九州通医药有限公司软件技术协议.doc

医药有限公司技术协议 项目名称： 签订时间：2010 年 月 日目录目录2前言4系统需求实现61.1.系统基础设施设置61.1.1.系统的帐设置61.1.2.仓库、库区、货位设置61.1.3.单位设置和用户管理71.1.4.岗位定义和人员授权71.1.5.其他相关设置71.2.标准流程设计91.2.1.采购合同流程91.2.2.收货入库流程101.2.3.采购退货流程111.2.4.发票录入流程121.2.5.应付结算流程131.2.6.销售开票流程141.2.7.销售退货流程161.2.8.销售价格管理181.2.9.报损管理流程181.2.10.报溢管理流程191.2.11.库内调整流程201.2.12.首营企业审批流程211.2.13.首营品种审批流程221.2.14.药品养护流程241.2.15.不合格品处理流程251.2.16.质量管理查询261.2.17.销售结算流程261.2.18.应收结款流程271.2.19.配送流程281.2.20.门店退仓流程291.2.21.内部调拨流程301.2.22.成本核算方法311.3.特殊控制处理321.3.1.客户资信额度、帐期天数管理321.3.2.进货价格控制321.3.3.销售价格控制32数据方案342.1.编码方案342.2.静态数据准备方案342.3.1.单位信息342.3.2.供应商352.3.3.客户352.3.4.客户业务员352.3.5.货品基础数据管理362.3.动态数据准备方案372.3.1.业务账372.3.2.应收账372.3.3.应付账372.3.4.成本价37技术协议确认38 前言本技术协议是山东 软件股份有限公司（以下或简称山东 ）在对 医药有限公司进行深入调研的基础上，结合 医药有限公司关于信息化建设的具体要求，并且凝聚了山东 在管理系统实施的先进管理理念，为实现系统目标而制定的信息系统的框架描述及对各种流程的描述。本技术协议力图向企业展现采用ERP系统管理后的业务运作蓝图，是整个项目实施过程中纲领性的指导文档。技术协议既是对企业业务运作流程的总体规划，也是对下一步具体实施工作的目标和范围界定。本技术协议叙述的主线是业务流程，而不是部门，因为流程是跨部门的，如果以部门为主线必然造成流程的断裂。本技术协议希望达到的目标：1. 业务流程的规范化、自动化，避免在操作过程中物流、资金流、信息流通道的冗长；2. 高效性：做到票据在流通过程中的自然或必然链接，力求减少单据在流转过程中不必要的环节；3. 可控制性：ERP系统实施的重点是在于满足管理需求，此技术协议重点强调了业务流转过程中的控制，使得管理形成控制闭环，建立可导向的反馈机制；4. 可操作性：这是管理思想和计算机应用技术融合统一的基础，任何脱离实际，与企业的管理现状及人员素质、资源配置等不相称的设想都是不可取的；5. 改善部门间的沟通，提高整体工作效率；6. 加强业务管理，提高业务的总体管理水平；7. 完善基础数据维护工作，提高基础数据的标准化水平；8. 加强批号管理，实现批号的跟踪；9. 规范报表的数据来源，提高数据准确性，做到报表分析的数据一致性。需要补充说明的是：本技术协议是经过前期调研，针对 医药有限公司的采购、销售、仓储、运输、财务、质量管理等与运营管理系统实施密切相关的内容，在 医药有限公司运营管理系统项目的整体规划基础上建立的，并为将来可预见的变化提供了相应预留接口。在实施过程中，对于技术协议中非原则性问题的修改，要经过双方实施组充分协商讨论确认后，补充到技术协议中；对于原则性问题，必须经过实施领导组讨论，全面分析对整个项目产生的影响，充分考虑风险和规避办法，重新调整实施计划并备案。为了保证项目实施的顺利进行，双方应在深入讨论的基础上，对技术协议进行确认并签字，作为双方进行实施的原则性文本，以保证双方的合理利益。另外，技术协议着重于解决系统切换以及操作流程化的问题，具体的上机操作则需要通过相关的岗位培训来解决。文中如有疏漏之处，系统将在项目实施中修改完善。系统需求实现1.1. 系统基础设施设置系统基础设施设置主要涉及到所有与业务相关的账设置、仓库仓房货位的设置、部门设置、岗位定义和人员授权、结算方式定义、核算单元定义、货品状态及一些其他设置。其中账的设置包括财务账的设置及非财务账的设置；财务账的设置包括存货账、应收账、应付账、采购账、预收账、预付账等；非财务账的设置包括业务账和保管账。设置的原则是充分考虑到 医药有限公司目前需求和将来可能的扩展内容。1.1.1. 系统的帐设置系统中的帐设置分为：业务帐、应付帐、应收帐等。业务帐设置业务帐记录进、销、存的流水账，用于采购计划的制定和公司不同仓库库存上下限的报警，同时可以设置总的业务帐，针对业务帐设置业务库存上下限。应付帐设置应付帐记录应付信息的生成、抵减和结存。应收帐设置应收帐记录应收信息的生成、抵减和结存。1.1.2. 仓库、库区、货位设置仓库：在一个大中型企业中，仓库往往是由若干个库房群组成，仓库主要职能是提供商品的存放、保管。一般情况下，组成仓库的集合，是至少一间物理库房（或一块场地）。库区：仓库是由物理库房群组成，大型仓库由若干幢楼（或若干组平房）组成，而一幢楼（一组平房）又包含了若干间物理房间，库区在现实中同时可指仓库与库房，为了清晰这一概念，系统中对于仓库中的物理房间称为库区。货位：仓房中因各种需要，如取物管理的有序性，货品分类分批存放的条理性，仓房又可以分成若干个存货区货位，货位可以是块场地，也可以是一个货架上的一个位置。在系统使用初期货位设置可以粗放些，随着系统应用的进一步深化，可以逐渐细化货位的管理。1.1.3. 单位设置和用户管理系统使用前先要在组织机构里输入企业名称，随后在单位设置里设置业务单位（仓库、下属门店）。用户管理即是将公司和业务相关的人员对应到各个部门上，任何人员只能属于一个部门，如果出现一个人员所属两个部门的情况，可以在两个部门建立相同姓名不同ID的人员。1.1.4. 岗位定义和人员授权岗位定义主要定义系统内的岗位，配合操作授权，达到分级授权的目的。此部分所指的岗位与人事岗位并非同一概念，这里的岗位指的是业务流程的操作岗位设置。与企业实际的人事岗位有所不同。本部分实际上是用户管理子功能授权定义的综合性功能，它包括了定义岗位以及权限功能。人员的岗位关系到操作特定单据的权限，比如采购合同只能由采购员操作，销售单只能由开票员操作。在系统中的“用户权限设置”功能中设置权限，并可按等价用户的方式进行不同用户间的权限继承。1.1.5. 其他相关设置定义结算方式在进货和销售业务单据上都会用到结算方式，系统可以根据不同的结算方式进行不同的流程操作，并且在业务转财务时可以根据不同的结算方式转到财务系统中的不同科目。结算方式分为现款和挂账两种。货品状态定义货品的状态分为条码状态、采购状态、销售状态，其中条码状态分为使用和作废两种，采购状态分为正常和停购两种，销售状态分为正常和停销两种。供应商状态定义供应商的状态分为使用和停用两种。客户状态定义客户的状态分为启用和停用两种。进货单据类型进货单据类型分为入库请验单、质量验收单、商品入库单、商品退货单。在各个不同的业务场景和流程中使用不同的进货单据类型，比如说正常的进货依序就是入库请验单、质量验收单、商品入库单，给供应商退货时填写的是商品退货单。销售单据类型销售单据类型仅包括销售单和销售退货单两种。配送单据类型配送单据类型包括配送单、退仓单、配送申请单、退仓申请单、门店间调拨单、顾客需求单。配送单、退仓单由总部制作，配送申请单、退仓申请单、门店间调拨单、顾客需求单由门店制作。1.2. 标准流程设计1.2.1. 采购合同流程u 业务流程图采购合同流程前一流程开始采购员与供应商商谈采购合同合同供应商送货合同录入采购合同合同后一流程收货流程u 业务流程描述采购员与供应商签订采购合同后，由采购员将采购合同录入系统，录入时要录入书面合同号便于以后查询。采购合同在全部完成入库后状态会自动变成“完成”。采购员可以根据合同执行情况对合同进行状态调整，如从“执行”状态改为“中止”或“完成”。仓库验收员使用生效状态的采购合同制作收货单u 特殊说明 采购员可利用运营管理系统全程跟踪采购合同的执行情况； 严格按照采购合同进货，不允许没有采购合同的采购；u 涉及岗位 采购员： 申请相关供应商、货品的停用与启用； 将采购合同内容录入系统； 在采购合同执行期内，经常性检查采购合同履行情况，并及时对合同状态进行调整； 按公司合同管理制度，将纸质合同统一编号、装订成册，存档备查。u 单据说明：采购合同：是采购员与供应商签订的纸质货品采购合同，由采购员录入运营管理系统，作为进货的凭据。它以两种形式存在，一种是原始书面资料，一种是运营管理系统的电子单据。合同类型有：正式合同、电话合同、传真合同、口头合同。一般采用正规的盖有购销双方公章的正式合同，电话合同和口头合同必须后补纸质合同备案。纸质采购合同保留一联在采购部。1.2.2. 收货入库流程u 业务流程图收货入库流程前一流程采购合同流程验收员调用采购合同制作入库请验单合同不合格商品拒收单合格数量不合格数量全数收取供应商货品合同进行质量验收合同采购员入库单价格确认合同后一流程生成库存和应付帐款合同u 流程描述验收员收下供应商送来商品后，在入库请验单模块调用采购合同制作收货单。验收员对收到的商品进行质量验收，在质量验收单模块调用收货单录入验收结果并审核；合格数量生成入库单转采购员，不合格数量生成不合格商品拒收单和不合格商品拒收记录。采购员在商品入库单模块调用已验收的收货单进行价格审核，审核后商品正式入库，生成微机库存和在途帐。u 特殊说明 采购合同分多次到货时，在入库请验单模块中部分到货的采购合同显示为红色；u 涉及岗位 验收员 收货并检验，将结果录入系统形成收货单。 保管员 凭收货单入库并在收货单上填写实际入库数量和货位； 采购员 及时查询收货单，对于已验收完毕的的收货单，修改进货价格并审核，生成入库单。1.2.3. 采购退货流程u 业务流程图采购退货流程前一流程开始采购员录入采购退货单与供应商协商退货结算员审核采购退货单合同不合格商品拒收单后一流程仓库发货u 流程描述当库存商品出现质量问题或者滞销等时，由采购员和供应商联系退货。供应商同意退货或换货后，采购员录入并打印采购退货单。录入时必须确定到货品的批号、状态。采购员凭打印的采购退货单传给财务部结算员。结算员对采购退货单进行审核结算。然后供应商持结算后的采购退货单去仓库提货，或采购员提货后发给供应商。u 特殊说明 可办理进项税退税时，不需要供应商开增值税发票，此时可凭退税证明做发票录入； 对于有些无法办理进货退货手续的供应商（增值税发票已经抵税），特殊情况可采取返销的做法，将需要退出的货品走销售流程，开销售发票销售给供应商。u 涉及岗位 采购员 根据库存货品批号过老、该商品近期销售情况不佳、客户退货等原因积极与供应商、厂家联系并落实退货； 在系统中录入采购退货单并打印。1.2.4. 发票录入流程u 业务流程图（略）u 业务流程描述应付管理员收到供应商开来的发票，在运营管理系统中生成发票录入单并确定。根据客户需求，发票只关联供应商信息，不关联入库信息，不对应付帐产生影响。u 涉及岗位 应付管理员 收到供应商寄来的发票及时检查并认证，确定发票的合法性； 勾对在途记录生成发票录入单，不清楚要及时与采购员联系； 及时记应付帐并转财务形成正式凭证。u 单据说明增值税发票：供应商开具的纸面单据，在通过税务局认证后可以抵扣；发票录入单：电子单据，由财务部的应付管理员依据供应商开具的发票制作生成；1.2.5. 应付结算流程u 业务流程图应付结算流程前一流程收货入库流程采购员系统自动生成应付信息合同财务审核应付结算单合同录入应付结算单合同应付管理员后一流程实际付款u 业务流程描述首先由采购员做付款申请，在系统中填写应付结算单并打印。交采购经理签字，审批通过后转给财务部的应付管理员。应付管理员检查采购部门或审批付款的负责人转来的应付结算单上签字是否齐全，以及附件是否完备。根据应付结算单与系统内数据相复核，如有签字不全、附件不全或与系统数据不对应的则返回业务部门重做应付结算单，审批完成后交财务经理。财务经理根据资金状况以及供应商实际的债务情况，审批是否付款及实付金额，如不同意付款，则把应付结算单转回采购员作废。出纳根据应付结算单，按支票、现金或承兑汇票等付款方式支付货款。并将支付凭据交到应付管理员处。u 特殊说明 对于付款扣款的处理：由采购员在做应付结算单的时候填写应该扣款的金额，实际扣款的理由应付管理员按照付款转出的方式来处理，并修改业务转财务生成的财务凭证； 预付款记录，发票挂完应付帐后，采购员可以看到既有应付又有预付的货品明细，此时在应付结算单中用该货品的预付冲应付； 提供供应商代扣费用（返利、代垫费用等）的录入功能，财务人员提前按记帐凭证录入（其中返利可以由采购员录入），主要信息项有供应商（必填项）、采购员（非必填项）、费用项目、费用金额、付款已勾对标志、备注信息、记帐凭证号等。在采购员做付款单申请时查询勾对；同时考虑毛利补贴的代扣； 与供应商的对帐通过对帐报表实现，可以查询该供应商的业务及付款明细。u 涉及岗位 采购员 根据供应商要求和应付帐期限填写临时的应付结算单。 采购经理 审批应付结算单并签字确认。 应付管理员 检查申请单的原始附件是否齐全，有问题打回采购员重做； 凭审批后的应付结算单确认应付结算单，必要时可以拆分应付结算单； 及时记应付帐并转财务形成正式凭证。 财务经理 审批应付结算单，并在确定实付金额后交出纳员。 出纳员 凭审批后的应付结算单付款，将支付凭据交应付管理员。1.2.6. 销售开票流程u 业务流程图销售开票流程前一流程开始开票员挂账现款资信满足资信不足判断结算方式制作销售单合同资信管理员不调整调整判断调整资信帐期合同后一流程销售结算流程结束u 业务流程描述销售开票员根据客户要货计划在运营管理系统中录入销售单并自动确认为正式状态。开票员打印出正式销售单，由业务员交销售结算员走销售结算流程。在开票员开单时超出资信额度或帐期天数时，系统提示资信额度、欠款金额、可开额度等信息，资信管理员修改资信额度或天数才可以继续开票。具体控制方式见资信额度、帐期天数管理。系统可灵活选择是否对供应商进行资信账期控制。根据客户需求，目前所有客户均不控制资信账期。在货品的实际销价低于进价时，系统给与提示。u 涉及岗位 业务员 从客户处取回或直接填写客户的要货计划交开票员。 凭销售单交财务结算并发货。 开票员 依据销售业务员提供的要货计划或直接按客户电话在运营管理系统中录入销售单，并进行确定后打印销售单。 销售经理 当应收余额加上本次销售金额超过资信额度或者销售价格低于进价时对临时销售单进行审批。u 单据说明要货计划：一般是客户的口头要货或电话要货，销售业务员应记录形成书面的要货计划，以便销售开票员进行开票及备查。销售单：由开票员录入系统内销售单打印的纸面票据，凭此单进行销售结算。共四联：1、销售结算员，2、业务员，3、随货同行联，4、客户签收联。1.2.7. 销售退货流程u 关键词勾对原销售单：系统按照销售单号的条件搜寻以前的销售单，并带回原销售单货品以及货品的单价、数量等信息。u 业务流程图销售退货流程前一流程销售流程业务员按原销售单录入销售退货单单合同客户要求退货合同审核销售退货单合同销售主管后一流程结束u 业务流程描述客户提出退货请求，首先需要通知负责其销售的业务员，并提供原销售单据，如果此客户没有业务员，则由销售经理进行处理。业务员必须明确是否已开具正式销售发票，能否提供销售发票等。业务员在明确上述信息后，决定是否可以退货，如果业务员不同意退货，则通知客户，流程结束。如果可以退，则通过系统填写销售退货申请单打印并交销售经理、质管员、财务经理、分管领导进行审批。销售退货申请单审批完成后，销售开票员通过系统功能审核生成销售退货单。u 特殊说明 业务员在处理退货业务时，应首先判断是否可以将原销售发票收回，尽量收回原销售发票，减少销售退货业务当作返销业务来进行处理，只有在销售发票不能收回，而原销售货品必须进行退货时才进行返销形式处理。（一般情况下部分退货都是和以后的正常销售发票相抵） 仓库收货流程由仓库部门完成，销售结算流程由销售部门完成，财务销售结算由财务部门完成，进货部门完成进货流程（返销）。u 涉及岗位 业务员： 要求退货客户提供原始销售单； 在系统中填写并打印销售退货申请单交相关人员审核。 开票员 审核销售退货申请单生成销售退货单并打印。 采购员 联系供应商是否可以退货，审批销售退货申请单。 验收员 对客户退货进行收货和质量检验。u 单据说明销售退货申请单：由业务员填写销售退货申请单后打印，提供客户、货品、批号、数量等信息。销售退货单：确认可以退货以后，由销售开票员在系统中开具。1.2.8. 销售价格管理 考核成本价采购员根据品种制定考核成本价，在销售时带到销售单据上，用来计算考核毛利，考核业务员。在价格管理中录入和修改。1.2.9. 报损管理流程u 报损流程概述仓库在进行实物和保管账对账时，难免出现不符合的情况。此时就要求查明原因，如果确实是盘存错误，则做报损处理，否则追究相关责任人责任。养护员在日常也会发现商品破损、变质的情况。因此，报损分为盘存报损和质量报损，报损功能由专人负责，必须经过各个相关部门的领导批准签字才可以进行。u 业务流程描述养护员在系统中录入并打印报损单。如果报损单在盘点表管理中自动生成，则直接查询后打印。养护员将报损单送相应部门审批，审批签字包括仓库主管、质管经理、财务主管、公司经理等。各主管部门审批后，养护员将审批人填写到运营管理系统中并进行审批。如果审批不通过，养护员将此报损单作废。审批后养护员根据报损单去仓库提货（短少的报损不需要提货）。将报损单交保管员出库记保管账，减少保管帐库存，然后把单据传一联给财务商品记帐员记存货帐。u 涉及岗位 养护员 负责仓库货品的日常养护工作； 发现货品出现质量时，及时通知质检； 如货品发生短少，填写报损单并办理相应的审批手续。 保管员 日常库存商品的盘点核对工作，做到账实相符； 对审批完的报损单出库记保管帐。 商品记帐员 对审批完的报损单记存货帐。u 单据说明报损单：由养护员填写的报损货品的单据。在运营管理系统内保存，同时由养护员打印一式四联：1、保管员，2、财务记账联，3、质管部，4、养护员。1.2.10. 报溢管理流程u 业务流程图u 业务流程描述养护员在报溢单管理中录入并打印报溢单。如果报溢单在盘点表管理中自动生成，则直接查询后打印。养护员将报溢单送各部门审批，审批签字包括仓库主管、财务主管、公司经理等。如果审批不通过，养护员将此报溢单作废。审批后养护员将报溢单交保管员入库记保管账，增加保管帐库存，然后把单据传一联给财务商品记帐员记存货帐。u 涉及岗位 养护员 负责仓库货品的日常养护工作； 如货品发生盈余，填写报溢单并办理相应的审批手续。 保管员 日常库存商品的盘点核对工作，做到账实相符； 对审批完的报溢单入库记保管帐。 商品记帐员 对审批完的报溢单记存货帐。u 单据说明报溢单：由养护员填写的报溢货品的单据。在运营管理系统内保存，同时由养护员打印一式三联：1、保管员，2、财务记账联，3、养护员。1.2.11. 库内调整流程u 关键词货品状态调整：质量状态和销售状态。前者指是否合格，后者指是否可销。两者都直接影响到货品是否可以销售。状态的调整来源于质量问题、政策原因、销售策略、失效等。货位调整：对库存的货位、货品状态等进行调整。u 业务流程描述养护员日常养护药品时，如果发现货品质量有问题，填写停止销售通知单并通知质管员，质管员填写停止销售单，将货品状态调整为“停销”。对于不合格品，由业务、财务部门决定进行处理。保管员将货品移位时，在系统中填写货位调整单。日常移位有利于货位的管理，并且有利于仓库盘点管理，提高盘点的准确性。u 涉及岗位 保管员 填写相关单据并记帐。u 单据说明停止销售单：为了调整货品状态而填写的电子单据，不打印货位调整单：为了调整货位而填写的电子单据，不打印。1.2.12. 首营企业审批流程u 业务流程图u 业务流程描述采购员或业务员如发现有新的供应商、厂家或客户，手工填写首营企业审批表，交由采购部经理（销售部经理）、质管员、质管经理、分管副总审核与批准，然后交基础数据管理员录入运营管理系统并启用。u 涉及岗位 采购员、业务员： 填写首营企业审批表并提供相关资料。 采购经理、销售经理： 对新增企业进行审核； 若认为有必要新增，则签字交质管员。 质管经理： 对首营企业审批表进行审核。 分管副总： 对首营企业审批表进行审核。 基础数据管理员： 对经过质管部经理审核的首营企业审批表录入系统；u 单据说明首营企业审批表：纸面单据，一联，记录首营企业基本情况，并由相关部门审批。1.2.13. 首营品种审批流程u 业务流程图u 业务流程描述采购员在制定采购计划时发现有需要首营的货品，手工填写首营货品审批表，交采购经理。采购经理对首营货品审批表审核并签字后交质管员，不同意则退回上一步。质管经理对首营货品审批表审核并签字交分管副总，不同意则退回上一步。分管副总对首营货品审批表审核并签字交基础数据管理员，不同意则退回上一步。基础数据管理员依据首营货品审批表及相关资料将货品录入系统，同时在GSP系统录入货品首营审批表，留作历史记录备查。物价员在系统中进行定价。首营货品审批表交回质管员进行存档。u 涉及岗位 采购员： 填写首营品种审批表并提供相关资料。 采购经理： 对新增品种进行审核； 若认为有必要新增，则签字交质管员。 质管员： 依据GSP管理要求，对业务部门提供的首营品种资料进行检查； 流程完成后，对首营品种审批表进行存档。 质管经理： 对首营品种审批表进行审核。 分管副总： 对首营品种审批表进行审核。 基础数据管理员： 对经过质管部经理审核的首营品种审批表录入系统。 物价员： 查询已录入系统的首营品种审批表货品的价格并进行定价； 定价单书面通知各个部门，可以启用该货品。u 单据说明首营品种审批表：纸面单据，一联，记录首营货品的基本情况，并由相关部门审批。1.2.14. 药品养护流程u 业务流程描述1. 养护员依据公司制度对药品进行定期检查定期养护；2. 养护过程中怀疑药品存在质量问题；3. 养护员填写停售通知单，交仓库部门进行库内调整流程处理；4. 养护员在系统中填写养护记录；5. 系统自动生成养护档案备查；6. 养护加工完毕后养护员填写质量复检通知单并打印，同药品一同交质管部门进行检验；7. 质管员进行质量检验并依据检验结果填写检验报告书。若质量合格则解除停售，并重点养护。若不合格则转入不合格品流程处理。u 特殊说明 系统在货品批次上维护一个上次养护时间，根据养护时间规定，通过养护专项功能自动生成养护记录，养护完成后在系统中做确定处理，回填本次养护时间。针剂可见异物检查记录可以根据养护记录勾对生成； 需要复检的记录在系统中维护，质量状态分为“合格”和“不合格”，不合格原因通过选择提前维护好的记录来确定，可以统计“合格”和“不合格”的记录情况。1.2.15. 不合格品处理流程u 业务流程图u 业务流程描述(对应流程图上编号)1. 养护员手工填写停售通知单，并交相关部门处理；2. 通知保管员进行库内调整处理并转报损管理流程；3. 养护员依据报损单在GSP模块填写销毁记录。u 特殊说明 对于不能确定是否不合格的货品的处理流程：首先通知保管员做停售处理，然后由质管部提交手工的有问题商品质量处理意见单，确定货品不合格后再走不合格品处理流程。u 单据说明停售通知单：手工单据，质检人员填写通知仓库部门做库内调整的单据。1.2.16. 质量管理查询u 质量综合监控管理对质管部门而言，需要对公司经营中涉及质量管理的业务进行监控，GSP管理系统提供监控台对在库货品效期情况、在库货品滞销情况、企业证照有效期情况进行监控，并可随时调出明细报表进行查询。u GSP报表查询系统通过决策支持系统提供总部及分、子公司的GSP报表的查询。主要有收货记录、验收记录、购进记录、销售记录、出库复核记录、养护记录等。1.2.17. 销售结算流程u 业务流程图销售结算流程前一流程销售开票流程结算员生成应收记录收取现款合同销售单审核合同挂账现款进行质量验收合同后一流程结束应收结款流程u 业务流程描述1. 对于现款业务，则直接收取现金、支票等票据；2. 销售结算员核对原始单据与系统内数据信息是否一致，如不一致，则返回业务部门处理；3. 在信息无误的情况下，结算业务部门填写的的销售单；u 单据说明1.2.18. 应收结款流程u 业务流程图应收结款流程前一流程销售结算流程结算员进行应收结款抵减应收合同收取业务员交回的货款合同后一流程结束u 业务流程描述1. 出纳员根据收到客户付款票据(支票、汇票等)存入相应的银行，或从银行取回信汇、电汇等单据后，交财务部的应收会计处。2. 根据销售部门提供的信息，进行检查。3. 在信息无误的情况下，应收会计确定 “临时”状态的应收结款单。u 单据说明应收结款单：勾对应收记录生成的电子单据，冲减应收帐款。1.2.19. 配送流程u 业务流程图配送流程前一流程开始门店人员制作配送申请单总部开票员通过数据交换传递至门店生成配送单并审核合同生成缺货汇总合同库存满足库存不满足通过数据交换传递至总部合同后一流程门店收货转入采购流程u 业务流程描述1. 门店制作配送申请单。2. 门店通过数据交换将审核过的配送申请单发送到总部。3. 总部接受门店数据。4. 总部开票员在配送申请单模块查出相应的申请单，并转为配送单。总部库存不能满足的部分自动生成补货申请单，转入采购流程。5. 总部开票员在配送单模块查出相应的配送单，并可修改分配数量；也可在配送单模块直接制作配送单。6. 配送单审核后减少相应商品微机库存；送货人员提货时持配送单与仓库验发人员交接商品。7. 配送单通过数据交换发送到门店，门店接受后增加门店相应商品微机库存。8. 送货人员将货送至相应门店，并按配送单与门店人员交接商品。9. 送货人员返回总部后，将门店签收的配送单交至财务部门。u 单据说明配送申请单：门店人员在门店系统中录入，审核后通过数据交换传到总部。配送单：总部人员在总部系统中录入或根据配送申请单生成，审核后减少总部库存，通过数据交换传到门店，门店接收后增加门店库存。1.2.20. 门店退仓流程u 业务流程图退仓流程前一流程开始门店人员制作退仓申请单总部开票员通过数据交换传递至门店生成退仓单并审核合同通过数据交换传递至总部合同后一流程结束u 业务流程描述1. 门店制作退仓申请单。2. 门店通过数据交换将审核过的退仓申请单发送到总部。3. 总部接受门店数据。4. 总部开票员在退仓单模块查出相应的退仓单，并可修改确认数量；也可在退仓单模块直接制作退仓单。5. 退仓单审核后增加总部相应商品微机库存；退货人持退仓单与仓库验收人员交接商品。6. 退仓单通过数据交换发送到门店，门店接受后减少门店相应商品微机库存。u 单据说明退仓申请单：门店人员在门店系统中录入，审核后通过数据交换传到总部。退仓单：总部人员在总部系统中录入或根据退仓申请单生成，审核后增加总部库存，通过数据交换传到门店，门店接收后减少门店库存。1.2.21. 内部调拨流程u 业务流程图内部调拨流程前一流程开始调出店制作门店间调拨单总部通过数据交换传递至门店通过数据交换传递至总部合同后一流程调入店收到数据u 业务流程描述1. 调出商品的门店制作门店间调拨单，审核后减少调出店相应商品的库存。2. 调出店通过数据交换将审核过的内部调拨单发送到总部。3. 总部接受数据后再发送数据到调入店。4. 调入店接受数据后增加调入店相应商品的库存。u 单据说明门店间调拨单：调出店人员在门店系统中录入，审核后通过数据交换传到总部。总部接受数据后再发送数据到调入店。1.2.22. 成本核算方法u 成本管理概述成本核算方法有月底加权平均法、移动平均、批次核算等核算方法、销价核算等。由于 医药有限公司的实际需求，系统采用“批次核算法”。1.3. 特殊控制处理1.3.1. 客户资信额度、帐期天数管理在运营管理系统中，资信额度就是指公司允许客户在销售行为中可以欠款的一个限额。某客户资信额度高就允许该客户的欠款高，反之就低。资信额度的控制对于商业流通企业来说非常重要，因为这部分欠款还没有真正转变为公司的现金或是银行账，如果管理不好会成为公司的负债或呆账。资信额度控制体系的控制内容为：当前欠款额、帐期天数和单笔最大开单量三个方面。 当前欠款应收账款历史未结销售单本次销售金额 系统检查所有历史未收款的销售结算单，与当前日期进行相减，检索出最大账龄的未结销售结算单。销售结算单日期取销售结算单的确定日期。 事先定义好某客户的可欠款额、帐期天数。系统新增一个功能用来维护附加的资信额度和帐期天数，并定好有效期，在超出资信额度附加资信额度之后就不能开票，做刚性控制。帐期天数可以带到销售单上，通过系统日期和当时的开票日期的差值和销售单上的帐期天数比较，来判断是否超出帐期天数，如果超出帐期天数附加帐期天数后，系统控制不能再开票。调整附加额度要留下纪录。1.3.2. 进货价格控制系统在录入采购合同时可显示该供应商该品种的历史进价供录入人员参考。默认最后一次进价带到合同上。1.3.3. 销售价格控制 批发售价根据销售合同定位。在销售开票时开票员必须选择批次，当选好批次并录入价格后系统进行后台检测，当销售开票价格低于进价时系统给与提示，尽量避免销售价格混乱。开票时提示历史销价1.3.4 数据传输控制数据传输分为手动传输跟实时自动传输两种方式。手动传输即为使用电子邮件的方式。实时自动传输受网络限制，需要客户使用VPN架设网络环境，具体传输速度受到网络环境的制约，可根据客户传输要求具体调整网络环境。2.1对外服务系统的实现对外服务系统主要分为：一、供应商服务系统 功能设置：系统数据来源：实时查询系统随时从运营管理系统的业务单据中取数，定期的报表要提前生成基表数据。功能实现：对供应商服务的主要功能：1. 合同执行情况提供采购合同的签订、到货数量、未到货数量等数据，供应商可以依据这个来监督业务的发展情况；2. 商品流向则是一个货品按批号统计的销售流向表，为供应商统计货品流向服务。商品流向包括各分、子公司的销售流向表；3. 库存信息则主要是让供应商知道当前他所负责的货品的库存情况，以便于做好供货准备，避免供应商到仓库现场询问，库存信息包括各分、子公司的库存量。点击总量可以看到批号数量明细；4. 应付帐款的查询则是为了和供应商更好的对帐。二、客户服务系统 功能设置：客户服务系统不只是为客户服务，同时也为公司的业务员服务。系统中设有客户业务员关系维护的功能，用来维护客户业务员的关系和方便作授权处理。系统设有专门的授权功能，可以授权到业务员级别。功能实现：系统提供客户销售情况汇总表，客户销售毛利表、库存、入库价格等报表，这些报表主要是为公司内部业务员服务，让他们可以随时查询自己负责的客户的销售情况，为继续开展业务做好准备。数据方案2.1. 编码方案由 软件ERP实施小组跟鸿生医药系统管理人员一起对基础数据管理员进行整理，以技术协议附件方式提供，此处略。2.2. 静态数据准备方案静态数据：那些不会随着业务的开展而频繁变化的数据，如：货品、客户、供应商等。静态数据应该提前准备，为后面的培训、模拟和切换打好基础。说明：静态数据是形成动态数据的基础，其准确与否直接影响动态数据的准确，直接影响公司统计分析数据的准确。此方案上所列出的基础数据的数据项。根据公司的要求，所有静态数据统一管理。2.3.1. 单位信息以下的各单位基础数据均包含本部分内容，对于相关性质的单位只是将本部分内容加上相关单位性质信息即是该单位的详细信息。本部分内容包括：单位名称：即工商注册的全称；单位类型：包括集团、公司、部门、银行、药检或医疗机构等；单位操作码：单位的操作码，根据相关操作码编码规则的内容进行定义；拼音码：单位简称的拼音缩写；简称：单位的名称简称；法人代表：单位的法人代表姓名；地区：单位所处的地区；税号：即单位的税务登记号。2.3.2. 供应商整理范围：当发生业务的供应商，还包括财务部门的应付账还存在的供应商；要求业务部整理出来后由财务部门进行确认；供应商名称：即供应商单位名称；拼音：供应商简称的拼音缩写；操作码：供应商的单位操作码；发票精度：供应商的进货发票无税单价的小数点位数；2.3.3. 客户整理范围：当前发生业务的客户及在财务应收账中有的客户；销售部门整理出来后要求有财务部门确认；单位名称：即工商注册的全称，同单位名称；操作码：客户操作码同单位的操作码；分类编码：客户的分类编码，依据客户分类编码原则进行设定；客户拼音：客户名称简称的拼音缩写；是否控制