档案资料管理制度-1.docx

“北京西长安街八十八号大厦改造装修项目”文件档案资料管理制度为更好完善文件档案资料管理，加强对各种文件、合同、图纸、规划、统计报表等进行存档管理，特制定如下管理制度：一 基本制度1. 本规定适用于“北京西长安街八十八号大厦改造装修项目”的文件档案资料的收集、编制和归档。2. 建立基建文件档案资料室，配备各种资料柜和文件柜，并派专人管理。3. 基建资料室必须分门别类建立台帐，对各种文件、技术规范、概算手册、施工手册、设计图纸、前期各种报批手续、竣工文件、统计报表、各类文件均须登记在册，分别装订、存放，以备查用。4. 对各种文件档案资料的使用和借用均须登记，注明使用时间，到时即收回，防止丢失。5、管理公司项目部负责与本项目有关的文件档案资料的编制、收集、整理、归档和移交工作；负责审核、接收与该项目有关的各方、各阶段相关工程文件档案资料，负责向建设单位（或协助建设单位向城建档案馆）移交相关工程建设档案。二 档案查阅管理办法1、工程档案主要供公司本部和直属单位使用，一般不外借。如情况特殊，须经公司领导？批准，可查阅一般性档案。2、基建工作人员在办公地点内部可查阅本部门业务工作范围的档案资料。非基建工作人员要查看机密的重要文件档案，须经基建领导批准，方可借阅，并办理查阅手续。3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，机密档案不得私自影印、复制、翻印、不得擅自拆散、调换、抽取、污损和涂改，否则追究相应责任。4、借阅的文件档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。5、借阅档案填写应填写借阅登记表，机密资料需要填写借阅申请单，经领导批准后方可借阅。6、档案应按时归还，归还时档案员与查阅人双方应核实档案分数、明细目录，检查档案有无损坏，填写交还登记后由档案员收回。7、查阅时间：上午9:00-下午5:00，如特殊需要须主管领导签批。8、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导签批。9、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续，并须经有关领导签批。三 文件交接要求1、业务人员承办的工程相关资料，应及时移交档案员，移交前应填写归档文件移交清单。确认无误后，双方签字，以备查考。2、工程相关文件资料应完整、不掉页少张，不破损，不缺头少尾。四 项目管理档案收集内容1项目立项前期阶段(1) 项目建议书、项目申请报告或项目可行性研究报告及附件(2) 环境影响评价报告及其他评价报告(3) 关于立项有关的会议纪要、领导讲话(4) 专家建议文件(5) 调查资料及项目评估研究材料(6) 建设用地规划许可证及附件(7) 划拨建设用地文件(8) 国有土地使用证(9) 工程投资估算材料2.设计阶段(1) 设计招投标文件(2) 设计中标通知书(4) 设计合同(5) 设计任务书(6) 工程相关调查报告(7) 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查(8) 建设用地钉桩通知单（书）(9) 地形测量和拨地测量成果报告(10) 1：500或1：2000现势地形图(11) 方案设计图纸和说明及审定设计方案通知书及审查意见(规划局)(12) 初步设计图纸及概算和初步设计批复文件(13) 技术设计图纸和说明(14) 有关行政主管部门（规划、配套、人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密等）批准文件或取得的有关协议(17) 施工图设计文件(18) 政府有关部门对施工图设计文件的审批意见(19) 施工图审查合格证、备案证(20) 工程设计预算材料(21) 设计电子文件3. 施工准备阶段(1) 建设项目列入年度计划的申报文件(2) 建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表(3) 规划审批申报表及报送的文件和图纸(4) 建设工程规划许可证及附件(5) 建筑工程报建表(6) 施工招、投标文件及施工中标通知书(7) 工程监理招、投标文件及监理中标通知书(8) 工程承包合同及备案(9) 监理委托合同及备案(10) 标准地名使用证(11) 工程质量监督备案手续(12) 安全监督备案手续(13) 投资许可证、审计证明(14)散装水泥、新型墙体材料基金、城市基础设施配套建设费等证明(15) 建设工程开工审查表(16) 建设工程施工许可证(17) 施工预算(18) 项目管理实施规划(19) 施工组织设计、施工方案及审批(20) 监理规划(21) 项目总进度计划(22) 项目总投资计划(23) 项目交底记录4.4施工阶段(1) 工程开工/复工审批表(2) 工程开工/复工暂停令(3) 有关进度控制的通知(4) 有关进度控制的回复单(5) 施工进度计划（调整计划）报审表(6) 工程延期报审及审批(7) 日常质量、安全检查、管理记录(8) 有关质量、安全管理的通知(9) 有关质量、安全的回复单(10) 质量事故报告及处理结果(11) 不合格项目处理方案及处理结果(12) 有关造价控制的通知(13) 有关造价控制的回复单(14) 预付款报审与支付(15) 进度款报审与支付(16) 设计变更、洽商记录及相关费用报审与签认(17) 分包合同(18) 检测合同(19) 供货合同(20) 测量合同(21) 自来水、中水、雨水、污水、园林绿化、道路、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、监控、消防、网络、楼宇智能化等配套专业承包合同(22) 其他与项目建设相关的合同(23) 费用索赔报告及审批(24) 合同争议、违约报告及处理意见(25) 合同变更材料(26) 会议纪要(27) 工作联系单、备忘录、通知单、往来文件等(28) 项目管理月报、监理月报(29) 分部(子分部)工程验收记录4.5竣工验收、备案阶段(1) 工程竣工验收报告(2) 施工单位竣工报告(3) 设计单位质量检查报告(4) 勘察单位质量检查报告(5) 监理单位工程质量评估报告(6) 单位（子单位）工程质量竣工验收记录(7) 单位（子单位）工程质量控制资料核查记录(8) 单位（子单位）工程安全与功能检查资料核查及主要功能抽查记录(9) 单位（子单位）工程观感质量检查记录(10) 建筑工程竣工规划验收合格证(11) 人防、公安、消防、卫生验收证明文件(12) 建设项目环境状况监测报告(13) 室内环境检验报告(14) 施工单位签署的工程质量保修书(15) 防雷装置检测及验收合格证(16) 工程档案预验收合格证(17) 工程档案验收合格证(18) 工程款结算书(19) 备案通知书(20) 质量监督报告（含电梯安装工程）(21) 与项目有关的重要活动、宣传、报道等文字、影像资料(22) 项目管理总结报告A类文件 基建文件A1、决策立项文件项目建议书（代可行性研究报告）项目建议书（代可行性研究报告）的批复文件关于立项的会议纪要、领导批示专家对项目的有关建议文件项目评估研究资料A2、建设用地文件规划意见书及附图建设用地规划许可证、许可证附件及附图国有土地使用证北京市城镇建设用地批准书A3、工程地质勘察报告 建设用地钉桩通知单验线合格文件设计方案审查意见初步设计图及说明设计计算书消防设计审查意见施工图审查通知书A4、招投标与合同文件勘察招投标文件设计招投标文件施工招投标文件监理招投标文件勘察合同设计合同施工合同监理合同中标通知书A5、开工文件建设工程规划许可证、附件及附图建设工程施工许可证A6、商务文件工程投资估算文件工程设计概算施工图预算施工预算工程结算A7、竣工验收及备案文件建设工程竣工验收备案表工程竣工验收报告建设工程档案预验收意见房屋建筑工程质量保修书住宅质量保修书、住宅使用说明书建设工程规划、消防等部门的验收合格文件A8、其它文件工程未开工前的原貌、竣工新貌照片工程开工、施工、竣工的录音录像资料工程竣工材料资料建设工程概况工程项目质量管理人员名册B类文件 监理资料监理规划 监理月报 监理会议纪要 监理工作总结（专题、阶段、竣工总结） 监理通知 工程暂停令 工程延期审批表 费用索赔审批表 工程款支付证书 质量事故报告及处理资料 竣工移交证书 工程质量评估报告 工作联系单 工程变更单C类文件 施工资料（主要是施工过程管理资料及主要技术资料）C1、施工管理资料施工进度计划报审表工程动工报审表（）月工程进度款报审表工程变更费用报审表费用索赔申请表工程款支付申请表工程延