ch05公共关系传播(实操部分之二展览会.ppt

展览会 1 展览会 一种综合运用各种媒介 手段 推广产品 宣传企业形象和建立良好公共关系的大型活动 各行各业 形形色色的展览会世界展览王国 2 德国有世界展览王国的美誉 过去五年平均每年举办144个国际博览会 吸引世界各地16 6万家参展商及900万至1000万参观者 2004年 德展览公司的营业总额近25亿欧元 参展商和参观者每年为德国博览会支出近100亿欧元 博览会还为交通 旅游 酒店 餐饮等行业带来约250亿欧元的经济效益 展览会规模 国际 国家 地区 北京国际机床展览会中国国际服装展览会 上海中国艺术展览会 华北经济贸易洽谈会 世界 1999年昆明世界园艺博览会2010上海世界博览会 国际展览局 4 展览会目标 树立 维护公司形象 融洽客户关系开发市场和寻找新客户 低成本接触合作客户 约原成本的40 结识大量潜在客户介绍新产品或服务 展示想象和实力物色代理商 批发商或合资伙伴销售成效 工作量少 质量高 签单率高 5 提高现有市场的现有产品和服务向现有市场推出新产品或服务将现有的产品或服务投向新的市场将新的产品或服务投向新的市场增强公司在现有市场的形象将公司推向新的市场 展会性质 按目的按行业设置按观众构成按贸易方式 形象展 商业展 行业展 公众展 专业展 综合展 零售展 订货展 6 网上展览 网上展览被称为永不落幕的展览会 目前只是实物展览的补充和配角 但有望后来居上 成为现代会展业的主体 网上展览具有以下优点 1 成本更低 速度更快 成功可能性更大 2 机会平等 无论企业强弱 只要产品合适就有可能找到合适的买家 3 可减少中间商的盘剥 越来越多买家在想方设法直接向生产厂家购买产品 2010年世博会世博会导航 专业性展览会 在固定或规定的地点 规定的日期和期限内 由主办者组织 若干参展商参与的通过展示 促进产品服务的推广和信息技术交流的社会活动 专业性展览会的等级评定分为四个级别 由高到低依次为A级 B级 C级 D级 A级 面积 展出净面积不少于5000平方米 特殊装修展位面积比至少达到20 参展商 境外参展商展位面积与展出净面积的比值不少于20 观众 展览期间专业观众人次与观众总人次比值不少于60 境外观众人次不少于观众总人次的5 展览的连续性 同一个专业性展览会连续举办不少于5次参展商满意率 按参展商满意率调查表的调查结果进行 其中总体评价结论为很满意和满意的数量总和 应不低于参展商总数的80 相关活动 专业性展览会期间组织与专业性展览会主题相关的活动 酒店用品展览会 10 芝加哥工具展米兰时装展汉诺威工业博览会汉诺威计算机博览会柏林国际旅游博览会慕尼黑国际建筑机械博览会纽伦堡国际玩具博览会 广州 中国进出口商品交易会世界博览会 上海 11 知名度较高的展览会 米兰时装展 12 一 举办展览会注意事项 1 明确展览会的主题和目的 2 确定参展单位和参展项目 3 明确参观者的类型 4 选择展览的时间和地点 5 培训展览会的工作人员 6 准备展览会的辅助设备和相关服务 7 成立专门对外发布新闻的机构 负责和新闻界进行联系的一切事宜 8 设计展览会的徽志 准备好纪念品及辅助宣传资料 9 入口处设立咨询台和签到簿 或留言簿 贴出展览会平面图 10 确定展览会的费用预算 11 注意采用公关技巧 把展览会办得有生气 有吸引力 有新闻价值 13 二 企业参加展会的基本流程 1 挑选 预订展位 根据展会主 承办方的展位图纸 挑选好展位 填写 参展企业展位申请表 传真或寄给展会主 承办方 2 缴纳展位预订金 通过现场交款或汇款等方式缴纳展位预订金 展会主 承办方收到展位预订金后 向参展企业出具 展位预订书 和展位预订金收据 3 缴清展位费余款和所有参展费用 缴清费用后 展会主 承办方向参展企业出具 展位确认书 参展商指南 以及参展费用发票 4 布展 一般而言 展会开展前两天 参展商即可进入展会场馆进行展位布置 搭建 5 展出 交易 6 撤展 展会最后一天撤展 展会主 承办方对撤展起止时间会有个规定 另外 撤展时需要向展会主 承办方开具撤展证 方能出展馆 三 组织参展应注意的细节问题 1 展品选择 展品有吸引力占到39 的比重 应予重点考虑 选择展品三原则 针对性代表性广西展馆风味小吃独特性2010北京壳牌 毫无隐私 15 2 展示方式 充分运用图表 资料 照片 模型 道具 模特或讲解员等 借助装饰 布景 照明 视听设备等手段 各馆的稀世珍宝实物展示 车展 百姓试驾名车 16 17 分析 1 以实物展示的方式 充分调动观众的参与积极性 体现出直观 形象 生动的特点 带有很强的娱乐性质 是新闻报道的好题材 2 组织通过制造新闻热点 主动吸引新闻界人士的关注 率先作出高档车也可让所有观众尽情试坐试驾的方式 体现出其大家风范 产品质量过硬 18 3 展台设计国际标准展位面积通常为9平方米 小型展位 中型展位 148平方米大型展位 150 370平方米超大型展位 370平方米A 协调 好看 注重视觉冲击力 B 空间环境的开放性 通透流动性 可塑性和有机性 给人以自由 亲切 让人可感 可知 可以自由进入 参观和交流 C 不可喧宾夺主 不可过于标新立异 不要忽略展示 会谈 咨询 休息等展台的基本功能 2010最具创意展台北京现代专业人士指出 照明可将展览品认识度提高30 50 19 D 展台设计还要考虑企业计划举办的其他活动配套 如公关活动 发布会 表演等 最清新的表演E 展览设计在造型选择上注意 考虑展位利用率的最大化 产品摆设布局的合理性 考虑人流心理及流向 考虑安全性 考虑施工难度及成本因素符合参观对象的审美导向 环保意识融入其中 不要使用展馆及相关规定严禁使用的材料 展会标准展位设计 24 汽车展览会平面图 25 凯迪拉克耗资千万 绿动未来展台 光 电 声 影 雕塑综合运用 营造 绿色科技 氛围 体现人车精彩互动 展示 零排放 概念车 未来绿色汽车品牌的真正引领者 展台中还出现了精心打造的具备光电效果的金属树 种植在绿色动力新车旁 影射 环保 科技 理念 与凯迪拉克 绿动未来 相契合 一般可预定的展览服务有 楣板 电气 地毯 视听器材 给排水 展位清洁服务植物摆设 电话 电脑 打印机 垃圾篓 家具 在一些著名展会里 国内企业的摊位很多仍停留在 三板一桌加两凳 的水平 流行的展示用具主要有3大类 一次性使用展具循环便携式展具循环租用式展具 4 人员配备 要求 配备人员 第一 选派合适类型或相关部门的人员 第二 根据工作量的大小决定人员数量 第三 注重人员的基本素质 相貌 声音 性格 自觉性 能动性等 第四 加强现场培训 如专业知识 产品性能 演示方法等等 注意问题 1 除与客户洽谈商务外 工作人员应坚持站立参展 不应闲聊看书 少打私人电话 2 避免怠慢潜在客户的行为 3 展会上发资料要注意合适的方法 31 5 测定展览会效果 主办有奖测验活动 设置观众留言簿 主动征求意见 当场召开观众座谈会或茶话会 搜集观众的反映 向登记的参观者寄出感谢信 发放调查信件 表格 了解观众的意见 32 三 开放参观开放参观 指组织或企业为了让公众更好地了解自己或为消除对本组织的某些误解 通常由公关部门负责组织和邀请有关公众前来本组织参观 常见主题 1 扩大组织的知名度 提高美誉度 2 促进组织的业务拓展 3 和谐组织与社区的关系 广东大亚湾核电站 4 增强员工或家属的自豪感 33 1986年 我国决定在广东大亚湾建造核电站时 前苏联切尔诺贝利核电站突然发生核泄露 造成严重人员伤亡和环境污染 面对核泄露惨状 我国香港各界 各阶层人士纷纷陈词议论 反对在与香港毗邻的大亚湾建造核电站 一时风雨满城 舆论哗然 为了证实大亚湾核电站的安全可靠 我国政府在加强舆论宣传的同时 请香港选民代表参观了大亚湾站址 并在现场向他们介绍了各种安全的防御措施和多方面的核能知识 这些代表回香港后 社会和新闻界的许多反对意见就渐渐地销声匿迹了 34 一 准备工作确定参观日期成立专门机构宣传准备工作确定对外开放参观的内容选择参观路线做好解说和接待工作做好欢送工作 收集参观者意见对待所有参观者一视同仁 35 1 日期 不但要考虑开放参观的时间 也要考虑整个参观活动所需的时间 最好安排在一些特殊的日子 如周年纪念日 企业开工日等 尽量避开重大节日 并考虑好天气 季节的变化等 要有足够时间准备对外开放参观活动 规模较大的开放参观活动需要3 6个月的准备时间 如果还要准备大规模的展览会 编印纪念册或其他特别节目 则需时间更多 这时就需要注意时间安排的合理性 36 2 成立专门机构 从有开放参观的构想起一直到结束 都应有高层主管人员参与其事 并成立专门的活动筹备委员会 委员会组成成员 企业领导 公关人员 行政或人事部门人员等 根据参观的不同目的 选择不同的人参加 如参观强调服务或产品 还要请销售部门人员参加 37 3 宣传准备工作 说明书或宣传材料 发放给参观者 参观前放映电影 电视片或幻灯片 赠送有纪念性的小册子 有用的传播媒介 38 宣传准备工作 1 情况介绍 如宣传小册子 2 实物展览 参观组织的成果展览室 陈列资料 模型 样品 考虑参观者的需要和兴趣 3 现场观摩 让参观者参观现场 如 生产经营设备和工艺流程 厂区环境或营业大厅 员工的教育和培训设施 科技开发 实验 中心 组织服务 娱乐 福利 卫生等设施 39 5 选择参观路线 提前划好参观线路 防止参观者越过参观所限范围 出现不必要的麻烦和事故 防止秘密技术或某些制造过程的细节泄露 40 参观路线的选择要求做到 1 能引起参观者的兴趣 2 能保证参观者的安全 3 对组织正常工作干扰小 7 接待服务 1 挑选并培训导游或解说人员 2 制作并寄发请柬 3 设立接待服务处 茶水 用餐 盥洗 休息场所 4 准备特殊的参观用品 如卫生服 安全帽等 5 准备礼品或纪念品 如果邀请的对象有儿童 要特别小心 41 二 参观种类与接待方式 1 定时参观 以公文或电话预先约定参观时间与范围 1 团体参观 机关学校 社会团体 以烟茶招待 或免于招待 外国海军代表团参观中国军舰 2 贵宾参观 政府首长 社会名流 以咖啡 西点 冷饮 烟茶或其他方式招待 由公司高级人员陪同 单位简报 胡主席参观微软 3 普通参观 客户 业务来往人员 以烟茶招待 由管理部或有关部门派员陪同 客户参观2 临时参观 临时决定来厂参观 42 四 沟通性会议礼节性聚会 根据与会者的共同兴趣和爱好 举行聚餐会 歌咏会 文娱晚会 或化妆舞会等 对话 原指党政机关就各项重大政策问题广泛地与社会各界群众进行相互协商和交流 例行性会议 社会组织出于阶段性工作的需要而举行或参加的会议 43 1 礼节性聚会 会议组织者必须在会议形式上多做文章 使会议始终处于欢快的气氛之中 形式 聚餐会 歌咏会 文娱晚会 或化妆舞会等 44 45 2 对话 参与者双方存在着某种利益差异或一定的信息隔绝 言谈讲究 诚 要开诚布公 在 诚 的前提下 在遵循礼貌原则的基础上 可以同对方发生争论 对话与谈判区别在于 谈判最后一般需要达成一个确定的协议 明确双方利益关系 而对话无需明确的格局 追求的是 知晓和理解 46 3 例行性会议中 言谈注意要点 第一 简明扼要 尽量缩短时间 第二 主题突出 并使每个与会者都感到所谈内容与他们有关系 第三 要不断地发现和归纳议题的要点 并对此发表看法 以调整和推进会议的整体进程 47 五 庆典活动庆典活动是社会组织面向社会和公众展现自身 体现自身的领导和组织能力 社交水平以及文化素养 通过邀请知名人士和记者参加 还可以扩大影响 全国各地每年的庆典活动 约有两三千个 48 庆典一般类型 庆典活动 如国庆 校庆 厂庆 店庆 开业典礼 奠基典礼等 日 周 月 年 的庆典 纪念活动 如纪念 五四 活动 纪念党的生日活动等 剪彩仪式 如开业剪彩 开幕剪彩等 49 50 51 企业周年庆典 52 庆典活动准备工作 确定活动主题 进行策划安排和宣传 海报 宣传品 广告等 拟定出席的宾客名单 一般包括政府要员 社区负责人 知名人士 社团代表 同行代表 员工和公众代表和新闻人士 提前将请柬送到其手中 事先确定致贺词 致答词人名单 贺词 答词应言简意赅 确定主要关键仪式人员 除本单位负责人外 还应有知名人士作为来宾共同参加 安排各项接待事宜 签到 接待 剪彩 摄影 录像 扩音等服务礼仪人员 并提前到达指定岗位 安排其他节目 舞狮耍龙 乐队伴奏 歌舞节目 锣鼓 鞭炮礼花等 结束后的安排 组织来宾参观 征求意见 53 庆典程序 签到 宣布开始 宣布来宾 致贺词 致答词 剪彩 54 2009 兰州大学百年校庆 北京大学的百年校庆1998年 北京大学举行百年校庆 北大未名生物集团策划了给母校的贺礼 校庆专列 专列在盛大的欢送队伍的注视下从深圳出发 列车每到一站 就敲锣打鼓迎接上车的校友 欢迎北大 新生 的横幅令校友备感亲切 进行 北大往事 演讲 车厢之间进行对歌 重温 长明教室 最后 校友们在条幅上签名留念 55 六 赞助活动赞助 是社会组织以捐赠方式 向某一社会事业或社会活动提供资金或物质的一种公关专题活动 对社会的贡献行为 信誉投资和感情投资 企业改善社会环境和社会关系最有效的方式之一 56 赞助的目的追求新闻效应 扩大社会影响 增强广告效果 提高经济效益 联络公众感情 改善社会关系 提高社会效益 树立良好形象 社会组织赞助的步骤和管理 1 明确目的2 调查研究3 拟定赞助计划4 审核评定5 具体实施6 测定效果 57 接近客户的30秒 决定了成败 准备工作 一 接近客户前明确主题根据主题选择适当的接近方法 和未曾碰过面的客户约时间见面想约客户参观展示向客户介绍赞助项目基本原则 先近后远 先亲后疏 先重点后一般 先大后小 先团体后个人 把80 的时间花在20 的客户身上 寻找客户的方法1 查阅各种汇编资料 统计资料 名录资料 报章资料 客户名录 同学名录 会员名录 协会名录 职员名录 名人名录 电话黄页 广告黄页 公司年鉴 企业年鉴等 2 查阅行业出版物 3 通过熟人介绍 名录互换 4 上网查找 5 出席会议 研讨会 说明会 展览会 洽谈会 培训会 59 二 接近注意点1 迅速打开准客户的 心防 防备 心理 由于人们对不太熟悉的人都会产生一种本能的防备心理 无形中就在准客户和业务员之间筑起了一道防卫的墙 打开客户心防的基本途径是 让客户产生信任 引起客户的注意 引起客户的兴趣 2 介绍项目前 先推销自己TOYOTA的神谷卓一的经验之谈 接近准客户时 不需要一味地向客户低头行礼 也不应该迫不及待地向客户说明项目 这样做 反而会引起客户逃避 在无数次的体验揣摩下 我终于体会到 与其直接说明项目不如谈些有关客户的太太 小孩的话题或谈一些社会新闻之类的事情 让客户喜欢自己才成败的关键 因此接近客户的重点是让客户对你本人抱有好感 从心理上先接受你 常用的接近话语的要点 接近客户的技巧 如何成功突破层层关口 公司接待员 秘书及关键人士 一 面对接待员的技巧1 用坚定清晰的语句告诉接待员你的意图 注意 如果不知道要拜访者姓什么 如何了解 告知你要拜访的具体部门和职务 或直接讲名字 准备好几个拜访的对象 2 适时和接待员打招呼请教接待员的姓名 以便下次见面时能立即叫出他 她的名字 二 面对秘书的技巧1 向秘书介绍自己 并说明来意例 我是 公司的 我要向 领导报告 麻烦你转答 2 关键人士不在或正在开会时 请教秘书的姓名 将名片或资料 请秘书转交给拜访对象 了解关键人士的个性 作风 兴趣及工作时间等 向秘书道谢 告别 三 会见关键人士的技巧步骤一 接近的技巧 参照接近客户的谈话步骤 步骤二 结束谈话后的告辞技巧 感谢对方在百忙当中