财务管理制度(鼎重胜达集团).doc

天津市鼎重胜达企业集团财务工作管理制度 第一章 总则 第一条 为了准确的核算各项成本和费用支出，配合公司集团化管理，加强公司内部控制，规范员工费用报销及相关经济行为,合理控制费用的支出，特制定本制度。第二条 本制度基于集团公司的实际情况，将费用报销及相关工作分为日常费用报销、差旅费报销、行政办公用品采购、工程物资采购及付款、工薪福利、及预付、应付账款等。第三条 本制度适用天津市鼎重胜达企业集团及下属各子公司所有员工。（集团各子公司所有付款单据必须上报集团公司进行单据的审核和审批）第二章 员工借款管理规定第四条 为建立、健全和规范公司的员工借款，保障员工借款的充分合理使用及安全回收，特制定本制度。一、员工借款是指员工出差及采购行政物品、工程物资等向公司预支的备用金。二、差旅费借款：员工出差可根据出差地区和天数适当借支差旅费，但本市内出差不予借支差旅费。出差员工需填写“出差审批表”（出差审批表由部门最高领导签批）按照出差地的远近核定借款金额并办理借款。三、交际应酬费借款：公司各部门与客户、供应商等相关人员用餐、赠送礼品时，原则上由经办人先行垫支后报销，如因特殊情况需借支交际费的，借款人应写清借款理由及借款金额，经集团总经理签批同意后方可借支。四、原则上公司不予预支备用金，但因工作需要确需备用金，经集团总经理同意，由申请人提出申请，逐级签批后方可预支备用金，但必须在申请预支备用金的当年年底前归还，下一年度如因工作需要，再行申请。五、采购行政办公用品需借支现金的，应提交“物品采购请购单”，“请购单”须列明所购物品的名称、规格、数量、用途、预估单价和预估金额等内容。六、原则上1000元以下的不予借支，借款金额超过5000元，借款人须提前一天通知财务部备款。 七、借款金额审批权限：1、借款金额 1万元以上的（包含1万元），由部门最高领导、集团财务经理及集团总经理审批。2、借款金额2000元以上1万元以下的（不含1万元），由部门最高领导及集团财务经理审批。3、借款金额2000元以内的（不含2000元），由部门最高领导审批。八、集团公司按照“前款不清，后款不借”的原则审批借款，财务部对每一笔借款（不论金额大小）都进行审核，对于借款后长时间不归还的员工财务部将通知人事部从工资中扣除。九、借款审批流程：借款申请人部门最高领导集团财务审核（2000元以内，不含2000元）。借款申请人部门最高领导集团财务审核集团财务经理（2000元以上1万元以下，不含1万元）。借款申请人部门最高领导集团财务审核集团财务经理集团总经理（1万元以上，包含1万元）。第三章 日常费用报销的相关规定第五条 “日常费用”是指与公司业务相关，由费用申请人（公司员工）已事先垫付的费用，主要包括：差旅费、交通费、办公费、交际应酬费、培训费、图书资料费、公司自有车辆的存车及路桥费等。 第六条 单据的提交要求： 一、相关费用报销单据除必须提供符合报销规定的发票外，按要求填写“付款申请单”，签批手续完整。 二、报销人填写“付款申请单”，写清报销日期、部门名称、报销人姓名、事由、金额（大小写须完全一致，不得涂改）。三、交际应酬费报销须填写“招待费申请单”以及“付款申请单”写明招待理由，招待理由需与招待人的工作内容相关联。报销时需提供“饮食行业定额发票”或“饮食行业专用发票”，发票项目必须齐全（包括：抬头、开票日期、项目、大小写金额，发票抬头必须为我公司全称，不得简化）。四、招待标准为：一般人员每次每人不超过80元，经理级人员每次每人不超过150元，总监级以上每次每人不超过200元。五、差旅费报销须填写“差旅费报销单”以及“付款申请单”，按差旅费发生的时间顺序填写“差旅费报销单”另附纸页粘贴相关往返交通工具的发票，后附签批后的“出差审批表”。一次性报销5000元以上者，需提前一天通知财务部备款。有出差借款的报销时一并结算。六、公司自有车辆维修保养时，须填写“车辆维修保养申请单”外（“车辆维修保养申请单”由部门最高领导签批）还需提供维修明细及正式发票；公司自有车辆及公司担负加油费的车辆，除特殊情况外，公司不再报销临时加油费；公司自有车辆报销停车及路桥费，报销时“付款申请单”上需写明办事地点及事由，由行政最高领导签批。七、办公交通费的报销：员工办理公司业务，提倡乘坐公共交通，如遇紧急情况行政又无车可派，经行政部同意后方可打车，回来后凭租车发票方可报销。八、其他费用的报销：如审计费、复印费、租赁费、培训费、图书资料费等需提供可供报销的正式发票，无法提供正式发票的财务不予审核。第七条 差旅费补助标准 一、集团总经理、常务副总经理的差旅费用按单据实报实销。二、其他工作人员的差旅费开支标准：1. 车、船、飞机等交通费用实报实销；2. 住宿费、伙食费和差旅补助费限额补助，按以下标准执行：职 务 级 别住宿费（元/晚/人）伙食费（元/天）差旅补助费（元/天）总监级以上300100 100部门经理20080 80部门主管15060 60员 工10050 50 三、差旅费报销的补充说明： 1、参加学习培训的，如由主办单位安排的，服从主办单位；没有安排的，按上述标准执行。2、原则上按照上述差旅补助标准执行，如遇特殊情况超出标准开支的，须经集团总经理批准。 3、出差时由接待单位提供餐饮、住宿及交通工具的,公司不再报销相关费用。 4、住宿标准一般指每天每间，若同性两人同时出差，按一个标准间报销。5、中午12点以前离开本市按全天补助；中午12点后离开本市按半天补助，中午12点前抵达本市按半天补助；中午12点后抵达本市按全天补助。第八条 差旅费报销温馨提示: 1、出差申请：拟出差人员填写“出差审批表”，详细注明出差地点、事由、出差期限、交通工具及预计差旅费用等，报部门最高领导审批。 2、借支差旅费：出差人员凭审批后的“出差审批表”填写“借款单”按借款管理规定办理差旅借款，并按审批程序进行借款审批。 3、购票: 出差人员持审批后的“出差审批表”复印件，到行政部办理预订车（船、飞机）票。 4、报销差旅费需在出差回来后7个工作日内报销，无特殊情况财务部有权拒绝审核。 第九条 物品采购及流程： 物品采购是指员工为公司购买的各种办公用品、行政维修用品以及固定资产等。一、管理规定:为了合理控制费用支出,此类物品由行政部集中购置、统一管理,并指定由专人负责。 二、报销流程：1、购置申请: 行政部每月根据各部门需求及库存情况，填写“物品采购请购单”，报行政最高领导审批，批准后方能采购。 2、采购报账：经手人填写“付款申请单”，付款申请单后支持的附件包括：原始发票，物品采购请购单，如需办理入库的物品需提供入库单（行政采购办公用品需提供现有库存量）。如有借款报账时一并结算。“付款申请单”还应写清付款方式，如支票、现金等，如支票付款应填写收款单位；如电汇及网银付款还应填写开户行及账号。 3、费用归集：财务部每月根据行政部提供的各部门领用物品金额统计表，归集核算各部门的管理费用。 第十条 采购及费用报销审批流程一、费用申请人填写“付款申请单”付款申请单应填写日期、部门、摘要、金额（大小写），填写无误后报部门最高领导审批。二、部门最高领导审批后转集团财务审核。三、集团财务审核后转集团财务经理审批。四、集团财务经理审批后转集团总经理审批。五、集团总经理审批的范围：1、借款1万元以上（包含1万元）2、费用5000元以上（包含5000元，不包括交际应酬费）3、交际应酬费（不论金额大小）4、资本性支出（不论金额大小）5、工程款及应付、预付款项（不论金额大小）费用申请人部门最高领导集团财务审核集团财务经理集团总经理（参见集团总经理审批范围）第四章 薪资福利及相关费用支出制度及流程：第十一条 薪资福利及相关费用：薪资福利及相关费用支出包括工资、奖金、各项保险、公积金及各种补贴等。 第十二条 薪资发放流程：为提高员工薪资的私密性，有利于员工团结，员工薪资的发放审批流程如下：一、每月员工薪资表由人事部负责编制。二、人事部只提供给财务部员工薪资“汇总表”，不提供“工资明细表”（明细表由人事部留存备查）。三、当月发放薪资时，财务部根据人事填写的“付款申请单”上的金额，只负责把款项存入银行。四、人事部负责把当月薪资明细U盘转交银行发放。五、员工薪资发放一律打入银行存折（卡）中，一律不发放现金。 第十三条 各项保险和住房公积金：一、人事部每月将每位员工各项保险及公积金缴纳明细编制在薪资明细表中，以便财务部进行相关账务处理。二、各项保险由财务部协助人事部办理银行托收手续或直接交到社保局，财务部收到银行托收单据或社保局收款单据后，由人事部签字确认，若有差异应查明原因并进行相应的调整，住房公积金交到住房公积金管理中心。第五章 工程采购及付款流程第十四条 工程采购是指采购部采购的公司工程所需的工程物资，此项工作由采购部负责。 一、经办人采购物资前需填写“工程采购报价单”，经部门最高领导及集团总经理批准后方能采购。 二、经办人采购工程物资后，须填写“付款申请单”，如支票付款应填写“收款单位”，电汇及网银付款还应填写开户行及账号。付款申请单后支持的附件包括：1、原始发票2、工程采购报价单（已签批后的）3、采购合同4、入库单 第十五条 工程付款是指公司所承接的各项工程款项，此款由工程部申请（公司所有工程均需提供财务合同复印件，以便财务审核时使用）。一、申请工程付款，工程部须填写“工程款支付审批表”，审批表经部门最高领导签批后方能申请付款。二、一次性付款，经手人填写“付款申请单”，应写明付款合同项目、合同编号及付款方式。付款申请单后支持的附件包括：1、原始发票2、工程合同；3、工程款支付审批表 三、分次付款，经手人填写“付款申请单”，除应写明付款合同项目、合同编号及付款方式外，还应写明付款比例。 1、先开具发票的，请附发票及合同 2、全额付款后开具发票的，可暂不附发票，只提供合同，全额付款后，由工程部负责发票的催收并转交财务部。四、工程采购及付款的审批流程，参照费用报销审批流程。第六章 其他款项的管理规定第十六条 关于预付款及定金、应付账款的支付：一、货款的支付原则上应是货物经过验收后，手续齐全才予付款，如遇特殊情况，确需预付货款或工程款的，须提供购销合同或工程合同。二、预付款的支付，经办人需填写“付款申请单”并逐级审批。预付款按照合同双方约定的金额支付，不得超出合同规定的金额，否则财务不予审核。三、应付账款的支付，由采购、工程等部门提出付款申请，经部门最高领导审批后转财务审核，按审批流程审批后转出纳付款。第十七条 关于报销凭证的要求：一、原始发票必须字迹清楚、数字准确, 金额数字不得涂改，其他内容如有修改，开具方要在更改处盖章确认。二、“付款申请单”上填写的收款单位必须与原始发票上收款单位加盖的发票专用章一致，如不一致财务有权拒绝审核。三、所有付款单据的附件一定要