签证员工作流程.doc

签证员工作流程1、票据检查由于电子票据和纸制票据的号码需要一致，签证员在每天开票之前需要核对当前可用电子票据号码和实际纸制票据号码是否相同。如果票据号码不一致，按票据异常处理中提供的解决方案进行处理。2、开票1）机制票据开票签证信息在签证系统中保存后，点击港务费发票，签证信息自动存在于列表中，点击收费打印发票。（第一次开票时，系统跳出费收系统登陆界面）用自己的用户名和密码登陆进入费收系统：确定后，弹出开票界面：选择正确的缴款单位编码、结算方式、打印机，点击显示发票，窗口中显示需要打印的港务费发票内容。检查票据上显示出的号码是否与当前可用纸制票号相同，如果相同，进行开票处理。若不同，请判断原因并进行相应处理。若此时发现签证信息输入有误，导致显示出的票据错误，点击取消，取消该次打印，返回签证系统更正签证信息。注：票面底色必须为金黄色（现结）或紫红色（期结），否则请检查缴款单位和结算方式，确认正确后才可以开票。2）手工票据开票手工票据开票的流程与机制票据开票基本相同，但需注意在选择打印机时选择手写票打印机。点击开票后系统自动存储签证信息，并不实际打印。注：1、打印机一定要选择正确。否则就占用其他打印机票号，造成两个打印机纸质票据与电子票据都不同步。2、一定有开封到该打印机可用的电子票据。若在该打印机没有可用的电子票据，请与票据管理员联系开封。3、票据审核收费复核员（或下一位签证员）在交接班时审核上一位签证员所开出的发票是否有误，如有错误按票据异常处理中提供的解决方案进行处理；如无误，签证员打印“票据日报表”，与收费复核员（或下一位签证员）一同签字办理交接手续。具体步骤如下：打开海事费收管理系统，进入审核票据审核可根据目录式和卡片式两种方式进行审核，如图所示：票据检查无误后，点击票据审核，可采用批审（将所显示的未审核票据全部审核）和单个审核两种方式进行票据审核。注：票据的审核员和票据的签证员应为不同操作员。如票据出错，则按票据异常处理中提供的解决方案进行处理。票据审核完成后，进入审核票据日报表。选择正确的日期、开票人、收款状态后，点击条件 生成，结果如下图所示： 签证员打印“票据日报表”，与收费复核员（或下一位签证员）一同签字办理交接手续。4、票据汇缴规费征稽科费收人员来收取港务费票据、票款时，签证员将需要上报的票据汇缴。具体操作步骤如下：打开海事费收系统，进入汇缴汇缴上报票款（按票据），点击窗口下部的筛选，出现以下窗口，在客户栏中点击全选，如下图所示。点击确定，回到票据汇缴窗口。将窗口上部的已付款金额拷贝到窗口下部的上缴款现金金额中。点击下一步，如图所示：检查上缴纸制票据和金额与汇缴汇总表是否一致后，确认后，点击上报，系统通过WebService进行数据的汇缴上报。窗口如下所示：点击确定，系统自动生成汇缴单号：点击确定，回到汇缴窗口。点击打印设置，选择横向打印，如下图所示：确定后，打印汇总表，将汇缴汇总表打印出两份，签证员和费收人员分别在两份汇总表上签字后，各留一份。点击完成退出。若由于网络问题而未能将汇缴汇总表传送到WebService上，需要重新传送时，进入汇缴汇缴日志，如下图所示：选择传输未成功的汇缴单，点击系统导出，可以再次将汇总表传送到WebService上。5、票据异常处理1）票号同步如当前可用纸制票据的号码大于电子票据号码，根据实际情况作票据作废或丢失处理。进入海事费收系统票据管理票据编号同步，进入票据编号同步窗口。选择打印机，票据类型，系统自动生成当前可用的空白开封票据号，在“票据号码”栏中填入当前可用的纸质票据号码。点击作废同步，将电子票据作废。点击丢失同步，对电子票据作丢失处理。注：1、如果当前电子票据的票据类型没有可用的空白开封票据，则不能进行同步处理。 2、作废同步与丢失同步均为不可逆操作，清细心核准后再执行此项操作。2）票据作废若开票后发现票据错误，在对纸制票据进行作废后，进入海事费收系统作废电子票据：打开海事费收管理系统，在票据收费签证收费中找到出错票据，点击签证收费作废票据系统出现如下提示窗口。点击确定将该票据作废。作废票据后通过签证信息删除签证，将费收系统中的此条签证信息删除。返回到签证系统中将该签证信息调出更改后重新打印。3）票据冲销若费收人员在汇缴之后发现票据错误，必须要求签证员对出错票据进行冲销。进入海事费收系统票据收费签证收费，进入签证收费窗口。选定需要冲销的票据后，点击签证收费冲销票据：系统出现如下提示：确认票据号码正确后，点击“是”，系统自动生成冲销签证序号：点击“确定后”，系统跳出开票界面。选择相应的打印机后点击“显示发票”，显示一张与出错票据金额相反的票据，将对应的纸制票据放入打印机后，点击开票进行冲销：冲销后根据正确的签证信息开具正确发票，将冲销票据和新开正确票据一同汇缴上报。（可单独上报，也可与下一班汇缴信息一同上报）4）机制票重开由于打印机没开、卡纸等原因造成纸质票据没有被打印，而电子票据已经存在于费收系统中时，可以利用机制票重开功能将这张票据重新打印。进入海事费收系统票据收费签证收费，进入签证收费窗口。选定需要重开的票据后，点击签证收费查看票据。系统出现如下窗口。将相应的纸制票据放置在打印机上后点击“机制票重开”，系统提示“确定要重开票号为*的机制票据吗？”点击“确定”将票据打印出来。5）手工票微调由于计算方式不同等原因，导致手工票据中手写金额与费收系统中生成金额不符时，可在适当的范围内通过手工票微调功能进行微调。以确保纸质票据与电子票据完全一致。进入海事费收系统票据收费签证收费，进入签证收费窗口。选定需要微调的手工票据后，点击签证收费查看票据：点击“手工票微调”，系统出现如下窗口。根据手写票据金额调整后点击“确定”，使其与实际手写票据保持一致。6）手工票重置如果发现录入的手工票据电子信息出错，可以通过 手工票重置功能进行重新开票。进入海事费收系统票据收费签证收费，进入签证收费窗口。选定需要重置的票据后，点击签证收费查看票据：点击“手工票重置”，系统出现以下提示窗口。点击“确定”，系统提示“手工票重开成功，请重开票！”点击“确定”，进入签证系统重新开出该手工票。注：1、签证人员只能作废或重开自己开票的票据。2、如果港务费票据未经审核等后续工作时，发现问题，可以通过以上方式进行票据处理。3、如果票据已经被审核，则必