伏羲财务手册.doc

伏羲集成财务管理系统（Windows 95/98/NT）操作指南第一部分 启动退出1.系统启动 电脑开机进入Windows桌面后，双击“桌面”上“伏羲集成财务管理系统”图标，或者单击“开始应用程序伏羲软件伏羲集成帐务管理系统”。2.系统登录 系统启动后出现“系统登录”窗口，此时在“操作人员”框输入“操作人员姓名”或者“操作人员编号”，在“密码”框输入相应操作人员密码，按“确认”后出现“选择核算单位”窗口选择核算单位，选择核算单位按“确认”后进入系统“主窗口”。如果3次输入“操作人员”、“密码”错误或者输入“操作人员”、“密码”时按下“取消”，会进入“非登录系统窗口”，此时要再次进入系统时单击“系统操作人员转换”就会重新出现“系统登录”窗口。进入系统“主窗口”后，窗口最下方提示条分别显示当前“操作人员”、“会计期间”、“单位名称”，其中“会计期间”为所进入帐套的“本年度第一个未结帐月份”。3.系统退出在系统“主窗口”的“未打开任何功能窗口和“无最小化窗口”状态下，单击窗口右上角的“”或者单击菜单栏“帐务退出”退出系统。第二部分 通用操作1. 打印系统的所有功能模块打印均提供“打印预览”和“直接打印”两种打印方式。单击所有“窗口”的打印预览按钮，出现“打印参数设置窗口”，用户根据自己的打印需求在窗口中选定相应的“打印设置名称”、“打印机”、“纸张大小”、“对齐方式”、“页面边距”、“打印字体”、“每页行数”、“页间距离”、“页面分割”等参数，按“确认”后系统根用户选定的“打印参数”“模拟显示”打印情况。用户选定“打印参数设置”后，可通过“保存”按钮来保存设置的打印参数。用户在“模拟显示”窗口可选择不同的“显示比例”，模拟浏览打印的情况；可通过“定位按钮”在不同的模拟打印页之间浏览；可通过“打印”按钮打印全部页也可按“打印当前页”打印当前显示页面。用户直接在当前“窗口”按“打印”按钮，系统自动上次保存的打印参数进行打印。2.查询系统所有窗口查询均为通用查询模块，在不同的功能窗口进入“查询窗口”后，无 “数据字段”，用户可以“单选”或“多选”其中的字段，然后选定相应的查询“运算符号”，再输入所要查询的条件，“确认”即可，用户可在“一次查询”的基础上对当前“查询结果”进行“二次查询”，以此类推可进行多次查询。正向关联查询：系统支持“报表明细帐凭证”的正向关联查询，操作方法参见“报表关联查询。反向关联查询：系统支持“凭证明细帐报表”的反向关联查询，在所有显示“凭证的窗口均提供以下操作：一、 单击“查看明细帐”可在凭证窗口直接选择生成“科目明细帐”。二、 单击“查看凭证汇总表”可在凭证窗口直接选择生成“凭证汇总表”。三、 单击“查看余额表”可在凭证窗口直接选择生成“科目余额表”。单击“查看报表”可在凭证窗口直接选择生成“报表”。第三部分 基本操作1.核算单位转换 单击“系统核算单位转换”，可从当前操作帐套转换到其他帐套，如不能转换到其他帐套，表明当前操作人员对要转换帐套无帐套操作权限。如此菜单反白，表明当前操作员无核算单位转换权限。2.操作人员转换 单击“系统操作人员转换”，可从当前操作人员转换到其它操作人员。如此菜单反白，表明当前操作人员无操作人员转换权限。3.会计期间转换 单击“系统会计期间转换”，可从当前会计期间转换到其他年度某一会计期间或者本年度其他会计期间。如此菜单反白，表明当前操作员无会计期间转换权限。4.密码修改 单击“密码修改”，当前操作人员可修改自己的系统操作密码。修改密码时首先输入旧的密码，再输入两次新的密码，确定后完成密码修改。如此菜单反白表明当前操作员无密码修改权限。5.会计档案备份恢复单击“系统会计档案备份恢复”进入会计档案备份恢复操作窗口。单击“新建”按钮，出现数据备份信息框，确认后备份当前帐套数据档案。在数据备份列表中选择所要恢复的数据档案，单击 “编辑恢复当前帐套”可将当前会计数据恢复到选定日期和时间的会计档案状态。第四部分 系统设置1.核算单位单击“设置核算单位”进入核算单位管理窗口。在此窗口下可进行核算帐套的增加、删除以及修改。如此菜单反白，表明当前操作人员无核算单位管理权限。2.操作人员设置单击“设置操作人员”进入操作人员管理窗口。在此窗口下可进行系统操作人员的增加、删除以及操作权限设置。操作人员设置采用了会计处理角色的方法，设置人员操作权限时先对系统中的操作人员进行权限分类，然后根据不同类型的操作人员给操作人员类定义相应的操作权限，新增或修改操作人员权限时，只需要将相应的操作人员加入到操作人员类中即可，无需为每一位操作人员个别定义操作权限。3.会计期间设置单击“设置会计期间”进入会计期间设置窗口，此窗口一般状态显示各会计期间的当前处理情况，如：“未记帐”、“已结帐”等等。作会计期间设置时需要在本会计年度为开始时进行设置，用户可以根据自己单位实际情况自行设置每个会计期间的起始日和结束日，确定会计期间。 一旦本年度会计核算已经开始就不能再进行会计期间起始进行修改。第五部分 初始建帐1.会计科目单击“系统会计科目”进入会计科目设置窗口在此窗口中可对会计科目进行增加、修改、删除操作。单击“新增”、“删除” 按钮或者单击鼠标右键进行会计科目新增同级删除、修改会计科目的操作。2.初始余额单击“设置初始余额”进入会计科目初始余额录入窗口，窗口中显示会计科目列表，有黄色栏目的科目表示该科目有下级明细，有蓝色栏目的科目表示该科目进行了辅助核算。 某科目有下级科目时应该在下级科目处输入初始余额，系统自动累计明细科目余额到上级科目；某科目有辅助核算时，现在科目处录入辅助核算科目的汇总余额，再双击此栏目进入辅助余额输入界面 。单击“查看试算平衡”可对已经输入的科目余额进行试算平衡。科目余额试算平衡之后，单击“编辑结束初始”结束初始余额的录入。3.外币设置单击“设置外币设置”进入外币设置窗口，在窗口中可增加删除外币币种，并且根据相应的外币设置相应会计期间的“记帐汇率”、“调整汇率”。4.常用摘要单击“设置常用摘要”进入常用摘要设置窗口，在窗口中可对本帐套经常使用的会计摘要进行增加、删除及设置，设置相应的常用摘要的对应科目，以便于在凭证录入过程中能够快速选择摘要和科目。5.凭证定义单击“设置凭证类型”进入凭证定义窗口，在窗口中可增加、删除、设置会计凭证，如：收款凭证、付款凭证、转帐凭证等等。系统可在以后的使用中，根据不同的凭证类型进行凭证汇总、凭证记帐等等操作。6.个人往来定义l 个人目录 单击“个人个人往来目录”进入“个人往来目录”窗口，窗口中同时有“部门列表”和“个人列表”，用户可在对某一部门的个人资料进行新增、修改等编辑操作。l 个人往来初始单击“个人个人往来目录”进入“个人往来目录”窗口，用户在此窗口对设置了“个人往来”核算的科目进行初始数据录入。7.单位往来定义l 单位往来目录单击“单位单位往来目录”进入“单位往来目录”窗口，窗口中同时有“单位类别列表”和“单位列表”，用户可在对某一“单位类别”的“单位”资料进行新增、修改等编辑操作。l 单位往来初始往来初始包含“单位往来初始”、“部门往来初始”、“项目往来初始”。用户在此对设置了“单位往来”、“部门往来”、“项目往来”核算的科目进行初始数据录入。8.部门l 部门目录单击“部门部门目录”进入“部门目录”窗口，用户可对“部门”资料进行新增、修改等编辑操作。l 部门初始单击“部门部门初始”进入“部门初始”窗口，用户在此窗口对设置了“部门”核算的科目进行初始数据录入。9.项目l 项目定义单击“项目项目定义”进入“项目定义”窗口，窗口中同时有“项目类别列表”和“项目标题列表”，用户可对某一“项目类别”和“项目标题”进行新增、修改等编辑操作。l 项目目录单击“项目项目目录”进入“项目目录”窗口，用户可对定义好的“项目类别”进行项目明细内容的初始、以及增加、修改、删除等操作。l 项目初始单击“项目项目初始”进入“项目初始”窗口，用户在此窗口对设置了“项目”核算的科目进行初始数据录入。l 部门项目初始单击“项目部门项目初始”进入“部门项目初始”窗口，用户在此窗口对设置了“部门”和“项目”核算的科目进行初始数据录入。第六部分 日常操作1.凭证处理 记帐凭证填制单击“帐务记帐凭证填制”，进入“记帐凭证填制”窗口（注：凭证填制提供全键盘操作），窗口显示最后一张凭证。l 新增凭证：单击工具栏上“新增”图标或者单击“鼠标右键”出现快捷菜单选择“新增凭证”或者选择主菜单“编辑新增凭证”打开空白新增凭证窗口。出现新增空白凭证后，凭证号由系统自动生成，光标首先停在“日期”框上，操作员在此处输入凭证时间。但如果已经定义过“凭证类别”则光标首先停在“凭证类别”框上，此处可以通过下拉图标选择所要输入的凭证类别，系统自动产生凭证编号后，光标随后移到“日期”框上。输入凭证日期之后回车，光标移到“附件张数”框，此处输入附件张数后回车。光标移到凭证第一条分录“摘要”框，操作员可直接输入凭证摘要或在此处直接回车弹出“常用摘要选择”窗口，选择已经设置好的标准摘要后自动返回“凭证新增”窗口；如无合适的标准摘要，用户可通过点击“编辑”弹出“常用摘要编辑”窗口，用户可以在此窗口中新增、修改、删除“常用摘要”，操作完成后关闭“常用摘要编辑”窗口，选择新增的常用摘要后自动返回“凭证新增”窗口；光标移到“科目名称”框。在“科目名称”框，输入会计科目，完成科目输入后，光标移到“借方金额”窗口。此处提供“智能感知输入”，具体可分为以下几种输入情况：一、 直接输入“科目编码”的全编码，系统自动填入相应科目名称。二、 直接输入设置好的某科目的“助记码”， 系统自动填入相应科目名称。三、 直接回车，系统自动弹出“包含所有会计科目”的“科目选择”窗口供用户选择科目。四、 输入用户能够记忆的“科目编码”的一部分回车，系统自动弹出“包含输入编码的所有科目”的“科目选择”窗口供用户选择科目。五、 输入用户能够记忆的“科目名称（包括子科目）”的一部分回车，系统自动弹出“包含输入汉字的所有科目”的“科目选择”窗口供用户选择科目。六、 如在“科目选择”窗口无所需要的某一科目时，用户可通过点击“编辑”弹出“会计科目编辑”窗口，用户可以在此窗口中新增、修改会计科目，操作完成后关闭“会计科目编辑”窗口，选择新增的会计科目后返回“凭证新增”窗口。七、 在选择科目之后如果此科目的帐簿格式被设为“数量金额”或“外币金额”或“数量外币”式，或者此科目进行了“银行对帐”、“单位往来”、“个人往来”、“部门核算”、“项目核算”等辅助核算时，系统会提示输入相应的信息，客户在输入这些信息时，系统均提供使用与科目录入一致的“智能感知输入”和“即时编辑功能”。在“借方金额”窗口，输入分录科目“借方金额”，如为“贷方金额”，在“借方金额”栏上回车，光标直接移到“贷方金额”上，用户输入“贷方金额”后回车，完成此条分录的录入。上条分录完成回车后，光标自动移到下一条分录的“摘要”栏，系统自动复制上条分录的“摘要”，无须修改直接回车继续输入此条分录“会计科目”栏，如需要修改摘要，可删除复制摘要后再次输入摘要。系统根据凭证“借贷平衡”的原则，每次自动计算最后一条分录“贷方金额”，如果此时并未结束凭证录入，可修改金额后回车，光标移到下条分录的“摘要”栏；如此张凭证已结束输入，则在系统自动计算的“贷方金额”栏上直接回车即可，光标移到“确认继续”。凭证完成录入后，光标移到“确认继续”，如用户要继续输入下一张凭证，在此处直接单击或回车即出现下一张系统自动编号的新的空白新增凭证，用户可继续新增凭证；如用户在完成新增凭证后，停止凭证的新增，可将光标从“确认继续”移到“确认新增”回车或单击“确认新增”，则当前凭证存盘，并停留在当前新增凭证上；如用户在输入凭证新增过程中要取消凭证的新增，可单击“取消新增”，“确认”后取消当前新增凭证，窗口出现当前会计期间的最后一张凭证。l 修改凭证：单击工具栏上“修改”图标或者单击“鼠标右键”出现快捷菜单选择“修改凭证”或者选择主菜单“编辑修改凭证”打开修改凭证窗口。具体修改步骤参见“新增凭证”。l 删除凭证：单击工具栏上“删除”图标或者单击“鼠标右键”出现快捷菜单选择“删除凭证”或者选择主菜单“编辑删除凭证”，删除当前凭证。l 凭证定位：单击工具栏上“定位”按钮可进行凭证的定位。定位按钮分别为“首张凭证”、“上张凭证”、“下张凭证”、“末张凭证”。使用电脑键盘上的“PageUp”翻到“上张凭证”，“PageDown”翻到“下张凭证”。单击“鼠标右键”出现快捷菜单选择“查找凭证”或者选择主菜单“查看查找凭证”，进行根据输入“凭证号”定位查找凭证。l 插入凭证：先使用“凭证定位”功能定位到需要插入凭证的凭证，单击“鼠标右键”出现快捷菜单选择“插入凭证”或者选择主菜单“编辑插入凭证”，在当前凭证之前插入一张凭证，插入凭证的“凭证号”自动替代被插入凭证的“凭证号”，被插入凭证以及被插入凭证以后的凭证的“凭证号”将会自动加1。l 凭证打印：单击工具栏上“打印预览”按钮可进行凭证的打印预览、打印设置和打印。（详见打印控制）。单击工具栏上“打印”按钮可进行按照上次设定的打印格式打印凭证。l 凭证审核：单击“帐务记帐凭证审核”，进入“记帐凭证审核”窗口。窗口显示所有未审核凭证的最后一张凭证。单张凭证审核：单击窗口中“审核”按钮或单击主菜单“审核审核凭证”，审核当前凭证。审核指定凭证，先定位凭证（参见凭证定位）再审核。单击窗口中的“审核继续”按钮，完成当前凭证审核后自动跳到下一张未审核的凭证。成批审核凭证：单击主菜单“审核成批审核凭证”，系统自动审核签章全部未审核凭证。l 取消审核：单张凭证取消审核：单击窗口中的“取消审核”按钮或单击“主菜单“审核取消审核”，取消审核当前凭证。取消审核指定凭证，先定位凭证（参见凭证定位）再取消审核。成批取消审核：主菜单“审核成批取消审核”，系统自动取消审核签章全部当前操作人员审核的凭证。l 自动转帐单击“帐务记帐凭证审核”，系统自动生成本期“损益”结转凭证。2.记帐结帐l 记帐单击“帐务记帐”，系统自动将本期“已审核凭证”全部登记帐簿。l 结帐单击“帐务记帐”，系统自动将进行本期结帐处理。3余额表 汇总表 帐簿l 科目余额表单击“帐务科目余额表”，系统自动生成“科目余额表”，生成之前提供“起止期间”、“是否包括未记帐凭证”、“无发生额显不显示”三个条件供用户选择。在“科目余额表”窗口，如需要显示“数量金额”、“外币”、或“外币数量”等不同帐表格式，用户可通过“格式”下拉按钮选择该科目的“相应格式帐簿”进行查看。在系统中所有可以显示“凭证”的窗口，都可以通过单击“查看科目余额表”，即时生成查看“科目余额表”。 l 凭证汇总表单击“帐务凭证汇总表”，系统自动生成“凭证汇总表”，生成之前提供“起止期间”、“是否包括未记帐凭证”、“无发生额显不显示”、“汇总凭证的类别”、“ 起止凭证号”、 “凭证起止日期”多个条件供用户选择。在系统中所有可以显示“凭证”的窗口，都可以通过单击“查看凭证汇总表”，即时生成查看“凭证汇总表”。 l 总帐单击“帐务总帐”，系统根据用户选定的会计科目和“是否包括未记帐凭证”的条件自动生成“科目总帐”。在出现某科目的“总帐”之后，如此科目有设为“数量金额”、“外币”、或“外币数量”的帐簿格式，用户可通过“格式”下拉按钮选择该科目的“相应格式帐簿”进行查看。在出现某科目的“总帐”之后，如需要查看另一科目的总帐，用户可通过“总帐”窗口的“科目”下拉按钮选择“其他科目”进行查看。l 明细张单击“帐务明细帐”，系统根据用户选定的“会计科目”、“是否包括未记帐凭证”以及“起止期间”的条件自动生成“科目明细总帐”。在出现某科目的“明细帐”之后，如此科目有设为“数量金额”、“外币”、或“外币数量”的帐簿格式，用户可通过“格式”下拉按钮选择该科目的“相应格式帐簿”进行查看。在出现某科目的“明细帐”之后，如需要查看另一科目的明细帐，用户可通过“明细帐”窗口的“科目”下拉按钮选择“其他科目”进行查看。在某科目“明细帐”窗口的某条科目明细上“双击”，会出现此条“分录”的所在的“凭证”窗口，供用户查看与此条“分录”有关的凭证信息。l 日记帐参见“明细帐”操作。l 多栏帐参见“明细帐”操作。l 序时帐参见“明细帐”操作。4.个人 单位 部门 项目l 个人往来科目余额表单击“个人个人往来余额表科目余额表”。参见“帐务余额表”操作。在“科目个人余额表”窗口的某条“个人明细”上“双击”，弹出所选“个人”的“科目个人明细帐”，用户通过在此窗口切换“科目”或“个人”来分别查看。具体操作参见“明细帐”操作。l 个人余额表：单击“个人个人往来余额表个人余额表”。参见“帐务余额表”操作。在“个人科目余额表”窗口的某条“科目明细”上“双击”，弹出所选“科目”的“个人科目明细帐”，用户通过在此窗口切换“个人”或“科目”来分别查看。具体操作参见“明细帐”操作。l 部门余额表：单击“个人个人往来余额表部门余额表”。参见“帐务余额表”操作。在“科目部门个人余额表”窗口的某条“部门个人明细”上“双击”，弹出所选“部门个人”的“科目部门个人明细帐”，用户通过在此窗口切换“科目”、“个人”或“科目”来分别查看。具体操作参见“明细帐”操作。l 个人往来明细帐个人往来明细帐包含“科目个人明细帐”、“科目部门个人明细帐”，具体操作参见“帐务明细帐”操作。l 单位往来余额表单位往来余额表包含“科目余额表”、“单位余额表”、“分类余额表”、“业务员余额表”、“项目余额表”、“部门余额表”，操作参见“个人往来余额表”。 l 单位往来明细帐单位往来明细帐包含“三栏式明细帐”、“分类明细帐”、“业务员明细帐”、“项目明细帐”、“部门明细帐”，操作参见“帐务明l 部门余额表部门余额表包含“科目余额表”、“部门余额表”，操作参见“个人往来余额表”。l 部门明细帐部门明细帐包含“三栏式明细帐”，操作参见“帐务明细帐”。 l 项目余额表部门余额表包含“科目余额表”、“项目余额表”、“项目部门余额表”，操作参见“个人往来余额表”。 l 项目明细帐项目明细帐包含“三栏式明细帐”、“部门明细帐，操作参见“帐务明细帐”。5.报表l 报表新增参见“凭证新增”有关章节。l 报表删除参见“凭证新增”有关章节。l 报表公式定义在“报表”窗口中鼠标选定某张报表，单击“定义报表”按钮，出现“报表定义”窗口。如选定是以前已经定义的报表，“报表定义”窗口显示为含有“公式”的报表；如选定是新增的报表，“报表定义”窗口显示为“空表格”形式的报表。l 报表生成单击“报表”窗口的“生成报表”的按钮或者在“报表定义”窗口的生成报表”的按钮，系统自动生成“选定报表”，生成之前提供“期间”、“是否包括未记帐凭证”条件供用户选择。l 报表查询在已生成的报表中点击报表中的某一栏目，可出现明细帐生成窗口，用户可直接在报表中查询“科目明细帐”，在“明细帐”中点击又可直接查询相关“凭证”。l 帐务公式ZT 帐套，如ZT(01)表示帐套编号为“01”的帐套，无该项表示当前帐套ND 年度