为施工项目督查的依据之一。四、集团公司法律合约部每季度对区域