备用金规范性管理及使用分析.ppt

备用金规范性管理及使用分析 中国石油天然气第一建设公司 备用金是企业 机关 事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费 零星采购 零星开支等用的款项 对于我们建筑行业来说 备用金虽然在整个成本比例中所占份额较小 但是它的作用不可小觑 备用金是项目正常运转的 润滑剂 科学合理的使用备用金可以减少资金的不合理支出 保证资金的安全性 加速资金的周转 从而节约项目运行成本和管理费用 概述 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 CONTENTS 目录 一 备用金管理原则 二 备用金使用流程 三 备用金核销 归还和清理流程 四 备用金管理常见问题及改进措施 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 NO 1 NO 2 NO 3 NO 4 经营业务相关原则 同币种核销原则 前账不清后账不借原则 借款人员范围 NO 5 备用金使用范围 一 备用金管理原则 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 一 备用金管理原则 备用金应使用于支付与公司经营业务相关的款项 不可用于私人目的 不得转借他人或挪作他用 案例 公司有一位劳务工 调令在元邦公司 生前因病在公司借款14万元 抚恤金也只有10万元 现死者家属天天闹事 到公司追要抚恤金而不想归还欠款 最终可能要通过诉讼解决 通过此事的教训 公司再次严肃备用金制度 不得以任何的个人原因借款 如再有发生 经办财务负责人要负责追回欠款 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 一 备用金管理原则 报销和归还的备用金需和所借原始币种一致 备用金清理不及时 存在长期挂账情况 前账未清又借后账 存在挪用或者占用公司资金之嫌 案例 某项目2014 5 4 2014 5 98 凭证属同一职工分别借备用金若干 而期间没有冲销备用金的情况 属于违反该原则 被审计人员查出将给项目造成不良影响 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 一 备用金管理原则 1 因公出差 开会 学习 培训等 2 因公接待 宴请 3 车辆维修 年检 4 办公用品 印刷用品 低值易耗品 业务及专业书籍等 5 临时出国人员用汇 6 无会计机构的驻外办事机构经费 7 其他零星业务支出 中国石油一建公司备用金管理办法 合同化员工 市场化员工 集体工 劳务合同工 劳务协作工 人才派遣用工 即公司正式员工可借款 各单位临时聘用人员原则上不允许借款 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 二 备用金使用流程 NO 1 NO 2 备用金的借支程序 备用金的审批流程 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 二 备用金使用流程 确因业务需要借支备用金的个人 按照公司财务资产部统一印制的借款单据填写 备用金借支原则上要求由借款人本人亲自办理 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 二 备用金使用流程 经办人申请 部门负责人审核 单位负责人 公司为主管领导 审批 财务负责人核准 人民币一次性借款超过2万元 含2万元 外币一次性借款超过5000美元 含5000美元 以上的备用金 即为大额备用金 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 三 备用金核销 归还和清理流程 NO 1 NO 2 NO 3 备用金核销 归还时限 备用金清理 备用金逾期处理 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 三 备用金核销 归还和清理流程 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 1 15个工作日内 凭手续齐全 资料完整的原始凭据到财务部门办理备用金 转账支票核销手续 财务部门在收到最终准确无误的单据后3个工作日内报销完毕 3 为确保财务决算的正常进行 年度备用金结清日期为每年的12月25日 业务完成 01 业务取消 02 年度结清 03 2 所借备用金须自业务取消之日起3个工作日内 存入公司指定账户 凭银行收款证明到财务部门办理备用金核销手续 所借转账支票须自业务取消之日起3个工作日内退还财务部门 三 备用金核销 归还和清理流程 1 公司员工调离 辞退或辞职时 必须到各级财务部门办理会签程序及备用金清理工作 否则人事劳资部门将不予办理相关手续 2 公司各级财务部门须每季度清理一次备用金 在次季5个工作日内 向备用金借支个人发出 催款通知书 由各单位督促借款人及时清理备用金 借款人在规定时间内未归还的备用金视为逾期备用金 由财务部门书面通知人事劳资部门和借款人 并自逾期之日起 按每日万分之五计收取资金占用费 从员工的工资 奖金及其他收入中扣除借款人的备用金及资金占用费 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 三 备用金核销 归还和清理流程 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 通过财务系统查询 个人往来余额表 可以清晰反映项目上所有人员借支备用金的整体情况 通过查询 个人往来三栏账 则可以具体到借支备用金个人 详细了解其借款及还款时间 金额 余额等情况 问题 1 备用金审批不严 问题 2 问题 3 备用金清理不及时 备用金使用环节缺乏监督 四 备用金管理常见问题及改进措施 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 因公务紧急 导致借款手续不够完善 没有严格规定借款事由 金额 小事借巨款 私事借公款 以至于一些人长期占用企业资金 形成资金沉淀 借出款后 备用金使用用途被随意改变 借款人员利用工作之便 将多借的备用金挪用或非法占有 从而使得资金流向与控制脱节 加大经营风险 公务结束后长时间不核销备用金 造成费用反应不真实 隐藏挪用公款问题 不能有效防范财务风险 大量资金被个人长期占用 也影响了流动资金的周转及资金效益的提高 四 备用金管理常见问题及改进措施 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 财务部门严格控制备用金的借出 员工借款必须按规定办理手续 按规定用途支用备用金 财务人员按照有关规定进行审核 充分了解借款用途 核定出比较合理的借款额度 既保证了借款人员的资金需要 又避免了不必要的资金浪费 个人在报销时 对随意变更用途 随意扩大开支权限的现象 财务人员有权不予报销 对发现当事人存有擅自挪用备用金等舞弊行为 财务人员要及时报告领导 根据其情节追究相应的责任 强化财务管理 加强对备用金的监督管理职能 改进措施 01 四 备用金管理常见问题及改进措施 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 想要从本质上改善解决问题 就需要在职工中加强有关备用金的宣传教育 帮助职工树立正确的观念 观念的转变带来行动的自觉 让职工主动地参与管理 主动地清理自己的备用金 促进财务工作的开展 更新观念 提高认识 改进措施 02 四 备用金管理常见问题及改进措施 中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司 财务人员把款项借出后 要及时了解相关借款人员业务办理情况 一旦借款人员所经办事项终结 就要求其在规定期限内及时到财务部门报销清帐 财务部门对备用金余额进行经常性清理 查清欠款原因 分别不同情况按规定处理 对于一些额度较大 拖欠时间较长的借款要专项管理 限时清理 加强备用金借出后的跟踪管理 改进措施 03 结 语 备用金管理是一项细致而繁杂的工作 涉及到领导和很多职工 要想管好这部分资金 使其发挥出应有的作用 需要工作中的长期探索