大厦钥匙管理钥匙管理.doc

文件编号：SE-DOC-06-2011-0624-1xx大厦保安部文件严格执行大厦钥匙安全管理规定的意见的通知为规范大厦各部门钥匙安全使用和保管，统一管理、配发和使用程序，制规定如下：一、钥匙管理规定1. 保安部负责所有办公室和部门钥匙统一办理登记、编号、分配或更换及日常管理程序； 2. 保安部负责建立钥匙发放登记档案，将钥匙发出、更换日期、使用地点、数量、领取者姓名、所属部门及领取原因等逐项登记，并由登记人、领取人同时签字；3. 发出各部门钥匙时，必须经所需部门经理/总监和保安部经理、主管同意后方可发放；领用钥匙时须发放人亲自开启后将钥匙按原处放回，并在钥匙登记表上详细登记备案记录；4. 分清各部门钥匙登记明细表，不得在钥匙登记明细表上涂写乱画；5. 做钥匙登记表时或使用人签字时，字迹工整可辨，严禁草写或英文签名；6. 重要部门部位需要开门时，必须征得相关部门负责人同意签字后再开门，事后要做出详细的记录。一）酒店备用钥匙管理1. 备用钥匙柜执行双控开启制度。中控当值员保管备用柜钥匙，当值EOD负责封条封签，未经允许不得私自开启；2. 各部门需要开门时，当值中控员必须问明开启原因后，报请EOD准许后由责任部门主管以上人员及保安部当值领班双方到场开锁，开门后必须由开门人及使用人同时查看是否有可疑情况；锁门时必须由使用人及锁门人同时检查是否存有隐患，经双方确认无异常后将门锁闭，在钥匙使用登记表上记录，必要时做出详细的记录。3. 遇火警等突发意外时，由中控值机员开锁，保安部当值领班/主管或责任部人员取出钥匙，执行边操作边报告EOD的方法，事后做出书面说明，按规定在登记本上做好记录。二）各部门自用钥匙管理1. 各部门应建立部门钥匙管理总台帐，交接有手续，所有钥匙统一编号、用规范标签统一备案，钥匙妥善存放保管，发现有坏损、丢失、增加、减少情况，及时通报保安部，并做好记录，使用部门及个人不得私自配；2. 建立健全钥匙领取登记手续并认真履行，发现标号不全或不清及时粘贴，交接管理有记录，部门存档（期限一年），保安部定期或不定期进行检查； 3. 各办公室持钥匙人员因工作调动，应立即交回部门或保安部，对因未能按时交回导致的4. 一切事故由该当事人承担；5. 财务部所属各收银台、抽屉、柜门锁具使用，均须符合安全要求，钥匙部门自行保管，保安部负责定期检查指导；6. 库房、配电室、机房、消防中心、电梯机房等各要害部位钥匙，应责任部门专人负责，不准他人代管或交由他人使用，确定使用人员和范围，严格交接手续；7. 各部门钥匙管理使用中不得随意乱插锁孔上或丢弃，以防意外；二、钥匙配置管理：1. 各部门如发生锁具损坏或钥匙丢失等情况，应由责任部门经理在场，保安部内保员监督、工程部维修员处理，严禁私自撬开。如钥匙或锁具质量、损坏等问题无法使用时，应立即报保安部核实，工程部鉴定确认后，将坏损钥匙交回保安部备案，由采购部重新配制或采购，工程部负责维修更换；2. 部门因工作所需增配钥匙时、应办理申请钥匙手续，申请部门或个人需填写申请配置钥匙表，说明原因，数量及具体部位，并由部门经理/总监签字报保安部、工程部审批后，由保安部指定专人负责配制，申请表上联由保安部存档备案，下联由工程部保存；3. 任何部门或个人未经批准，不得私自配制各种钥匙，违者经查出后将按原锁具价值两倍费用赔偿处理，其中款项1/2作为更换新锁具使用，另外1/2作为专款奖励钥匙管理良好和长期守纪的个人。同时对于拒付时由保安部强制财务或人事部从工资中扣除，并在大厦公告栏内书面通报批评。三、对损坏、丢失、不择手段获取钥匙的处理对因违反上述规定或工作疏忽导致的钥匙丢失、残缺问题酒店将视情节轻重对责任部门和个人进行处理。具体如下：1. 因工作人员失误损坏钥匙，需申请补配，由当事人交纳成本费，损坏钥匙上交保安部统一销毁处理。2. 丢失钥匙的部门和个人，应写出丢失原因，并在24小时内报保安部。同时根据钥匙重要程度和可能造成的后果危害做出处理如：a) 更衣室、办公室、工作间等普通钥匙丢失，责任人赔偿更换锁具成本费，部门内部通报批评解决；b) 丢失仓库、财务、机要办公室、各类保险柜钥匙及楼层万能钥匙，均视为违纪行为，首先由当事人承担更换钥匙及锁具费用，并视情况予以罚款；3. 对不择手段获得酒店各类钥匙行为，将视情节轻重、责任大小参照员工手册予以处理和罚款，情节严重者追究相关法律责任。四、常用/备用钥匙借用领取程序1. 各部门应固定专人负责领取钥匙，原则上主管以上人员领取或由部门经理/总监指派专人负责钥匙领取；2. 常用钥匙以酒店各部办公室、营业产所、公共区域、仓库及需每日领取、交接的各类钥匙。各部门及所属部位人员应每日上班前凭工牌领取、下班后主动交回到员工门卫值班处，不得私自将钥匙带出酒店，违纪者按100元/次以上处理。3. 员工领取钥匙应穿着工作服，主动出示，接受检查。着便装或私自领取一律不准发放；4. 所有借用钥匙人员一律在“钥匙领取登记表”上签字；中文填写所列项目，工整、清楚；5. 非当班期间领取钥匙时，须由责任部门经理或店值班经理同意，方可领取；6. 所有借用钥匙必须当日归还，特殊情况迟交时,应向EOD讲明情况；7. 参观客房均由销售部人员从前台领取房卡，参观其它部位钥匙可从备用柜中领取，其他部门不得以看房为由领取、借用钥匙；8. 酒店财务部办公室、店领导办公室等重点部位备用钥匙做签封处理，严格领取程序；五、各项表格1. 湖南大厦钥匙交接使用总台帐及发放明细表2. 贵重保险箱钥匙领取登记表3. 各部门常用钥匙领取登记表4. 北京湖南大厦钥匙配置申请表（第一联）5. 湖南大厦营业/常用钥匙领取人授取书此规定自下发之日起实施！妥否，请领导批示！ 签发部门：保安部 2011年 06 月 24日主题词：钥匙 管理 规范呈 报： 总经理抄 报：副总 驻店总经理抄 送：各部门存档 2011年 06月 24 日印发xx大厦钥匙交接使用总台帐及发放明细表序号地点/部位钥匙总数情况领用部门及人员保卫部备存情况领取人发放人备 注xx湖南大厦钥匙配置申请表（第一联）申请部门： 年 月 日具体部位申请数量申请原因：申请部经理/总监意见工程部经理意见保安部经理意见采购人员签字保安部经手人签字附：此表一式三联，由申请使用部门填写后，使用部门、保安部、工程部各留一联存档。 xx湖南大厦钥匙配置申请表（第二联）申请部门： 年 月 日具体部位申请数量申请原因：申请部经理/总监意见工程部经理意见保安部经理意见采购人员签字保安部经手人签字附：此表一式三联，由申请使用部门填写后，使用部门、保安部、工程部各留一联存档。 xx湖南大厦钥匙配置申请表（第三联）申请部门： 年 月 日具体部位申请数量申请原因：申请部经理/总监意见工程部经理意见保安部经理意见采购人员签字保安部经手人签字附：此表一式三联，由申请使用部门填写后，使用部门、保安部、工程部各留一联存档。各部门常用钥匙领取登记表序号地点/部位领用时间领用部门及人员归还时间领用部门及人员备 注贵重保险箱钥匙