上海欧雨化妆品有限公司 办公室管理制度.doc

上海欧雨化妆品有限公司办公室管理制度为规范管理，更好的开展各项工作；特制定本制度：一、 考勤制度：1. 各员工每天必须按时上下班，不得迟到或早退;迟到一次罚款5元，迟到超过60分钟按矿工计算；矿工一天罚款50元。2. 上班时间不得私自外出，如因公确需外出，须经部门主管同意后方可外出。3. 工作中需请假的，必须提前填写请假单或调休单，报主管批准，三天以内（含三天）由部门主管批，三天以上的须由销售经理批准；4. 请假时必须把需要处理的工作安排给他人，不能影响正常工作； 二、 纪律方面：1. 上班时间不准聊天说笑、上网聊天、看报纸等与工作无关的事情; 发现一次罚款10元。2. 办公物品必须摆放整齐，用过的物品放回原位，保持桌面整洁；公司电话为办公电话，不得用公司电话聊天；发现一次罚款10元。3、办公室卫生每周打扫两次，办公区共同打扫。4、在办公室内严禁吸烟，发现一次罚款50元5、严禁随地吐痰，随手丢弃废弃物品，勤更换垃圾袋；茶水不准倒入洗手盆内，发现一次罚款10元。6、严禁在办公室内大声喧哗，接打电话注意影响。8、严禁不文明礼貌的口头禅出现，请自觉提高我们自身的要求.三、 工作方面：1. 对公司的各项销售（包括客户资料）制度以及销售数据，销售内勤人员要做到对外严格保密。2. 销售部电脑统一设定密码；密码定期更改。3. 销售部移动硬盘每日用完后放至指定位置，下班时间不得私自带离办公室；镭盘及移动硬盘上不得存放与工作无关的内容。4. 各位同事要相互团结，相互配合，在努力做好个人本职工作的同时，提高本部门的整体工作效率；5. 各项工作要认真完成，特殊问题应专门记录，及时反应给相关领导；6. 对于工作中出现的错误应及时纠正，避免再次出现；7. 由于粗心大意等个人原因，造成工作失误，给公司及业务员带来经济损失的，承担相关责任。四、订货及发货制度： 1. 销售订单填写规范、标明各项基本要素，如：订单编号、订货人、收货单位、收货人、品种、数量、单价、合计金额、发货方式、付款方式、备注事项，并及时认真与业务经理核对。2. 订货超过三天未发的货物，要及时与业务经理沟通决定是否发货；3. 安排货物时，需要改动的订单要及时通知业务员，并做好变更记录；4. 特殊包装和特殊产品订货之前要及时与销售经理沟通，决定是否订货；特殊发货方式及时和销售经理沟通，看能否发货；5. 要经常查看库存表，发现积压库存产品及时处理；及时查看包装材料库存，确保生产的及时性；6. 及时与仓库发货员沟通，了解每张订单的发货情况。7. 及时与客户沟通，以确定客户是否准确无误收到货物。8. 重复客户的及时通知业务员。五、退货处理制度：1. 及时清点退货，开据退货清单，注意价格变动；收到退货与内附清单不符情况及时和业务员核对。2. 每月20日之前了解退货办理情况，如有未办理的货物，及时督促相关部门清查、检验。3. 每月25日之前出具上月退货报表上交财务部。4. 不符合公司退货要求的退货产品及时通知业务经理。5. 退货员于周二、周五每周分两次到仓库清点退货，不得积压，延长退货时间。六、内勤工作要求：1. 接电话时语气柔和、语速适中、面带微笑、措词得当、灵活反应、大方得体，维护公司形象。2. 开据发票时，标明开票单位、品名、规格、数量、单价；开税票之前及时与客户沟通以确定税票资料是否有变。3. 每天下班之前，检查记录本是否有订单漏写，有事情未处理完；并做简单总结(共几张单子,回款是否登记,特殊事件是否反映,有没有明天需要解决的事情)。4. 及时通知客户发货情况（尤其是汽运，要做到立刻通知）。5. 及时发送铁路托运单和发货清单；（发现问题及时处理）。6. 每天下午把回款报送财务室。7. 及时邮寄发货清单、发票和样品。8. 物流代收款的直接把卡号写到每张单子的下面，以便及时回款；9. 需要更改客户资料的把新客户资料写到要发单子的下方，便于仓库及时更改；10. 每天下午四点之前给财务室报一次回款，写清业务员名字、银行、金额；代收款的要写清业务员、物流公司、金额、发货日期。七、帐表管理制度：1、截止到每月5号、15号出据产品销售旬报、回款旬报；此工作于每月的9、19号早上10：00以前整理完毕（产品旬报传至仓库保管员处核对，回款与出纳核对）。2、截止到每月25号出据制剂部销售月报、回款月报和各区域分公司销售月报、回款月报；一份交财务室相关责任人核对，此工作于每月的26日上午整理完毕；一份交销售经理，此工作于每月的26日下午整理完毕。3、 每月例会前准备好开会资料及业务员的相关票据资料；并督促业务人员对帐确认。4、 每