合同管理制度.doc

合同管理办法第一章 总 则第一条 为了加强合同管理，规范合同行为，预防和控制合同管理的法律风险，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所称合同是指公司对外签署的关于设立、变更、终止民事权利义务关系的协议或其他同类法律文本。第三条 合同分为格式合同和非格式合同。格式合同是指为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商但已作充分说明的合同；非格式合同是指除格式合同外适用于某项业务或管理事项,依据实际情况而由双方具体商定内容而形成的合同。第四条 符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同。（一）单笔业务金额达两千元的；（二）有保证、抵押或定金等担保的；（三）公司先予履行合同的；（四）有封样要求的；（五）合同对方为异地的。第五条 本办法中的合同管理包括合同的起草、审查、修改、印制、签署、履行和档案管理等行为和过程。第二章 合同管理相关部门和职责第六条 合同管理涉及部门包括主办部门、合同管理部门和印章管理部门。各有关部门按其职能分工分别履行合同管理职责。第七条 主办部门的职责（一）负责合同项目的提出；（二）组织合同项目谈判；（三）起草合同文本；（四）办理合同签订手续；（五）对合同履行进行管理；（六）办理合同文本的归档，合同文本公司留存3份，财务部门、合同管理部门和档案管理部门各1份。（七）合同纠纷的处理。第八条 合同管理部门的职责（一）对主办部门合同签署进行法律指导，联合法律顾问共同对合同进行审查，法律顾问须出具可查询的审查意见。（二）保管合同当事人主体资格和资信证明文件；（三）负责合同的合法性审查；（四）负责对合同统一编号，建立合同管理台账；（五）参与重大合同、涉外合同的起草或谈判；（六）编制合同巡检格式，指导合同的起草、签署、履行、归档等合同管理工作；（七）负责处理合同发生纠纷后的诉讼事宜。第九条 印章管理部门负责合同签署时的用印，除在签署单位处盖章外，还应加盖骑缝章。第三章 合同文本的起草第十条 经营管理中经常使用，又相对成熟的合同，合同管理部门可以组织制订格式合同文本。第十一条 合同起草应遵循以下程序：（一）主办部门根据合同的对象、范围、用途等拟订合同文本。凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先适用。合同文本的基本条款一般包括：当事人名称或姓名和住所、合同标的、数量和质量、价款或酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法。（二）主办部门草拟合同需要其他部门配合的，相关部门应在其要求的合理时间内完成协助工作。（三）主办部门将拟订的合同文本，经部门负责人审核后，提交合同管理部门审查。第十二条 合同采用书面形式。当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。第十三条 主办部门涉及重大事项的合同谈判，应有合同管理部门的人员参加。第四章 合同的审查与签订第十四条 在合同签订前，合同管理部门和主办部门应对合同对方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：（一）对方主体资格合法，具有经年检的营业执照，其记载的内容与了解的实际情况相符；（二）拟签合同标的应符合当事人的经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；（三）由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；（四）对方当事人具有相应的履约能力，具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具经审计的资产负债表、银行出具的资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；（五）对方当事人具有履约信用，在过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。主办部门审查认为可行时，按程序进行合同会签。 第十五条 合同管理部门对合同的审查包括合同的合法性、真实性、可行性、完整性等方面。第十六条 合同签订之前，主办部门经办人员应根据合同性质和内容将合同草案及与合同有关的证明材料提请本部门、合同管理部门、其他有关部门、业务分管领导会签、合约分管领导会签。根据合同涉及内容和金额，合同由总经理或董事长最终签署；董事长授权委托代理人签署的，应由主办人会同合同管理部门办理授权委托书。合同管理部门负责合同编号，格式合同编号规则为：大峡谷合同201号。第十七条 合同经法定代表人或委托代理人签署后，送印章管理部门加盖公章或合同专用章。经办人将合同原件分别送交财务部、合同管理部门，主办部门留存复印件。第十八条 公司员工不得以个人名义对外签署合同，不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。第五章 合同的履行第十九条 合同正式生效前，不得实际履行合同;合同生效后，必须全面、及时履行合同。第二十条 主办部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况，应及时向分管领导报告。合同履行中涉及的变更、解除等重要事项，需按程序进行审批；合同变更后，合同编号不予改变；变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分与原合同具有同等法律效力，纳入本办法规定的管理范围。第二十一条 财务管理部门依据合同履行收、付款工作。第六章 合同的变更和解除第二十二条 如果发生特殊情况，致使合同无法继续完全履行或完全履行已无必要，或出现法定或约定解除合同的情形，可变更或解除合同。变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。第二十三条 变更或解除合同由公司提出的，由主办部门负责在法定或约定或合理期限内提出，并办理变更或解除合同事项，合同管理部门负责审核。第二十四条 变更或解除合同由合同对方提出的，由主办部门负责在法定或约定或合理期限内作出答复，合同管理部门负责审核。第二十五条 变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效。第七章 合同纠纷的处理第二十六条 合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议；协商或调解不能达成协议时，可依合同约定，选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。第二十七条 合同发生纠纷时，主办人应及时通知有关部门和人员，并报合同管理部门备案，同时应迅速收集下列有关证据：（一）合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等；（二）有关的票据、票证及其合同履行的其他证据；（三）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；（四）证人证言；（五）其他有关材料。第二十八条 合同发生纠纷后，主办人须及时将纠纷及处理情况报法律事务管理部门报备，由法律事务管理部门牵头确定诉讼方案、代理方式等；主办部门负责落实和处理，并向董事长报告。第二十九条 调解书、协议书、裁决书、判决书应由法律管理部门归档，副本或复印件应留存合同管理部门备案。第三十条 对方逾期不履行生效协议、裁决、判决时，主办人应及时商法律事务管理部门，向人民法院申请强制执行。第八章 检查与奖惩第三十一条 公司法律管理部门对合同订立、履行和管理实施监督与指导。第三十二条 有下列情形之一，情节严重造成重大经济损失的，对责任人予以通报批评或行政处分；构成犯罪的由司法机关追究刑事责任。（一）不按本办法规定签订合同的；（二）因过错签订有重大缺陷或无效合同的；（三）因审核人员严重不负责任未审出合同缺陷的；（四）未依法律和本办法规定变更或解除合同的；（五）失合同文本及相关文件的；（六）故意提供虚假资料的；（七）超越授权或滥用授权签约的；（八）未按规定进行授权或转委托的；（九）发生纠纷后，隐瞒或未及时报告，或不及时采取措施的；（十）有关法律性文件未经审核的；（十一）应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；（十二）在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的。