行政费用的预算及日常操作流程.doc

行政费用的预算及日常操作流程一、 目的为了明确公司行政费用的内容组成、预算方法和日常操作流程，清晰预算管理的思路，进一步加强公司的行政费用透明度和监管力度，特制定本规范。二、 适用范围全公司三、 原则1 项目分管负责的原则：从行政费用项目的预算出台到行政费用预算与实际差异的分析都按照费用项目，确定项目负责人，负责预算到差异分析的全过程。2 合理监控的原则：费用的预算和实际操作，都要对费用项目进行合理性的分析，针对各项费用支出，要进行监督和控制，并在日常工作中进行改善。四、行政费用的组成目前行政费用由十七部分组成，分别为水费、电费、移动通讯费、固定电话费、办公用品费、纸张费、低耗品摊消、行政车费、差旅费、租借宿舍费、外派人员补贴、保险费、修理费、业务招待费、折旧费、中介咨询费和其他行政预算费用。(分公司根据具体情况有项目上的个别增减)其中行政车费与其他行政预算费用是多项数据的组合。1. 行政车费包括油费、停车通行费（过路费）、车辆维修费、清洁费与其他行政车费用；2. 其他行政预算费用（按照财务的要求很多杂项并入这一项）包括日用品费用、快递费、消防安全费、花草养护费、饮用水、水电木工材料费和其他行政预算费用。五、 行政费用预算的特点行政管理中心的行政费用预算和其他部门有着显著的区别，它具有这样几个特点：1.先遣性和分解性。先遣性：其他部门的预算其中很大部分都要行政部门的预算做前提和参考，只有行政预算费用的出台，其他部门才能继续后续预算工作。例如水电费、保险咨询、饮用水等项目的费用都要行政管理中心的预算数额出台后才可以制定本部门预算，所以其具有先遣性。分解性：因为行政办公费用组成的特点，决定了其中很多项目涉及到分摊到各部门，并且涉及分摊的大部分数据具有不可变性和不可抗性，也就是因为这部分预算项目的特点，决定了其他部门相关费用必须沿用此硬性分摊数据。例如水电、行政车费、折旧等等很多费用都是各部门共同使用的资源，不可以由个别部门独立承担，只能根据部门实际使用资源人数的数值进行百分比分摊，所以整个费用处理过程中，需要进行费用的分解，故其具有分解性。2.项目责任制：项目责任人决定项目费用。这就是说行政费用预算的每个项目都需要负责此费用的对应条线负责人决定，而不是费用预算编制者决定费用的具体数值。费用预算编制者只是汇总和对各项数据提供间接监控，具体只负责各项费用报销流程的操作和相关流程的制定，提出对各项费用数值确定和过程监控的建议，并与财务保持协调的预算管理进程。当然，在具体的项目费用操作过程中，费用管理员对于费用的管理控制和合理性分析具有不可推卸的责任。3.分析的合理性：在费用发生和处理的实际过程中，对于费用发生的原因和规律要进行合理性分析。实际费用的产生是否与预算制作期间一致，其发生的次数、数额、起因是否在预期内，超预算费用的产生量否具有客观性，预算内费用涉及到数目较多和单个数额较大的项目，能否进行控制和管理。在费用发生期间的前期、中期和后期需要时刻对费用发生相关的各种因素进行分析和总结，为当期费用处理的合理性和下期费用预算的准确性做坚实的基础。六、 行政费用预算的制作行政费用预算的制作分项目来论述具体流程、方法和原则：（有些项目进行合并处理）1.水费、电费：水费电费的预算由相应的费用负责人（如水电管理员）考虑季节（例如夏季的用电、用水量会明显增加）、面积、用电设施的增减、特定项目的实施等等，经过历史同期数据和同年前期数据的综合考虑作出预算。2.移动通讯费：移动通讯费的预算要考虑部门现有人数和相应级别及预算期间人数与级别的调整（大致预测可询问部门经理或总监），参考公司现行通讯费报销规定，而后综合确定移动通讯费的期间预算。3.固定电话费：固定电话费用预算针对公司发展较快，部门、人数和岗位调整较大的现状，将以往固定电话费用预算的分摊转换到部门各自针对部门预算制作本部门固话费用。固定电话费用预算的制作应先参考分公司关于办公大楼最近期的实际电话数、话费及对应部门，然后综合本部门发展趋势进行预测，后期的预算编制与移动通讯费的编制方法相同。4.纸张、办公用品、低耗品摊消：行政管理中心的纸张、办公用品、低耗品摊消预算由部门财产管理（专）员提供，主要考虑相应物品价格的涨跌、公司办公事务的增减、办公设备的增减和其他行政办公用品及相关费用的变化。5.行政车费：行政车费的预算包括油费、修理费、停车通行费、清洁费和其他行政车费由车辆管理员提供。具体的行政车费用预算的标准和相关规定稍后会出台，具体预算标准见相关文件。6.差旅费、租借宿舍费、外派人员补贴和业务招待费：这些费用预算的确定是根据部门领导的期间规划和预计，考虑历史同期数据和同年前期数据，再综合预算期间的特点（例如节日的往来和业务馈赠的增减）作出预算。7.修理费：修理费的预算是相关负责修理的人员综合考虑办公环境整体的需维修状况和新建项目里维修调整的增减进行预算。8.折旧费、保险费和中介咨询费：这些费用的预算一般已经确定，并且进行了整个期间的分摊，做此期间的分摊既要考虑到部门之间的分摊数据，以要顾及资产变动因素作适当调整。9.其他行政预算费用：其他行政预算费用的组成上文已经说明，快递费和花草养护费属于固定的分摊数值，如无特殊情况无需另行预算。对于日用品费用预算由资产管理员负责提供，与办公用品预算的原理相同。消防安全费、饮用水和水电木工材料费也由相应的费用负责人提供。七、 行政费用的分摊 根据费用发生的特点和规律，许多费用项目需要进行分摊到各个部门。分摊的具体办法：首先向人力资源部门询问预算期间部门人数的变化，然后确定涉及到分摊费用的部门和部门人数（因为有些费用涉及到的部门人数不是部门总人数，比如行政管理中心的编制里面有驾驶员、保安等岗位不涉及到办公大楼的费用分摊），最后根据百分比原则进行费用分摊，部门总监给予签字确认，上交财务管理中心并给其他部门的行政费用预算提供数值。如夏季的水电费，我们需要根据办公大楼实际使用电资源的各部门人数(例如行政管理中心15人，人力资源管理中心16人，连锁管理中心14人等部门实际用电人数)编制进行汇总，然后进行百分比计算，最后将水电费的总数额与百分比数值进行具体分摊。八、 行政费用的日常操作流程费用需得到部门领导的签字确认相关费用需得到其他部门确认的也需要相关的签字确认费用管理员入费用卡（涉及到分摊的请打分摊表并且签字确认附在费用单据最后）财务根据真实、合理的费用单据进行处理九、 注意事项及相关规范1.不涉及到其他部门分摊的费用报销按照基本操作流程处理，不能强行进行部门间的分摊。2.涉及到分摊的费用按照部门人数进行分摊，行政管理中心(行政部)只承担分摊后的相应费用。3.涉及到差旅费、业务招待费、人员补贴等（财务中心要求总监签字确认的）无论数额大小，均需总监签字确认，一律不得记入费用卡，不予处理。4.在明确预算项目之外的部门费用，一律按其他费用流程办理（财务管理中心要求总监签字确认的需总监签字确认，不得记入另外项目）5.其他关于费用预算和操作流程的规定也属于本文的补充，同时也纳入费用预算管理和操作规范的范围。十、 行政费用的管理控制和分析总结 与费用有关的一切流程和规范的最终目的就是对费用的有效控制和合理管理。所以在费用的预算、实际发生、相关报销操作和费用发生末期和各个环节上都要对费用的合理性和准确性进行分析。(例如司机提供的油费报销单据5000元，费用卡上对应的油费预算还有10000元，费用在预算内，按照正常流程可以报销。但是除了符合流程外还需要进行费用的管理控制，应该对此例中油费发生的合理性进行分析，仔细查看单据中里程、车型、油价和相关数据是否与行政车费用相关规定符合，另外可以询问车辆主管考证其合理性。)一个具体项目的操作不仅要严格符合流程规定，还要考虑到费用规定的最终目的是合理控制费用和准确预计下个期间的费用，所以对每笔费用的发生要评估合理性。另外，在数个项目合理控制的基础上，对于下个期间费用预算的准确性应该提前考虑和做准备，在不断的合理分析和准确预估的基础上，对于费用预算和决算、控制、管理和规划会达到更高的水平。十一、本规定的最终解释权归总部行政管理中心，原有相关规定一律作废。十二、本规定试行六个月，无