2008311档案管理制度.doc

浙江亚太药业股份有限公司档案管理制度第一章 总 则第一条 为规范本公司的档案管理，保证档案的完整性，特制订本制度。第二章 档案的管理机构与职责第二条 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司行政部档案室；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员兼职档案资料管理工作。第三条 公司档案管理员按照国家和公司的有关规定，统一管理公司的档案；各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门的档案资料。第四条 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用第三章 档案的归档管理第五条 各部门原则上应在每年1月底向行政部移交上年度档案并履行清交手续,其他时间不再办理档案存档手续，为方便工作，财务部、销售部、证券投资部、物资供应部、工程部及其他相关部门档案由部门设专人整理归档，不需办理移交手续； 第六条 归档的范围：各类重要的规章制度和办法、会议记录、会议纪要、简报、传真件、信函、接待来访记录、外来文件、公司发文、工作计划、工作总结；公司获得荣誉、各类资格认证材料和商标、专利资料；设备的技术资料和购置、使用、存放、保养和维修的资料；各类技术文件和资料；公司经济责任制考核资料、财产的产权资料、法律诉讼资料及企业合资、合作、改制、上市的相关资料；项目的可行性研究报告、决策过程、立项申报和有关开工建设及验收的资料；员工档案、工资资料、员工保险资料、劳动合同资料和员工培训资料等。本公司档案按内容、性质和载体形式分为以下十二类，即：文书档案、合同档案、证书档案、设备档案、技术档案、声像档案、盘片档案、“三会”档案、企业管理档案、项目档案、人事档案、会计档案。其中会计档案由财务部负责归档和管理，以及其他公司规定可以由各部门保管的档案资料外，其余均移交公司档案室管理，公司档案室归口行政部管理。第七条 归档资料必须符合下列要求：1、文件材料齐全完整；2、根据档案内容合并整理、立卷；3、根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。第八条 归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，档案室保存复印件。第九条 公司工作人员调离岗位前必须做好档案资料的移交和归档工作，方可办理调动手续。第四章 档案的管理和保存第十条 档案室是公司保管档案、资料的重地，是公司的核心机密。为保证档案室的安全和档案的完好无损，应经常性地检查档案室的保管条件，采取专门的技术措施，禁止明火、食物、泥土、昆虫、水渍、有害气体、易燃易爆等物品带入档案室，并做好库内的“六防”（防潮、防火、防光、防盗、防污染、防虫鼠）工作，尽量减少各种损坏档案的不利因素，把档案自然损坏率控制在最低限度。第十一条 归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学；库存档案必须图物相符，帐物相符。第十二条 档案管理人员根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除和销毁。经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司有关人员会审，报总经理批准后销毁。销毁的档案清单由档案管理员永久保存。第十三条 档案进出应仔细清点和登记，案卷调阅后应准确无误地及时放回原处。第十四条 定期检查，做好档案“六防”工作。如发现霉变、虫蛀现象需及时向部门负责人报告，并及时采取措施，确保档案的完整无缺。努力改善档案的保管条件，提高档案的复制和修复技术，尽可能延长档案寿命。第十五条 定期检查电气设备和消防器材，如发现故障，应及时通知有关部门处理解决。如发现不安全因素，应及时采取措施，消灭事故隐患。第十六条 妥善保管好档案室钥匙，做到一带（进入档案室将钥匙带进室内）、二锁（人出档案室时随手锁门）、三不（不乱丢乱放钥匙）。第十七条 提高警惕，一旦遇有紧急情况，采取一切可能措施抢救和保护公司档案。第五章 档案的查阅和借阅第十八条 公司工作人员，因工作需要，可查阅有关档案、资料，查阅前须填写查阅档案登记表。第十九条 查阅档案应在档案室内进行，不得翻看与所查阅档案无关的资料；需复印的必须由档案管理员复印。第二十条 要爱护档案，查阅时不得撕页、涂改，一经发现，由查阅者承担一切责任。第二十一条 档案原则上不借阅，确因工作需要，必须办理借阅手续，一般档案由借阅人所在部门负责人签字同意，并经行政部负责人审批确认后借阅；绝密级档案的借阅，除财务会计档案须经财务总监审批同意、技术档案须经分管技术的高官审批同意外，其余的须经总经理审批同意后方可借阅。第二十二条 凡外单位需要利用本公司档案、资料的，需持单位介绍信，说明利用的目的和用途，并经公司总经理审批同意，方可进行查阅。第六章 档案的保密第二十三条 加强档案管理，严格遵守保密纪律。第二十四条 档案管理员应保守机密，不谈论、介绍档案室及档案材料情况，不带他人进出档案室。第二十五条 公司重要经济情况、重要经济资料未经许可不得擅自向外透露。凡发生泄密或重要文件、资料丢失，应如实汇报，分清责任，采取相应措施，公司视情节轻重对责任人作出处理。第二十