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Excel2007入门 1 1 1Excel2007的特点 Office2007是微软Office产品中最具创新性与革命性的一个版本 全新的用户界面 稳定安全的文件格式 无缝高效的沟通协作 面向21世纪的功能设计 为高效 愉快的商务办公提供可能 与以前的版本相比 Excel2007主要改进了如下几个方面 新的面向结果的用户界面使用户更便于使用Excel进行工作 在Excel2007中可以处理大量的数据 它支持的电子表格可以包含多达100万行和16 000列 全新的Excel压缩格式可使文件大小显著减小 同时其体系结构可提高损坏文件的数据恢复能力 而这种新格式可以大大节省存储和带宽需求 等等 1 1 2Excel2007的工作界面 1 1 3Office按钮与快捷菜单 1 Office按钮2 快速访问工具栏3 快捷菜单 1 1 4功能区 1 功能区界面功能区主要由三个基本部分组成 选项卡 功能区顶部有七个选项卡 每个选项卡则代表了在Excel中执行的一组核心任务 组 每个选项卡都包含一些组 这些组将相关项显示在一起 命令 命令是指按钮 用于输入信息的对话框或者菜单 2 隐藏的选项卡上下文选项卡 程序选项卡 普通视图 是Excel系统打开时的默认视图 页面布局视图 通过该视图可以查看文档的打印外观 包括文档的开始位置和结束位置 页眉和页脚等 在该视图中 还可以设置页面的页眉页脚效果 通过标尺调整页边距等内容 分页预览视图 使用该视图用户可以了解打印时的页面分页位置 自定义视图 可以设置用户定义的个性视图效果 比如为不同的打印设置保存不同的视图 全屏视图 以全屏的方式显示页面的表格 使得浏览页面数据范围更大 便于在数据量较大时浏览更多内容 1 1 5Excel2007的视图 Office中的每个程序都有其自己的 帮助 主页 在 帮助 的主页上 可以通过浏览找到其它主题或通过在 键入要搜索的字词 框中键入问题来搜索主题 打开 帮助 主页主要有两种办法 1 单击Excel窗口右上角 MicrosoftOfficeExcel帮助 按钮 打开 帮助 主页 2 按键盘上的 F1 键 也可以打开 帮助 主页 1 1 6获取帮助信息 1 2Excel2007的基本操作 1 2 1创建Excel2007工作簿创建工作簿主要有两种方法 自动创建 当启动Excel2007时 系统会自动创建一个Excel工作簿 并自动命名为 Book1 xlsx 手动创建 如果已经打开了Excel2007 要创建一个新的工作簿 可以采用如下的方法 第一步 单击Office按钮 选择其中的 新建 命令 打开 新建工作簿 对话框 第二步 在该对话框的 模板 列表中选择哪一种模板 如果要创建一张空白的工作簿 直接采用默认选项即可 第三步 选择完毕后 单击 创建 按钮即可创建出相应的工作簿 1 2 2保存Excel2007工作簿 手动保存 工作簿可以直接保存 第一次保存工作簿 EXCEL将会提示输入文件名 我们可以自己命名文件 以便日后再次打开它 自动保存 除了手动保存以外 还可以设置自动保存即每隔一段时间自动保存文档 1 2 4工作簿与工作表 工作簿 工作表 单元格的关系 1 3输入与编辑数据 在Excel2007中 一个工作簿中可以含有任意多个工作表 每一个工作表由大量的单元格所组成 每一个单元格可以输入的数据主要包括 数值 文本 公式 布尔值等类型 数值和文本可以在单元格中直接输入 这些数据包括数值 日期 时间 文字等 而且在编辑完这些数据后其值保持不变 公式则是以 等号 开始的一串数值 单元格引用位置 函数 运算符号的集合 它的值会随着工作表中引用单元格的变化而发生变化 1 3 1数据类型 1 数值数值具有可计算的特性 由以下字符组成 0123456789 EeExcel忽略在数值前面的正号 E或e为科学计数法的标记 表示以10为幂次的数 输入到单元格中的内容如果被认为是数值 则采用右对齐方式 2 文本文本可以是数字 字符或者字符与数字的组合 公式及与公式相关的值 都被认为是文本 所有在Excel单元格内输入的数据 只要不是数值 日期 时间文本均为左对齐 并且一个单元格内最多可以输入32767个字符 1 3 1数据类型 3 日期和时间日期和时间是一种特殊的数据类型 在Excel中 日期和时间以数字储存 根据单元格的格式决定日期的显示方式 输入日期时 应按日期的表示形式输入 常用斜杠或减号分隔日期的年 月 日部分 而时间通常用冒号来分隔 在Excel2007中 可以输入以下几种形式的日期和时间 2009 1 20表示的日期是2009年1月20日 09 1 20表示的日期是2009年1月20日 1 20表示的日期是1月20日 年份则以计算机的系统时间为准 20 jan 2009表示的日期是2009年1月20日 2009年1月20日表示的日期是2009年1月20日 9 40表示的时间是上午9点40分 如果不带有上午或下午的标志 则按照24小时表示法计算 9 40 15表示的时间是上午9点40分15秒 9 40pm表示时间是下午9点40分 4 布尔值在Excel表中的布尔值包括True和False两个 1 3 2按单元格或区域输入数据 1 按单元格输入数据在Excel工作表中 输入的数据都将保存在当前的单元格中 每选择一个单元格 输入一个数据 输人数据前需单击所选单元格 此时当前单元格四周将出现一圈加黑的边框线 表示该单元格已被激活 2 按区域输人数据按区域输入数据 就是在选择活动单元格之前 先选定一个区域作为数据的输入范围 这种方法的优点是 当活动单元格到达所选区域的边界时 如果按Tab 或Enter 键选择下一个单元格 Excel能自动进行换行 列 激活下一行 列 行 列 首的单元格 从而达到简化操作的目的 1 3 3手动输入数据 1 输入文本 1 超长文本的显示 2 数字作为文本若要将输入的数字作为文本表示 可用以下3种方法 在数字前加半角的单引号 在输入的数字前加等号 再用双引号将数字括起来即可 将单元格设置为 文本 格式 再输入数字 1 3 3手动输入数据 2 输入数值输入分数 在单元格中可以输入分数 如果按普通方式输入分数 会将其转换为日期 例如 在单元格中输入 1 5 Excel会将其当作日期 显示为 1月5日 因此要输入分数 需要在其前面输入整数部分 如 01 5 要求在输入的整数部分和分数部分的中间有一个空格 这样 Excel才将该数作为一个分数处理 并将该分数转为小数保存 使用千位分隔符 在输入数字时 在数字间可以加入逗号作为千位分隔符 但是如果加入的逗号的位置不符合千位分隔符的要求 Excel将输入的数字和逗号作为文本处理 使用科学计数法 当输入很大或很小的数值时 Excel会自动用科学计数法来显示 超宽度数值的处理 当输入的数值宽度超过单元格宽度 Excel将在单元格中显示 号 如果加大本列的列宽 数字才会正确的显示出来 1 3 4自动填充数据 1 使用填充柄2 使用填充命令3 自动填充柄的使用 1 填充相同的数据 2 序列填充 1 3 4自动填充数据 4 自定义填充序列 1 使用基于现有项目列表的自定义填充序列 1 3 4自动填充数据 2 使用基于新的项目列表的自定义填充序列5 编辑自定义填充序列6 删除自定义填充序列 1 3 5编辑单元格数据 1 编辑单元格内的数据2 插入操作3 删除操作4 清除操作 1 3 5编辑单元格数据 5 移动或复制单元格中的数据 1 用鼠标移动或复制单元格数据 2 利用剪贴板移动或复制单元格数据 3 使用快捷菜单复制单元格数据6 选择性粘贴7 撤销和恢复操作8 查找与替换 1 4格式化工作表 1 4 1创建单元格的数据格式 1 4 2调整行高和列宽 在Excel中默认的单元格宽度是8 38个字符宽 如果输入的文字超过了默认的宽度 则单元格中的内容就会溢出到右边的单元格内或不能完全显现出来 当单元格的宽度无法将数字显示出来时就需要调整列宽 调整的方法如下 1 开始 选项卡的 单元格 组的 格式 下拉按钮 2 用鼠标操作调整行高和列宽 不仅直观而且方便 例如把鼠标指针指向列头上的A列 B列的分界处 当指针变成带有左右箭头的黑色竖线时 按下鼠标左键 拖动鼠标就可以调整A列的列宽 当输入某单元格的字体较大 其行高容纳不下时 Excel会自动把该行的行高 撑高 到所需的高度 但单元格的宽度不够时 该单元格不会自动加宽 1 4 3合并单元格 第一种方法是首先选中要合并的单元格 在功能区的 开始 选项卡中单击 对齐方式 组的 合并后居中 按钮边上的下三角 打开下拉菜单 选择 合并单元格 命令即可 另外的方法是在选中的要合并的单元格内单击内鼠标右键 打开快捷菜单 选择其中的 设置单元格格式 命令 在 对齐 选项卡上选中 文本控制 区域的 合并单元格 复选框 单击 确定 即可 1 4 4设置单元格的文字格式 除了调整单元格的结构外 通过设置文字格式也可以创建更好的表格效果 1 4 5添加表格边框 设置表格边框不仅可以美化工作表还可以表格更加人性化 1 4 6设置背景颜色有时候为了突出表中的重点内容 会给一些单元格设置背景 使之更加醒目 1 在表中选中要设置背景的单元格或单元格区域 在功能区 字体 组中单击 填充颜色 按钮旁边的向下三角按钮 在打开的颜色列表中选择一种合适的颜色即可 2 用右键快捷菜单打开 设置单元格格式 对话框 将其切换到 填充 上 选择合适的颜色 单击 确定 即可 1 4 7套用格式Excel提供了多种内置格式 使用这种格式可以轻松地制作成各种效果的表格 使用套用格式的具体操作步骤如下 1 选中套用格式的单元格区域 2 在 开始 选项卡中单击 样式 组的 套用表格格式 按钮 选择其中的一种类型即可 1 5管理工作表 1 5 1插入工作表1 插入单个工作表2 一次性插入多个工作表1 5 2重命名工作表1 5 3删除工作表1 5 4移动和复制工作表1 利用鼠标拖曳移动工作表2 利用Ctrl键和鼠标复制工作表3 利用 移动和复制工作表 对话框 1 6管理工作簿窗口 1 6 1使用多窗口查看工作表1 6 2