第九届电气青团规章制度.docx

北京交通大学电气青年志愿者服务团管理制度北京交通大学电气青年志愿者服务团服务守则第一条 服务团、服务团成员和服务对象之间是自愿、平等的服务与被服务关系。第二条服务团根据服务对象的申请或者实际需要，提供力所能及的志愿服务。第三条 服务团成员都应热心社会公益事业，愿为社会多尽一份责任，无私奉献爱心，有强的组织纪律性，高度的工作热情和责任意识。第四条 服务团成员应积极参加服务团组织的各项活动，服从上级领导的安排。第五条 服务团所有成员应积极表达自己的思想，对服务团提出合理建议。第六条 此守则自公布之日起生效。北京交通大学电气青年志愿者服务团办公室使用制度为保障服务团办公室（电气楼814）正当、合理使用，为志愿者们提供良好的服务和工作环境，特制定此制度。第一条 青年志愿者服务团办公室为会议、宣传制作等团内工作需要使用，谢绝私用请求。各部需要利用办公室进行相关活动时（如制作宣传资料，收发活动报名表，召开临时例会等）必须提前告知办公室主任，以合理安排各部使用时间。办公室给各部门划分使用区域，各部门须按照指定区域办公。办公室电脑属于固定财产，只能作为办公之用，严禁使用其进行任何与工作无关之事，包括聊天，娱乐，打游戏等。第二条 青年志愿者服务团办公室钥匙由秘书长、团长、副团长、秘书处部长持有，除秘书处外严禁把钥匙交理事进行保管。第三条 持有办公室钥匙者应注意保管钥匙，不丢失，不随便借出，若部长暂时交由副部长保管则应按时取回。如丢失，须向主席团提出书面申请，经主席团同意后，由秘书处负责配补。第四条 各部门所有值班人员，应保持办公室卫生，举止得体，服装整洁，严禁吸烟，打闹或大声喧哗。第五条 如发现办公室硬件有所损坏，应及时上报第一联系人（办公室主任）、第二联系人（本部部长），电脑损坏第一联系人（信息部部长），第二联系人（本部部长）。第六条 秘书处向各部门提供团旗以供活动时宣传使用,各部门部长负责在活动结束24小时内将团旗统一交至秘书处,由秘书处保管,禁止私自留用。 如有丢失，则由领取人负责照价赔偿。第七条 此制度自公布之日起生效北京交通大学电气青年志愿者服务团财物管理制度第一章 物品管理为保障服务团财物完好无损，不流失，得到充分合理的利用，特制定此制度。第一条 青年志愿者服务团财物属本团所有，任何个人不得私自取用或借出。第二条 秘书处负责所有团内物资采购。各部门在活动前36小时（不包括周末）向秘书处上交活动所需（一式两份；办公室主任，活动部门负责人需在活动物资清单上签字以示交接），由秘书处采购没有储备的物资。各部可于活动前8小时向办公室索取活动物资清单所列物资，按单签收。如果遇到准备时间小于36小时的活动，允许各部门动用机动资金(金额视具体活动而变动)和储备物资，或经上级审批后自行购买，但活动结束后该活动负责人需向主席团、秘书处提交详细帐目以及发票。活动物资的购买及使用采取由下至上的申报程序，各部门部长参照第一条内容向主管副团长提出申请，由主席团决定通过后，该部部长方可向秘书处提出物资申请。其他违反制度的资金花费一律由各部自行承担。第三条 物资回收：各部门需在活动后24小时内归还所有非耗材性物资，如工作证、展板等。如遇丢失、损坏，由活动负责人向主席团作书面情况汇报（内容包括：时间、地点、原因）。如非耗材性物资损失件数超过活动物资清单所列内容的10%-20%，提出警告（三次警告去除该部当年优秀理事评选资格一名）；30%-50%，去除该部门当年优秀理事评选资格一名；未及时归还但在48小时内归还的的情况按照归还非耗材性物资损失40%处理；48小时内未归还的，按照物资丢失处理，由主席团酌情依据北京交通大学电气青年志愿者服务团干部任免制度对该部门负责人和活动负责人进行处理。未及时上交活动物资清单的情况，本着维护北京交通大学电气青年志愿者服务团荣誉的原则，秘书处尽力配合物资准备。待活动结束后，该部负责人及活动负责人做书面检讨，并取消该部优秀理事名额一名，并由秘书处在各部门例会时通报。第四条 财物外借时，按如下步骤进行：(一) 确认来人身份，确定物品状态（是否适合此时借出）。(二) 由秘书长老师或团长批准。(三) 填写办公室物品外借登记表，写明单位部门、理由、所借物品和数目、借用时间，联系方式。(四) 暂扣其负责人有效证件。(五) 并在值班记录本上对本事件进行通知和说明，务必使团长和秘书处部长明确知道此事。(六) 本团活动部门在活动中如有所需物品（包括海报，办公物资，宣传册，网页支持等）需先向秘书处部长或主席团负责人提出，具体说明所需物品及数量等，由秘书处负责联系相应的服务部门，在服务部门做好所需物品后由其直接交至活动部门供其使用。在活动结束后，活动部门负责人必须将剩余的物资交至秘书处统一保管，并登记物品名称及数量，不得私留。第五条 活动中，应妥善使用和保管所借物品，不得损坏、丢失。第六条 活动结束后，物品应及时归还，整齐摆放归还物品，避免杂乱。第七条 财物归还时，按如下步骤进行：(一) 检查归还物品状态，无任何问题，则将物品放归原位。(二) 按登记核销，归还来人证件，否则出现问题由接管物品值班人员或当事人负责。第八条 如有损坏或丢失，照物品原价三倍赔偿。第七条 该制度实行个人负责制，谁借出谁收回！第二章 活动资金管理、申请、报销为资金使用规范化、合理化、透明化、公开化，使服务团的经费得到有效利用，避免在资金预算申请、使用、报销方面造成浪费，特制定此制度。第一节 资金来源第八条 青年志愿者服务团的活动经费主要来源为外联部联系的各项赞助费。第九条 青年志愿者服务团的活动经费还包括学校的下拨款。第二节 资金管理第十条 青年志愿者服务团的经费由秘书处统一管理。第十一条 外联部拉来的各项赞助费由秘书处将所有资金存入服务团的银行账户，对所有的收入和支出进行登记、管理。第三节 资金预算申请第十二条 团内各部门在做活动计划时需填写“北京交通大学电气工程学院青年志愿者服务团活动资金预算申请表”（见附件1）。(一) 申请部门必须在“资金预算明细”一栏写清实际购买物品名称、数量、所需金额等；(二) 此表交秘书处之前必须先后经指导副团长、团长审核签字，未来报销方可生效； (三) 此表一式两份，申请部门留底一份，另一份由办公室保管。第十三条 活动资金预算应以节约，实用为原则制定。第十四条 将“北京交通大学电气工程学院青年志愿者服务团活动资金预算申请表”交由秘书处之后，申请部门才可进行活动所需物品的采购，同时开收据以保证日后报销。第十五条 北京交通大学电气工程学院青年志愿者服务团资金预算申请全部由秘书处负责，各部门活动资金预算在报秘书处，再次经团长核准并签字后，再由秘书处上报秘书长老师或校团委书记审批后方可从团费中预支。第四节 资金报销第十六条 在每月20日中午12：30到14：00，各部门必须到秘书处上交本月活动花销的收据，过期上交收据的不予以报销，各部门的活动花销必须严格按照审批的预算进行，超出部分不予报销。报销前应准备好报销凭证，填写“活动资金预算申请表”，其中要详细填写资金预算明细，不得有涂改痕迹，并由主管副团长签字。之后，在团长，财务负责人，办公室主任同时在场时，方可进行报销。第十七条 为避免在开发票方面造成的浪费，秘书处依据各部门上交的收据对本月全团活动花销统一开发票报销。在特殊情况下（如购买活动所需物品时，卖方可无偿提供正规发票）各部门才可自行提供发票交由秘书处报销。(一) 发票必须是正规发票，单位（客户）名称为“北京交通大学”，商品名称为“办公用品”；(二) 发票不得联号；(三) 单张发票金额不得超过500元，同天同单位开出发票总金额不得超过500元；(四) 发票背面应有经手人验收签名，并注明用途、部门。第十八条 北京交通大学电气工程学院青年志愿者服务团报销全部由秘书处负责，如没有特殊情况将在本月2629日送至团委进行报销，下个月的1013日将各部门活动花销返还。第十九条 所有票据须经秘书长指导老师或校团委书记签字后才能入账。第二十条 所有单据由秘书处妥善管理和保存。第二十一条 此制度自公布之日起效。北京交通大学电气青年志愿者服务团档案管理制度为保障服务团工作规范、高效、有序进行，为以后工作提供必要参考资料，特制定此制度。第一条 为加强北京交通大学电气工程学院青年志愿者服务团行政能力，各部安排一名副部直接对办公室负责，按制度执行行政内容。每违反制度两次，扣除该部门一名优秀理事评选资格，第三次扣除该部门一名优秀干部名额。三次以上扣除该部70%优秀理事名额。（注：两名优秀理事名额可抵一名优秀干部名额）1、 秘书处负责监督制度执行情况并记录，留作年终评优参考。2、 各部活动资源、资料备案由该部负责行政的副部管理。秘书处为每个部门设置部门档案。 长期、定期活动：该部将资料整理成册后留存并交办公室留电子版一份，秘书处加留打印版一份归档备查。 一次性、短期活动：所有资料详情由各部整理成册，交秘书处电子版、打印版各一份。 所有活动资料按模板制作。活动准备阶段资料与活动物资清单同时交办公室、活动后资料于活动后48小时内交办公室。 人事档案：各部门在招新结束后将理事资料整理交至秘书处存档，秘书处将为其设立理事档案，在年终评优时留作凭证。活动部门在活动中招募的志愿者档案也须交一份至秘书处存档，留作思测加分的凭证。 未能按期或未交资料的部门，年终各项评优、奖励扣除该部20%-50%第二条 服务团档案为在服务团活动中产生的具有参考和利用价值的对团工作的总结和工作水平的提高等方面有重要的指导意义的各种文书材料。第三条 服务团档案由秘书处负责管理。第四条 档案管理具体内容：(一) 各部门每学期工作计划和总结；(二) 各部门举办活动的计划书、预算、总结及相关活动资料（申请书、协议书、宣传资料、照片、表格等）；(三) 服务团干部、理事的人事档案；(四) 例会记要、简报；(五) 上级下发、平级传送、下级上报的各种文件和资料；(六) 青年志愿者团年鉴。第五条 关于志愿者档案管理办法：(一) 团长、副团长、部长、副部长、理事都要填写一份青年志愿者档案；(二) 青年志愿者档案由秘书处制作发放；(三) 青年志愿者档案填写内容必须真实；(四) 青年志愿者档案经签字后生效，理事、副部长的档案表由各部门部长审核并签字，部长及主席团成员的档案表由团长审核签字；(五) 签字生效后的青年志愿者档案由秘书处收回，妥善保存；(六) 如有人事变动，及时变更、调整资料。(七) 每学年结束理事离开志愿者团时制作理事证明，并发放到理事手中留作纪念。第六条 关于活动记录包括计划、总结、经费预算、新闻稿等工作记录资料的管理办法：(一) 学期初，各部门必须根据本部门总的计划，向秘书处递交一份本学期工作计划及预算存档；学期末，向秘书处递交一份本学期工作总结存档；(二) 每次举办活动，各部门必须拟定一份详细的计划书和经费预算，活动后做好总结，写好新闻稿，并将计划书、经费预算方案、活动总结、新闻稿等存档（活动总结及新闻稿应在一周内交到办公室归档）；(三) 存档方式以电子版为主，打印版为辅。电子版存在办公室电脑所建对应文件夹中，打印版存在办公室文件柜各部文件夹中。第七条 关于档案资料借阅、参考管理办法：凡北京交通大学电气工程学院青年志愿者服务团成员均可参阅除人事档案、财务明细之外的资料；借阅后应将资料归位，不得擅自将其带离办公室；如需要将资料带出复印等，则须经秘书处部长批准，并做好记录。第八条 关于文件销毁的实施办法：由办公室上报拟销毁文件，由主席团审批并决定是否予以销毁；在由秘书处具体实施将其销毁。第九条 此制度自公布之日起效。北京交通大学电气青年志愿者服务团例会制度为加强服务团的工作管理及部门建设，建立并完善高效的工作机制，特制订此条例。第一条 每学年第一学期开始，召开服务团全体干部理事大会，举行新理事宣誓仪式，公布新一届的服务团干部名单，部署学期工作任务，宣读工作要点。第二条 服务团每周召开主席团、部长例会，时间定于每周三晚7：30，地点定于电气工程楼814室。要求主席团成员及各部门负责人准时参加，衣着整洁得体，有事不能参加例会的人员须提前向团长或主席团分管副团长请假，经允许后方可告假，主席团、部长例会会议内容及出勤情况由主席团助理负责记录（模版为附件2）。第三条 各部门例会每周一次，由秘书处直接申请、分配，并提前48小时通知该部主管行政事物的副部长，并由秘书处在例会前一小时内在该教室黑板上写上开会通知。因特殊情况不能召开或改开的，要提前向主席团解释说明，经同意后方可施行。各部门按照规定格式做好例会纪要，例会纪要须按照规定格式书写,纪要电子版于该周周末前发到该部门部长邮箱，每月打印当月4份纪要并存档。主席团部长例会由秘书处部长做记录，于下周二前将会议纪要发至团长邮箱，并送至秘书长办公室，每月打印一次存档。第四条 严格出勤统计，每周日晚的主席团会议要求各部部长按时参加，由于特殊情况不能与会者需在会议开始前两小时内告知主管副团长和团长，并有本部一名副部参加会议。无故不到例会（包括迟到15分钟）的部长经主席团决议通过后进行团内批评，甚至扣除评优分数。第五条 部门例会要求规范、高效、简短、不形式化，充分调动理事 的积极性