日常业务处理之出纳管理.ppt

日常业务处理之出纳管理 4 3 现金 银行存款是企业的货币资金 由于它们的特性 因此 管好 用好企业货币资金是现代企业管理的一项重要内容 出纳管理 功能是出纳人员进行管理的一套工具 它包括现金和银行存款日记账的输出 支票登记簿的管理以及银行对账功能 并可对长期未达账提供审计报告 一 现金 银行日记账查询 日记账输出的主要格式包括 金额式日记账和外币金额式日记账通过该功能可输出某一天的现金 银行存款日记账 还可以输出任意一个会计月份的现金 银行存款日记账 示例4 10 查询北京宏远科技有限公司111账套2006年1月份现金日记账 操作步骤 在总账系统中 选择 系统菜单 出纳 现金日记账 弹出 现金日记账查询条件 对话框 输入查询条件后 单击 确认 按钮 系统显示 现金日记账 信息 如图3 36所示 银行日记账的查询与现金日记账的查询方法相同 在此不再详述 二 支票管理 支票管理相当于手工做账时的支票登记簿的功能 为了加强企业的银行支票管理 出纳人员通常需要建立 支票登记簿 以便详细登记支票领用人 领用日期 支票用途 是否报销等情况 只有在总账系统参数设置中选择 支票控制 并在结算方式设置中将相应的结算方式设置为 票据结算 标志 且在 会计科目设置 中已指定银行总账的科目后才能使用支票登记簿 在总账系统填制凭证的同时已登记支票领用情况时 支票管理功能可用于查询支票领用的有关信息 如若在填制凭证的同时没有登记支票 支票管理功能可用于补录支票领用的有关信息 本系统对于不同的银行账户分别登记支票登记簿 所以需先选择要登记的银行账户 才能进入支票登记簿界面 操作要点 在总账系统中 选择 系统菜单 出纳 支票登记簿 系统弹出 银行科目选择 对话框 选择银行存款科目后 单击 确定 按钮 系统显示查询月份的支票登记情况 支票登记簿中报销日期为空时 表示该支票未报销 否则系统认为该支票已报销 已报销的支票不能进行修改 若想取消报销标志 只要将光标移到报销日期处 按空格键后报销日期即可 当支票支出后 经办人持原始发票到财务部门报销 会计人员据此填制记账凭证 当在系统中输入该凭证时 系统要求输入该支票的结算方式和支票号 在输入完该凭证后 系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期 该支票即为已报销 单击窗口上方 批删 按钮 输入需要删除已报销支票的起止日期 即可删除该期间内所有已报销支票 三 银行对账 由于企业与银行的处理和入账时间不一致 往往会发生双方账面不一致的情况 即所谓 未达账项 为了能够准确掌握银行存款的实际 了解实际可以运用的货币资金数额 防止记账发生差错 企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对 并编制银行存款余额调节表 在计算机总账系统中 银行对账的科目是指在 会计科目设置 界面 编辑 菜单下 指定科目 中指定为银行存款的科目 银行对账包括输入银行对账期初数据 输入银行对账单 对账 输出银行存款余额调节表 查询对账勾对情况及核销银行账等内容 1 输入银行对账期初数据 为了保证银行对账的正确性 在使用 银行对账 功能进行对账之前 必须在开始对账的月初先将日记账 银行对账单未达项输入系统中 使用总账系统处理日常业务后 系统将自动形成银行日记账的未达账项 银行对账期初 功能是用地第一次使用银行对账功能前输入日记账及对账单未达项 在开始使用银行对账后一般不再使用 示例4 11 北京宏远科技有限公司111账套2006年1月1日 100201人民币户 科目余额为4721381 19元 银行对账单期初余额也为4721381 19元 期初无未达账项 根据上述资料 输入银行对账期初数据 操作步骤 在总账系统中 选择 系统菜单 出纳 银行对账 银行对账期初录入 系统弹出 银行科目选择 对话框 选择科目 100201人民币户 单击 确定 按钮 系统弹出 银行对账期初 录入界面 分别在单位日记账和银行对账单 调整前余额 栏输入期初数据后 直接退出即可 主要栏目说明 1 对账单期初未达项 和 日记账期初未达项 按钮 单击两按钮 可分别输入银行对账单及单位日记账未达账期初未达项 期初未达项 指从上次手工勾对截止日期到首次启用银行对账前的未达账项 2 调整前余额 单位日记账与银行对账单的 调整前余额 应分别为银行对账首次启用时该银行科目的科目余额 企业角度 及银行存款的实有余额 银行角度 3 调整后余额 指上次手工勾对截止日期的该银行科目的科目余额及银行存款余额 系统将根据调整前余额及期初未达项自动计算出银行对账单与单位日记账的调整后余额 若输入正确 则单位日记账与银行对账单的调整后余额应平衡 2 输入银行对账单 本功能用于平时输入 查询和引入银行对账单 在此功能中显示的银行对账单为启用银行对账后的对账单 要实现计算机自动进行银行对账 在每月月末对账前 必须将银行开出的银行对账单输入计算机 存入 对账单文件 银行对账单余额方向为借方时 借方发生表示银行存款增加 贷方发生表示银行存款减少 反之 借方发生表示银行存款减少 贷方发生表示银行存款的增加 系统默认银行对账单余额方向为借方 在 银行对账单期初 界面 单击上方 方向 按钮可调整银行对账单余额方向 但已进行过银行对账勾对的银行科目不能调整银行对账单余额的方向 操作要点 在总账系统中 选择 系统菜单 出纳 银行对账 银行对账单 系统弹出 银行科目选择 对话框 选择银行科目及日期后 单击 确定 按钮 系统弹出银行对账单录入界面 单击窗口上方 增加 按钮 依次输入银行对账单的内容 输入完毕后 单击 保存 按钮予以保存 3 对账 银行对账有自动对账和手工对账两种方式 银行对账是企业出纳人员的最基本工作之一 企业的结算业务大部分要通过银行进行结算 但由于企业与银行的处理和入账时间不一致 往往会发生双方账面不一致的情况 即所谓 未达账项 为了能够准确掌握银行存款的实际 了解实际可以运用的货币资金数额 防止记账发生差错 企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对 并编制银行存款余额调节表 1 自动对账 自动对账是计算机根据用户设定的对账条件自动进行核对 勾销 对账 自动对账是计算机根据用户设定的对账条件自动进行核对 勾销 对账条件一般是指 结算方式相同 结算号相同 方向 金额相同 对于已核对上的银行业务 系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志 并视为已达账项 对于在两清栏未写上两清符号的记录 系统则视其为未达账项 操作要点 在总账系统中 选择 系统菜单 出纳 银行对账 银行对账 系统弹出 银行科目选择 对话框 选择银行科目及日期后 单击 确定 按钮 进入银行对账界面 单击上方 对账 按钮 系统弹出自动对账的条件设定窗口 如图所示 设定条件后 单击 确定 按钮 系统执行自动对账 并显示自动对账结果 注意 若在 银行对账期初 中定义 银行对账单余额方向 为借方 则对账条件为方向相同 金额相同的日记账与对账单进行勾对 若将 银行对账单余额方向 定义为贷方 则对账条件为方向相反 金额相同的日记账与对账单进行勾对 2 手工对账 手工对账是对自动对账的补充 采用自动对账后 由于系统中的银行未达账项是通过凭证处理自动形成的 期间有人工输入过程 可能存在不规范输入的情况 造成一些特殊的已达账项尚未勾对出来而被视作未达账项 为了保证对账更彻底准确 可通过手工对账进行调整勾销 手工对账两清的记录标记为 Y 友情提示 系统提供两种取消对账标志的方法 自动取消对账及手工取消对账 自动取消对账 在银行对账界面 单击上方 取消 按钮 选择要进行反对账的期间 系统将自动对此期间已两清的银行账取消两清标志 手工取消对账 在银行对账界面 双击要取消对账标志业务的 两